Kuinka käyttää tekoälyä puhelumuistiinpanomallien luomiseen

Katkaiset puhelun, ja viisi minuuttia myöhemmin olet jo unohtanut, mitä sanottiin. Kuulostaako tutulta? Selkeät muistiinpanot voivat säästää hämmennykseltä nopeaa asiakaspäivitystä tai tiimin synkronointia varten. Mutta aloitetaanko joka kerta tyhjästä? Se on uuvuttavaa.

Sen sijaan, että luottaisit muistiin tai sotkuisiin kirjoituksiin, voit määrittää soittomuistiinpanomalleja tekoälytyökalujen avulla. Näiden mallien avulla on helpompi tallentaa jokaisen keskustelun tärkeät yksityiskohdat ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa asioita muistiin kesken puhelun.

Tässä oppaassa opit käyttämään tekoälyä luomaan soittomuistiinpanomalleja, jotka auttavat sinua pysymään järjestyksessä, tekemään muistiinpanoja nopeasti etkä koskaan jää paitsi jatkotoimista.

‍

Miksi käyttää Call Notes -malleja?

Call Notes -malli

Puhelumuistiinpanomallit antavat sinulle toistettavan tavan seurata tärkeitä asioita. Formaattia ei tarvitse rakentaa tyhjästä joka kerta. Tästä syystä niitä kannattaa käyttää:

Pidä muistiinpanot johdonmukaisina puheluissa.

Hyvä muistiinpanomalli antaa sinulle selkeän rakenteen, jota voit seurata. Tallennat joka kerta samantyyppisiä tietoja, kuten päivämäärän, soittajan nimen, tärkeimmät tiedot ja seurantatehtävät. Tämä helpottaa keskustelujen vertailua, edistymisen seurantaa ja varmistaa, että kukaan ei menetä tärkeitä kohtia.

Säästä aikaa aloittamalla käyttövalmiilla muodoilla.

Kun sinulla on jo asettelu valmiina, voit hypätä muistiinpanojen tekemiseen sen sijaan, että tuhlaa aikaa päättääksesi, mitä kirjoittaa. Mallit vähentävät edestakaisin liikkumista ja auttavat sinua keskittymään keskusteluun muotoilun sijaan.

Luo luotettava tietue myöhempää käyttöä varten.

Oletko koskaan yrittänyt muistaa, mitä asiakas sanoi kolme viikkoa sitten? Mallit helpottavat kirjaamista ja aiempien keskustelujen uudelleenkäymistä. Johdonmukainen kirjaaminen auttaa sinua pysymään ajan tasalla seurannasta ja välttämään toistuvia kysymyksiä, olitpa sitten valmistautumassa seuraavaan tapaamiseen tai selventämässä jotain edellisestä.

‍

Puhelumuistiinpanot vs. kokousten yhteenvedot

Puhelumuistiinpanot ja kokousten yhteenvedot saattavat kuulostaa samalta, mutta niillä on eri tarkoitus.

Soita muistiinpanojakirjoitetaan puhelun aikana tai heti sen jälkeen. Ne ovat nopeita, epävirallisia ja keskittyvät tallentamaan tämän hetken tärkeimmät yksityiskohdat: kenen kanssa puhuit, mistä keskusteltiin ja mitä toimia on seurattava. Ajattele niitä henkilökohtaisena keskustelun tallenteenasi.

Kokouksen yhteenvedottoisaalta ovat jäsennellympiä ja jaetaan usein kaikkien osallistujien kanssa. Niitä käytetään tiimikokousten, asiakaskokousten tai jopa hallituksen kokousten jälkeen korostamaan päätöksiä, keskustelunaiheita ja seuraavia vaiheita. Tehokas kokousmuistiinpanomalli auttaa järjestämään nämä tiedot selkeästi.

Lyhyesti sanottuna puhelumuistiinpanot ovat nopeaa ohjetta, kun taas kokousten yhteenvedot auttavat pitämään kaikki linjassa.

