Kuinka tekoäly virtaviivaistaa projektin tuotoksia

Oletko projektipäällikkö, joka käsittelee useita suorituksia? Vai oletko osa tiimiä, joka tuottaa erilaisia ​​projektituloksia keskeisille sidosryhmille? Jos huomaat koskaan olevasi projektinhallintatehtävissä, tekoäly voi varmasti auttaa keventämään työtaakkaasi!

Tässä artikkelissa opit käyttämään tekoälytyökaluja tehostaaksesi projektisi tuloksia ja saavuttaaksesi onnistuneen projektin.

‍

Mitä ovat projektitoimitukset?

Hankkeen suoritteet viittaavat kokonaisprojektin tuloksiin. Konkreettiset suoritukset ovat projektitehtäviin luotuja fyysisiä tai digitaalisia tuotoksia, mukaan lukien:

• Käsikirjat tai raportit
• Uusi ohjelmisto
• Verkkosivuston prototyyppi

Aineettomat projektisuoritteet ovat ei-fyysisiä tuotoksia tai mitattuja käsitteitä tai tuloksia, kuten:

• Lisääntynyt bränditietoisuus
• Koulutusohjelmat
• Työntekijöiden perehdyttäminen uuteen sovellukseen tai alustaan

Projektin virstanpylvään ja suoritteen erottaminen on ratkaisevan tärkeää tehokkaan projektinhallinnan kannalta. Projektin virstanpylväät ovat merkittäviä saavutuksia, jotka johtavat projektin loppuun saattamiseen.

Samanaikaisesti sisäisten ja ulkoisten projektisuoritteiden välisen eron oppiminen auttaa tiimejä ymmärtämään tehtäviään paremmin. Sisäiset toimitukset vastaavat projektitiimin tarpeita. Toisaalta ulkoiset suoritteet ovat lopullisia projektin vaatimuksia, jotka jaetaan asiaankuuluvien sidosryhmien, asiakkaiden tai loppukäyttäjien kanssa.

Esimerkiksi verkkosivuston julkaisuprojektisuunnitelmassa sisäinen virstanpylväs on verkkosivuston käynnistäminen, kun taas sisäinen tulos on verkkosivuston suunnittelun hyväksyntä.

‍

Mitkä ovat viisi tärkeintä projektin tuottamaa?

Selkeät projektisuunnitelmat voivat tehdä eron projektin epäonnistumisen tai onnistumisen välillä. Alla on viisi tärkeää projektitulosta, joihin sinun on keskityttävä.

Aloituskokous

Aloituskokoukset asettavat koko hankkeen sävyn ja auttavat tunnistamaan tehokkaan projektiaikataulun ja keskeiset suoritukset. Aloituskokouksen aikana tiimit jakavat ideansa viimeistelläkseen projektin toteutuksen yksityiskohdat ja hallitakseen sidosryhmien odotuksia.

Aloituskokous on tärkeä projekti

Projektisuunnitelma

Projektisuunnitelma on etenemissuunnitelma, joka ohjaa tiimiäsi koko projektin ajan. Siinä esitetään toimiva projektin aikajana, tehtävät ja resurssit, jotka auttavat seuraamaan edistymistä koko projektin ajan.

Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelma on tärkeä projektin tulos, koska siinä kerrotaan, kuinka tiimin jäsenet jakavat tietoja, luokittelevat sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät ja luetellaan kaikki kanavat, joita käytetään kunkin projektin virstanpylvääseen. Yksi kanava, jota voit käyttää, onlöysä, pilvipohjainen viestintäalusta, jossa tiimisi voivat jakaa tehtäväpäivityksiä.

Kokousmuistiinpanot

Kokousmuistiinpanot tallentavat kaikkien keskustelujesi tärkeitä yksityiskohtia, esityslistoja ja toimintokohteita. Tekoälyn transkriptiotyökalujen, kuten Tactiq, avulla voit tehdä kokousmuistiinpanoja ja yhteenvetoja reaaliajassa, jolloin voit keskittyä enemmän kokousten aikana käytyjen keskustelujen kuuntelemiseen.

