Jak automatizovat vaše poznámky ze schůze v Notion

Dělat si poznámky během schůzek je jedna věc – ve skutečnosti je uspořádat do něčeho užitečného je věc druhá. Pokud používáte Notion ke správě dokumentace svého týmu, pravděpodobně již oceníte jeho flexibilitu. Ale ruční kopírování poznámek, jejich strukturování a zajištění přístupu pro každého? Tam se věci začínají hroutit.

Dobrou zprávou je, že to všechno nemusíte dělat ručně. Se správnými nástroji AI můžete posílat automatizované poznámky ze schůzek přímo do Notion. Ať už sledujete shrnutí schůzek, podrobnosti o schůzce nebo akční položky, automatizace procesu zajistí, že žádné kritické informace neproklouznou trhlinami.

V této příručce se budeme zabývat tím, proč se vyplatí automatizovat poznámky ze schůzek, nejlepší způsoby, jak to udělat, a jak nastavit pracovní postup, který bude fungovat pro váš tým.

‍

Schůzky generují spoustu cenných poznatků, ale jejich ruční sledování může být problém. Bez automatizovaného systému je později obtížné najít klíčové informace. Podívejme se, proč je automatizace poznámek ze schůzek v Notion tak rozdílná.

Výzva ručních poznámek k setkání

Většina týmů se při sledování diskusí spoléhá na kombinaci ručně psaných poznámek, sdílených dokumentů a chatových zpráv. I když to může v tuto chvíli fungovat, vytváří to dlouhodobé problémy:

• Poznámky jsou roztroušeny na různých platformách, takže je těžké odkazovat na minulá setkání.
• Kopírování a vkládání do Notion vyžaduje čas a zvyšuje riziko chybějících důležitých informací.
• Nestrukturované poznámky ztěžují získávání užitečných informací.

Nejsou-li informace správně zaznamenány, týmy ztrácejí cenný kontext a tráví více času hledáním detailů namísto posouvání projektů vpřed.

Potřeba centralizované znalostní báze

Pro produktové a inženýrské týmy je zásadní mít jeden zdroj pravdy. Bez jasného systému pro správu shrnutí schůzek týmy riskují:

• Nesouosost– Pokud podrobnosti o schůzce chybí nebo jsou nekonzistentní, dochází k nedorozuměním.
• Ztracený kontext– Když poznámky nejsou okamžitě aktualizovány, důležité diskuse jsou zapomenuty.
• Neefektivnost– Členové týmu ztrácejí čas hledáním minulých diskuzí nebo opakováním stejných rozhovorů.

Automatizací poznámek ze schůzek v Notion je snazší sledovat rozhodnutí, akční položky a následné kroky bez dodatečného manuálního úsilí. To je zvláště důležité, když plánujete používat Notion AI. Když máte Notion AI, budete si moci vytvořit svůj vlastní ChatGPT v pracovním prostoru Notion a můžete se zeptat na jakoukoli otázku. Notion AI bude odkazovat na vaše vlastní dokumenty a poznámky.

‍

3 způsoby, jak automatizovat poznámky ze schůzek v Notion

Namísto ručního nahrávání, strukturování a sdílení poznámek ze schůzek mohou týmy používat automatizační nástroje a pracovní postupy, které celý proces usnadňují. Zde jsou tři způsoby, jak to udělat.

Přečtěte si více:Agenti AI vs. Asistenti AI pro poznámky ze schůzek

1. Použijte AI Note-Taking k získání přepisů a shrnutí

Nástroje pro psaní poznámek s umělou inteligencí mohou během schůzky generovat přepisy a strukturované shrnutí schůzek v reálném čase. Tyto nástroje extrahují klíčové body, akční položky a rozhodnutí.

Jakmile schůzka skončí, můžete posílat automatické poznámky ze schůzky přímo do svého pracovního prostoru Notion, abyste k nim měli snadný přístup. To znamená:

• Už žádné ruční kopírování poznámek na novou stránku Notion.
• Žádné chybějící detaily – vše je přesně zachyceno.
• Rychlejší následná opatření, protože akční položky jsou již strukturovány.