‍

Tehokkaan puhelumuistiinpanomallin tärkeimmät elementit

Kiinteä muistiinpanomalli helpottaa keskittymistä puheluiden aikana ja tietojen etsimistä myöhemmin. Sisällytettävät tiedot:

Päivämäärä ja aika
- Seuraa puhelun ajankohtaa helpon viittauksen ja kronologisen järjestyksen helpottamiseksi.
Soittajan tiedot
- Liitä mukaan sen henkilön nimi, yritys ja yhteystiedot, jonka kanssa puhuit.
Kutsun tarkoitus
- Kirjoita lyhyt lause puhelun tavoitteesta, kuten projektipäivityksestä tai asiakkaan seurannasta.
Yhteenveto keskustelusta
- Tee yhteenveto keskustelun tärkeimmistä kohdista. Pidä se ytimekkäänä mutta riittävän selkeänä, jotta voit tarkistaa sen myöhemmin.
Toimintakohteet
- Luettele puhelun aikana määritetyt tehtävät tai jatkotoimet. Lisää määräajat tai nimet, jos mahdollista.
Lisähuomautuksia
- Tallenna mitä tahansa ylimääräistä: kysymyksiä, havaintoja tai ideoita, jotka otetaan esille seuraavassa kokouksessa.

‍

Suosituimmat käytettävät puhelumuistiinpanomallit

Erilaiset puhelut vaativat erilaisia yksityiskohtia. Tässä on muutamia pohdittavia malliesimerkkejä:

Peruspuhelulokimalli: Ihanteellinen suoraviivaiseen puheluseurantaan tärkeiden kenttien kanssa

Tämä malli sopii parhaiten puheluihin, joissa et tarvitse liikaa yksityiskohtia. vain tärkeimmät tosiasiat, jotta voit katsoa taaksepäin ja muistaa mitä tapahtui.

Malli:

Päivämäärä ja aika:
- [Lisää puhelun päivämäärä ja kellonaika]
Soittajan nimi:
- [Lisää nimi]
Yritys / Yhteystiedot:
- [Lisää yritys ja yhteystiedot]
Kutsun tarkoitus:
- Tarkista toimitusaikataulut ja vahvista tuotteen tiedot
Yhteenveto keskustelusta:
- Toimitus viivästyy toimittajaongelman vuoksi
- Uusi arvioitu toimitus: 10.5
- Tekniset tiedot on vahvistettu viimeisimpään tuoteversioon
Toimintokohteet:
- Lähetä päivitetty toimitusvahvistus asiakkaalle (päivämäärä 3. toukokuuta)
- Lähetä sähköpostilla tuotetiedot hyväksyttäväksi (määräpäivä 2. toukokuuta)
Lisähuomautuksia:
- Asiakas pyysi ennakkoilmoitusta tulevista viivästyksistä.

Yksityiskohtainen Call Notes -malli: syvällistä dokumentaatiota varten, mukaan lukien laajat keskustelukohdat ja toimintokohteet

Jos puhelusi kestävät pidempään tai käsittelevät monimutkaisempia aiheita, tämä malli antaa sinulle enemmän tilaa tallentaa kaikki selkeästi. Se sopii erinomaisesti projektikeskusteluihin, tiimikokouksiin tai suunnitteluistuntoihin, joissa haluat täydellisen tallenteen.

Lue myös:5 Google Docs -kokousohjelmamallia

Malli:

Päivämäärä ja aika:
- [Lisää puhelun päivämäärä ja kellonaika]
Soittajan nimi:
- [Lisää sen henkilön nimi, jonka kanssa puhuit]
Yritys / Yhteystiedot:
- [Lisää yrityksen nimi ja yhteystiedot]
Puhelun tarkoitus:
- Keskustele tulevan tuotteen julkaisun aikajanasta ja tunnista estäjät
Kokouksen asialista tai keskustelunaiheet:
- Käynnistysaikataulu
- QA handoff
- Markkinoinnin valmistelu
- Budjetin mukautukset
Keskeiset keskustelukohdat:
- Laadunvarmistustiimi tarvitsee ylimääräisen viikon suorittaakseen testauksen
- Markkinointiresurssit ovat 80 % valmiita ja odottavat hyväksyntää
- Budjetti vaatii pieniä uudelleenkohdistuksia suunnittelusta kehitysresursseihin
Tehdyt päätökset:
- Uusi julkaisupäivä on asetettu 20. toukokuuta
- QA toimittaa lopullisen koontiversion 15. toukokuuta mennessä
- Markkinointi sosiaalisten mainosten ja aloitussivupäivitysten priorisoimiseksi
Toimenpidekohteet (omistajien ja eräpäivien kanssa):
- QA:n lopullinen testaus: Priya (15. toukokuuta)
- Markkinoinnin loppuomaisuus: Lila (eräpäivä 12. toukokuuta)
- Budjetin päivitysehdotus: Jordania (määräpäivä 8. toukokuuta)
Jatkohuomautukset tai -kysymykset:
- Vahvista rahoituksen hyväksyntä päivitetylle budjetille
- Varaa seuraava sisäänkirjautuminen 14. toukokuuta
Lisähavaintoja:
- Asiakas vaikutti epävarmalta markkinoinnin aikajanasta. Saatat joutua seuraamaan selvennystä.

