Πώς να χρησιμοποιήσετε τις σημειώσεις συνεδριάσεων συνεργασίας στο Microsoft Teams (Πλήρης οδηγός)

Οι συναντήσεις προχωρούν γρήγορα. Οι αποφάσεις λαμβάνονται, οι ιδέες μοιράζονται και οι εργασίες μοιράζονται, μερικές φορές χωρίς πολύ χρόνο για παύση. Χωρίς σαφή τρόπο να κρατάτε σημειώσεις μαζί ως ομάδα, μπορεί να χάσετε το πλαίσιο ή να χάσετε αυτό που ακολουθεί.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το Microsoft Teams εισήγαγε συλλογικές σημειώσεις συναντήσεων. Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς λειτουργεί η δυνατότητα, πώς να αρχίσετε να τη χρησιμοποιείτε και πώς να την αξιοποιείτε χρησιμοποιώντας εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης. Θα μοιραστούμε επίσης ένα πρότυπο που μπορείτε να αντιγράψετε και συμβουλές για να κάνετε τη λήψη σημειώσεων πιο χρήσιμη για την ομάδα σας.

‍

Οι σημειώσεις συλλογικής συνάντησης στο Microsoft Teams δίνουν στους συμμετέχοντες ένα μέρος για να γράψουν την ατζέντα, να κρατήσουν σημειώσεις μαζί και να παρακολουθήσουν τις εργασίες παρακολούθησης. Τα πάντα παραμένουν συνδεδεμένα με τη σύσκεψη, επομένως υπάρχουν λιγότερα μπρος-πίσω μετά το τέλος της κλήσης.

Τα βασικά χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν:

• Μια κοινή ατζέντα, επεξεργάσιμη πριν και κατά τη διάρκεια της συνάντησης
• Συμμετέχουν σημειώσεις που μπορεί να ενημερώσει οποιοσδήποτε στη σύσκεψη
• Εργασίες που συγχρονίζονται με το Microsoft Planner και το To Do
• Σημειώσεις που συνδέονται με τις λεπτομέρειες της συνάντησης του ημερολογίου των ομάδων

Αυτή η δυνατότητα περιλαμβάνεται στο Microsoft 365. Δεν απαιτείται επιπλέον κόστος ή πρόσθετα. Υπάρχουν όμως όρια. Εάν η σύσκεψη δημιουργήθηκε από ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ή εάν περιλαμβάνει εξωτερικούς και προσκεκλημένους συμμετέχοντες, η λειτουργία σημειώσεων δεν θα είναι διαθέσιμη. Επίσης, δεν υποστηρίζεται με τις εγκατεστημένες ρυθμίσεις διακομιστή Exchange.

‍

Πώς να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε σημειώσεις συνεδριάσεων συνεργασίας

Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα για να χρησιμοποιήσετε συλλογικές σημειώσεις στο Microsoft Teams. Δείτε πώς μπορείτε να το ενεργοποιήσετε, να κρατήσετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια μιας κλήσης και να συνεχίσετε να τις εργάζεστε μετά το τέλος της σύσκεψης.

Ενεργοποιήστε τις Σημειώσεις

Για να ενεργοποιήσετε τις συλλογικές σημειώσεις πριν από τη συνάντηση:

1. Πηγαίνετε στοΗμερολόγιο ομάδων.
2. Κάντε διπλό κλικ στη συνάντηση που προγραμματίσατε.
3. ΚλικΠροσθήκη σημειώσεων συνάντησηςδίπλα στο εικονίδιο Σημειώσεις. Μπορείτε να ξεκινήσετε την επεξεργασία αμέσως. Προσθέστε μια ατζέντα, σημειώστε βασικά σημεία ή εκχωρήστε στοιχεία πρώιμης δράσης.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τις Συνεργατικές Σημειώσεις Συνάντησης

Σημείωση: Δεν μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις συνεργασίας σε συσκέψεις που δημιουργούνται από ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ή εάν η σύσκεψη περιλαμβάνει εξωτερικούς και προσκεκλημένους συμμετέχοντες.

Πώς να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης

Μόλις ξεκινήσει η σύσκεψη, μπορείτε να ανοίξετε τις σημειώσεις απευθείας από το παράθυρο της σύσκεψης:

1. Εάν δεν μπορείτε να δείτε το παράθυρο Σημειώσεις, κάντε κλικΣημειώσειςστην επάνω μπάρα.

