Αυτόματη εγγραφή Google Meet: Πώς λειτουργεί

Η απώλεια ενός κουμπιού εγγραφής μπορεί να οδηγήσει σε χαμένες λεπτομέρειες, ειδικά κατά τη διάρκεια κλήσεων πωλήσεων ή συναντήσεων ομάδας με γρήγορο ρυθμό. Το Google Meet υποστηρίζει πλέον την αυτόματη εγγραφή, επομένως οι συσκέψεις μπορούν να καταγράφονται από τη στιγμή που ξεκινούν. Δεν απαιτούνται υπενθυμίσεις ή μη αυτόματα βήματα.

Αλλά αυτή η δυνατότητα δεν είναι διαθέσιμη σε όλους. Ακόμα κι αν είναι, θα θέλετε να κατανοήσετε πώς λειτουργεί, ποιος μπορεί να το χρησιμοποιήσει και πώς να διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις απορρήτου και τις εγγραφές συσκέψεων.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να ρυθμίζετε την αυτόματη εγγραφή του Google Meet, πότε είναι λογικό να τη χρησιμοποιείτε και πώς τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να σας βοηθήσουν να καταγράψετε βασικές στιγμές χωρίς καθόλου εγγραφή. Μπορείτε επίσης να ανατρέξετε σε αυτόν τον πλήρη οδηγό του Google Meet για περισσότερες πληροφορίες.

‍

Ναι, αλλά μόνο εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί μια υποστηριζόμενη έκδοση Google Workspace και η δυνατότητα έχει ενεργοποιηθεί από διαχειριστή. Οι υποστηριζόμενες εκδόσεις περιλαμβάνουν:

• Business Standard και Business Plus
• Enterprise Standard και Enterprise Plus
• Enterprise Essentials και Enterprise Essentials Plus
• Αναβάθμιση διδασκαλίας και μάθησης και Education Plus

Ο διοργανωτής της σύσκεψης πρέπει επίσης να έχει άδεια εγγραφής. Εάν η επιλογή αυτόματης εγγραφής δεν είναι ορατή, μπορεί να οφείλεται σε ρυθμίσεις αδειών ή στη χρήση μιας μη υποστηριζόμενης έκδοσης.

Χειροκίνητη εγγραφή έναντι αυτόματης εγγραφής

Η μη αυτόματη εγγραφή αναθέτει την ευθύνη στον οικοδεσπότη της σύσκεψης να κάνει κλικ στο κουμπί εγγραφής όταν ξεκινά η σύσκεψη και να θυμάται να σταματήσει την εγγραφή στο τέλος. Είναι εύκολο να το ξεχάσετε, ειδικά κατά τη διάρκεια συνεχόμενων βιντεοσυνεδριάσεων ή όταν τα πράγματα εξελίσσονται γρήγορα.

Η αυτόματη εγγραφή το κάνει αυτό για εσάς. Μόλις ενεργοποιηθεί, η εγγραφή ξεκινά αυτόματα όταν ξεκινά η σύσκεψη. Δεν χρειάζονται επιπλέον κλικ. Αυτό είναι τέλειο για προγραμματισμένες συναντήσεις, όπου η τεκμηρίωση είναι κρίσιμης σημασίας και μπορεί να μην υπάρχει χρόνος για τη διαχείριση των ρυθμίσεων επί τόπου.

Ακολουθεί μια γρήγορη σύγκριση:

• Χειροκίνητη εγγραφή
  • Απαιτείται από κάποιον να κάνει κλικ στο Start recording και στο Stop recording
  • Εύκολο να ξεχάσετε ή να χάσετε μέρη της συνάντησης
  • Καμία προεπιλεγμένη ρύθμιση (χρειάζεται ενέργεια κάθε φορά)
• Αυτόματη εγγραφή
  • Κτυπά τη στιγμή που ξεκινά η συνάντηση
  • Βοηθά στη συνέπεια για επαναλαμβανόμενες ή ομαδικές συναντήσεις
  • Απαιτεί ρύθμιση διαχειριστή και υποστηριζόμενη έκδοση Google Workspace

Ποιος μπορεί να ενεργοποιήσει την αυτόματη εγγραφή;

Μόνο οι διαχειριστές του Google Workspace μπορούν να ενεργοποιήσουν τη λειτουργία αυτόματης εγγραφής. Αυτό συμβαίνει στην κονσόλα Google Admin, όπου οι διαχειριστές ελέγχουν ποιος μπορεί να κάνει εγγραφή και αν είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή για συγκεκριμένους χρήστες, τμήματα ή ολόκληρο τον οργανισμό.

