Mestring af din indbakke: Sådan bruger du ChatGPT til e-mails

E-mail er blevet en hjørnesten i vores professionelle liv. Faktiskifølge McKinsey, "Den gennemsnitlige professionelle bruger 28 % af arbejdsdagen på at læse og besvare e-mails."

At lave det perfekte budskab, uanset om det er et pitch til en potentiel kunde eller en projektopdatering til et team, kan ofte forbruge betydelige mængder tid og vække angst. Frygten for fejlkommunikation, at gøre et dårligt indtryk eller bare blive oversvømmet med en overfyldt indbakke kan være skræmmende.

Heldigvis har teknologien givet os en allieret i form af AI-værktøjer somChatGPT. Disse værktøjer tilbyder en mulighed for mere effektiv og stressfri e-mailhåndtering. Gennem AI kan vi strømline vores e-mail-kommunikation, hvilket gør den mere effektiv og samtidig reducere den mentale belastning. For yderligere ressourcer, tjek disse relaterede artikler:Top 20 AI Workflow Automation-værktøjer (med infografik),Top 20 AI-mødeværktøjer (med infografik), ogHvad bruges Claude til?

‍

Sådan bruger du ChatGPT til at skrive e-mails

For eksterne fagfolk, der jonglerer med opgaver og kommunikation på tværs af forskellige tidszoner, kan ChatGPT være en fantastisk løsning. Sådan gør du:

Udkast:Hvis du ønsker at komponere et komplekst projektforslag eller en simpel opdatering til dit team, kan ChatGPT hjælpe dig med at udarbejde dine e-mails hurtigt og effektivt.
Redigering:Har du brug for et ekstra sæt øjne på din e-mail? ChatGPT kan hjælpe dig med at redigere for klarhed og tone.
Idéer:Er du i tvivl om, hvordan du formulerer din anmodning eller meddelelse? ChatGPT kan generere flere forskellige fraseringer for at hjælpe dig med at finde de rigtige ord.

Grundlæggende er der to typer e-mail. Den du sender, hvilket betyder at du starter diskussionen. Og den anden er, når du svarer på en e-mail, du har modtaget.

Når du sender en e-mail

Der er utallige situationer, hvor en ekstern professionel muligvis skal sende en e-mail. Her er fem eksempler sammen med ChatGPT-prompter, du kan bruge til hver:

Oplysninger om ferieplaner:"Hjælp mig med at skrive en e-mail til mit team og fortælle dem, at jeg skal på ferie i næste uge."
Indsendelse af rapport:"Hjælp mig med at udarbejde en e-mail til at vedhæfte min projektrapport til."
Anmodning om et møde:"Jeg har brug for at anmode om et videoopkald med en klient. Kan du hjælpe?"
Annoncerer et nyt initiativ:"Hjælp mig med at annoncere vores nye fjernarbejde-politik."
Deler gode nyheder:"Hjælp mig med at skrive en e-mail og dele nyhederne om vores seneste kundeopkøb."

Når du svarer på en e-mail

At besvare e-mails kan være lige så vigtigt som at sende dem. Her er nogle situationer, hvor en ekstern professionel muligvis skal svare på en e-mail, sammen med nogle ChatGPT-prompter:

Svar på en mødeindkaldelse:"Hjælp mig med at svare på denne mødeindkaldelse [inkluder detaljerne i anmodningen]."
Besvarelse af et spørgsmål om et projekt:"Hjælp mig med at forklare vores projekttidslinje i dette svar [inkluder detaljer om tidslinjen]."
Levering af de ønskede oplysninger:"Jeg er nødt til at svare med de oplysninger, de har bedt om. Det er de detaljer, jeg vil have [indsæt detaljer]. Skriv i en professionel, men alligevel venlig tone."
Accept af en invitation:"Hjælp mig med at skrive en høflig accept af denne invitation [indsæt detaljerne i invitationen]."
Håndtering af kunders bekymringer:"Hjælp mig med at besvare disse kunders bekymringer."

