Die 5 besten Zusammenfassungsvorlagen für Projektmanagement-Meetings

Effektives Projektmanagement basiert auf guter Kommunikation, und das beginnt bereits bei der Aufzeichnung unserer Besprechungen. Viele Projektmanager, sowohl erfahrene als auch neue, benötigen dabei Hilfe. Ohne klare Besprechungszusammenfassungen können Teams verwirrt sein, wichtige Details übersehen und zusehen, wie ihre Projekte leiden!

Die besten Vorlagen für Projektmanagement-Meeting-Zusammenfassungen

Dieser Artikel bietet eine praktische Lösung: fünf benutzerfreundliche Projektmanagement-Agenda-Vorlagen. Diese Vorlagen helfen dabei, wichtige Informationen aus jedem Meeting zu erfassen und sicherzustellen, dass alle von Anfang bis Ende auf dem gleichen Stand bleiben. Weitere Informationen finden Sie in unseren anderen Vorlagenartikeln:Tagesordnung für Vertriebsbesprechungen (Word- und Google Docs-Vorlage),Beste Vorlagen für Benutzerinterviews für die Kundenforschung, UndVorlage für tägliche Stand-Up-Meetings (Word + Google Docs).

Die fünf besten Tagesordnungsvorlagen für Projektbesprechungen

Hier sind fünf Vorlagen für Besprechungsagenda, die Sie für Ihre Besprechungen verwenden können:

1. Vorlage für eine Zusammenfassung des Projekt-Kick-off-Meetings

Diese Vorlage für eine Projektbesprechungsagenda ist für die Anfangsphasen eines Projekts konzipiert. Es beginnt mit einer detaillierten Besprechungsagenda, um die Voraussetzungen für einen umfassenden Projektstart zu schaffen. Diese Vorlage stellt sicher, dass alle Teammitglieder die Ziele, Verantwortlichkeiten und Visionen des Projekts verstehen und sich daran ausrichten.

Ergebnisse

Teamausrichtung – Sicherstellen, dass alle Teammitglieder die Ziele des Projekts verstehen und sich ihnen verpflichten.
Rollenklärung – Definieren Sie klar die Verantwortlichkeiten und Pflichten jedes Teammitglieds innerhalb des Projekts.
Projektvision – Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses über den Zweck und die Endziele des Projekts.

Vorlage

Thema:Zusammenfassung des Projekt-Kick-off-Meetings – [Projektname]

Datum:[Besprechungsdatum]

Teilnehmer:[Teilnehmerliste]

Besprochene Kernpunkte:

Überblick über den Projektumfang und die Ziele.
Vorstellung der Teammitglieder und ihrer Rollen.
Diskussion des Projektzeitplans und der wichtigsten Meilensteine.

Getroffene Entscheidungen:

Der Projektzeitplan wurde fertiggestellt.
Erste Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugewiesen.
Vereinbarte einen Kommunikationsplan und einen Besprechungsplan.

Aktionspunkte:

[Name], um die Projektdokumentation an alle Teammitglieder zu versenden.
[Name], um das Projektverfolgungstool einzurichten und den Zugriff freizugeben.
[Name], um das nächste Status-Update-Meeting zu planen.

Nächstes Treffen:[Datum und Uhrzeit]

Laden Sie die Zusammenfassungsvorlage für das Projekt-Kick-off-Meeting herunter (Google Docs)

Laden Sie die Zusammenfassungsvorlage für das Projekt-Kick-off-Meeting herunter (.docx)

2. Vorlage für die Zusammenfassung der Statusaktualisierungsbesprechung

Die Vorlage für die Tagesordnung der Statusaktualisierungsbesprechung ist für regelmäßige Projektbesprechungen von entscheidender Bedeutung. Es hilft dabei, Fortschritte zu verfolgen, Probleme zu identifizieren und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Diese Vorlage konzentriert sich auf den aktuellen Status der Projektergebnisse, laufende Aufgaben und alle notwendigen Anpassungen des Projektplans.

