Jak napsat a automatizovat shrnutí schůzky (příklady šablon)

Končí vaše týmová setkání často bez jasného pochopení toho, co bylo projednáno nebo rozhodnuto? Mnoho týmů čelí výzvě neproduktivních setkání, kde se přehlížejí zásadní body. Odpověď na tento častý problém? Dobře připravené shrnutí jednání.

V tomto článku vás provedeme vytvářením efektivních shrnutí schůzek, které zachycují všechny podstatné detaily vašich diskusí a rozhodnutí.

Co je shrnutí schůzky?

Shrnutí schůzky je dokument, který výstižně zachycuje kritické body schůzky. Zdůrazňuje nejdůležitější diskuse, rozhodnutí a činnosti. Jeho primárním účelem je zajistit, aby všichni byli na stejné stránce a měli jasno v tom, co je třeba udělat dál.

Klíčové součásti shrnutí schůzky

Diskuse: Shrňte hlavní témata a myšlenky diskutované během setkání.
Rozhodnutí: Poznamenejte si všechna přijatá rozhodnutí, včetně zdůvodnění, která k nim vedla.
Akční položky: Seznam všech přidělených úkolů, odpovědných osob a termínů.

Rozdíly mezi shrnutím jednání a zápisem z jednání

Zatímco oba dokumenty slouží k dokumentaci schůzky, shrnutí schůze jsou stručnější a zaměřené na to podstatné, zatímco zápisy ze schůze jsou podrobné a komplexní záznamy. Souhrny schůzek poskytují členům týmu rychlou informaci, jak zůstat na správné cestě s probíhajícími projekty a povinnostmi.

Význam shrnutí z porad pro produktivitu týmu

Efektivní shrnutí schůzek zlepšuje produktivitu týmu díky následujícímu:

Poskytování jasného a stručného záznamu o všem projednaném a rozhodnutém.
Zajištění, aby všichni členové týmu rozuměli svým povinnostem a termínům.
Pomáhá předcházet nedorozuměním a nedorozuměním.
Udržujte všechny vyrovnané a zaměřené na cíle.

Důsledným používáním shrnutí ze schůzek může váš tým dosáhnout větší přehlednosti, odpovědnosti a efektivity v každém projektu.

‍

Příprava na sepsání shrnutí schůzky

Zde je návod, jak se připravit na sepsání dobrého shrnutí schůzky:

Shromážděte relevantní materiály a minulá shrnutí

Před schůzkou shromážděte všechny potřebné dokumenty, jako jsou shrnutí z předchozích schůzí, zprávy a jakékoli další materiály relevantní pro diskusi. Tento krok vám pomůže zůstat informováni o probíhajících projektech a zajistit kontinuitu ve vaší dokumentaci.

Projděte si program schůze a cíle

Pochopte program a cíle schůzky. Tento krok vám dá jasnou představu, na co se během diskuse zaměřit. Znalost cílů schůzky vám pomůže určit nejdůležitější body, které je třeba do shrnutí zahrnout.

Je důležité mít určeného nositele poznámek

Přiřazení vyhrazeného zapisovatele zajistí, že někdo bude odpovědný za zaznamenání podrobností o schůzce. Tato osoba by měla být pozorná, organizovaná a obeznámená s tématy diskuse.

Profesionální tipy pro použití nástrojů AI k přípravě

Nástroje AI zefektivní vaši přípravu:

Používejte plánovací nástroje řízené umělou inteligencí k organizaci a sdílení agendy schůzek.
Použijte přepisovací software pro záznam a přepis celé schůzky.
Použijte souhrnné nástroje založené na umělé inteligenci, které vám pomohou navrhnout úvodní verzi shrnutí vaší schůzky.

Budete-li se řídit těmito kroky, budete dobře připraveni na vytvoření přesného, komplexního a hodnotného shrnutí schůzky pro váš tým.