Myynnin puhelulokimalli: Räätälöity myyntitiimeille asiakkaiden vuorovaikutuksen ja myynnin edistymisen seuraamiseksi

Tämä myyntipuhelumalli auttaa myyntiedustajia seuraamaan keskusteluja, kaupan vaiheita ja seuraavia vaiheita. Se on hyödyllinen kontekstin ylläpitämisessä ja vahvempien suhteiden rakentamisessa ajan myötä.

Malli:

Päivämäärä ja aika:
- [Lisää puhelun päivämäärä ja kellonaika]
Prospektin nimi:
- [Lisää koko nimi]
Yritys:
- [Lisää yrityksen nimi]
Yhteystiedot:
- [Lisää sähköpostiosoite tai puhelinnumero]
Puhelun tavoite:
- Esittele alustaa ja keskustele hinnoitteluvaihtoehdoista
Keskustelut kipupisteet:
- Nykyinen CRM ei tue monikielisiä ominaisuuksia
- Ryhmä kamppailee manuaalisen tietojen syöttämisen kanssa
- Etsitkö parempaa integraatiota olemassa olevien työkalujen kanssa
Tuotteen ominaisuudet korostettuna:
- Automaattinen synkronointi Salesforcen kanssa
- Mukautetut kojelautat
- Monikielinen tuki
Mahdolliset kysymykset tai huolenaiheet:
- Kysyttiin pääsyajasta
- Halusin selvennyksen kuukausihinnoittelutasoihin
- Huolestuneena tietojen siirrosta
Seuraavat vaiheet / seuranta:
- Lähetä mukautettu hinnoittelupaketti (eräpäivä 8. toukokuuta)
- Varaa tekninen esittely myyntiinsinöörin kanssa (10. toukokuuta)
- Vahvista päätöksen aikajana (oletettu 20. toukokuuta)
Myyntivaihe:
- Löytö → Hyväksytty → Demo
Huomautuksia:
- Prospect vaikutti hyvin sitoutuneelta. Hyvä mahdollisuus seurantaan 2-3 päivän kuluttua.

Asiakaspalvelun puhelulokimalli: Suunniteltu tukiryhmille dokumentoimaan asiakkaiden tiedusteluja ja ratkaisuja

Tämä malli sopii erinomaisesti tukikeskustelujen seuraamiseen. Se auttaa tiimiäsi kirjaamaan lokiin ongelmia, ratkaisuja ja seurantatoimia, jotta mikään ei katoa puheluiden välillä.

Malli:

Päivämäärä ja aika:
- [Lisää puhelun päivämäärä ja kellonaika]
Asiakkaan nimi:
- [Lisää koko nimi]
Tili- tai lippunumero:
- [Lisää tarvittaessa]
Ilmoitettu ongelma:
- Kojelautaa ei voi käyttää viimeisimmän päivityksen jälkeen
Puhelun aikana suoritetut vaiheet:
- Käveltiin asiakasta selaimen välimuistin tyhjentämisessä
- Tilin käyttöoikeudet tarkistettu
- Eskaloitunut tekniselle tiimille syvempää tutkintaa varten
Ratkaisun tila:
- Meneillään – odottaa teknistä tarkistusta
Tarvittava seuranta:
- Kyllä – tuki sähköpostin tilapäivitykseen 24 tunnin sisällä
Määrätty tukiagentti:
- Rachel M.
Lisähuomautuksia:
- Asiakas mainitsi tämän ongelman myös viime kuussa. Saattaa vaatia pitkäaikaista korjausta.

Project Management Call Notes Template: Tasaa puhelukeskustelut projektitehtäviin ja virstanpylväisiin

Tämä projektinhallinnan puhelumuistiinpanomalli yhdistää puhelumuistiinpanot suoraan projektin työnkulkuun. Se on tarkoitettu seuraamaan tehtävien edistymistä, määräaikoja ja sitä, kuka on vastuussa mistäkin.