Οι τακτικοί χρήστες (συμπεριλαμβανομένων των διοργανωτών συσκέψεων και των συμπαρουσιαστών) δεν μπορούν να ενεργοποιήσουν την αυτόματη εγγραφή από μόνοι τους. Θα πρέπει να ζητήσουν από έναν διαχειριστή να το ρυθμίσει.

Δείτε πώς αναλύεται:

• Διαχειριστές
  • Μπορεί να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει την αυτόματη εγγραφή για συγκεκριμένες ομάδες ή οργανικές μονάδες
  • Πρέπει να ελέγξετε ότι υπάρχει αρκετός χώρος στο Google Drive για εγγραφές συσκέψεων
  • Πρέπει να χρησιμοποιείτε μια υποστηριζόμενη επαγγελματική ή εκπαιδευτική έκδοση του Google Workspace
• Τελικοί Χρήστες
  • Δεν είναι δυνατή η ενεργοποίηση ή η διαχείριση των ρυθμίσεων αυτόματης εγγραφής
  • Είναι δυνατή η μη αυτόματη εγγραφή μόνο εάν η επιλογή είναι ενεργοποιημένη από τον διαχειριστή
  • Ενδέχεται να χάσει την πρόσβαση στην εγγραφή εάν δεν είναι συνδεδεμένος στον σωστό λογαριασμό (όπως ένας δάσκαλος του Google Classroom που δεν έχει συνδεθεί στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του σχολείου του)

Εάν δεν είστε βέβαιοι γιατί η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, αυτό μπορεί να οφείλεται στη διαχείριση κεντρικού υπολογιστή, στα όρια αποθήκευσης ή στην ύπαρξη εκτός του τομέα του οργανισμού.

‍

Πώς να ρυθμίσετε την αυτόματη εγγραφή στο Google Meet

Θα χρειαστείτε πρόσβαση διαχειριστή για να το ρυθμίσετε. Η ρύθμιση ισχύει στην κονσόλα διαχειριστή Google στο Google Meet. Μόλις ενεργοποιηθεί, μπορεί να εφαρμοστεί σε συγκεκριμένους χρήστες, ομάδες ή σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Πώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη εγγραφή μέσω του Google Workspace Admin

1. Συνδεθείτε στην κονσόλα διαχειριστή Google με λογαριασμό διαχειριστή.
2. Στο αριστερό μενού, μεταβείτε στοΕφαρμογές > Google Workspace > Google Meet.

3. Κάντε κλικ στοΓνωρίστε τις ρυθμίσεις βίντεο.
4. ΚλικΕγγραφή, μετά επιλέξτε το πλαίσιο:«Αφήστε τους ανθρώπους να καταγράφουν τις συναντήσεις τους».ΚλικΕκτός. Λάβετε υπόψη ότι οι αλλαγές ενδέχεται να χρειαστούν έως και 24 ώρες για να εφαρμοστούν.

Επιτρέψτε στους χρήστες να καταγράφουν τις συσκέψεις τους στο Google Meet

Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να διαχειρίζονται τα όρια ποιότητας εγγραφής εδώ, με βάση την έκδοση. Αυτό υποστηρίζεται σε σχέδια όπως το Enterprise Essentials Plus και το Teaching and Learning Upgrade.

Τι βλέπουν οι συμμετέχοντες και απαιτήσεις συναίνεσης

Όταν είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη εγγραφή:

• Οι συμμετέχοντες βλέπουν μια σαφή ειδοποίηση ότι η συνάντηση καταγράφεται.
• Αν κάποιος εγγραφεί αργά, θα λάβει την ίδια ειδοποίηση.
• Η εγγραφή δεν μπορεί να ξεκινήσει χωρίς αυτό το μήνυμα. Αποτελεί μέρος της προστασίας απορρήτου και συμμόρφωσης της Google.

‍

Βέλτιστες πρακτικές για την αυτοματοποίηση της τεκμηρίωσης συσκέψεων

Για να κερδίσετε πραγματικά αξία από τις ηχογραφήσεις σας στο Google Meet, σας βοηθά να σχεδιάσετε πώς χρησιμοποιούνται, αποθηκεύονται και μοιράζονται αυτές οι εγγραφές, ειδικά σε απομακρυσμένες συσκέψεις.

