La escasez de espacio de almacenamiento es siempre un gran inconveniente para los usuarios de Lotus Notes en sus tareas habituales. En este artículo, lo guiaremos sobre cómo archivar correos electrónicos en Lotus Notes usando los trucos manuales. IBM Lotus Notes es una aplicación empresarial de uso predominante que integra mensajería instantánea, navegación, gestión de contactos, salas de equipos y servicios de correo electrónico. Cada cuenta de Lotus Notes está vinculada con un archivo de base de datos conocido como archivo de instalación de almacenamiento de notas (NSF) que conserva eficazmente calendarios, correos electrónicos, diarios y mucho más. Debido al intercambio legítimo de correo electrónico de Lotus Notes con varios clientes, el tamaño de los archivos comienza a aumentar automáticamente, lo que ralentiza el rendimiento de Lotus Notes. Archivar los archivos es la mejor manera de reducir el tamaño de los archivos NSF.
¿Qué es Archivar?
Archivar es el proceso de copiar mensajes antiguos a otra ubicación para controlar el espacio de almacenamiento en su computadora. Ayuda a mejorar el rendimiento del software y del ordenador. Mantiene el tamaño de la base de datos de correo y ayuda a hacer referencia a mensajes de correo antiguos o correos electrónicos archivados. El proceso de archivado aumenta la productividad de TI y permite a los usuarios recuperar sus archivos antiguos extraviados o eliminados simultáneamente.
Beneficios de archivar correos electrónicos de Lotus Notes:
Los siguientes son los principales beneficios de archivar correos electrónicos de Lotus Notes:
- Libere el uso máximo del espacio de almacenamiento de la base de datos
- Ayuda a mejorar el rendimiento del servidor de correo después de reducir el tamaño de los correos electrónicos NSF
- Archivar correos electrónicos NSF de Lotus Notes intactos como copia de seguridad
- El usuario puede acceder a los mensajes de correo electrónico almacenados en cualquier momento.
Métodos para archivar correos electrónicos en Lotus Notes:
1. Administre el tamaño de sus correos electrónicos NSF
Puede verificar el tamaño de su archivo NSF desde sus Propiedades en el menú Archivo en Lotus Notes para limitar el tamaño de su archivo. Asegúrese de que el límite de tamaño de su archivo NSF sea inferior a 500 MB.
- Abra el menú Archivo-> Haga clic en Aplicación -> Elija Propiedades.
- Pulse el botón “i”. Indica el tamaño real de los archivos NSF después de “Espacio en disco” en su Lotus Notes.
2. Obtenga información sobre la configuración predefinida
La mayoría de las organizaciones ya colocaron configuraciones de archivo en sus Lotus Notes. Ayuda a las organizaciones a administrar el flujo de correos electrónicos de cada usuario y aumenta el rendimiento de la computadora.
- Haga clic en Acciones-> Seleccione ct Archivar-> y luego presione Configuración.
3. Defina la configuración de su archivo
el usuario puede archivar todos los correos electrónicos de Lotus Notes y puede elegir un intervalo de tiempo particular para volver a archivar automáticamente. Simplemente establezca los criterios para determinar cuántas veces debe archivarse Lotus Notes.
- Abra la aplicación adecuada.
- Presione el menú Acciones-> Haga clic en Archivar-> Seleccione la opción Configuración.
- Toque Criterios y verifique que “Predeterminado para la última modificación” esté seleccionado o no.
- Presione el botón “Aceptar” para guardar todos los cambios.
- Vuelva a verificar que la opción Criterios esté habilitada
4. Programar archivos automáticos en Lotus Notes
La configuración de archivos automáticos le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzos para un proceso de archivo regular y sistemático.
- Abra la aplicación Lotus Notes
- Seleccione el menú Acciones-> Haga clic en Archivar-> Presione Configuración.
- Vaya a la opción Programar y verifique que “Programar archivo” esté elegido o no
- Ahora, seleccione la hora y la fecha deseadas en las que desea archivar sus archivos.
5. Archivar Lotus Notes manualmente
Después de configurar el método de archivo automático, aún puede usar el método manual para archivar sus archivos de Lotus Notes.
- Abra la aplicación Lotus Notes.
- Abra cualquier correo específico que desee archivar
- Haga clic en el menú Acciones-> seleccione la opción Archivar-> y luego Archivar ahora.
- Haga clic en “Sí” para iniciar el proceso de archivo según su configuración predefinida.
6. Aplicar el truco de arrastrar y soltar al archivo
Es otra forma de archivar Lotus Notes manualmente.
- Primeros Lotus Notes.
- Abra el correo o la carpeta que le gustaría archivar.
- Elija cualquier mensaje en particular para archivar.
- Ahora, arrastre ese(s) mensaje(s) al archivo necesario en su panel de navegación.
7. Examinar mensajes archivados
Después de completar el proceso de archivo, aún necesita acceder a él de forma intermitente. Su archivo de almacenamiento duplicará las carpetas que ha creado en su cuenta de Lotus Notes y las demás permanecerán organizadas.
- Abra las notas de loto
- Toque Archivar en el panel de navegación.
- Elija cualquier archivo específico (es decir, predeterminado para cambios anteriores)
Por lo tanto, hemos discutido el procedimiento paso a paso para archivar correos electrónicos en Lotus Notes. La función de archivado proporciona al usuario una forma de administrar el tamaño excesivo del buzón que afecta el rendimiento de Lotus Notes. Se ha diagnosticado la importancia de archivar correos electrónicos, como reducir el espacio no deseado del servidor al eliminar los elementos archivados del servidor. Por lo tanto, siga los pasos y archive los correos electrónicos en Lotus Notes sin problemas.