Malli:

Päivämäärä ja aika:
- [Lisää puhelun päivämäärä ja kellonaika]
Osallistujat:
- [Lisää tiimin jäsenten tai sidosryhmien nimet]
Projektin nimi:
- Verkkosivuston uudelleensuunnittelu Q2
Puhelun tarkoitus:
- Viikoittainen sisäänkirjautuminen tarkistaaksesi sprintin edistymisen ja säätääksesi prioriteetteja
Esityslistan kohdat:
- Kotisivun rautalankapalaute
- Taustaintegroinnin aikajana
- Sisällön siirtosuunnitelma
Yhteenveto keskustelusta:
- Kotisivun versiot valmis; valmis tarkastettavaksi
- Kehittäjätiimi ilmoitti viiveistä API-käytössä
- Sisältötiimi tarvitsee lopullisen blogilistan perjantaihin mennessä
Toimintokohteet:
- Lähetä rautalanka lopullista hyväksyntää varten – Jamie (eräpäivä 30. huhtikuuta)
- Ratkaise API-ongelma toimittajan kanssa – Chris (eräpäivä 2. toukokuuta)
- Viimeistele blogilista – Priya (päivämäärä 1. toukokuuta)
Seuraava kokous:
- Toukokuun 6. päivä klo 14.00
Lisähuomautuksia:
- Harkitse sprintin pidentämistä kahdella päivällä, jos API-käyttöä ei ole ratkaistu perjantaihin mennessä.

‍

Kuinka kirjoittaa puhelumuistiinpanoja manuaalisesti

Et aina tarvitse hienoja asetuksia tehdäksesi hyviä muistiinpanoja. Puhelumuistiinpanojen kirjoittaminen käsin tai niiden kirjoittaminen asiakirjaan voi silti olla hyvä vaihtoehto erityisesti nopeissa tai epävirallisissa kokouksissa.

Tässä on muutamia vinkkejä manuaalisen muistiinpanon tekemisen helpottamiseksi:

Valmistele muistiinpanomalli etukäteen
- Aloita yksinkertaisella rakenteella, jotta et joudu järjestämään ajatuksiasi puhelun aikana. Jopa perusääriviivat, joissa on kentät, kuten "Tarkoitus", "Avainkohdat" ja "Toimintokohteet", voivat auttaa.
Käytä lyhenteitä tai luettelomerkkejä
- Et tarvitse kokonaisia lauseita. Kirjoita muistiin vain se, mikä on olennaista: tärkeät yksityiskohdat, määräajat tai kaikki, mitä sinun on seurattava.
Korosta seurantatehtävät
- Tee toimintakohteista erottuva alleviivaamalla ne tai käyttämällä tähtiä. Näin voit helposti etsiä seuraavat vaiheet myöhemmin.
Tarkista ja täytä aukot heti puhelun jälkeen
- Käytä kaksi minuuttia muistiinpanojen puhdistamiseen, kun keskustelu on vielä tuoretta. Lisää konteksti tarvittaessa ja varmista, että kaikki on luettavissa myöhempää käyttöä varten.

Voit pitää asiat yksinkertaisina Google Docsissa tai Notionissa tai käyttää tulostettua mallia, jos se on tyylisi. Mutta jos olet valmis säästämään aikaa ja ohittamaan manuaalisen työn, on olemassa helpompi tapa – tekoälytyökalut, kuten Tactiq, voivat luoda puhelumuistiinpanoja puolestasi.

‍

Kuinka käyttää Tactiqia muistiinpanomallien luomiseen

Tactiq auttaa sinua tallentamaan koko keskustelusi Zoomissa, Google Meetissä tai MS Teamsissa ja muuntaa sen selkeiksi, käytännöllisiksi puhelumuistiinpanoiksi ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa kaikkea muistiin. Vastaatpa sitten asiakaspuheluun, nopeaan sisäänkirjautumiseen tai projektipäivitykseen, saat tarkat muistiinpanot, joita voit käyttää uudelleen tai jakaa heti kokouksen päätyttyä.

Näin voit luoda puhelumuistiinpanoja Tactiqilla:

Lataa Tactiq Chrome -laajennus

Lisää laajennus Chrome Web Storesta. Kun se on lisätty, sinun on kirjauduttava sisään ja yhdistettävä haluamasi kokousalusta Integraatiot-kohdassa.

‍Aloita puhelu tai liity siihen

Tactiq litteroi kokouksesi reaaliajassa heti puhelun alkaessa. Näet transkription suoraan näytölläsi kaiuttimen tunnisteilla ja aikaleimoilla.

