Zvládnutí vaší doručené pošty: Jak používat ChatGPT pro e-maily

E-mail se stal základním kamenem našeho profesního života. ve skutečnostipodle McKinsey„Průměrný profesionál stráví 28 % pracovního dne čtením a odpovídáním na e-maily.“

Vytvoření dokonalého sdělení, ať už se jedná o prezentaci potenciálnímu klientovi nebo aktualizaci projektu pro tým, může často zabrat značné množství času a vyvolat úzkost. Strach z nesprávné komunikace, špatného dojmu nebo jen zavalení přeplněnou schránkou může být skličující.

Naštěstí nám technologie poskytla spojence v podobě nástrojů umělé inteligenceChatGPT. Tyto nástroje nabízejí cestu k efektivnější a bezstresové správě e-mailů. Prostřednictvím AI můžeme zefektivnit naši e-mailovou komunikaci, zefektivnit ji a zároveň snížit mentální zátěž. Další zdroje naleznete v těchto souvisejících článcích:20 nejlepších nástrojů pro automatizaci pracovních toků AI (s infografikou),20 nejlepších nástrojů pro schůzky AI (s infografikou)aNa co se Claude používá?

‍

Jak používat ChatGPT k psaní e-mailů

Pro vzdálené profesionály, kteří žonglují s úkoly a komunikací v různých časových pásmech, může být ChatGPT skvělým řešením. Zde je postup:

• Vypracování:Pokud chcete sestavit komplexní návrh projektu nebo jednoduchou aktualizaci svého týmu, ChatGPT vám pomůže rychle a efektivně navrhnout vaše e-maily.
• Editace:Potřebujete druhý pohled na váš e-mail? ChatGPT vám může pomoci upravit pro jasnost a tón.
• Nápad:Nevíte si rady, jak formulovat svůj požadavek nebo oznámení? ChatGPT může generovat několik různých frází, které vám pomohou najít správná slova.

V zásadě existují dva typy e-mailů. Ten, který posíláte, znamená, že zahajujete diskusi. A další je, když odpovídáte na přijatý e-mail.

Když posíláte e-mail

Existuje nespočet situací, kdy vzdálený profesionál může potřebovat poslat e-mail. Zde je pět příkladů spolu s výzvami ChatGPT, které můžete použít pro každý z nich:

• Informace o plánech dovolené:"Pomozte mi napsat e-mail mému týmu, ve kterém jim sdělíte, že budu příští týden na dovolené."
• Odeslání zprávy:"Pomozte mi navrhnout e-mail, ke kterému bych mohl připojit zprávu o projektu."
• Žádost o schůzku:"Potřebuji požádat o videohovor s klientem. Můžete mi pomoci?"
• Vyhlášení nové iniciativy:"Pomozte mi oznámit naši novou politiku práce na dálku."
• Sdílení dobrých zpráv:"Pomozte mi napsat e-mail se sdílením zpráv o naší nejnovější akvizici klientů."

Když odpovídáte na e-mail

Odpovídání na e-maily může být stejně důležité jako jejich odesílání. Zde jsou některé situace, kdy vzdálený profesionál může potřebovat odpovědět na e-mail spolu s některými výzvami ChatGPT:

• Odpověď na žádost o schůzku:„Pomozte mi odpovědět na tuto žádost o schůzku [uveďte podrobnosti žádosti].“
• Odpověď na otázku o projektu:"Pomozte mi vysvětlit naši časovou osu projektu v této odpovědi [uveďte podrobnosti o časové ose]."
• Poskytování požadovaných informací:"Potřebuji odpovědět s informacemi, o které požádali. Toto jsou podrobnosti, které chci [vložit podrobnosti]. Napište profesionálním, ale přátelským tónem."
• Přijetí pozvánky:"Pomozte mi napsat zdvořilé přijetí této pozvánky [uveďte podrobnosti pozvánky]."
• Řešení problémů klientů:"Pomozte mi reagovat na tyto obavy klientů."