Κατανόηση ποιες συναντήσεις πρέπει να καταγράφονται αυτόματα

Δεν χρειάζεται κάθε συνάντηση ηχογράφηση. Εστιάστε σε συνεδρίες όπου μπορεί να αναφερθούν λεπτομέρειες αργότερα, όπως:

• Κλήσεις πωλήσεων ή επιδείξεις πελατών
• Συνεδρίες ενσωμάτωσης
• Συναντήσεις εκπαίδευσης και συμμόρφωσης
• Μεγάλες συναντήσεις ομάδων με πολλά κινούμενα μέρη

Αποφύγετε την αυτόματη εγγραφή γρήγορων check-in ή ασύγχρονων συνεδριών επικοινωνίας, εκτός εάν απαιτείται. Πάρα πολλές εγγραφές συσκέψεων μπορεί να καταστρέψουν τον αποθηκευτικό χώρο σας στο Google Drive και να κατακλύσουν την ομάδα σας με αρχεία που δεν θα επισκέπτονται ξανά.

Απόρρητο, συμμόρφωση και ειδοποίηση

Βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν πότε καταγράφονται:

• Ενημερώστε τους στην πρόσκληση ή στην ατζέντα του Ημερολογίου Google.
• Υπενθυμίστε τους στην αρχή της σύσκεψης, ακόμα κι αν η Google εμφανίσει κάποιο μήνυμα.
• Έχετε μια απλή γραπτή πολιτική που εξηγεί πότε και γιατί κάνετε εγγραφή.

Ορισμένες περιοχές απαιτούν ρητή συναίνεση. Είναι καλή ιδέα να ελέγξετε ξανά τους τοπικούς νόμους και να προσθέσετε γλώσσα στις οδηγίες διαχείρισης οικοδεσπότη ή συσκέψεων της ομάδας σας.

Ενσωμάτωση με εργαλεία λήψης σημειώσεων και διαχείρισης έργου

Οι ηχογραφήσεις από μόνες τους δεν θα βοηθήσουν πολύ αν δεν τις παρακολουθήσει κανείς. Χρησιμοποιήστε εργαλεία που αυτοματοποιούν τη λήψη σημειώσεων στο Google Meet ή συνδεθείτε με λογισμικό έργου για να μετατρέψετε τις εγγραφές σε:

ΣΥΓΓΕΝΕΥΩΝ:Προσθήκη ή ενημέρωση συνδέσμων Google Meet στο Ημερολόγιο Google

• Στοιχεία δράσης
• Περιλήψεις συνεδριάσεων
• Έγγραφα Google με βασικά σημεία

Το Tactiq, για παράδειγμα, καταγράφει μεταγραφές κατά τη διάρκεια συναντήσεων και στέλνει περιλήψεις κατευθείαν στα εργαλεία σας, επομένως κανείς δεν χρειάζεται να ξαναβλέπει μια ωριαία κλήση μόνο και μόνο για να θυμάται τι ειπώθηκε.

Πριν χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε εργαλείο, αξίζει να εκτελέσετε μια γρήγορη δοκιμή του Google Meet για να επιβεβαιώσετε ότι οι ρυθμίσεις ήχου, βίντεο και εγγραφής λειτουργούν όπως αναμένεται.

‍

Tactiq: Μια καλή εναλλακτική για την αυτόματη εγγραφή

Tactiq: Μια καλή εναλλακτική για την αυτόματη εγγραφή

Η αυτόματη εγγραφή ακούγεται χρήσιμη, μέχρι να γεμίσει τον αποθηκευτικό χώρο σας ή να δημιουργήσει προβλήματα με το απόρρητο και τις άδειες. Μερικές φορές, χρειάζεστε απλώς έναν τρόπο να καταγράψετε αυτά που ειπώθηκαν χωρίς να αποθηκεύσετε μια ολόκληρη ηχογραφημένη σύσκεψη.

Το Tactiq σας δίνει αυτή την επιλογή. Αντί να εγγράψει το βίντεο ή τον ήχο, το Tactiq μεταγράφει ολόκληρη την κλήση του Google Meet σε πραγματικό χρόνο. Λαμβάνετε την πλήρη μεταγραφή, συν περιλήψεις τεχνητής νοημοσύνης, βασικές στιγμές και στοιχεία δράσης, όλα αυτά χωρίς να πατήσετε την έναρξη εγγραφής ή να ανησυχείτε για τον αποθηκευτικό χώρο.

Αν και το σημειωματάριο Google Gemini έχει σχεδιαστεί για το οικοσύστημα της Google, δεν είναι διαθέσιμο εκτός του Google Meet. Το Tactiq λειτουργεί σε πλατφόρμες, συμπεριλαμβανομένων των Zoom και Microsoft Teams, έτσι ώστε η διαδικασία τεκμηρίωσης να παραμένει συνεπής, ανεξάρτητα από το πού πραγματοποιούνται οι συναντήσεις σας.