Tehokkuusraportit

Suoritusraportit tarjoavat tietoa tiimiesi edistymisestä ja auttavat arvioimaan projektin tietoihin perustuvia strategioita ja päätöksiä. Projektipäällikkönä voit pitää suoritusraportteja viiteasiakirjana projektin tulosten tehokkaassa seurannassa. Esimerkiksi verkkosivuston julkaisun tehokkuusraportti sisältää sivun näyttökertojen määrän kotisivulla.

‍

Kuinka hallita projektitoimituksia?

Työnjakorakenteen (WBS) käyttöönotto projektinhallinnassa määrittelee selkeästi projektien suoritukset ja asettaa käytännön projektikalentereita, joita tiimisi jäsenet voivat seurata. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit hallita toimituksia tehokkaammin:

Määrittele selkeät projektisuoritteet.

Selkeästi määritellyt projektisuoritteet antavat sinun tunnistaa tärkeät tavoitteet ja tehtävät ja osoittaa ne tiimin jäsenille. Esimerkiksi verkkosivujen kehitysprojektissa selkeä projektitulos voi olla täysin toimiva kotisivu, jossa on responsiivinen muotoilu, interaktiiviset elementit ja optimaalinen suorituskyky eri laitteilla.

Listaa SMART-tavoitteet.

Kun sinulla on selkeät suoritukset, voit helposti listata saavutettavissa olevat projektin tavoitteet. Käytä SMART-lähestymistapaa (Specific, Measurable, Achievable, Relevant ja Time-bound) varmistaaksesi, että palvelut ja tuotesuoritteet tuotetaan tehokkaasti ja ajallaan.

‍

Sen sijaan, että listaisit epämääräisen tavoitteen, kuten "Paranna asiakastyytyväisyyttä", voit sanoa: "Ota live-chat-ominaisuus käyttöön verkkosivustolla kahden kuukauden kuluessa vastataksesi asiakkaiden kysymyksiin reaaliajassa."

Jaa projekti virstanpylväiksi.

Jaa projektisi pienempiin, hallittaviin virstanpylväisiin tärkeillä suoritteilla yksinkertaistaaksesi edistymisen seurantaa, tunnistaaksesi ongelmat ja lisätäksesi tiimien motivaatiota. Ohjelmistokehityksessä projektin virstanpylväs voi olla käyttöliittymäsuunnittelun viimeistely tai ohjelmiston taustaominaisuuden kehittäminen.

Hanki asiaankuuluvien sidosryhmien palaute.

Ota sidosryhmät mukaan projektien tulosten määrittelyyn ja validointiin niiden mukauttamiseksi ja mukauttamiseksi tarpeen mukaan. Esimerkiksi markkinointikampanjaprojektissa voit pyytää kohdeyleisön edustajia tarkistamaan ja antamaan palautetta kampanjamateriaalista ennen niiden viimeistelyä ja käynnistämistä.

Käytä projektinhallintatyökaluja

Projektinhallintaohjelmiston käyttö tehostaa ajankäyttöä ja vastuullisuutta tiimin jäsenten keskuudessa sekä virtaviivaistaa projektien tulosten seurantaa. Eri alustat, kutenAsanataiClickUpantaa ryhmille mahdollisuuden luoda tehtävätauluja, määrittää rooleja ja vastuita, asettaa määräaikoja ja visualisoida projektin tuloksia.

Viestintäkanavat, kuten ClickUp, lisäävät projektinhallinnan tehokkuutta

‍

Tarkastellaan lähemmin esimerkkejä projektitoimituksista

Jos haluat visualisoida ja ymmärtää projektin tuotoksia paremmin, katsotaanpa Cindy's Cake Haven -kakkukaupan verkkosivuston käynnistämisen esimerkkiprojektisuunnitelman yhteenvetoa.