‍

Jak si dělat podrobné poznámky během schůzky

Zde je návod, jak během schůzky napsat podrobné poznámky ze schůzky:

Důležitost přesného zachycení základních bodů

Přesné psaní poznámek je zásadní pro vytvoření dokonalého shrnutí schůzky. Zaměřte se na klíčové body, rozhodnutí a akční položky. Tento krok zajišťuje, že celý tým je na stejné vlně a zná své povinnosti.

Techniky pro efektivní psaní poznámek

Aktivní poslech:Věnujte zvýšenou pozornost tomu, co se říká, a vyhýbejte se rušivým vlivům.
Shrnout: Místo abyste vše zapisovali doslovně, shrňte hlavní myšlenky.
Organizovat: Strukturujte své poznámky ze schůzky pomocí odrážek, nadpisů a podnadpisů.
Zvýrazněte klíčové body: Použijte symboly nebo barevné kódování k označení důležitých rozhodnutí a úkolů.

Zvýraznění klíčových rozhodnutí a akcí

Jasně si poznamenejte všechna rozhodnutí učiněná během schůzky a jejich zdůvodnění. Zajistěte, aby byly zvýrazněny akční položky s uvedením toho, kdo je odpovědný za jednotlivé úkoly a termíny.

Nahrávání schůzek pro vysoce kvalitní přepisy

Zvažte nahrávání schůzek se souhlasem všech, aby vám neunikly žádné podrobnosti. Použití transkripčních nástrojů k převodu těchto nahrávek na text může být cennou referencí při psaní shrnutí.

Použitím těchto technik si budete moci dělat podrobné a uspořádané poznámky, díky kterým bude vytváření shrnutí schůzek mnohem jednodušší a efektivnější.

‍

Jak uspořádat a strukturovat shrnutí schůzky

Zde je návod, jak zajistit, aby bylo shrnutí snadno čitelné a komplexní:

Zvýrazněte klíčová rozhodnutí a přiřazené úkoly

Zdokumentujte všechna důležitá rozhodnutí učiněná během schůzky. Jasně načrtněte každé rozhodnutí a ujistěte se, že zahrnete všechny základní informace nebo zdůvodnění, které k němu vedly. Uveďte všechny úkoly přidělené během schůzky, uveďte, co je třeba udělat, kdo je odpovědný a případné termíny.
Každý úkol zmíněný na poradě přidělte konkrétní osobě a stanovte si jasný termín. Tento systém přidělování pomáhá sledovat pokrok a zajistit odpovědnost v rámci týmu.

Přidejte upomínku na datum příští schůzky

Do shrnutí vždy uveďte datum a čas příští schůzky. Tyto informace pomáhají členům týmu plánovat a připravit se na nadcházející schůzku.
Shrnutí schůzky rozešlete co nejdříve po skončení schůzky. Okamžité sdílení zajišťuje, že informace jsou čerstvé a použitelné, což týmu pomáhá zůstat v souladu a soustředit se na své úkoly.

Budete-li se řídit touto strukturou, budou souhrny vašich schůzek udržovat váš tým informovaný a na správné cestě.

‍

Top 10 šablon shrnutí schůzek

Šablony zjednodušují proces psaní shrnutí schůzek. Zde je deset šablon, které můžete použít pro vaše schůzky, abyste zajistili konzistenci.

Šablona 1: Základní shrnutí schůzky

Tato šablona je pro obecné použití při jakémkoli typu schůzky. Pomáhá vám zachytit základní prvky, včetně data, času, účastníků schůzky, bodů programu, klíčových diskusí, rozhodnutí a akcí. Šablona také obsahuje část, do které si zaznamenáte datum nadcházející schůzky, což zajistí, že váš tým zůstane organizovaný a informován.

Šablona:

Titul:Základní shrnutí setkání

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Diskuse:Shrňte hlavní diskutované body.
rozhodnutí:Popište všechna přijatá rozhodnutí.
Akční položky:Seznam všech přidělených úkolů s odpovědnými osobami a termíny.

Příští schůzka:[Vložte datum a čas]

Stáhněte siZákladní šablona shrnutí schůzkyv Dokumentech Google.

Stáhněte siZákladní šablona shrnutí schůzkyjako .docx (soubor Word).

