Nejlepší metoda pro psaní poznámek ze schůzek (bez psaní)

Manažeři, ředitelé a vedoucí vzdálených týmů absolvují mnoho schůzek za den. Pokud jste jedním z nich, můžete čelit výzvě vést schůzku a zároveň si dělat poznámky.

Možná jste expert na multitasking, ale pokud jde o psaní poznámek, musíte být efektivnější. Neztrácejte čas sepisováním všeho! V tomto článku vám ukážeme nejdůležitější údaje, které je třeba zvýraznit, a nejlepší způsob pořizování poznámek ze schůzek.

Kdo by si měl dělat poznámky na schůzce?

Nejprve se však zeptejme: kdo by měl být zodpovědný za psaní poznámek?

Neexistuje žádné stanovené pravidlo, kdo by si měl na schůzce dělat poznámky. Obecně se však doporučuje, aby osobou, která si dělá poznámky, byl někdo, kdo schůzku neprezentuje ani nevede.

Pokud jste generální ředitel, ředitel nebo manažer, s největší pravděpodobností povedete schůzku a nebudete mít plnou kapacitu na zapisování podrobných poznámek. Vedení schůzky vyžaduje velkou mozkovou kapacitu a zároveň je náročné dělat si poznámky.

Můžete se spolehnout na videozáznam a po schůzce si ho prohlédnout, ale přiznejme si, kdo na to má čas?

Osoba, která si na schůzce dělá poznámky, se také liší podle toho, o jaký typ schůzky se jedná a kdo je na schůzce přítomen. Jde například o retro hovor s více týmy, jako jsou vývojářské, produktové a marketingové týmy? Poté by měl mít každý tým přiděleného poznámkového bloku a dělat si poznámky, co je pro něj relevantní.

Zde je několik způsobů, jak přiřadit příjemce poznámek:

Přečtěte si také:Nejlepší průvodce pořizováním poznámek ze schůzek AI

1. Rozhodněte se, kdo si bude dělat poznámky, pokud se nejedná o opakovanou schůzku.
2. Pokud se jedná o opakovanou schůzku, mějte oficiální poznámku. Tuto roli lze čas od času střídat.
3. Ujistěte se, že poskytujete jasné pokyny, které poznámky si máte dělat a kde je lidé po schůzce najdou.

Před ukončením schůzky shrňte poznatky a úkoly, které musíte provést. To zajišťuje, že každý ví, na co se zaměřit.

Jak byste měli zaznamenávat poznámky ze schůzek?

Nyní, když je jasné, kdo by si měl dělat poznámky, je čas rozhodnout se, jak zaznamenat poznámky ze schůzky. Možností je tolik! Možnosti však přicházejí s velkým zahlcením a zmatkem.

To platí zejména pro vzdálené týmy využívající různé nástroje, odDokumenty GooglenaÁsanado Notion.

Než však budeme mluvit o nástrojích, zaměřme se nejprve na hlavní typy dat, která by měla skončit ve vašich poznámkách.

Zde jsou 3 typy dat, kterým byste měli dát přednost:

Vhled

Tohle je "a-ha!" okamžik. Může to být zajímavá zákaznická nabídka nebo nová kampaň, kterou někdo přivedl na schůzku.

Další poznatky mohou zahrnovat:

• Objevte nové cílové publikum na základě vašeho analytického hovoru
• Nápad na novou funkci nebo produkt, který by mohl přivést více zákazníků
• Uvědomění si, že vaše současná cenová strategie nefunguje

Statistika nemusí nutně vyžadovat akci. Chce to trochu brainstormingu a na příští schůzce se můžete rozhodnout, jestli to má být oficiálně akční předmět.

Akční položka

Když už mluvíme o akčních položkách...To je třeba udělat jako výsledek schůzky. Může to být cokoli od „pokračování s Johnem na jeho prezentaci“ po „vytváření nových reklamních kreativ“.

