Opret en afstemning i Microsoft Teams: Trin-for-trin-vejledning

Oprettelse af en afstemning iMicrosoft Teamser en fantastisk måde til hurtigt at indsamle feedback fra dit team. Uanset om det er til en projektbeslutning eller en simpel undersøgelse, er det ligetil at oprette en afstemning. Følg disse trin for at tilføje din egen afstemning til din Teams-kanal eller -chat. For mere indsigt i Microsoft Teams, tjek disse relaterede artikler:Top Microsoft Teams-alternativer i 2024,ChatGPT for MS Teams: Sådan genereres mødenotater, ogZoom vs Microsoft Teams: Fordele og ulemper for virksomheder.

‍

Sådan opretter du en afstemning i Microsoft Teams

Trin 1: Adgang til Teams-kanalen eller -chatten

Åbn først Microsoft Teams og naviger til den kanal eller chat, hvor du vil oprette afstemningen. Dette er vigtigt, fordi afstemningen kun vil være synlig for medlemmer af den specifikke kanal eller chat.

Naviger til den ønskede kanal eller chat: Brug venstre sidebjælke til at finde og klikke på det rigtige hold og kanal.
Vigtigheden af at vælge den rigtige gruppesamtale: Sørg for, at afstemningen når den rigtige målgruppe. Hvis afstemningen f.eks. handler om et projekt, skal du poste den i den projektspecifikke kanal.

Trin 2: Tilføjelse af den nye afstemning via Microsoft Forms

Microsoft Forms er værktøjet, der bruges til at oprette en afstemning i realtid i Teams. Sådan får du adgang til det:

Få adgang til Microsoft Forms fra Teams-grænsefladen: Kig efter Forms-ikonet nederst i dit Teams-vindue. Hvis det ikke er synligt, skal du bruge Messaging Extensions.

Tilføjelse af en afstemning via Microsoft Forms

Billede fra Microsoft

Brug af meddelelsesudvidelser, hvis formularikonet ikke er synligt: Klik på de tre prikker (...) under beskedfeltet, og vælg derefter "Formularer" på listen over tilgængelige apps.

Trin 3: Udarbejdelse af dine afstemningsspørgsmål og muligheder

At skrive klare og præcise afstemningsspørgsmål er nøglen til at få nyttig feedback. Følg disse retningslinjer:

Retningslinjer for at skrive klare og præcise afstemningsspørgsmål: Gør dit spørgsmål specifikt og let at forstå. Undgå jargon og tvetydige ord.
Tilføjelse og styring af flere svarmuligheder: Giv klare valgmuligheder for svar. Du kan tilføje op til 10 muligheder for at sikre, at de dækker alle mulige svar.

Trin 4: Tilpasning af afstemningsindstillinger

Tilpas din afstemning, så den passer til dine behov ved at udforske flere formularindstillinger:

Aktivering af flere svar og anonyme svar: Skift mulighederne for at tillade flere valgmuligheder, hvis det er nødvendigt, og for at holde svarene anonyme for ærlig feedback.
Muligheder for automatisk deling af resultater: Beslut om resultater skal deles med deltagerne automatisk, efter at de har stemt.

Trin 5: Gem og indsend din afstemning

Før du poster, skal du sikre dig, at alt er perfekt:

Forhåndsvisning og redigering af din afstemning før afsendelse: Klik på "Preview" for at se, hvordan din afstemning vil se ud. Foretag de nødvendige redigeringer.
Send afstemningen til kanalen eller chatten: Når du er tilfreds, klik på "Send" for at sende din afstemning i den valgte kanal eller chat. Modtagere stemmer direkte.

At følge disse trin hjælper dig med at oprette en effektiv afstemning i Microsoft Teams.

‍

Overvågning og analyse af afstemningsresultater i Microsoft Teams

Når din afstemning er live, skal du holde øje med resultaterne for at træffe informerede beslutninger. Microsoft Teams gør dette nemt med sporing i realtid og detaljerede statistikker.

Sporing af resultater i realtid inden for teamchatten

Så snart deltagerne begynder at stemme, kan du se resultaterne med det samme i chatten eller kanalen, hvor afstemningen blev lagt ud. Denne realtidssporing er afgørende for at træffe hurtige beslutninger og forstå holdets følelser.

