Virtuelle Meetings oder „Webinare“ verbinden Einzelpersonen bequem in einem einzigen Meeting über das Internet zu einem kybernetischen Team. Es ist ein Traumszenario für Administratoren, Direktoren und Unternehmensleiter, Einzelpersonen gleichzeitig mit einem gemeinsamen Ziel vor Augen zu verbinden.
Tatsächlich sind Online-Konferenzen ein Beispiel für die Methode, mit der Unternehmen heute ihre Geschäfte abwickeln. Da Telearbeit immer häufiger stattfindet, kann es für die Personalabteilung eines Unternehmens leicht passieren, dass sie mit Personal nicht nur in verschiedenen Teilen ihres Landes, sondern auch aus verschiedenen Teilen der Welt jonglieren muss. Zugegeben, wir könnten die Vorzüge virtueller Meetings ständig loben, sie sind doch erheblich anders, vielleicht sogar umständlich.
Klar, es ist immer noch ein Meeting, egal aus welcher Sicht man es betrachtet, aber ... und das ist ein großes Aber, es erfordert Geschick, das Publikum zu motivieren und auf Gegenseitigkeit zu reagieren, selbst bei persönlichen Treffen. Stellen Sie sich die Hürden vor, die es mit sich bringt, das Interesse der Teilnehmer aufrechtzuerhalten, wenn sie nur einen Bildschirm vor Augen haben. Machen Sie sich keine Gedanken über mögliche technische Probleme!
Gefühle der Isolation
Laut Blogthecouchmanager, „Virtuelle Teams fühlen sich möglicherweise einsam, ohne den Vorteil, mit Kollegen und Vorgesetzten wie in einem typischen Büro zu interagieren.“ Der Artikel weist darauf hin, dass die Menschen möglicherweise herkömmliches Geplänkel mit Wasserkühlern und die gelegentliche Feier von Werbeaktionen des Unternehmens vermissen. Glücklicherweise oder unglücklicherweise stellt die Isolation von Remote-Mitarbeitern in der heutigen High-Tech-Geschäftswelt eine weitere Hürde für die Durchführung eines erfolgreichen Webinars dar.
Jüngsten Untersuchungen zufolge arbeitet allein in den USA ein Viertel der Belegschaft per Telearbeit, und bis 2020 wird der Anteil der Fernarbeiter auf drei Viertel der amerikanischen Arbeitnehmer ansteigen. Dieser Anstieg könnte durchaus zu einer Epidemie isolierter Personen führen, die virtuelle Meetings eher als Fluchtmöglichkeit denn als Zusammenarbeit gleichgesinnter Kollegen betrachten. Allerdings ist noch nicht alles verloren. Es gibt Mittel und Wege, die Teilnehmer einer Online-Konferenz beieinander zu halten und das Vertrauen in die Ideen und Ziele Ihres Unternehmens nicht aus den Augen zu verlieren.
5 Möglichkeiten, die Teilnehmer virtueller Meetings zu motivieren
Erwarten Sie Teilnahme
Sie müssen Ihr Tempo steigern, wenn frühere virtuelle Meetings glanzlos und wenig inspirierend waren. Machen Sie deutlich, was Sie erwarten, fesseln Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer von Anfang an und gestalten Sie die Einführung kurz und präzise. Bleiben Sie in Bewegung. Ihr Publikum wird Ihre Erwartungen gerne erfüllen, denn Sie wissen, wie Sie seine Aufmerksamkeit fesseln, konzentriert bleiben und obendrein noch eine Prise Humor einbringen.
Was ist der Zweck des Treffens?
Wenn Teilnehmer träumen und sich fragen: „Warum sind wir hier?“, ist Ärger am Horizont. Machen Sie sich klar über den Zweck Ihres Meetings und darüber, dass ein Webinar die sinnvollste Möglichkeit ist, Ihr Thema zu behandeln. Die Auswahl des richtigen Themas ist ein weiterer entscheidender Schritt, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Erläutern Sie, warum es im besten Interesse der Teilnehmer ist, an der Besprechung teilzunehmen. Wenn Sie die Vorteile Ihrer Konferenz deutlich machen, werden Sie Ihre Zuhörer begeistern und ihr Interesse wecken. Anders ausgedrückt: Halten Sie kein virtuelles Meeting für etwas ab, das sich leicht in einer E-Mail formulieren lässt.