Esimerkki kakkukaupan verkkosivustosta

Hankkeen tavoitteena on luoda verkkosivusto, joka tehostaa kakkukaupan verkkonäkyvyyttä ja houkuttelee lisää asiakkaita. Verkkosivuston julkaisun jälkeen Cindy’s Cake Haven haluaa:

• kasvattaa myyntiä 20 % kuuden kuukauden aikana.
• luoda positiivista sosiaalisen median vuorovaikutusta.
• saavuttaa korkea SEO-sijoitus.
• käyttää sivustoa minimaalisilla vaikeuksilla.

Markkinointi- ja kehitystiimit ovat mukana tässä projektissa, jotka käyttävät projektinhallintatyökaluja kommunikoidakseen ja tehdäkseen yhteistyötä projektin loppuun asti. Tämän artikkelin seuraavassa osassa keskustelemme molempien tiimien erityisistä virstanpylväistä ja projektin suorituksista.

Markkinointitiimi: Esimerkkejä projektin toimituksista

Markkinointitiimillä on tärkeä rooli verkkosivustojen julkaisuprojektissa, koska se tekee markkinatutkimusta, luo kiinnostavaa sisältöä ja toteuttaa digitaalisen markkinoinnin strategioita.

Markkinointitiimi käsittelee projektitoimitukset verkkosivuston käynnistämistä varten

Alla on esimerkkejä projektin suorituksista markkinointitiimille, joka hoitaa Cindy's Cake Havenin verkkosivuston julkaisun.

Lisätietoja:ChatGPT-projekti vs. Claude-projekti: kumpi on parempi?

Projektin virstanpylväs 1: Web-sivuston julkaisua edeltävät valmistelut

• Verkkosivuston sisällön pääpiirteet.Yksi tämän virstanpylvään hankkeen suorituksista on verkkosivuston sisällön hahmotelma, mukaan lukien tärkeimmät verkkosivuston sivut ja brändiviestit.
• SEO strategialuonnos.Markkinointitiimi laatii alustavan suunnitelman hakukoneoptimoinnille (SEO), tunnistaen kohdeavainsanat, sisällönkuvauskentät ja muut sivun optimointielementit.
• Sisällön luomisaikataulu.Toinen projektitoimitus on sisällöntuotannon aikajana, jossa markkinointitiimi antaa artikkeli- ja visuaalisia sisältötehtäviä.

Projektin virstanpylväs 2: Verkkosivuston julkaisu

• Markkinoinnin vakuus.Yksi tämän hankkeen tärkeimmistä saavutuksista on verkkosivustolla julkaistava mainosmateriaali ja ilmoitukset, mukaan lukien lehdistötiedotteet, jotka herättävät jännitystä ja ohjaavat liikennettä uudelle verkkosivustolle.
• Seuranta- ja palauteraportti.Markkinointitiimi ottaa käyttöön reaaliaikaiset seurantatyökalut ja -kanavat käyttäjien palautteen keräämiseksi ja keräämiseksi raporttiin. Raportin tavoitteena on puuttua asiakkaiden ongelmiin nopeasti ja saada tietoa tulevia sivuston parannuksia varten.

Projektin virstanpylväs 3: Markkinointikampanjan aloitus

• Kampanjan strategia.Tämän virstanpylvään tärkeä tulos on kattava markkinointikampanjastrategia, joka sisältää online- ja offline-kanavat yleisön tavoittavuuden maksimoimiseksi.
• Sosiaalisen median aktivointi.Osana verkkosivuston julkaisun markkinointikampanjaa markkinointitiimi tekeehallita sosiaalisen median kampanjoitaja ota yhteyttä yleisöön luodaksesi kohua kakkukaupan ja sen tuotteiden ympärille.
• Sähköpostimarkkinoinnin jakelu.Toinen saavutus on sähköpostimarkkinointikampanjan käynnistäminen, jolla kerrotaan kakkukaupan nykyisille asiakkaille ja sähköpostin tilaajille sen uudesta verkkosivustosta. Tämän kampanjan onnistumisen varmistamiseksi kiinnitä erityistä huomiotasähköpostin toimitettavuuson välttämätöntä.
• Suorituskykymittareiden määritys.Tämä projektitulos määrittää keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI) jasulautetut analytiikkatyökalutmittaamaan markkinointikampanjan tehokkuutta. Keskeisiä mittareita voivat olla näyttökerrat, sosiaalisen median sitoutuminen, myynti ja kuukausittaiset tiedottuloja.