Jak nastavit integraci Notion poháněnou umělou inteligencí, si projdeme později, ale pokud chcete přeskočit, klidně přejděte na tuto sekci.

2. Nastavte šablony představ pro poznámky ke schůzce

Nastavte šablony pojmů pro poznámky ze schůzek

Ašablona stránkyin Notion pomáhá udržovat poznámky ze schůzek strukturované a snadno se v nich orientuje. Místo toho, abyste pokaždé začínali od nuly, můžete vytvořit šablonu databáze s předem vyplněnými sekcemi, jako jsou:

• Agenda– Klíčové body diskuse před zahájením schůzky.
• Klíčové věci– Shrnutí nejdůležitějších poznatků.
• Akční předměty– Úkoly přidělené členům týmu.

Chcete-li své poznámky dále organizovat, použijte vestavěné funkce šablon databáze Notion k označení schůzek podle projektu, týmu nebo priority. To usnadňuje hledání minulých diskuzí bez procházení nekonečnými stránkami.

Šablony sice omezují část ruční práce, ale obsah budete muset stále vyplňovat sami – pokud je neintegrujete s integrací Notion využívající umělou inteligenci.

3. Použijte Tactiq Workflows k automatickému strukturování poznámek

Namísto ručního přenosu přepisů do Notion mohou nástroje umělé inteligence, jako je Tactiq, extrahovat poznatky, strukturovat je do šablon schůzek a automaticky je odesílat na správnou nadřazenou stránku.

Dále si projdeme krok za krokem proces nastavení tohoto pracovního postupu.

{{rt_cta_ai-convenience}}

Jak Tactiq automatizuje poznámky ze schůzek v představě

Jak Tactiq automatizuje poznámky ze schůzek v představě

Tactiq usnadňuje odesílání automatických poznámek ze schůzek do Notion bez potíží s kopírováním a vkládáním. Přepisuje virtuální schůzky na Zoom, Google Meet a Microsoft Teams v reálném čase a automaticky generuje strukturované souhrny. Pomocí jednoduchého pracovního postupu můžete revidovat, upravovat a posílat souhrny schůzek přímo do Notion, abyste měli vše organizované a dostupné.

Chcete-li vytvořit automatizovaný pracovní postup pro poznámky ze schůzek v Notion, postupujte podle těchto kroků.

Krok 1: Začněte s Tactiq.

1. Stáhněte siRozšíření Tactiq Chromea vytvořte si účet.
2. Připojte se na schůzkuZoom, Google Meet nebo Microsoft Teams—Tactiq přepíše konverzaci v reálném čase.
3. Jakmile schůzka skončí, otevřete svůj přepis a klikněte naObjevte pracovní postupyv pravém horním rohu.

Objevte pracovní postupy AI

Krok 2: Vyberte předem připravenou šablonu pracovního postupu Notion.

Šablona pracovního postupu Tactiq Notion

1. Vyberte“Vytvořit stránku se shrnutím v Notion DB s krokem potvrzen픚ablona.
2. Tato šablona bude:

• Vygenerujte shrnutí schůzky.
• Umožňují vám zkontrolovat a upravit před odesláním.
• Automaticky vytvořit anová stránka Pojemv rámci anadřazená stránkave vašemPojem pracovní prostor.

3. Pokud si chcete vytvořit kopii pro sebe, zkopírujte šablonu.

Duplicitní šablona pracovního postupu

Krok 3: Přizpůsobte si pracovní postup.

1. Pro typ spouštění vyberteAutomatický.
2. Pod "Název schůzky“, zadejte klíčové slovo nebo frázi, která se objeví v názvu schůzky, na kterou chcete tento pracovní postup použít.

Příklad: Pokud zadáte „1:1“, pracovní postup bude zahrnovat jakoukoli schůzku s „1:1“ v názvu.

Můžete také přidat další podmínku výběrem „Jména účastníků“ nebo „E-maily účastníků“.

Do tohoto pole zadejte jméno nebo e-mail účastníka. Pracovní postup se bude vztahovat pouze na schůzky, na kterých je tato osoba přítomna.