Πώς να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησης

2. Θα δείτε την ατζέντα (αν είχε προστεθεί νωρίτερα) και ένα χώρο για να κρατήσετε σημειώσεις.
3. Όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να συν-επεξεργάζονται τις σημειώσεις σε πραγματικό χρόνο.
4. Μπορείτε να @αναφέρετε κάποιον για να αναθέσετε μια εργασία. Θα το δουν στις εφαρμογές τους To Do και Planner.

Πώς να συνεργαστείτε με άλλους μετά τη συνάντηση

Αφού τελειώσει η συνάντηση, μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στις σημειώσεις:

• Για πρόσβαση στις σημειώσεις σύσκεψης, επιστρέψτε στο ημερολόγιο και ανοίξτε την ίδια σύσκεψη.
• Δίπλα στο εικονίδιο Σημειώσεις, θα δείτε τις σημειώσεις συνεργασίας.
• Προσθέστε ενημερώσεις, αναπτύξτε τα βασικά σημεία ή ελέγξτε τις ολοκληρωμένες εργασίες παρακολούθησης.
• Οι σημειώσεις παραμένουν συνδεδεμένες με την αρχική σύσκεψη, ώστε να έχετε πάντα το πλαίσιο.

Οι σημειώσεις συνεργασίας εμφανίζονται επίσης στη συνομιλία Teams και στις ομαδικές συζητήσεις, διατηρώντας τα πάντα συνδεδεμένα μεταξύ τους. Είναι ένας εύκολος τρόπος να κρατάτε όλους στην ίδια σελίδα χωρίς να δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο κάθε φορά.

‍

Πώς να κρατάτε σημειώσεις με την ομάδα σας χρησιμοποιώντας το Tactic

Πώς να κρατάτε σημειώσεις με την ομάδα σας χρησιμοποιώντας το Tactic

Το Microsoft Teams σάς δίνει χώρο για συνεργασία, αλλά μερικές φορές χρειάζεστε περισσότερα, όπως μια πλήρη μεταγραφή, μια περίληψη τεχνητής νοημοσύνης ή έναν τρόπο αποστολής σημειώσεων απευθείας στα εργαλεία του έργου σας. Ένα εργαλείο όπως το Tactiq λειτουργεί ως λήψη σημειώσεων με τεχνητή νοημοσύνη για το Microsoft Teams για να καταγράφει και να οργανώνει τα πάντα από τη συνομιλία.

Δείτε πώς να χρησιμοποιήσετε το Tactiq:

1. Εγκαταστήστε το Tactic

Εγκαταστήστε την επέκταση Tactiq Chrome. Μόλις εγκατασταθεί, συνδέστε το Microsoft Teams στην ενότητα Ενσωματώσεις. Θα δείτε μια μεταγραφή σε πραγματικό χρόνο να εμφανίζεται κατά τη διάρκεια των κλήσεών σας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στη συνομιλία αντί να γράφετε τα πάντα.

2. Λάβετε την πλήρη μεταγραφή και περίληψη

Το Tactiq καταγράφει όλα όσα ειπώθηκαν και τα μετατρέπει σε μεταγραφή με δυνατότητα αναζήτησης. Μετά τη σύσκεψη, δημιουργεί επίσης μια σύνοψη, επισημαίνει στοιχεία ενεργειών και βγάζει βασικά θέματα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν χρειάζεται να αναθεωρήσετε αποφάσεις ή να συνεχίσετε με τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη.

3. Μοιραστείτε με εργαλεία συστήματος διαχείρισης έργου

Μοιραστείτε σημειώσεις στα εργαλεία διαχείρισης έργου

Μόλις η μεταγραφή και η περίληψη είναι έτοιμες, μπορείτε να τις στείλετε απευθείας στα εργαλεία που χρησιμοποιεί ήδη η ομάδα σας.

Πώς να κάνετε κοινή χρήση στο Notion

Κάντε κλικ στο «Κοινή χρήση» στο Tactiq και επιλέξτε Έννοια. Μπορείτε να στείλετε τη μεταγραφή, τη σύνοψη και όλες τις εργασίες που σας έχουν ανατεθεί απευθείας στον χώρο εργασίας της ομάδας σας, ιδανικό για παρακολούθηση σημειώσεων δίπλα στα έγγραφα του έργου σας.

Πώς να κάνετε κοινή χρήση στο Confluence

Χρησιμοποιείτε το Confluence για να τεκμηριώσετε την εργασία σας; Μπορείτε να στείλετε μεταγραφές συσκέψεων και περιλήψεις τεχνητής νοημοσύνης από το Tactiq σε οποιαδήποτε σελίδα στο χώρο εργασίας σας. Απλώς κάντε κλικ στο Κοινή χρήση, συνδέστε τον λογαριασμό σας, επιλέξτε το χώρο και τη σελίδα σας και δημοσιεύστε τις σημειώσεις όπου τις χρειάζεται η ομάδα σας.