Používání ChatGPT vám může nejen ušetřit čas, ale také zajistit, aby vaše e-maily byly jasné, stručné a efektivní. Můžete si pohrát s výzvami podle typu e-mailu, který píšete. Ale bez ohledu na obsah se ujistěte, že poskytujete ChatGPT jasné a konkrétní pokyny. Kromě toho nezapomeňte uvést všechny podrobnosti.

Zde je příklad e-mailové nabídky, kterou musím odeslat:

Použití ChatGPT k psaní e-mailů

Můžetekliknutím na tento odkaz zobrazíte úplný výstup z ChatGPT.

Viz také:Hackerův průvodce do vaší doručené pošty a 5 doporučených postupů pro zabezpečení e-mailu, jak zabránit hackerům

‍

Jaké e-maily fungují s ChatGPT?

I když jsme se dotkli některých konkrétních příkladů výše, je důležité si uvědomit, že ve skutečnosti neexistuje žádné omezení typů e-mailů, které můžete navrhnout nebo vylepšit pomocí ChatGPT.

Zde je dalších pět příkladů:

• Studené e-maily:Zasáhnout správným tónem v chladném e-mailu může být náročné, ale ChatGPT je na tento úkol. Můžete jej vyzvat například „Napište přátelský, ale profesionální, chladný e-mail potenciálnímu klientovi, který představuje naše služby [uveďte podrobnosti o svých službách/zkopírujte a vložte kopii vstupní stránky].“
• E-maily s nabídkami prodeje:Pokud se zabýváte prodejem nebo marketingem, ChatGPT vám může ušetřit skutečný čas. Použijte výzvu jako „Pomozte mi napsat působivou prodejní nabídku pro naši novou produktovou řadu [uveďte podrobnosti o své nové produktové řadě].“
• Síťové e-maily:Budování vaší profesní sítě často zahrnuje oslovení nových kontaktů. ChatGPT vám může pomoci vytvořit zdvořilý a poutavý síťový e-mail, například „Pomozte mi napsat e-mail tomuto kontaktu, se kterým jsem se setkal minulý týden na konferenci [vložte podrobnosti o konferenci].“
• Návrhy projektů:Návrhy projektů často vyžadují pečlivé formulování a jasnou prezentaci myšlenek. S ChatGPT byste mohli říci: „Pomozte mi s vypracováním stručného návrhu projektu pro zelenou iniciativu v naší společnosti [uveďte podrobnosti iniciativy].“
• Omluvné emaily:Občas možná budete muset poslat omluvný e-mail a je velmi důležité, abyste zvolili správný tón. Výzva pro ChatGPT může vypadat jako „Pomozte mi napsat e-mail s upřímnou omluvou za zpoždění při dodání projektu.“

ChatGPT zvládne všechny, od studených e-mailů po e-maily s prezentací, síťové zprávy až po návrhy projektů a dokonce i omluvné e-maily. Pamatujte, že toto jsou pouze úvodní výzvy. Výstup můžete dále upřesnit tím, že projdete hlouběji pomocí výzev.

‍

Nejjednodušší způsob, jak psát e-mailové zprávy po schůzce

Možná si teď říkáte: "ChatGPT zní skvěle, ale stále k tomu musím vymýšlet výzvy. Existuje snadnější způsob?" Odpověď je ano a je to užitečné zejména pro vzdálené profesionály. Odpověď je Tactiq.

Tactiq je nástroj, který vám umožňuje používat AI k zefektivnění a produktivitě vašich schůzek. Jednou z jeho výjimečných funkcí je sada AI Meeting Kit, navržená tak, aby vám pomohla automatizovat akce z vašich diskuzí a vytvářet personalizované poznámky ze schůzek AI pro každou relaci.

Jednou z nejlepších věcí na Tactiq je, jak vám může pomoci vytvořit následné e-maily na základě kontextu vašich schůzek. Tato funkce je neuvěřitelně užitečná pro udržení jasné a včasné komunikace s vaším týmem nebo klienty.

Jak tedy můžete začít používat Tactiq a jeho AI Meeting Kit? Zde jsou kroky:

1. Nainstalujte Tactiq do Google Chrome. Je to zdarma!
2. Propojte jej se svým účtem Zoom, Google Meet nebo Teams.
3. Při příštím hovoru se zobrazí okno Tactiq, kde uvidíte přepis v reálném čase.