Øjeblikkelig feedback: Se, hvor mange mennesker der har stemt, og hvad den nuværende stilling er.
Øjeblikkelige justeringer: Hvis afstemningen afslører uventede resultater, kan du hurtigt løse eventuelle problemer eller misforståelser.

Visning af detaljerede svar og statistikker

For at få en dybere forståelse af afstemningsresultaterne skal du se på de detaljerede svar og statistikker. Microsoft Teams leverer værktøjer til dette.

Detaljeret oversigt: Klik på afstemningen for at se hver deltagers svar. Dette hjælper med at identificere trends og outliers.
Statistisk analyse: Brug de medfølgende diagrammer og grafer til at analysere dataene. Se efter mønstre, der kan informere fremtidige beslutninger.

Billede fra Think Outside the Slide

Brug af afstemningsresultater til at informere teamets beslutninger

Afstemninger er kun nyttige, hvis du reagerer på resultaterne. Brug de indsamlede data til at træffe informerede beslutninger, der gavner teamet.

Datadrevne beslutninger: Baser dine valg på afstemningsdata snarere end antagelser. Dette sikrer, at holdets stemme bliver hørt.
Handlingsbar indsigt: Identificer vigtige takeaways fra afstemningsresultaterne. For eksempel, hvis et flertal foretrækker en bestemt projekttilgang, kan du overveje at implementere den.

Deling og diskussion af resultater med teammedlemmer

Kommunikation er nøglen til effektivt teamwork. Del afstemningsresultaterne med dit team, og diskuter dem for at sikre, at alle er på samme side.

Gennemsigtig deling: Send afstemningsresultaterne i kanalen eller chatten, så alle kan se dem.
Åben diskussion: Tilskynd teammedlemmer til at diskutere resultaterne. Dette kan give yderligere indsigt og fremme et samarbejdsmiljø.

Ved effektivt at overvåge og analysere afstemningsresultater i Microsoft Teams kan du træffe mere informerede beslutninger og forbedre teamsamarbejdet.

‍

Almindelige problemer og løsninger ved oprettelse af afstemninger i Microsoft Teams

Det kan nogle gange være vanskeligt at oprette afstemninger i Microsoft Teams. Her er almindelige problemer, og hvordan man løser dem.

Fejlfinding af fraværet af formularikonet

Hvis formularikonet mangler, kan du ikke nemt oprette afstemninger. Her er hvad du skal gøre:

Få flere oplysninger:Trin-for-trin guide: Opret et team i Microsoft Teams

Check Messaging Extensions: Klik på ellipsen (…) under meddelelsesboksen. Se efter "Formularer" der.
Søg efter formularer: Brug søgelinjen til at finde formular-appen i Teams.
Tilføj formularer manuelt: Gå til Teams App Store, søg efter Forms, og tilføj det til din appliste.

Løsning af problemer med afstemning og indsamling af svar

Deltagerne kan få problemer med at indsende deres svar. Sådan løser du dette:

Tjek internetforbindelse: Sørg for, at deltagerne har en stabil internetforbindelse.
Opdater teams: Sørg for, at alle bruger den nyeste version af Microsoft Teams.
Ryd cache: Bed deltagerne om at rydde deres Teams cache, hvis de fortsat oplever problemer.

Sikring af afstemningsfunktionalitet i forskellige Microsoft Teams-miljøer

Afstemninger fungerer muligvis ikke ens i alle Teams-miljøer. Sådan sikrer du funktionalitet:

GCC High og DoD-miljøer: Bemærk, at nogle funktioner, som visse afstemningstyper, muligvis ikke er tilgængelige i disse miljøer. Se den officielle Microsoft-dokumentation for opdateringer.
Mobil vs. Desktop: Sørg for, at afstemningsindstillingerne er kompatible med både mobil- og desktopversioner af Teams. Nogle funktioner kan være begrænset på mobil.
Problemer på tværs af platforme: Hvis deltagerne bruger forskellige platforme (web, desktop, mobil), skal du sikre dig, at afstemningsindstillingerne er universelt tilgængelige.