Πώς να κάνετε κοινή χρήση στο Google Drive

Χρειάζεστε έναν κοινόχρηστο φάκελο για προηγούμενες συναντήσεις; Επιλέξτε Google Drive για αυτόματη εξαγωγή της μεταγραφής και της σύνοψής σας. Μπορείτε να κρατήσετε τα πάντα οργανωμένα ανά έργο, ομάδα ή πελάτη.

Το Tactiq λειτουργεί καλά για τη λήψη σημειώσεων με τεχνητή νοημοσύνη για τις ομάδες MS, ειδικά όταν χρειάζεστε λεπτομερείς σημειώσεις που υπερβαίνουν ένα κοινόχρηστο έγγραφο. Είναι επίσης μια καλή επιλογή για ομάδες που εξερευνούν τη λήψη σημειώσεων με τεχνητή νοημοσύνη με τις ομάδες ή πειραματίζονται με εργαλεία όπως το ChatGPT για Ομάδες MS.

{{rt_cta_ai-convenience}}

Πώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο σημειώσεων συνάντησης συνεργασίας

Έχοντας μια επαναλαμβανόμενη και εύκολα αναπαραγόμενη δομή διευκολύνει τη σύνταξη, την ανάγνωση και την αναφορά στις σημειώσεις της συνάντησής σας. Παρακάτω είναι ένα απλό πρότυπο που μπορείτε να αντιγράψετε και να προσαρμόσετε στις ανάγκες της ομάδας σας.

Τίτλος συνάντησης

Ημερομηνία & Ώρα

Διοργανωτής συνάντησης:

Συμμετέχοντες στη σύσκεψη:

Ημερήσια διάταξη και συζήτηση

Θέμα:Προσθέστε ένα θέμα ημερήσιας διάταξης

Καθέκαστα:Γράψτε μια σύντομη περιγραφή

Περισσότερα ανάγνωση:AI ως συμπαίκτης: Δημιουργία συνεργατικών ροών εργασίας AI

Σημειώσεις:Αφήστε χώρο για σημεία συζήτησης

Συνεργασία και Δομή

Κοινόχρηστες σημειώσεις

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον χώρο κατά τη διάρκεια της συνάντησης για να καταγράψετε βασικές ιδέες, ενημερώσεις και αποφάσεις ως ομάδα.

Ανατεθειμένες Εργασίες

• Εργασία 1 – @Person – Ημερομηνία λήξης
• Εργασία 2 – @Person – Ημερομηνία λήξης

Πρόσθετα χαρακτηριστικά (Προαιρετικά)

• Σύνδεσμοι σε κοινόχρηστα έγγραφα ή παρουσιάσεις
• Σύνοψη των βασικών οδηγιών
• Εργασίες παρακολούθησης και προθεσμίες

Μπορείτε να επικολλήσετε αυτό το πρότυπο απευθείας στο Microsoft Teams, στο Notion ή οπουδήποτε βρίσκονται τα έγγραφα της ομάδας σας.

‍

Συμβουλές για μια παραγωγική συλλογική λήψη σημειώσεων

Οι ανοιχτές σημειώσεις συνεργασίας λειτουργούν καλύτερα όταν η ομάδα σας ξέρει τι να περιμένει και τι να κάνει. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε σημειώσεις τις οποίες οι άνθρωποι διαβάζουν, επεξεργάζονται και παρακολουθούν πραγματικά.

Ορισμένοι σημειωτές

Ενώ η συνεργασία σημαίνει ότι ο καθένας μπορεί να συνεισφέρει, βοηθά να υπάρχει ένα άτομο υπεύθυνο για την έναρξη των πραγμάτων. Αυτό το άτομο μπορεί να ξεκινήσει την ατζέντα, να μορφοποιήσει τη σελίδα και να αρχίσει να καταγράφει σημεία συζήτησης. Μπορείτε να περιστρέψετε τον ρόλο ή να τον εκχωρήσετε με βάση το θέμα της σύσκεψης.

Συμβουλή: Εάν είστε ο διοργανωτής της σύσκεψης, επιλέξτε αυτόν που κρατά σημειώσεις όταν στέλνετε την πρόσκληση σε σύσκεψη, ώστε να προετοιμαστεί έγκαιρα.

Συνεπής μορφή

Χρησιμοποιήστε την ίδια δομή για κάθε συνάντηση. Ξεκινήστε με την ημερομηνία και το θέμα, απαριθμήστε με σαφήνεια τα θέματα της ημερήσιας διάταξης και δημιουργήστε χώρο για σημειώσεις και εργασίες παρακολούθησης. Αυτό δίνει σε όλους μια οικεία διάταξη για εργασία και μειώνει τη σύγχυση, ειδικά σε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις καναλιού.