Základní šablona shrnutí schůzky

Šablona 2: Shrnutí projektové schůzky

Tato šablona je určena pro schůzky zaměřené na projekt. Pomáhá vám dokumentovat aktualizace projektu, diskutované problémy, přijatá rozhodnutí a přiřazené úkoly. Zachycením těchto klíčových prvků šablona udržuje váš tým sladěný a informovaný o postupu projektu a dalších krocích.

Šablona:

Titul:Shrnutí projektové schůzky

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Název projektu:[Vložte název projektu]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Aktualizace projektu:Shrňte pokrok a aktualizace.
Projednávané problémy:Všimněte si všech diskutovaných problémů nebo výzev.
rozhodnutí:Zaznamenejte rozhodnutí učiněná ohledně projektu.
Akční položky:Seznam zadaných úkolů s odpovědnými osobami a termíny.

Příští schůzka:[Vložte datum a čas]

Stáhněte siŠablona shrnutí projektové schůzkyv Dokumentech Google.

Stáhněte siŠablona shrnutí projektové schůzkyjako .docx (soubor Word).

Šablona 3: Shrnutí týmové schůzky

Tato šablona je určena pro pravidelná týmová setkání. Pomáhá vám zachytit klíčové aktualizace, důležité diskuse, rozhodnutí a úkoly. Tato šablona zajišťuje, že váš tým zůstane informován a bude v souladu s probíhajícími projekty a cíli.

Šablona:

Titul:Shrnutí týmové schůzky

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Tým:[Vložte název týmu]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Aktualizace týmu:Zvýrazněte hlavní aktualizace a oznámení.
Klíčové diskuse:Shrňte důležité diskuse.
rozhodnutí:Zdokumentujte všechna přijatá rozhodnutí.
Akční položky:Seznam zadaných úkolů s odpovědnými osobami a termíny.

Příští schůzka:[Vložte datum a čas]

Stáhněte siŠablona souhrnu týmové schůzkyv Dokumentech Google.

Stáhněte siŠablona souhrnu týmové schůzkyjako .docx (soubor Word).

Šablona 4: Shrnutí schůzky s klientem

Tato šablona je určena pro schůzky s klienty. Pomáhá dokumentovat body diskuse, zpětnou vazbu od klientů, učiněná rozhodnutí a další kroky. Použití této šablony zajistí, že váš tým a klient budou mít jasný záznam o schůzce a porozumí dohodnutým akcím.

Šablona:

Titul:Shrnutí schůzky s klientem

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Klient:[Vložte jméno klienta]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Body diskuze:Shrňte hlavní témata a zpětnou vazbu od klienta.
rozhodnutí:Popište všechna rozhodnutí učiněná během schůzky.
Akční položky:Seznam zadaných úkolů s odpovědnými osobami a termíny.
Další kroky:Uveďte podrobnosti o dalších krocích, které je třeba podniknout, a případných požadovaných následných opatřeních.

Příští schůzka:[Vložte datum a čas]

Přečtěte si také:Jak napsat shrnutí schůzky, které inspiruje k akci

Stáhněte siŠablona shrnutí schůzky s klientemv Dokumentech Google.

Stáhněte siŠablona shrnutí schůzky s klientemjako .docx (soubor Word).

Šablona 5: Shrnutí zasedání představenstva

Tato šablona je určena pro jednání správní rady, kde probíhají diskuse na vysoké úrovni a strategická rozhodnutí. Dokumentuje klíčové poznatky, rozhodnutí a činnosti.

Šablona:

Titul:Shrnutí zasedání představenstva

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Diskuse:Shrňte hlavní témata a strategické diskuse.
rozhodnutí:Zdokumentujte klíčová rozhodnutí představenstva.
Akční položky:Seznam zadaných úkolů s odpovědnými osobami a termíny.
Finanční aktualizace:Zahrňte veškeré finanční zprávy nebo diskutované aktualizace.

Příští schůzka:[Vložte datum a čas]

Stáhněte siŠablona shrnutí zasedání představenstvav Dokumentech Google.

Stáhněte siŠablona shrnutí zasedání představenstvajako .docx (soubor Word).

