E-mails havde gjort vores liv lettere. Dagene med at sende e-mails gennem postkasser er forbi. Nu er alt digitalt.
Bare log ind med dit e-mail-id i en e-mail-klient, og du er færdig. Du behøver ikke længere at åbne din browser for at få adgang til dine e-mails. Det gør også tingene nemmere, hvis du bruger en webmail. Da de fleste af dem tilbyder begrænset lagerplads.
Men fra tid til anden skal du muligvis sende en enkelt e-mail til flere kolleger. Jeg ved, hvor frustrerende det er at indtaste alle e-mail-id'erne efter hinanden. Ja, jeg ved, at autofuldførelse er der. Men alligevel kan du lave fejl. Du bliver ikke sparet, hvis din e-mail ikke bliver modtaget af en af dine kollegaer. Det vil være dig, der vil være ansvarlig. Derfor vil vi her diskutere, hvordan man opretter en gruppe i Microsoft Outlook. Indtast blot navnet på gruppen, og Outlook sender automatisk den pågældende e-mail til alle brugerne i den gruppe. Er det ikke fedt! Så lad os se uden yderligere forsinkelsehvordan man opretter en gruppe i Microsoft Outlook for at sende e-mails til flere brugere på én gang.
Trin 1:Åbn Microsoft Outlook. Ja, det er ret indlysende. Du får den sædvanlige Microsoft Outlook-grænseflade. Lidt magen til dette.
Trin 2:Gå til 'Hjem' fane, som dog vil blive åbnet som standard. I øverste højre hjørne finder du ud af 'Adressebog'. Klik på det. Du finder en liste over alle dine kontakter. Som den nedenfor.
Trin 3:Gå til øverste venstre hjørne af vinduet. Klik på 'Fil', og vælg derefter 'Ny indgang…'.
Trin 4:I det vindue, der åbnes, skal du vælge 'Ny kontaktgruppe'. Du vil finde en anden mulighed. Det er med navnet 'Indsæt denne post i:'. Jeg vil anbefale dig at holde som den er. Klik på 'OK' og du får endnu en skærm som denne
Trin 5:Nu åbnes et stort vindue. Indtast et navn på gruppen i 'Navn' afsnit. Du kan give enhver form for navn afhængigt af gruppens type. Hvis det er en officiel gruppe, kan du navngive den i overensstemmelse hermed.
Trin 6:Nu finder du muligheden for at tilføje medlemmer. Klik på 'Tilføj medlemmer' afsnit. Vælg derefter 'Fra Outlook-kontakter'.
Trin 7:Du finder listen over alle kontakter. Vælg blot de medlemmer, du vil tilføje. Du kan vælge flere medlemmer ved at trykke på 'Ctrl' knappen. Når du er færdig med at tilføje alle, skal du klikke på 'Medlemmer ->' knappen. Alle medlemmer vil blive tilføjet. Klik nu på 'OK' knappen.
Din gruppe vil blive oprettet. Du kan endda finde navnene og e-mailadresserne.
Trin 8:Klik nu på 'Gem og luk' og gå ud. Gå tilbage til din Outlook-hjemmeside ved at lukke alle åbne vinduer.
Du er færdig med at oprette gruppen med alle de nødvendige kontakter. Nu er det nemmere at sende en e-mail, end du tror. Og det også til alle medlemmer med blot et enkelt klik. Du kan endda ændre gruppen senere. Du har frihed til at tilføje eller fjerne medlemmer fra gruppen.
Desuden vil den automatisk blive ændret i gruppen, efter at du har ændret kontaktdetaljer. Det er virkelig fantastisk igen.
Sender en mail til en gruppe
Bare klik på 'Ny e-mail'. Du kan godt forstå, at højreklikke på denne mulighed.
i 'Til…' Sektion indtast navnet på den gruppe, du har oprettet. Indtast nu din emnelinje, brødteksten og eventuelle vedhæftede filer. Klik til sidst på knappen 'Send'. Det vil blive sendt til alle brugere i den gruppe.
Jeg har prøvet denne tutorial på Microsoft Outlook 2013. Processen ligner også lidt i de nyere og ældre versioner.
Håber den lille vejledning om, hvordan du sender gruppe-e-mails i Outlook, var nyttig for dig. Jeg er sikker på, at det vil gøre dit liv lettere. Især hvis du er IT-supportperson på et kontor, eller arbejder i en lignende profil.