Κοινόχρηστη επεξεργασία

Ενθαρρύνετε όλους να συνεισφέρουν, όχι μόνο τον κρατούντα σημειώσεις. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, κάποιος μπορεί να διευκρινίσει ένα σημείο, να προσθέσει πλαίσιο ή να καταγράψει μια συνέχεια. Τα στοιχεία βρόχου της Microsoft το κάνουν αυτό εύκολο στο Teams, επιτρέποντας επεξεργάσιμα μπλοκ κειμένου που βρίσκονται μέσα στις σημειώσεις της σύσκεψης ή στη συνομιλία του Teams.

Θα έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα όταν η ομάδα σας δει τις σημειώσεις ως κοινή ευθύνη.

Εκκαθάριση στοιχείων ενεργειών

Αόριστες σημειώσεις όπως "Συζητημένο σχέδιο μάρκετινγκ" δεν βοηθούν πολύ αργότερα. Να είστε συγκεκριμένοι. Τι αποφασίστηκε; Ποιος είναι υπεύθυνος; Πότε οφείλεται;

Για παράδειγμα:

• Ολοκληρώστε το περίγραμμα της καμπάνιας του τρίτου τριμήνου – @Morgan – αναμένεται την Παρασκευή
• Μοιραστείτε το προσχέδιο με την ομάδα σχεδιασμού – @Chris – πριν από την επόμενη Τρίτη

Η παρακολούθηση των εργασιών παρακολούθησης απευθείας στις σημειώσεις και, στη συνέχεια, ο συγχρονισμός τους με το Microsoft Planner ή άλλο εργαλείο, διασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε τίποτα σημαντικό.

‍

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι οι Συνεργατικές Σημειώσεις;

Οι σημειώσεις συνεργασίας είναι κοινόχρηστα έγγραφα που συνδέονται με μια συνάντηση του Microsoft Teams. Όλοι μπορούν να τα επεξεργαστούν για να προσθέσουν μια ατζέντα, να κρατήσουν σημειώσεις και να αναθέσουν εργασίες.

Πώς δημιουργείτε μια σημείωση συνεργασίας;

Ανοίξτε το ημερολόγιο Ομάδες, κάντε κλικ στη σύσκεψη και βρείτε το εικονίδιο Σημειώσεις στο κάτω μέρος. Μπορείτε να αρχίσετε να επεξεργάζεστε την ατζέντα ή τις σημειώσεις πριν από την έναρξη της σύσκεψης.

Γιατί δεν μπορώ να έχω πρόσβαση σε σημειώσεις συναντήσεων συνεργασίας στο Teams;

Ενδέχεται να μην δείτε τη λειτουργία εάν η σύσκεψη δημιουργήθηκε από ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ή περιλαμβάνει συμμετέχοντες προσκεκλημένους. Δεν είναι επίσης διαθέσιμο για χρήστες του διακομιστή Exchange εγκατάστασης.

Ποια άλλα εργαλεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για συλλογικές σημειώσεις συναντήσεων;

Η τακτική είναι μια ισχυρή επιλογή. Σας δίνει μεταγραφές, περιλήψεις τεχνητής νοημοσύνης και σας επιτρέπει να στέλνετε σημειώσεις συσκέψεων σε εργαλεία όπως το Notion και το Google Drive. Λειτουργεί καλά με εικονικές συσκέψεις και συνομιλίες ομάδων.

‍

Αναδίπλωση

Οι σημειώσεις συναντήσεων συνεργασίας στο Microsoft Teams διευκολύνουν τη διατήρηση της εστίασης, την τεκμηρίωση αποφάσεων και την παρακολούθηση χωρίς να χάσετε ένα βήμα. Όταν συνδυάζεται με μια σαφή δομή και εργαλεία όπως το Tactiq, η ομάδα σας μπορεί να προχωρήσει από τις συναντήσεις στη δράση πιο γρήγορα, χωρίς να ξαναγράψει ό,τι έχει ήδη ειπωθεί.

Εάν δεν το έχετε δοκιμάσει ακόμα, προσθέστε μια ατζέντα στην επόμενη συνάντηση των ομάδων σας. Χρησιμοποιήστε το χώρο σημειώσεων για να καθοδηγήσετε τη συνομιλία και να δημιουργήσετε από εκεί. Όσο περισσότερο το χρησιμοποιεί η ομάδα σας, τόσο πιο φυσικό γίνεται να εργάζεστε από την ίδια σελίδα.