Mezi další akční položky patří:

• Odeslání průzkumuzákazníkům, aby získali zpětnou vazbu na nový produkt
• Požádejte tým návrhářů, aby vytvořil drátové modely pro novou funkci
• Vytvoření plánu projektu na nadcházející čtvrtletí

Tyto úkoly musí být přiřazeny někomu s jasným datem splatnosti. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je použít nástroj pro správu úloh, jako je Asana, Trello nebo Notion. Tím je zajištěno, že škvírami nic nepropadne a každý ví, co má dělat.

Rozhodnutí

Posledním typem údajů, které byste si měli poznamenat, jsou jakákoli rozhodnutí učiněná během schůzky. Například „uvedeme nový produkt na trh dne XYZ.“

‍

Rozhodnutí také vzešlo z předchozích úvah a nyní jste přišli s konsensem o tom, co dělat.

Některá rozhodnutí mohou zahrnovat:

• Strategie uvedení nového produktu na trh
• Jakou reklamní platformu použít pro nadcházející kampaň
• Kdo bude hlavní osobou pro každý výstup

Nyní, když víte, jaká data si poznamenat, pojďme si probrat nejlepší způsob, jak si dělat poznámky.

{{rt_cta_ai-convenience}}

Nejlepší způsob, jak si dělat poznámky, je nic si nezapisovat! Jak je to vůbec možné? S Tactiq je to možné.

Tactiq poskytuje přepis vašich schůzek Zoom, Google Meet a Microsoft Teams v reálném čase.

Zatímco jeho hlavní funkcí je automaticky zaznamenat úplný přepis hovoru, to, co z něj dělá perfektní aplikaci pro poznámky ze schůzky AI, je schopnost zvýraznit libovolnou větu, abyste ji mohli proměnit v náhled, akci, rozhodnutí nebo otázku.

Na základě slov vyslovených na schůzce dokonce automaticky navrhne, kdy je věta postřehem, akčním předmětem, rozhodnutím nebo otázkou.

Nemusíte ani nic psát! Po schůzce dostanete e-mail s odkazem na váš přepis a shrnutím vašich nejdůležitějších věcí.

To vám ušetří spoustu času, protože:

• Během schůzky nemusíte nic psát. Musíte jen počkat, až se zvýrazní ty správné položky.
• Po schůzce nemusíte číst celý přepis. Stačí se odhlásit.
• Můžete jej integrovat s dalšími nástroji, jako je Confluence, Google Drive a Notion, takže tyto akční položky můžete proměnit ve své každodenní operace.
• Můžete jej sdílet s ostatními spoluhráči jako PDF nebo Google Doc.

Změnilo to můj proces psaní poznámek jako spisovatele a obchodníka na volné noze.

Když telefonuji s klienty, je mou povinností dělat si poznámky. Ale je náročné mluvit a psát zároveň. Funkce zvýraznění je tedy neuvěřitelně užitečná!

Po schůzce vložím do e-mailu pouze nejdůležitější body jako odrážky a připojím PDF pro úplný přepis.

Jak začít používat Tactiq pro vaše setkání

Zvýraznění poznámek je pouze jednou z klíčových funkcí Tactiq. Vy a váš tým byste jej měli začít používat na každé schůzce.

Zde je návod, jak začít:

1. Nainstalujte Tactiq do Chromu.
2. Zaregistrujte se k bezplatnému účtu.
3. Připojte svůj nástroj pro videokonference v části Integrace.

4. Nezapomeňte zapnout funkce přepisu v příslušném nástroji pro videokonference.
5. Začněte schůzku tak, jak to obvykle děláte, a v pravém dolním rohu schůzky se objeví okno Tactiq.

Tactiq přichází s 10 bezplatnými schůzkami měsíčně. Pokud však vy a váš tým máte každý měsíc více hovorů, můžete upgradovat na plány Pro a Team, které vám poskytnou neomezené volání a automatické zvýraznění.

Zabalit to

Je mnoho způsobů, jak si dělat poznámky. Důležité je pochopit, kdo si dělá poznámky a na jaké typy dat byste se měli zaměřit. A samozřejmě můžete psát své poznámky, ale můžete použít nástroje jako Tactiq, aby bylo snadné a bezbolestné vést schůzku a zároveň si dělat poznámky.