Ergebnisse

Fortschrittsverfolgung – regelmäßige Überprüfung des aktuellen Status des Projekts, einschließlich abgeschlossener und laufender Aufgaben.
Problemidentifizierung – Erkennen und Besprechen etwaiger Herausforderungen oder Probleme während des Projekts.
Stakeholder-Kommunikation – Information aller Stakeholder über den Projektfortschritt und alle wesentlichen Änderungen oder Entscheidungen.

Vorlage

Thema: Zusammenfassung der Statusaktualisierungsbesprechung – [Projektname]

Datum: [Besprechungsdatum]

Teilnehmer: [Teilnehmerliste]

Projektfortschritt:

Aktueller Status der Projektergebnisse.
Übersicht über erledigte und ausstehende Aufgaben.
Alle Änderungen oder Aktualisierungen des Projektplans.

Probleme und Herausforderungen:

Diskussion etwaiger Hindernisse oder Probleme.
Mögliche Risiken identifiziert.

Getroffene Entscheidungen:

Ansätze zur Bewältigung aktueller Herausforderungen.
Bei Bedarf Anpassungen der Projektzeitleiste.

Aktionspunkte:

[Name], um [bestimmte Aufgabe oder Problem] weiterzuverfolgen.
[Name], um den Risikomanagementplan zu aktualisieren.

Nächstes Treffen:[Datum und Uhrzeit]

Laden Sie die Zusammenfassungsvorlage für die Statusaktualisierungsbesprechung herunter (Google Docs)

Laden Sie die Zusammenfassungsvorlage für die Statusaktualisierungsbesprechung (.docx) herunter.

3. Vorlage für eine Zusammenfassung der Risikomanagement-Besprechung

Dies ist eine der wichtigsten Projektmanagement-Vorlagen, auf die Sie zugeschnitten sindRisikobewertungin Projektbesprechungen. Es erleichtert die Diskussion neuer Risiken, der Auswirkungen identifizierter Risiken und der Strategien zu ihrer Minderung.

Ergebnisse

Risikoidentifizierung – Identifizierung potenzieller Risiken, die sich auf das Projekt auswirken könnten, ihrer Wahrscheinlichkeit und potenziellen Auswirkungen.
Schadensbegrenzungsplanung – Entwicklung von Strategien und Plänen zur Reduzierung oder Bewältigung der identifizierten Risiken.
Strategieanpassung – Anpassung der Projektstrategie basierend auf den identifizierten Risiken und Abhilfeplänen.

Vorlage

Thema:Zusammenfassung des Risikomanagement-Meetings – [Projektname]

Datum:[Besprechungsdatum]

Teilnehmer:[Teilnehmerliste]

Identifizierte Hauptrisiken:

Risikobeschreibung, Auswirkung und Wahrscheinlichkeit.
Diskussion über neu identifizierte Risiken.

Strategien zur Risikominderung:

Pläne und Maßnahmen zur Minderung jedes identifizierten Risikos.
Zuordnung von Risikoeigentümern.

Getroffene Entscheidungen:

Priorisierung von Risiken basierend auf Auswirkung und Wahrscheinlichkeit.
Genehmigung von Minderungsstrategien.

Aktionspunkte:

[Name] soll die vereinbarten Abhilfemaßnahmen für [spezifisches Risiko] umsetzen.
[Name], um das Risikoregister zu aktualisieren und die Risiken zu überwachen.

Nächstes Treffen:[Datum und Uhrzeit]

Laden Sie die Zusammenfassungsvorlage für Risikomanagement-Meetings herunter (Google Docs)

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4. Vorlage für eine Zusammenfassung der Stakeholder-Besprechung

Diese Vorlage für eine Tagesordnung für Projektbesprechungen ist für Besprechungen mit Projektbeteiligten konzipiert. Es hilft dabei, Erwartungen zu verwalten, wichtige Stakeholder einzubeziehen und deren Feedback in das Projekt einzubeziehen.

Ergebnisse

Erwartungsmanagement – Ausrichtung der Erwartungen der Stakeholder auf den Umfang und Fortschritt des Projekts.
Stakeholder-Engagement – Einbindung von Stakeholdern in das Projekt, um auf ihre Bedürfnisse und Anliegen einzugehen.
Feedback-Einbindung – Integration des Stakeholder-Feedbacks in den Projektplan.