Šablona 6: Shrnutí prodejní schůzky

Tato šablona je určena pro prodejní schůzky a zaměřuje se na sledování výkonu prodeje, projednávání strategií a přiřazování úkolů. Pomáhá vám zachytit diskuse a rozhodnutí, která řídí prodejní aktivity.

Šablona:

Titul:Shrnutí prodejní schůzky

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Prodejní výkon:Shrňte nedávný prodejní výkon a klíčové metriky.
Diskutované strategie:Nastínit diskutované strategie ke zlepšení prodeje.
Zpětná vazba od klientů:Všimněte si jakékoli významné zpětné vazby od klientů nebo trendů na trhu.
rozhodnutí:Zdokumentujte všechna rozhodnutí týkající se prodejní taktiky nebo cílů.
Akční položky:Seznam zadaných úkolů s odpovědnými osobami a termíny.

Příští schůzka:[Vložte datum a čas]

Stáhněte siŠablona souhrnu prodejní schůzkyv Dokumentech Google.

Stáhněte siŠablona souhrnu prodejní schůzkyjako .docx (soubor Word).

Šablona 7: Shrnutí marketingového jednání

Tato šablona je ideální pro marketingové schůzky. Pomáhá vám dokumentovat aktualizace kampaní, diskuse o strategii a akční body. Zajistí, že váš marketingový tým zůstane sladěný a zaměřený na dosažení svých cílů.

Šablona:

Titul:Shrnutí marketingového jednání

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Aktualizace kampaně:Shrňte stav a výkonnost probíhajících marketingových kampaní.
Diskuse o strategii:Zdůrazněte klíčové body z diskusí o strategii a brainstormingu.
Trendy na trhu:Všimněte si všech významných tržních trendů nebo diskutovaných poznatků.
rozhodnutí:Zaznamenávejte rozhodnutí učiněná ohledně marketingových taktik a plánů.
Akční položky:Seznam zadaných úkolů s odpovědnými osobami a termíny.

Příští schůzka:[Vložte datum a čas]

Stáhněte siŠablona souhrnu marketingové schůzkyv Dokumentech Google.

Stáhněte siŠablona souhrnu marketingové schůzkyjako .docx (soubor Word).

Šablona 8: Souhrn porady o vývoji produktu

Tato šablona je přizpůsobena pro jednání o vývoji produktu. Zaměřuje se na sledování pokroku, diskuzi o nových nápadech a plánování dalších kroků. Pomáhá zajistit, aby všichni členové týmu byli v souladu s cíli a úkoly produktu.

Šablona:

Titul:Shrnutí jednání o vývoji produktu

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Produkt:[Vložte název produktu]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Aktualizace průběhu:Shrňte aktuální stav a dosažené milníky.
Nové nápady:Zdokumentujte nové nápady nebo diskutované funkce.
Výzvy:Všimněte si všech zmíněných výzev nebo překážek.
rozhodnutí:Zaznamenávejte rozhodnutí učiněná ohledně vývoje produktu.
Akční položky:Seznam zadaných úkolů s odpovědnými osobami a termíny.

Příští schůzka:[Vložte datum a čas]

Stáhněte siŠablona shrnutí schůzky vývoje produktuv Dokumentech Google.

Stáhněte siŠablona shrnutí schůzky vývoje produktujako .docx (soubor Word).

Šablona 9: Souhrn školení

Tato šablona slouží k dokumentaci školení, zachycování klíčových bodů učení, zpětné vazby od účastníků a akcí. Zajišťuje, že všechny relevantní informace ze školení jsou zaznamenány a přístupné pro budoucí použití.

Šablona:

Titul:Shrnutí školení

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Trenér:[Vložte jméno trenéra]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Klíčové body učení:Shrňte hlavní témata a dovednosti, kterými se školení zabývá.
Zpětná vazba od účastníků:Všimněte si jakékoli významné zpětné vazby od účastníků.
rozhodnutí:Zdokumentujte všechna přijatá rozhodnutí týkající se budoucího školení nebo následných činností.
Akční položky:Seznam přidělených úkolů nebo následných akcí s odpovědnými osobami a termíny.