Brug af ChatGPT kan ikke kun spare dig tid, men også sikre, at dine e-mails er klare, kortfattede og effektive. Du kan lege med meddelelserne baseret på den type e-mail, du skriver. Men uanset indholdet skal du sørge for at give klare og specifikke instruktioner til ChatGPT. Derudover skal du sørge for at give alle detaljerne.

Her er et eksempel på et e-mailforslag, jeg skal sende:

Det kan duklik på dette link for at se det fulde output fra ChatGPT.

Se også:En hackervejledning i din indbakke og 5 bedste fremgangsmåder for e-mailsikkerhed for at forhindre hacks

‍

Hvilke e-mails fungerer med ChatGPT?

Selvom vi har berørt nogle specifikke eksempler ovenfor, er det vigtigt at huske, at der virkelig ikke er nogen grænse for de typer e-mails, du kan udarbejde eller forbedre med ChatGPT.

Her er fem eksempler mere:

Kolde e-mails:At slå den rigtige tone i en kold e-mail kan være udfordrende, men ChatGPT er klar til opgaven. For eksempel kan du bede den med "Udfør en venlig, men professionel, kold e-mail til en potentiel kunde, der introducerer vores tjenester [inkluder oplysningerne om dine tjenester/kopiér indsæt destinationssidens kopi]."
Salgs-e-mails:Hvis du er i salg eller marketing, kan ChatGPT spare tid. Brug en prompt som "Hjælp mig med at skrive en overbevisende salgstale for vores nye produktlinje [indsæt detaljer om din nye produktlinje]."
Netværks-e-mails:Opbygning af dit professionelle netværk involverer ofte at nå ud til nye kontakter. ChatGPT kan hjælpe dig med at lave en høflig og engagerende netværks-e-mail, såsom "Hjælp mig med at skrive en e-mail til denne kontakt, jeg mødte på konferencen i sidste uge [indsæt detaljer om konferencen]."
Projektforslag:Projektforslag kræver ofte omhyggelig frasering og en klar præsentation af ideer. Med ChatGPT kan du sige: "Hjælp mig med at udarbejde et kortfattet projektforslag til et grønt initiativ i vores virksomhed [indsæt detaljer om initiativet]."
E-mail med undskyldning:Nogle gange skal du muligvis sende en undskyldnings-e-mail, og det er afgørende at få den rigtige tone. En prompt til ChatGPT kan se ud som "Hjælp mig med at skrive en oprigtig undskyldnings-e-mail for forsinkelsen i projektleveringen."

Fra kolde e-mails til pitch-e-mails, netværksbeskeder til projektforslag og endda undskyldnings-e-mails, ChatGPT kan håndtere dem alle. Husk, at disse kun er indledende meddelelser. Du kan forfine outputtet yderligere ved at gå dybere med meddelelserne.

‍

Den nemmeste måde at skrive e-mail-opfølgning på efter et møde

Nu tænker du måske, "ChatGPT lyder godt, men jeg skal stadig komme med meddelelser om det. Er der en nemmere måde?" Svaret er ja, og det er især nyttigt for eksterne fagfolk. Svaret er Tactiq.

Tactiq er et værktøj, der giver dig mulighed for at bruge AI til at gøre dine møder mere effektive og produktive. En af dens iøjnefaldende funktioner er AI Meeting Kit, designet til at hjælpe dig med at automatisere handlinger fra dine diskussioner og oprette personlige AI-mødenotater til hver session.

En af de bedste ting ved Tactiq er, hvordan det kan hjælpe dig med at lave opfølgende e-mails baseret på konteksten for dine møder. Denne funktion er utrolig nyttig til at opretholde klar og rettidig kommunikation med dit team eller dine kunder.

Så hvordan kan du begynde at bruge Tactiq og dets AI Meeting Kit? Her er trinene:

Installer Tactiq på Google Chrome. Det er gratis!
Forbind den med din Zoom-, Google Meet- eller Teams-konto.
Ved dit næste opkald vises et Tactiq-vindue, hvor du kan se transskriptionen i realtid.