Vorbereitung auf ein virtuelles Meeting
Wie Murphys Gesetz besagt: „Was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen“ und virtuelle Meetings sind da keine Ausnahme. Das Zeitalter der Technologie hat die Dinge nicht einfacher, sondern nur schneller gemacht. Wenn Sie nicht über eine hervorragende Verbindung, die richtige technische Ausrüstung und jemanden in der Nähe bei technischen Problemen verfügen, kann es sein, dass Sie statt eines gut durchdachten Webinars in einem Chaos stecken. Seien Sie beim Hantieren mit neuer Software und Ausrüstung darauf vorbereitet, dass es nicht wie geplant funktioniert. Sorgen Sie dafür, dass bestimmte Konferenzteilnehmer etwaige technische Probleme beheben. Verschiedene gut konzipierte Programme für virtuelle Meetings können Ihnen dabei helfen, einen reibungslosen Ablauf Ihres Webinars zu gewährleisten. Ganz zu schweigen davon, dass Sie einen schrittweisen Plan für die Proben aufstellen und für alle Fälle einen Backup-Plan haben sollten. Vergessen Sie nicht die Zeitzonenprobleme!
Keine Fluff-Meetings
Ein unentschlossenes virtuelles Meeting voller „Fluff“ wird sich für Teammitglieder wie ein Fegefeuer anfühlen als ein gut durchdachtes Geschäftstreffen. Motivieren Sie die Begeisterung und halten Sie sie aufrecht, indem Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, Diskussionen über Themen zu leiten, die für sie von Bedeutung sind. Um einen solchen Ansatz zu steuern, muss man sich auf alle Erklärungen einstellen und beobachten, wer einen Kommentar abgegeben hat und wer nicht.
Zeit zum Spielen
Ja, das stimmt. Spielzeit kann ein wesentlicher Bestandteil virtueller Meetings sein. Laut einem Artikel des Experten für virtuelle Meetings, Hassan Osman, Autor vonBeeinflussung virtueller Teams: 17 Taktiken, die Ihre Remote-Mitarbeiter zum Erfolg führenSpielzeit hilft Ihnen dabei:
–Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufbauen
–den Zusammenhalt und das Engagement mit Kollegen stärken
–Erwerben Sie Kenntnisse über Teammitglieder auf individueller und beruflicher Ebene
Zu den virtuellen Meeting-Spielen gehören Teaser zur Faktenfindung über jeden Teilnehmer, ein Video-Roundtable und ein Spiel, bei dem Teammitglieder zwei Bilder teilen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, und sich fünf Minuten lang über die Fotos unterhalten. Hasan führt weiter aus: „Diese Art von Aktivitäten sind besonders nützlich für Teams, die eng zusammenarbeiten und mehrmals in der Woche interagieren.“
So erkennen Sie, ob Sie Ihr virtuelles Meeting erfolgreich abgeschlossen haben
Sie haben alles getan und geredet, aber haben Sie Ihr virtuelles Meeting auf den Punkt gebracht? Hier sind drei Anzeichen dafür, dass Ihr virtuelles Meeting laut Führungstrainer Jesse Lyn Stoner ein Volltreffer war:
-TeilnehmerFühlen Sie sich als Team verantwortlich, nicht als Einzelpersonen. Gemeinsame Entscheidungen stehen im Vordergrund, wobei alle von der Expertise jedes Beteiligten profitieren.
–KommunikationDer Ablauf war optimal und das Team sprach untereinander und nicht nur mit dem Webinar-Administrator. Stoner betont: „Wenn sich alle auf den Teamleiter konzentrieren, geht die Dynamik des Meetings in die falsche Richtung.“
–Teamarbeitübersteigt einzelne Perimeter. Ein engagiertes Team verwirklicht gemeinsam Ziele, die einzeln nicht zu erreichen wären. Dadurch wird die Affinität gestärkt und das Vertrauen bleibt über Meetings hinaus bestehen.
Abschluss
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Teilnehmer während eines virtuellen Meetings zu motivieren. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen über ein internationales oder nationales Team an verschiedenen Standorten verfügt, muss Ihr Unternehmen Webinare organisieren, um Projekte zu konsolidieren und die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Glücklicherweise macht die heutige Technologie alles möglich; Sie müssen jedoch viel Arbeit investieren, um sicherzustellen, dass Ihr virtuelles Meeting so reibungslos wie möglich verläuft.
Notiz: Obiger Artikel und seine Informationen, eingereicht von einem Gastautor.
