Pokud na dokumentu pracujete s někým jiným, mohou být úkoly jako úpravy, revize a provádění změn trochu náročné. Zde jsou užitečné nástroje pro spolupráci aplikace Microsoft Word. Tyto nástroje jsou navrženy tak, aby bylo snadné sledovat změny provedené v dokumentu a také je schvalovat nebo zamítat.
Vše, co potřebujete, abyste mohli začít používat tyto nástroje pro spolupráci, je jedna z novějších verzí aplikace Microsoft Word, nejlépe Microsoft 365, připojení k internetu a účet Microsoft. V počítači byste měli mít také povolený OneDrive.
Krok 1: Uložte dokument na OneDrive
- Spusťte Microsoft Word z nabídky Start nebo otevřete online verzi ve webovém prohlížeči.
- Vytvořte nový dokument nebo otevřete dokument, který chcete sdílet s někým jiným.
- Přejděte do nabídky „Soubor“ a poté klikněte na „Uložit“ a poté vyberte OneDrive.
- Klikněte na složku OneDrive, do které chcete dokument uložit. Pojmenujte dokument a uložte jej. Případně jej můžete nahrát na OneDrive po uložení do počítače.
Poznámka:Pokud používáte Microsoft 365 verzi Wordu, váš dokument se automaticky uloží na OneDrive.
Krok 2: Pozvěte spolupracovníky
Jakmile dokument Word uložíte nebo nahrajete na OneDrive, můžete k němu přistupovat odtud.
- Otevřete dokument Word na OneDrive tak, že na něj dvakrát kliknete.
- Po otevření dokumentu klikněte na tlačítko „Sdílet“ vpravo. Nyní můžete vybrat osobu, se kterou chcete soubor sdílet, kliknutím na možnost „Sdílet“ a zadáním jména nebo e-mailové adresy osoby.
- Případně můžete použít možnost „Kopírovat odkaz“ a sdílet zkopírovaný odkaz s osobou, se kterou chcete na dokumentu spolupracovat.
- Když použijete možnost „Sdílet“, můžete si vybrat, jakou kontrolu mají spolupracovníci nad dokumentem. Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu dialogového okna, které se zobrazí po kliknutí na možnost „Sdílet“.
- Nyní můžete ovládat, jak sdílet dokument se spolupracovníky. Můžete povolit komukoli přístup k dokumentu bez přihlášení, povolit spolupráci lidem, kteří již mají přístup, nebo vybrat konkrétní lidi jako spolupracovníky.
- V části „Další nastavení“ si můžete vybrat, zda lidé, se kterými sdílíte dokument, jej mohou upravovat nebo jen prohlížet. Pro efektivní spolupráci jej nastavte na „Can edit“ před kliknutím na tlačítko „Apply“.
- Pokud máte prémiové předplatné Microsoft 365, můžete také nastavit datum vypršení platnosti a heslo pro ochranu sdíleného dokumentu.
Doporučené čtení:Co jsou komponenty OneNote Loop, jak je používat ke spolupráci
- Až tato nastavení změníte podle svých preferencí, zadejte jméno nebo e-mailovou adresu osoby, kterou chcete do dokumentu pozvat jako spolupracovníka. Poté pro ně zadejte zprávu do příslušného pole před kliknutím na tlačítko ‚Odeslat‘.
Věci, které byste měli vědět
- Jakmile nastavíte svůj dokument Word pro spolupráci, mohou na dokumentu pracovat všichni spolupracovníci současně. Každý bude moci vidět změny provedené ostatními v reálném čase a barevně odlišené kurzory usnadní identifikaci různých spolupracovníků.
- Spolupracovníci mohou do dokumentu aplikace Word přidávat komentáře zvýrazněním části textu, přechodem na kartu „Recenze“ a výběrem položky „Nový komentář“ z kontextové nabídky po kliknutí pravým tlačítkem. Ostatní pak mohou odpovídat na komentáře a výsledkem je vlákno konverzace.
- Panel recenzí bude také přístupný v dokumentech aplikace Word, na kterých spolupracuje více spolupracovníků, a zobrazí všechny komentáře a provedené změny.
- Můžete také přejít na kartu „Zkontrolovat“ a povolit možnost „Sledovat změny“, což usnadní zobrazení všech změn, smazání a vložení. V dokumentu se také objeví barevné vlajky se jmény spolupracovníků, což vám umožní vidět, kde každý z nich pracuje.