Να γιατί ορισμένες ομάδες προτιμούν το Tacticq από την αυτόματη εγγραφή:

• Δεν υπάρχουν αρχεία βίντεο για αποθήκευση.Το Tactiq δεν αποθηκεύει τη συνάντηση, μόνο τη μεταγραφή. Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν φουσκωμένοι φάκελοι Drive ή αιφνιδιαστικά όρια αποθήκευσης.
• Πλήρης έλεγχος της κοινής χρήσης.Εσείς επιλέγετε ποιος θα πάρει τη μεταγραφή. Είναι ιδιωτικό από προεπιλογή και δεν πηγαίνει αυτόματα σε όλους τους συμμετέχοντες.
• Ενσωματωμένες ροές εργασίας AI.Μετατρέψτε τη μεταγραφή σας σε ενημερώσεις έργου, παρακολούθηση πελατών ή εσωτερική τεκμηρίωση χρησιμοποιώντας τις προτροπές του Tactiq που υποστηρίζονται από AI.
• Σχεδιασμένο για συναντήσεις ομάδας.Το Tacticq λειτουργεί σε πλατφόρμες όπως το Zoom και το Microsoft Teams, όχι μόνο στο Google Meet, ώστε να διατηρείτε τη ροή εργασιών σας συνεπής.

Αν θέλετε να καταγράψετε ιδέες, επόμενα βήματα ή σημειώσεις συναντήσεων τεχνητής νοημοσύνης χωρίς την ταλαιπωρία της διαχείρισης αρχείων βίντεο, το Tactiq αξίζει να το δοκιμάσετε.Πραγματοποιήστε λήψη της επέκτασης Tactiq Chrome σήμερα!

{{rt_cta_ai-convenience}}

Αναδίπλωση

Η αυτόματη εγγραφή στο Google Meet μπορεί να είναι μια χρήσιμη λειτουργία, ειδικά για οργανισμούς που πρέπει να κρατούν αρχείο σημαντικών συσκέψεων. Έρχεται όμως και με όρια. Θα χρειαστείτε τη σωστή έκδοση Google Workspace, ρύθμιση διαχειριστή και άφθονο χώρο στο Google Drive για να λειτουργήσει καλά.

Εάν η ομάδα σας θέλει απλώς να κρατά σημειώσεις, να παρακολουθεί στοιχεία ενεργειών και να εξετάζει όσα ειπώθηκαν χωρίς να διαχειρίζεται πλήρεις εγγραφές συσκέψεων, το Tactiq προσφέρει έναν απλούστερο τρόπο για να φτάσετε εκεί. Με τη μεταγραφή σε πραγματικό χρόνο και τις πληροφορίες που υποστηρίζονται από AI, μπορείτε να εστιάσετε στη συνομιλία ενώ οι σημειώσεις φροντίζουν τον εαυτό τους.

‍

Συχνές ερωτήσεις

Μπορείτε να κάνετε αυτόματη εγγραφή στο Google Meet;

Ναι, αλλά μόνο εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί μια υποστηριζόμενη έκδοση Google Workspace, όπως το Enterprise Plus ή το Business Standard, και ένας διαχειριστής έχει ενεργοποιήσει τη ρύθμιση.

Πώς μπορώ να ενεργοποιήσω την αυτόματη εγγραφή στο Google Meet;

Ένας διαχειριστής του Google Workspace πρέπει να ενεργοποιήσει την αυτόματη εγγραφή στην κονσόλα διαχειριστή στις ρυθμίσεις βίντεο του Meet. Οι τελικοί χρήστες δεν μπορούν να το ενεργοποιήσουν μόνοι τους.

Πώς γίνεται η αυτόματη εγγραφή στο Google Meet;

Εάν δεν είναι ενεργοποιημένη η αυτόματη εγγραφή, ο οικοδεσπότης της σύσκεψης μπορεί να κάνει κλικ στο κουμπί εγγραφής με μη αυτόματο τρόπο μόλις ξεκινήσει η σύσκεψη. Απλώς θυμηθείτε να κάνετε κλικ στο stop recording όταν τελειώσει.

Το Google Meet ενεργοποιεί αυτόματα την κάμερα;

Όχι. Οι χρήστες πρέπει να ενεργοποιήσουν την κάμερά τους με μη αυτόματο τρόπο ή να προσαρμόσουν τις ρυθμίσεις βίντεο πριν από την κλήση.

Γιατί η λειτουργία αυτόματης εγγραφής στο Google Meet δεν είναι διαθέσιμη στον λογαριασμό μου;

Μπορεί να χρησιμοποιείτε ένα μη υποστηριζόμενο πρόγραμμα μεμονωμένου συνδρομητή χώρου εργασίας ή η εγγραφή να μην έχει ενεργοποιηθεί από τον διαχειριστή σας.