Po hovoru dostanete e-mail s odkazem na váš úplný přepis. Nyní můžete začít používat sady AI AI Meeting Kit.

Sady AI Meeting společnosti Tactiq

Existují předdefinované sady schůzek pro nejběžnější typy schůzek, jako jsou úkoly, následné e-maily a řízení projektů.

Můžete si ale také vytvořit své vlastní sady Setkání. Vytvořil jsem například e-mailovou výzvu, která mi umožňuje informovat mého klienta o shrnutí schůzky a poté mu dát vědět, jak získat přístup k úplnému přepisu schůzky.

Při vytváření nové sady pro setkání AI na Tactiq budete muset napsat výzvy. Dobrou zprávou však je, že si sadu můžete uložit a znovu ji použít pro budoucí schůzky!

Jako manažer marketingových projektů mám často obsahové hovory s klienty, takže je to obrovská úspora času!

{{rt_cta_ai-convenience}}

Můžete používat ChatGPT na Gmailu?

Ano, ChatGPT na Gmailu můžete používat prostřednictvím různých nástrojů a rozšíření, které integrují funkce umělé inteligence do rozhraní Gmailu. Zde je pět rozšíření a nástrojů, které využívají technologii ChatGPT OpenAI:

• Odeslat znovu: Toto je jednoduchý doplněk Gmailu, který generuje chytré odpovědi na e-maily, které jste obdrželi. Poskytuje odpovědi na jedno kliknutí, vlastní odpovědi na základě vašeho vstupu, více možností odpovědi, odkazy na plánování a různé možnosti tónů pro vaše odpovědi.
• Rychlá odpověď:Rozšíření Google Chrome pro Gmail, které nabízí návrhy odpovědí na jedno kliknutí, profesionální e-mailové odpovědi založené na krátkém textu, integraci s plánovacím softwarem, odpovědi v jazyce odesílatele a možnost změnit tón a styl psaní tak, aby zněl jako vy.
• Missive App:Tento nástroj umožňuje různým lidem používat stejnou sdílenou schránku Gmailu s funkcemi, jako jsou předpřipravené odpovědi a společné psaní. Jeho nejnovější aktualizace zahrnuje integraci OpenAI pro použití Gmailu s umělou inteligencí, včetně překladu zpráv.
• DragApp:Umožňuje vám přeměnit váš Gmail na pracovní prostor pro spolupráci, kde můžete přidělovat úkoly, chatovat se členy týmu a spravovat pracovní postupy. Nabízí bezplatný plán až pro tři uživatele a odstupňované ceny pro další funkce a větší týmy.
• Gmelius: Nástroj Gmailu, který dokáže poskytovat odpovědi založené na umělé inteligenci, umožňuje plánovat e-maily a nabízí následná připomenutí, takže je ideální pro zaneprázdněné týmy vyřizující dotazy zákazníků a interní komunikaci.

Upozorňujeme, že ačkoli tyto nástroje a rozšíření přinášejí možnosti ChatGPT do Gmailu, nenahrazují všechny funkce OpenAI. Poskytují specifické služby, jako je generování odpovědí nebo vytváření e-mailů na základě poskytnuté osnovy. Pro plnou flexibilitu používání ChatGPT ke generování obsahu e-mailů může být stále užitečné používat ChatGPT přímo a vložit výstup do Gmailu.

‍

Přijetí umělé inteligence pro efektivní správu e-mailů

Navigace v záplavě e-mailů může být stresující a časově náročná, ale s pomocí nástrojů AI, jako je ChatGPT, můžete proces zjednodušit a učinit jej méně skličujícím. ChatGPT spolu s rozšířeními Gmailu nám umožňují efektivně spravovat naše e-maily.

I když používáte různé poskytovatele e-mailu, jako je Microsoft Teams, ChatGPT může být velkým přínosem. Nástroje pro týmovou spolupráci, jako je Tactiq, navíc převádějí přepisy schůzek na následné e-maily. Integrace umělé inteligence do naší správy e-mailů v podstatě nejen zvýší vaši produktivitu, ale také zlepší naši celkovou komunikaci.