Hankkeen virstanpylväs 4: Käynnistyksen jälkeinen arviointiraportti

• Analyysianalyysi.Tämä projektin tulos auttaa markkinointitiimiä arvioimaan verkkosivuston tehokkuutta, käyttäjien sitoutumista ja tulosprosentteja.
• Palautteen kokoaminen.Markkinointitiimi kokoaa ja analysoi käyttäjien palautetta ja arvosteluja ymmärtääkseen yleisön reaktiot kaupan uuteen verkkosivustoon.
• Markkinoinnin ROI-arviointi.Tämän projektin suoritteen avulla tiimin jäsenet voivat arvioida markkinointikampanjan sijoitetun pääoman tuottoprosenttia (ROI) vertaamalla todellisia tuloksia KPI:ihin.
• Parannussuosituksia.Markkinointitiimi laatii suositusraportin, jossa hahmotellaan tulevat markkinointitoimenpiteet, verkkosivustojen parannukset ja yleiset brändistrategian muutokset.

Kehitystiimi: Esimerkkejä projektitoimituksista

Verkkosivustojen julkaisuprojektien kehitystiimit luovat sivuston päätoiminnallisuudet varmistaen sujuvan käyttökokemuksen ja asianmukaiset turvatoimenpiteet. Tässä on joitain projektitoimituksia Cindy's Cake Haven -verkkosivuston julkaisun kehitystiimille:

Projektin virstanpylväs 1: Verkkosivujen suunnittelu

• Konseptisuunnittelut.Suunnittelutiimi esittelee useita verkkosivustojen suunnittelukonsepteja, jotka sisältävät visuaalisia elementtejä brändiohjeiden ja kakkukaupan mieltymysten mukaisesti.
• Palautteen integrointi.Toinen hankkeen tulos on sidosryhmien palautteen kokoaminen, joka integroidaan verkkosivuston suunnitteluun.
• Sivuston lopullisen suunnittelun hyväksyminen.Tämän virstanpylvään tärkein projektitoimitus on lopullisen verkkosivuston suunnittelun hyväksyminen. Tämän suorituksen jälkeen tiimi valmistautuu sivuston varsinaiseen kehittämiseen.

Kehitystiimi käsittelee projektitoimitukset verkkosivuston käynnistämistä varten

Projektin virstanpylväs 2: Verkkosivustojen kehittäminen ja testaus

• Etupään kehitys.Tässä projektissa kehitystiimi toteuttaa hyväksytyt mallit toiminnallisiksi käyttöliittymäominaisuuksiksi varmistaen, että sivusto on reagoiva eri laitteilla.
• Taustakehitys.Kehitystiimi rakentaa sitten vahvoja taustajärjestelmiä tukemaan verkkosivuston toimivuutta, integroimalla käyttäjien todentamisen, tietokannan hallinnan ja sisällön toimitusominaisuudet.
• Jatkuva testaus.Toinen keskeinen tuotetoimitus on testien suorittaminen koko kehitysprosessin ajan. Tämä sisältää yksikkötestauksen, integraatiotestauksen,selaimen testausja käyttäjien hyväksyntätestaus ongelmien tunnistamiseksi ja ratkaisemiseksi ennen sivuston käynnistämistä.
• Virheiden seuranta ja ratkaisu.Kehitystiimi luo myös järjestelmän virheiden jäljittämiseksi ja ratkaisemiseksi, jotta sivustosta saadaan hiottu ja virheetön.