‍Luo puhelumuistiinpanot yhdellä napsautuksella

Avaa kokouksen jälkeen pöytäkirja ja valitse "Yksityiskohtainen yhteenveto". Tactiq luo automaattisesti jäsennellyn yhteenvedon kaikista tärkeimmistä kohdista, mukaan lukien:

Puhelun tarkoitus
Yhteenveto siitä, mistä keskusteltiin
Toimintokohteet määritetyillä omistajilla
Seurantavaiheet

‍Mukauta muotoasi tekoälykehotteiden avulla

Haluatko, että muistiinpanosi noudattavat tiettyä asettelua? Kokeile seuraavaa kehotetta:

"Luo puhelumuistiinpanoja soittajan nimen, puhelun tarkoituksen, yhteenvedon, toimintokohteiden ja seuraavien vaiheiden osioilla."

Voit muokata ja käyttää tätä tulosta haluamallasi tavalla.

‍Tallenna kehotteet ja luo uudelleenkäytettäviä malleja

Jos soitat usein samankaltaisia puheluita – myyntiä, tukea, sisäisiä sisäänkirjautumisia – voit tallentaa suosikkikehotteesi Tactiqiin. Napsauta vain "Tallenna". Rakenna henkilökohtainen kirjasto luodaksesi johdonmukaisia muistiinpanoja joka kerta.

Tactiqin avulla sinun ei tarvitse tehdä muistiinpanoja manuaalisesti tai luottaa muistiin. Keskity vain keskusteluun ja anna tekoäly huolehtia tärkeiden yksityiskohtien järjestämisestä.

FAQ

Kuinka kirjoitat soittoilmoituksen?

Aloita perusasioista: päivämäärä, kellonaika, soittajan nimi ja puhelun tarkoitus. Kirjoita sitten lyhyt yhteenveto tärkeimmistä kohdista, jonka jälkeen toimintokohteet ja mahdolliset jatkotehtävät. Hyvä soittomuistiinpanomalli voi helpottaa tätä.

Kuinka tehdä muistiinpanoja puhelusta?

Käytä jäsenneltyä muistiinpanomallia tai työkalua, kuten Tactiq. Voit korostaa tärkeitä kohtia puhelun aikana ja tehdä niistä yhteenvedon heti sen jälkeen. Jos kyseessä on tiimikokous, keskity toimiin ja seuraaviin vaiheisiin.

Mikä on paras muoto kokousmuistiinpanoille?

Paras kokousmuistiinpanomuoto sisältää selkeän otsikon (kokouksen päivämäärä, osallistujat ja esityslista), jota seuraa yhteenveto keskustelukohdista, tehdyistä päätöksistä ja toimenpiteistä. Tämä rakenne toimii sekä epävirallisissa kokouksissa että virallisissa kokouspöytäkirjoissa.

Voitko käyttää tekoälyä puhelumuistiinpanojen kirjoittamiseen?

Kyllä! Työkaluja, kuten Tactiq ja ChatGPT kokousmuistiinpanoja varten, voivat muuttaa transkriptiot automaattisesti yhteenvedoksi. Voit jopa käyttää ChatGPT:tä kokouksiin lataamalla transkription ja pyytämällä sitä luomaan muistiinpanoja, toimintokohteita tai seurantasähköpostin.

‍

Päätös

Upeat soittomuistiinpanot auttavat sinua muistamaan sanotun ja helpottavat tiimisi toimintaa. Käytä niitä dokumentoimaan puheluita, valmistautumaan hallituksen kokouksiin tai seuraamaan projektipäivityksiä selkeästi ja johdonmukaisesti.

Tactiqin kaltaisilla työkaluilla voit tehdä kokousmuistiinpanoja automaattisesti, muuttaa transkriptiot yhteenvedoksi ja rakentaa mukautettuja malleja, jotka vastaavat työnkulkuasi. Se toimii myös jo käyttämiesi työkalujen kanssa, kuten Notion tai Google Docs, joten voit säilyttää kaiken yhdessä paikassa.

Sen sijaan, että aloittaisit tyhjästä, anna Tactiqin auttaa sinua luomaan muistiinpanoja, jotka tallentavat tärkeitä yksityiskohtia, korostavat keskeisiä kohtia ja ohjaavat seuraavaa tapaamistasi luotettavasti.Lataa ilmainen Tactiq Chrome -laajennus jo tänään!