Přizpůsobte si pracovní postup

3. Přejděte dolů a kliknětePovolit přístuppro připojení Tactiq k vašemu účtu Notion.

Připojte Tactiq k Notion

4. Vyberte databázi, do které chcete ukládat poznámky ze schůzky.

Krok 4: Uložte a použijte pracovní postup.

1. Uložte svůj přizpůsobený pracovní postup kliknutímUložitvpravo nahoře.
2. Po uložení klikněte na „Spustit“ a vyberte hovor, kde jej chcete spustit.
3. Pokud se jedná o ruční pracovní postup, budete jej muset spustit po každém volání.
4. Pokud se jedná o automatický pracovní postup, měl by se spustit automaticky na základě podmínek, které jste nastavili.

Krok 5: Sdílení a přístup k poznámkám v Notion.

1. Souhrn bude automaticky uložen v Notion jako anová stránka Pojemv rámci vámi vybranéhonadřazená stránka.
2. Členové týmu mohou přistupovat, upravovat a organizovat poznámky bez přepínání mezi aplikacemi.

Krok 6: Prozkoumejte další automatizaci.

1. Vyzkoušejte jiné pracovní postupy Tactiq pro automatizaci různých úkolů schůzek.
2. Poskytněte zpětnou vazbu týmu Tactiq pro zlepšení budoucích integrací.

Nyní je každý souhrn schůzky strukturovaný, organizovaný a dostupný v Notion. Vždy můžete upravit své pracovní postupy, pokud se váš proces změní.

‍

Nejčastější dotazy

1. Jak mohu automatizovat poznámky ze schůzky v Notion?

K přepisu schůzek a automatickému generování strukturovaných shrnutí schůzek můžete použít nástroje s umělou inteligencí, jako je Tactiq. S pracovním postupem Notion od Tactiq můžete tato shrnutí posílat přímo do svého pracovního prostoru Notion bez ručního úsilí.

2. Může si umělá inteligence zapisovat poznámky ze schůzek v Notion automaticky?

Ano, nástroje umělé inteligence, jako je Tactiq, dokážou zachytit detaily schůzek, generovat strukturované poznámky a automaticky vytvořit novou stránku Notion na vaší preferované nadřazené stránce. Vaše poznámky tak budou uspořádané a dostupné.

3. Jaký je nejlepší nástroj AI pro zachycování a organizování poznámek ze schůzek v Notion?

Tactiq je skvělá volba, protože přepisuje virtuální schůzky na Zoom, Google Meet a Microsoft Teams v reálném čase. Poté vygeneruje souhrny a umožní vám je zkontrolovat a vložit do Notion jediným kliknutím.

4. Jak v Notion vytvořím automatizovaný pracovní postup poznámek ze schůzek?

Pracovní postup v Tactiq můžete nastavit pomocí šablony „Vytvořit stránku se shrnutím v Notion DB s krokem potvrzení“. To vám umožní zkontrolovat souhrny vygenerované umělou inteligencí před jejich uložením v Notion.

5. Může Notion přepisovat schůzky sám?

Ne, Notion nemá vestavěnou funkci přepisu. K automatickému zachycování a ukládání informací o schůzce budete potřebovat integraci AI Notion, jako je Tactiq.

‍

Automatizujte poznámky ze schůzek ještě dnes

Ruční kopírování poznámek ze schůzky do Notion je časově náročné a náchylné k chybám. Díky automatizaci procesu je každý souhrn schůzky, akční bod a klíčové rozhodnutí zdokumentováno bez dalšího úsilí.

Tactiq to zjednodušuje přepisováním virtuálních schůzek, generováním strukturovaných souhrnů a umožňuje vám posílat automatizované poznámky ze schůzek přímo do vašeho pracovního prostoru Notion. S integrací Notion můžete kontrolovat a potvrzovat souhrny před jejich uložením, díky čemuž budou vaše poznámky přesné a uspořádané.

Pokud jste připraveni eliminovat ruční psaní poznámek, vyzkoušejte Tactiq AI Workflows a nastavte si svůj první automatizovaný pracovní postup ještě dnes.