Vorlage

Lesen Sie auch:Top 10 Projekt-Kickoff-Vorlagen (Word und Google Doc)

Thema:Zusammenfassung des Stakeholder-Treffens – [Projektname]

Datum:[Besprechungsdatum]

Teilnehmer:[Teilnehmerliste]

Projektübersicht:

Aktueller Status und Fortschritt des Projekts.
Höhepunkte bedeutender Erfolge und Meilensteine.

Feedback von Stakeholdern:

Kommentare, Bedenken oder Anfragen von Stakeholdern.
Diskussion über Erwartungen und Anforderungen.

Getroffene Entscheidungen:

Aktionspläne basierend auf dem Feedback der Stakeholder.
Alle Änderungen im Projektumfang oder in den Liefergegenständen.

Aktionspunkte:

[Name] soll das Feedback der Stakeholder in den Projektplan einbeziehen.
[Name], um die Änderungen dem Team mitzuteilen.

Nächstes Treffen:[Datum und Uhrzeit]

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5. Vorlage für eine Zusammenfassung der Projektabschlussbesprechung

Diese Vorlage für eine Besprechungsagenda ist ideal für die letzte Phase eines Projekts und hilft dabei, den Erfolg des Projekts zu bewerten und die gewonnenen Erkenntnisse zu besprechen. Es enthält Abschnitte zur Überprüfung der Projektziele, zur Bewertung der Fertigstellung der zu erbringenden Leistungen und zur Formalisierung des Projektabschlusses.

Ergebnisse

Projektüberprüfung – Bewerten Sie den Gesamterfolg des Projekts, indem Sie prüfen, ob Sie die ursprünglichen Ziele und Ziele erreicht haben.
Abschlussbewertung – Bewertung des Status aller Projektergebnisse, um sicherzustellen, dass alles wie geplant abgeschlossen wird.
Gelernte Erkenntnisse – Identifizieren, was gut funktioniert hat und was für zukünftige Projekte verbessert werden könnte.

Vorlage

Thema: Zusammenfassung der Projektabschlussbesprechung – [Projektname]

Datum: [Besprechungsdatum]

Teilnehmer: [Teilnehmerliste]

Projektzusammenfassung:

Überblick über die Projektziele und ob diese erreicht wurden.
Überprüfung der Projektergebnisse und ihres Fertigstellungsstatus.

Gelernte Lektionen:

Diskussion darüber, was gut gelaufen ist und welche Bereiche verbessert werden können.
Wichtige Erkenntnisse für zukünftige Projekte.

Getroffene Entscheidungen:

Formeller Abschluss des Projekts.
Verteilung des Projektabschlussberichts.

Aktionspunkte:

[Name] verteilt die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse.
[Name], um alle letzten Verwaltungsaufgaben zu erledigen.

Schlussbemerkungen:[Alle abschließenden Bemerkungen oder nächsten Schritte]

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So verwenden Sie Tactiq für Besprechungszusammenfassungen

Wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihre Meetings zu dokumentieren, ist Tactiq das richtige Tool für Sie! Es wandelt gesprochene Wörter mühelos in Text um und stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Details verpassen. Tactiq vereinfacht das Erfassen und Organisieren wichtiger Punkte, sodass Sie sich auf das Gespräch konzentrieren können, während Tactiq die Dokumentation erledigt. So fangen Sie an:

Beginnen Sie mit dem Hinzufügen der Tactiq Chrome-Erweiterung.
Gehen Sie zur Seite „Integrationen“ und klicken Sie auf „Verbinden“, um Ihre bevorzugte Plattform zu verknüpfen.
Zu Beginn des Anrufs bietet Tactiq nebenbei eine Transkription in Echtzeit an und erfasst jedes Wort.

Sie können wichtige Sätze manuell hervorheben oder Tactiq die automatische Hervorhebung anhand von Schlüsselphrasen während der Diskussion überlassen.
Nach der Besprechung erhalten Sie das vollständige Transkript, einschließlich der Namen der Sprecher, der hervorgehobenen Sätze und der automatisch generierten Hervorhebungen.

