Vložení souboru PDF přímo do listu aplikace Excel vám umožní uchovávat související dokumenty pohromadě a zjednodušit pracovní postupy pro úkoly, jako je vykazování výdajů, projektová dokumentace nebo sledování faktur. Tento přístup eliminuje potřebu spravovat samostatné soubory a zajišťuje, že všechny podpůrné materiály jsou přístupné ze samotné tabulky.
Vložte soubor PDF jako vložený objekt do Excelu
Krok 1:Zavřete soubor PDF, který chcete vložit. Pokud ponecháte PDF otevřený, může Excel zabránit v jeho správném vložení kvůli omezením přístupu k souborům.
Krok 2:Otevřete tabulku aplikace Excel a vyberte list, kde chcete, aby se soubor PDF zobrazil. Klikněte na buňku, která ukotví vložený PDF.
Krok 3:Přejděte naInsertna pásu karet aplikace Excel. KlikněteObjectvTextsekce. Otevře se dialogové okno Objekt.
Krok 4:V dialogovém okně přepněte naCreate from Filetab. KlikněteBrowsea vyberte soubor PDF. Můžete zvolit zobrazení PDF jako ikonu zaškrtnutímDisplay as iconbox, který udrží váš list uklizený a zabrání tomu, aby velký náhled zabíral místo.
Krok 5:Chcete-li zachovat živý odkaz na PDF (aby se aktualizace souboru projevily v Excelu), zaškrtněteLink to file. Pokud chcete, aby byl soubor PDF vložený a zůstal nezměněn, i když je původní soubor přesunut nebo odstraněn, ponechte toto políčko nezaškrtnuté.
Krok 6:KlikněteOKpro vložení PDF. Objekt se zobrazí buď jako ikona, nebo jako náhled první stránky, v závislosti na vašem výběru.
Krok 7:Abyste zajistili, že ikona nebo objekt zůstane v jedné buňce a bude se s ní pohybovat nebo měnit velikost, klikněte pravým tlačítkem na vložený objekt a vyberteFormat Object, přejděte naPropertieskartu a vyberteMove and size with cells. Vaše tabulka tak zůstane uspořádaná, zejména při řazení nebo změně velikosti řádků a sloupců.
Krok 8:Poklepáním na vloženou ikonu nebo objekt otevřete PDF ve vašem výchozím prohlížeči PDF, takže budete mít snadný přístup k celému dokumentu, aniž byste museli opustit Excel.
Připojte více souborů PDF nebo vícestránkové soubory PDF v aplikaci Excel
Excel zobrazí pouze první stránku PDF, když jej vložíte jako objekt. Pokud potřebujete zahrnout vícestránkový PDF nebo několik PDF, máte několik možností:
- Každý soubor PDF vložte samostatně opakováním kroků vložení pro každý soubor.
- U vícestránkových souborů PDF rozdělte dokument na jednotlivé stránky pomocí editoru PDF a poté vložte každou stránku samostatně. Všimněte si, že to může být časově náročné a může to zaplnit váš list.
- Případně vložte PDF jako ikonu, která uživatelům umožní otevřít celý dokument externě a zobrazit všechny stránky.
Tato zástupná řešení řeší aktuální omezení aplikace Excel, která spočívá v zobrazování pouze první stránky vložených PDF. Pokud požadujete plnou viditelnost na listu pro vícestránkové dokumenty, zvažte převedení stránek PDF na obrázky a jejich vložení jako obrázky, ačkoli tato metoda obětuje funkčnost PDF, jako je výběr textu nebo vyhledávání.
Výhody vkládání souborů PDF do aplikace Excel
Uchovávání podpůrných dokumentů v tabulce zlepšuje organizaci a šetří čas tím, že snižuje potřebu hledat samostatné soubory. Tento přístup je užitečný zejména pro:
Přečtěte si také:Jak převést snímek obrazovky do listu aplikace Excel
- Poskytování dokumentace nebo účtenek spolu se zprávami o výdajích.
- Vedení auditní stopy s originálními dokumenty připojenými k příslušným datovým záznamům.
- Sdílení jediného souboru Excel obsahujícího všechny požadované informace pro účely kontroly nebo dodržování předpisů.
Když vložíte PDF, stane se součástí souboru Excel, což zajistí, že příjemci budou mít přístup k přiloženému dokumentu, aniž by potřebovali původní PDF. To je užitečné zejména pro spolupráci a vedení záznamů.
Odstraňování problémů a tipy
Pokud při vkládání PDF narazíte na chybu, soubor může být v chráněném režimu nebo má bezpečnostní omezení. Zkontrolujte nastavení zabezpečení PDF tak, že jej otevřete v Adobe Acrobat a přejděte naFile > Properties > Security. Pokud existují omezení, možná je budete muset odstranit nebo požádat vlastníka dokumentu o odemčenou verzi.
Mějte na paměti, že vložené soubory PDF zvětšují velikost vašeho souboru Excel, což může mít dopad na výkon u velmi velkých dokumentů. Také, pokud používáteLink to fileAby odkaz fungoval, musí PDF zůstat na svém původním místě. Vkládání (bez propojení) je bezpečnější pro externí sdílení souborů.
Pro upravitelný nebo kopírovatelný obsah PDF v Excelu můžete použítData > Get Data > From File > From PDFimportovat tabulky nebo text, ale tato metoda nevloží PDF jako objekt; místo toho extrahuje data do listu.
Vkládání PDF do Excelu optimalizuje správu dokumentů a zjednodušuje sdílení, ale pamatujte na omezení Excelu s vícestránkovými soubory a velikostí souborů. Pro většinu organizačních a reportovacích potřeb je připojení souborů PDF přímo k vaší tabulce praktickým řešením, které udrží vše na jednom místě.