Ved at forstå og løse disse almindelige problemer kan du oprette mere effektive og tilgængelige afstemninger i Microsoft Teams.

Hvordan Tactiq forbedrer dine Microsoft Teams-møder

Tactiq er et AI-drevet værktøj, der forbedrer din Microsoft Teams-oplevelse ved at levere transskriptioner i realtid, AI-resuméer og brugerdefinerbare prompter. Sådan hjælper det med dine virtuelle møder:

Realtidstransskription: Tactiq transskriberer møder live, så du kan fokusere på diskussionen, mens du nemt laver relevante afstemningsspørgsmål.
Opsummering af afstemningsdata: Tactiq genererer AI-drevne resuméer, hvilket gør det nemt at gennemgå og analysere afstemningsresultater efter mødet.
AI-mødesæt og -prompter: Brug AI-mødesæt og brugerdefinerede prompter til at automatisere oprettelse af afstemninger, opfølgningshandlinger og mødeindsigt.
Organiserede afstemningsresultater: Den organiserer afstemningsdata pænt for nem deling og diskussion med teamet.

Med Tactiq kan du strømline hvert trin i mødeprocessen i Microsoft Teams, fra opsætning til handlingsorienteret indsigt.Download den gratis Tactiq Chrome-udvidelse i dag!

‍

Bedste fremgangsmåder til oprettelse af effektive afstemninger i Microsoft Teams

Oprettelse af effektive afstemninger i Microsoft Teams involverer flere vigtige trin. Følg disse bedste fremgangsmåder for at sikre, at dine afstemninger er klare, engagerende og nyttige.

Udarbejdelse af klare og målrettede afstemningsspørgsmål

1. Vær specifik og direkte: Skriv spørgsmål, der er ligetil og nemme at forstå. Undgå at bruge jargon eller komplekst sprog. For eksempel, i stedet for at spørge: "Hvad er dine tanker om den nye projektstyringssoftware?" spørg: "Finder du den nye projektstyringssoftware nem at bruge?"

2. Fokus på ét emne: Hver afstemning skal omhandle et enkelt emne. Dette holder det fokuseret og sikrer, at svarene er relevante. Blanding af flere emner i et afstemningsspørgsmål kan forvirre deltagerne.

Engager teammedlemmer med relevante og rettidige afstemninger

1. Vælg det rigtige tidspunkt: Send afstemninger, når teammedlemmerne er mest tilbøjelige til at svare. Undgå travle tider som slutningen af dagen eller i perioder med tung arbejdsbelastning. Frokosttid eller midt på formiddagen kan være ideelt.

2. Gør afstemninger relevante: Sørg for, at afstemningsspørgsmålene er relateret til aktuelle projekter eller diskussioner. Dette øger sandsynligheden for, at teammedlemmer vil se værdien i at deltage.

Sikring af anonymitet og fortrolighed, når det er nødvendigt

1. Brug anonymitet til følsomme emner: Hvis afstemningen involverer følsomme emner, skal du aktivere muligheden for anonyme svar. Dette tilskynder til ærlig feedback uden frygt for repressalier.

2. Kommuniker privatlivspolitikker: Lad teammedlemmer vide, hvordan deres svar vil blive brugt og beskyttet. Gennemsigtighed opbygger tillid og tilskynder til deltagelse.

Analysere og handle på afstemningsresultater for at forbedre teamsamarbejdet

1. Gennemgå resultater omgående: Analyser afstemningsresultater så hurtigt som muligt for at holde momentum i gang. Forsinkelser kan få deltagerne til at miste interessen.

2. Del indsigt med teamet: Præsentér resultaterne for teamet og diskuter implikationerne. Dette sikrer, at alle er på samme side og forstår virkningen af deres input.

3. Tag handling baseret på feedback: Implementer ændringer eller tag beslutninger baseret på afstemningsresultaterne. At vise, at svar fører til håndgribelige handlinger, øger det fremtidige engagement.

At følge disse bedste fremgangsmåder vil hjælpe dig med at skabe effektive og meningsfulde afstemninger i Microsoft Teams, hvilket fremmer bedre kommunikation og beslutningstagning i dit team.