Projektin virstanpylväs 3: Verkkosivuston julkaisu

• Verkkosivuston käyttöönotto.Verkkosivuston kehittämisen ja testauksen jälkeen on aika julkaista se. Yksi tämän projektisuoritteen kehitystiimin tehtävistä on minimoida työmaalla aiheutuvat seisokit ja häiriöt.
• Suorituskyvyn optimointi.Kehitystiimin jäsenet hienosäätävät sivuston suorituskykyä optimoimalla latausajat, palvelimen vastaukset ja yleisen käyttökokemuksen.
• Ota turvatoimenpiteet käyttöön.Toinen tärkeä saavutus on turvatoimenpiteiden toteuttaminen sivustolle, mukaan lukien SSL-sertifiointi ja tietojen salaus, käyttäjien tietojen suojaamiseksi ja mahdollisilta uhilta.
• Käynnistä validointi.Tiimi suorittaa lopullisen vahvistusprosessin varmistaakseen, että kaikki ominaisuudet toimivat reaaliajassa tarkoitetulla tavalla.

Projektin virstanpylväs 4: julkaisun jälkeinen tuki

• Valvonta ja ylläpito.Kehitystiimi ottaa käyttöön seurantatyökalut ja luoverkkoanalytiikkaraporttiseurata sivuston tehokkuutta ja ratkaista kaikki julkaisun jälkeen mahdollisesti ilmenevät ongelmat.
• Käyttäjätukijärjestelmä.Toinen projektin tulos on käyttäjätukijärjestelmän kehittäminen, joka sisältää usein kysytyt kysymykset, chat-tuen ja lippujen myynnin, auttamaan käyttäjiä tiedusteluissa ja ongelmissa.
• Ohjelmistopäivitykset ja korjaukset.Kehitystiimin jäsenet päivittävät säännöllisesti verkkosivuston ohjelmistoa ja asentavat korjaustiedostoja haavoittuvuuksien korjaamiseksi ja yleisen suorituskyvyn parantamiseksi.
• Dokumentaatio.Yksi projektin viimeisistä suorituksista on dokumentaatio verkkosivuston rakenteesta, koodikannasta ja ylläpitomenettelyistä tulevia päivityksiä ja vianetsintää varten.

Verkkosivuston julkaisuprojektin hallinta voi tuntua ylivoimaiselta erilaisten projektitoimitusten kanssa. Mutta nyt tekoälykäyttöisten työkalujen ansiosta projektitulosten järjestäminen on helppoa ja hauskaa muutamalla napsautuksella.

‍

Tekoälyn hyödyntäminen Jira-lippujen ja yhteenvetojen kirjoittamiseen kokouksen jälkeen

Tekoälyn tehon hyödyntäminen projektisuorituksissa parantaa tiimin tehokkuutta ja viestintää, vähentää manuaalista työmäärää ja pitää kaikki ajan tasalla projektin edistymisestä ja prioriteeteista.

Suoritteiden hallinnassa tekoälytyökalut voivat hoitaa raskaan työn puolestasi, varsinkin kun luot Jira-lippuja ja teet yhteenvedon kokouksen jälkeisistä keskusteluista. Näin tekoäly voi virtaviivaistaa näitä tehtäviä:

• Automatisoi Jiran lippujen luomisen.AI analysoi koodin tallennusta ja havaitsee automaattisesti mahdolliset viat tai ongelmat. Tämä virtaviivaistaa luomistaJiran liput, säästät enemmän aikaa ja varmistat, että ongelmat ratkaistaan ​​nopeasti.
• Luokittelee Jira-liput.Tekoälytyökalut luokittelevat Jira-liput älykkäästi. Ymmärtämällä keskustelun kontekstin ja sisällön tekoäly määrittää lipuille sopivat luokat ja tunnisteet, mikä edistää ryhmien tehokasta priorisointia.
• Automatisoi haastattelujen ja kokousten transkriptiot.Tekoälyllä toimivat työkalut, kuten Tactiq, litteroivat välittömästi haastattelut tai projektisuunnitelman kokoustallenteet. Transkriptio voi tuottaa tarkkoja kokousyhteenvetoja, muistiinpanoja ja toimintokohteita.
• Jakaa tehtäviä tehokkaasti.Tehtävien jakaminen suurissa projekteissa voi olla työlästä, mutta tekoäly virtaviivaistaa prosessia. Tekoälytyökalut voivat määrittää tehtäviä analysoimalla projektin vaatimuksia, tiimin jäsenten taitoja ja historiallisia suorituskykytietoja, mikä varmistaa strategisen jakelun ja lisää tuottavuutta.

‍

Tekoälyn rooli projektien tulosten strukturoinnissa

Tactiq on uusi paras ystäväsi, kun suunnittelet kokousmuistiinpanoja useille projekteille. Se voi auttaa sinua suunnittelemaan projektin tuloksia, tunnistamaan tärkeitä projektinhallintatoimia ja määrittelemään tiimin suorituksia. Voit ladata Tactiqin ilmaiseksi osoitteestaChrome Web Storeja se tulee heti näkyviin, kun aloitat kokouksen!

Kuinka ladata Tactiq Chrome Web Storesta

Alla on joitain Tactiqin tärkeimmistä ominaisuuksista, jotka voivat auttaa tehostamaan projektisi tuloksia.

Kokouksen pöytäkirjat ja kohokohdat

Tactiq luo tarkat kokouspöytäkirjat, jotka tarjoavat tallenteen projektikokouksissa käydyistä keskusteluista ja päätöksistä. Tämä on erityisen tärkeää monimutkaisissa projektitoimituksissa, jotta jokainen yksityiskohta taltioituu tarkasti.

Tactiq luo välittömästi kokoustekstit

Kokouksen yhteenvedot ja muistiinpanot

Tactiq lisää tuottavuutta luomalla automaattisesti tiiviitä kokoustiivistelmiä ja muistiinpanoja. Projektiryhmät voivat helposti käyttää hyvin järjestettyjä yhteenvetoja, jotka pitävät asiaankuuluvat sidosryhmät ajan tasalla ja keskittyvät projektin tärkeisiin yksityiskohtiin ilman pitkiä kokoustallenteita.

Tactiq tekee muistiinpanoja reaaliajassa

AI-kokoussarjat

Yksi Tactiqin hienoista ominaisuuksista on AI Meeting Kits, jotka käyttävät kokouksen yksityiskohtia luodakseen automatisoituja kokousmuistiinpanoja projektisi tuloksista, mukaan lukien toimintokohteet ja projektin aikajanat.

Käytä Tactiqin AI Meeting Kit -paketteja projektien tulosten seuraamiseen

Esitä kysymys

Tactiqin Kysy kysymys -ominaisuuden avulla tiimit ja projektipäälliköt voivat poimia tärkeitä tietoja keskusteluista. Tästä on hyötyä, kun haluat listata kokouksissa käsitellyt projektin suoritteet. Alla olevassa esimerkissä projektipäällikkö pyysi projektin suoritteita, jotka on suoritettava joulukuussa.

Projektipäälliköt voivat käyttää Tactiqin Kysy kysymys -ominaisuutta

{{rt_cta_ai-convenience}}

Projektin menestyminen Tactiqin avulla

Yhteenvetona voidaan todeta, että projektinhallinnan hallitseminen edellyttää projektien tulosten tarkkaa ymmärtämistä ja tehokasta käsittelyä. Tekoälytyökalujen, kuten Tactiqin, käyttö vie sinut eteenpäin, sillä se virtaviivaistaa tulostesi muistiinpanojen varmistamista tulevissa projekteissa.