Am wichtigsten ist, dass die KI von Tactiq automatisch Zusammenfassungen, Aufgaben und Aktionselemente generiert. Es extrahiert wichtige Folgemaßnahmen aus der Besprechung und reduziert so den Zeitaufwand für manuelle Notizen.

MitDie KI-Meeting-Kits von TactiqSie können auch benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen für das Projektmanagement erstellen, um Aufgaben zu automatisieren und personalisierte Besprechungsnotizen zu erstellen, die auf jede Sitzung zugeschnitten sind.

Tactiq eignet sich beispielsweise hervorragend für das Onboarding von Kunden oder Mitarbeitern. Sie können das Besprechungsprotokoll extrahieren und in Verträge und Inhaltsrichtlinien umwandeln. Im folgenden Beispiel haben wir die Ask-Funktion verwendet, um die Einstellungsanforderungen vom Kunden zu erhalten:

Sie können es auch verwenden, um die Inhaltsrichtlinie aus dem Kunden-Onboarding-Anruf zu extrahieren:

Tactiq ist für bis zu 10 monatliche Meetings kostenlos, also probieren Sie es aus! Sie können jedoch einen kostenpflichtigen Plan abonnieren, wenn Sie Ihre Videokonferenzen transformieren möchten. Das Abonnement umfasst unbegrenzte Besprechungen, automatische Highlights, Besprechungszusammenfassungen und mehr.

Tipps für erfolgreichere Projektmanagement-Meetings

Besprechungszusammenfassungen sind wichtig, da sie den Kern der Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben während einer Besprechung erfassen. Eine effektive Besprechungszusammenfassung kann die Kommunikation und Klarheit innerhalb eines Projektteams verbessern. Hier finden Sie Tipps zum Verfassen effektiver Besprechungszusammenfassungen:

Beginnen Sie mit grundlegenden Details

Beginnen Sie Ihre Zusammenfassung mit wichtigen Informationen wie dem Thema, dem Datum des Treffens, dem Ort (oder der virtuellen Plattform) und den Namen der Teilnehmer.

Klares und prägnantes Schreiben

Die Zusammenfassung sollte klar und prägnant sein. Vermeiden Sie Fachjargon und komplexe Sätze. Ziel ist es, die Ergebnisse des Meetings auf eine Weise zu vermitteln, die für alle Teammitglieder, auch für diejenigen, die nicht anwesend waren, leicht verständlich ist.

Heben Sie wichtige Entscheidungen und Maßnahmen hervor

Konzentrieren Sie sich auf die Entscheidungen und Maßnahmen, die während des Meetings vereinbart wurden. Es ist auch wichtig, den Teammitgliedern Aktionspunkte zuzuweisen und anzugeben, wer welche Aufgaben erledigen muss.

Fassen Sie die Diskussionen kurz zusammen

Während es wichtig ist, das Wesentliche von Besprechungen festzuhalten, vermeiden Sie es, alles wörtlich zu transkribieren. Geben Sie stattdessen einen kurzen Überblick über die wichtigsten Punkte, insbesondere über diejenigen, die zu einer Entscheidung oder einem Aktionspunkt führen.

Befolgen Sie ein standardisiertes Format

Verwenden Sie für alle Besprechungszusammenfassungen ein einheitliches Format, z. B. Markenvorlagen mit dem Logo Ihrer Organisation und standardisierten Überschriften. Konsistenz hilft den Teammitgliedern, schnell zu wissen, was sie erwartet und wo sie Informationen finden können.

Pünktliche Verteilung

Verteilen Sie die Besprechungszusammenfassung so bald wie möglich nach der Besprechung, idealerweise innerhalb von 24 Stunden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen aktuell sind und Maßnahmen sofort eingeleitet werden können.

Zugänglichkeit und Lagerung

Stellen Sie sicher, dass die Zusammenfassung allen relevanten Teammitgliedern zugänglich ist. Bewahren Sie es an einem zentralen Ort auf, zProjektmanagementTool oder ein freigegebenes Laufwerk, auf das Teammitglieder problemlos zugreifen können.

Mit diesen Tipps erstellen Sie Besprechungszusammenfassungen, die dafür sorgen, dass das Team auf dem Laufenden bleibt und sich auf seine Ziele und Verantwortlichkeiten konzentriert.