Příští školení:[Vložte datum a čas]

Stáhněte siŠablona shrnutí školenív Dokumentech Google.

Stáhněte siŠablona shrnutí školeníjako .docx (soubor Word).

Šablona 10: Souhrn brainstormingové relace

Tato šablona zachycuje výsledky brainstormingových sezení, dokumentuje kreativní nápady, rozhodnutí a další kroky. Pomáhá zajistit, aby energie a postřehy z brainstormingových sezení byly efektivně využity a podle nich se jednalo.

Šablona:

Titul:Souhrn brainstormingové relace

Datum:[Vložte datum]

Čas:[Vložit čas]

Účastníci:[Seznam jmen]

Facilitátor:[Vložte jméno facilitátora]

Agenda:

[bod 1 programu]
[bod 2 programu]
[bod 3 programu]

Shrnutí:

Vygenerované nápady:Vyjmenujte a stručně popište myšlenky vzniklé během sezení.
Prioritní nápady:Zvýrazněte myšlenky, které byly upřednostněny pro další zkoumání.
rozhodnutí:Zdokumentujte všechna přijatá rozhodnutí týkající se realizace nápadů.
Akční položky:Seznam zadaných úkolů s odpovědnými osobami a termíny.

Další relace:[Vložte datum a čas]

Stáhněte siŠablona shrnutí relace brainstorminguv Dokumentech Google.

Stáhněte siŠablona shrnutí relace brainstormingujako .docx (soubor Word).

Jak může Tactiq vytvářet shrnutí schůzek pomocí AI

Souhrny schůzek jsou zásadní pro udržení produktivity a přehlednosti týmu, ale jejich ruční vytváření může být časově náročné. Zde přicházejí na řadu nástroje umělé inteligence, jako je Tactiq. S Tactiq můžete pomocí umělé inteligence automaticky generovat podrobné a přesné shrnutí schůzek.

Jak Tactiq funguje

Transkripce: Tactiq používá pokročilou technologii přepisu k nahrávání a přepisu vašich schůzek na Zoom, Google Meet a MS Teams v reálném čase. Tento přepis zajišťuje, že všechny diskuse jsou zachyceny přesně, aniž by chyběly nějaké důležité body.
Extrakce klíčových bodů: Umělá inteligence identifikuje a zvýrazňuje všechny klíčové poznatky ze schůzky, včetně diskusí, rozhodnutí a akcí. Tato funkce pomáhá rychle určit nejkritičtější prvky schůzky.
Generování souhrnu: Tactiq automaticky generuje stručné shrnutí, strukturované kolem klíčových komponent, jako jsou diskuse, rozhodnutí a akční položky. Toto shrnutí lze upravit na základě vašich konkrétních potřeb a preferencí.
Integrace s nástroji: Tactiq se integruje s oblíbenými nástroji pro produktivitu, jako jsou Dokumenty Google, Slack a Microsoft Teams, což usnadňuje sdílení a distribuci shrnutí schůzek s vaším týmem.
Získejte statistiky schůzek na míruVlastní výzvy AI: Zeptejte se Tactiq AI na jakékoli otázky týkající se vaší schůzky, abyste získali hlubší informace. Uložte si výzvy a vytvořte si personalizovanou knihovnu AI přizpůsobenou vaší práci a roli. Zde jsou některé ukázkové výzvy AI, které můžete použít během schůzek:
Výzva ke zvýraznění klíčových bodů: „Zdůrazněte klíčová rozhodnutí učiněná během diskuse o rozpočtu.“
Výzva k souhrnu položek akcí: „Shrňte všechny položky akcí s přiřazenými odpovědnostmi a termíny.“
Výzva na konci schůzky: „Vygenerujte shrnutí dnešní schůzky s klientem, včetně zpětné vazby a dalších kroků.“
Výzva aplikace vlastní šablony: „Použijte šablonu prodejní schůzky ke shrnutí relace prodejní strategie.“

Stáhněte si bezplatné rozšíření Tactiq Chrome ještě dnes.