Efter opkaldet modtager du en e-mail med et link til dit fulde udskrift. Nu kan du begynde at bruge AI AI Meeting Kits.

Der er foruddefinerede mødesæt til de mest almindelige typer møder, såsom handlingspunkter, opfølgende e-mails og projektledelse.

Men du kan også oprette dine egne mødesæt. For eksempel oprettede jeg en e-mail-prompt, der lader mig informere min klient om møderesuméet og derefter fortælle dem, hvordan de får adgang til den fulde udskrift af mødet.

Når du opretter et nyt AI-mødesæt på Tactiq, skal du skrive prompter. Men den gode nyhed er, at du kan gemme sættet og blive ved med at genbruge det til fremtidige møder!

Som marketingprojektleder har jeg ofte content calls med kunder, så det er en kæmpe tidsbesparelse!

Kan du bruge ChatGPT på Gmail?

Ja, du kan bruge ChatGPT på Gmail gennem forskellige værktøjer og udvidelser, der integrerer AI-funktioner i Gmail-grænsefladen. Her er fem udvidelser og værktøjer, der bruger OpenAIs ChatGPT-teknologi:

Remail: Dette er en simpel Gmail-tilføjelse, der genererer smarte svar på e-mails, du har modtaget. Det giver svar med ét klik, tilpassede svar baseret på dit input, flere svarmuligheder, planlægningslinks og en række toneindstillinger for dine svar.
RapidReply:En Google Chrome-udvidelse til Gmail, der tilbyder svarforslag med ét klik, professionelle e-mailsvar baseret på en kort tekst, integration med planlægningssoftware, svar på afsenderens sprog og muligheden for at ændre dens tone og skrivestil, så den lyder som dig.
Missive app:Dette værktøj giver forskellige personer mulighed for at bruge den samme delte Gmail-indbakke med funktioner som standardsvar og fælles skrivning. Dens seneste opdatering inkluderer en OpenAI-integration til AI-drevet Gmail-brug, inklusive meddelelsesoversættelse.
DragApp:Giver dig mulighed for at omdanne din Gmail til et samarbejdende arbejdsområde, hvor du kan tildele opgaver, chatte med teammedlemmer og administrere arbejdsgange. Det tilbyder en gratis plan for op til tre brugere og differentieret prissætning for yderligere funktioner og større teams.
Gmelius: Et Gmail-værktøj, der kan give AI-drevne svar, giver dig mulighed for at planlægge e-mails og tilbyder opfølgende påmindelser, hvilket gør det ideelt til travle teams, der håndterer kundeforespørgsler og intern kommunikation.

Bemærk venligst, at selvom disse værktøjer og udvidelser bringer ChatGPT's muligheder ind i Gmail, er de ikke erstatninger for OpenAI's fulde funktioner. De leverer specifikke tjenester som generering af svar eller udarbejdelse af e-mails baseret på et givet omrids. For den fulde fleksibilitet ved at bruge ChatGPT til at generere e-mail-indhold, kan du stadig finde det nyttigt at bruge ChatGPT direkte og indsætte outputtet i Gmail.

‍

Omfavnelse af kunstig intelligens til effektiv e-mailhåndtering

Det kan være stressende og tidskrævende at navigere i strømmen af e-mails, men ved hjælp af AI-værktøjer som ChatGPT kan du forenkle processen og gøre den mindre skræmmende. ChatGPT, sammen med Gmail-udvidelser, gør det muligt for os at administrere vores e-mails effektivt.

Selvom du bruger forskellige e-mail-udbydere som Microsoft Teams, kan ChatGPT være et stort aktiv. Ydermere omdanner teamsamarbejdsværktøjer som Tactiq mødeudskrifter til opfølgende e-mails. I bund og grund øger integrering af kunstig intelligens i vores e-mail-administration ikke kun din produktivitet, men forbedrer også vores overordnede kommunikation.