Asiakirjan ominaisuuksien pikaosien käyttäminen Microsoft Wordissa

Toistuvien tietojen päivittäminen pitkässä Microsoft Word -asiakirjassa voi olla työlästä, varsinkin kun samat tiedot, kuten asiakkaan nimi tai projektin nimi, näkyvät useissa paikoissa. Asiakirjan ominaisuuden pikaosat Wordissa ratkaisevat tämän linkittämällä kenttiä niin, että yhden ilmentymän muokkaaminen päivittää kaikki muut välittömästi, mikä vähentää manuaalisia muokkauksia ja epäjohdonmukaisuuksien riskiä.

Sisäänrakennettujen asiakirjojen ominaisuuksien pikaosien käyttäminen

Vaihe 1:Avaa Word-dokumentti ja siirry kohtaanInsert-välilehti. VuonnaTextryhmä, valitseQuick Parts, vie hiiri sen päälleDocument Property. Näet avattavan luettelon sisäänrakennetuista ominaisuuksista, kuten otsikko, tekijä, yritys ja muut.

Vaihe 2:Napsauta omaisuutta, jota haluat käyttää (esim.Title). Tämä lisää sisällönhallintakentän kohdistimen kohtaan. Syötä haluamasi arvo kenttään. Kaikki muut saman ominaisuuden esiintymät asiakirjassasi heijastavat automaattisesti tämän arvon päivitykset.

Vaihe 3:Jos haluat käyttää samaa ominaisuutta muualla, toista vaihe 1 ja valitse sama ominaisuus. Tämä linkittää kentät, joten yhteen tehdyt muutokset näkyvät kaikissa linkitetyissä kentissä koko asiakirjassa.

Sisäänrakennetut ominaisuudet ovat erityisen tehokkaita toistuvan sisällön automatisoinnissa malleissa tai standardoiduissa asiakirjoissa, kuten sopimuksissa tai kirjeissä, joissa tietojen, kuten asiakkaiden nimet, päivämäärät tai viitenumerot, on näytettävä johdonmukaisesti.

Sisäänrakennettujen asiakirjojen ominaisuuksien uudelleenkäyttö ja hallinta

Vaihe 1:Jos olemassa olevat sisäänrakennetut ominaisuudet eivät vastaa tarpeitasi tarkasti, voit käyttää niitä uudelleen nimeämällä ne uudelleen asiakirjassasi tai mallissasi. Lisää ominaisuus yllä kuvatulla tavalla, napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella sisällönhallintaa ja käytäProperties-vaihtoehto Kehittäjä-välilehdellä muuttaaksesi sen otsikkoa tai tunnistetta selvyyden vuoksi. Tämä ei muuta alla olevan ominaisuuden nimeä avattavassa valikossa, mutta auttaa tunnistamaan sen tarkoituksen asiakirjassasi.

Vaihe 2:Kopioi ja liitä mallien sisällönhallintakentät muihin paikkoihin tarpeen mukaan. Kaikki esiintymät pysyvät linkitetyinä samaan omaisuuteen, joten yhden päivittäminen päivittää kaikki.

Uudelleenkäyttö on käytännöllinen ratkaisu, kun tarvitset enemmän kenttiä kuin oletusarvoinen sisäänrakennettu luettelo tarjoaa, mutta muista, että taustalla olevat ominaisuuksien nimet pysyvät muuttumattomina Pikaosat-valikossa.

Mukautetun asiakirjan ominaisuuksien luominen

Wordin avulla voit myös luoda mukautettuja asiakirjan ominaisuuksia, jotka voidaan lisätä kenttinä. Nämä eivät kuitenkaan toimi täsmälleen kuten sisäänrakennetut dokumenttiominaisuuden pikaosat: yhden kentän muokkaukset eivät päivitä automaattisesti kaikkia muita esiintymiä. Sen sijaan sinun on päivitettävä ominaisuuden arvo asiakirjan ominaisuusikkunassa ja päivitettävä sitten kentät muutosten levittämiseksi.

Vaihe 1:Siirry kohtaanFilevalikosta ja valitseInfo.

Vaihe 2:NapsautaProperties>Advanced Properties. Vaihda valintaikkunassa kohtaanCustom-välilehti.

Vaihe 3:Anna uudelle ominaisuudelle nimi, valitse tyyppi (kuten teksti) ja määritä arvo. NapsautaAddja sittenOKsäästämään.

Vaihe 4:Voit lisätä mukautetun ominaisuuden asiakirjaan siirtymällä osoitteeseenInsert>Quick Parts>Field.

Vaihe 5:Valitse Kenttä-valintaikkunassaDocPropertyluettelosta, valitse sitten mukautettu ominaisuus ja napsautaOK.

Vaihe 6:Jos haluat päivittää kaikki kentät ominaisuuden arvon muuttamisen jälkeen, valitse koko asiakirjaCtrl + Aja painaF9. Tämä päivittää kaikki kentät näyttämään nykyiset ominaisuusarvot.

Vaikka tämä menetelmä mahdollistaa enemmän joustavuutta nimeämisessä, se ei tarjoa välitöntä, asiakirjan sisäistä muokkausta ja automaattista päivitystä, jotka löytyvät sisäänrakennetuista Asiakirjan ominaisuuksien pikaosista.

Kartoitettujen sisältöjen ohjaimien käyttäminen edistyneissä skenaarioissa

Kun tarvitset enemmän kenttiä kuin sisäänrakennettu Asiakirjan ominaisuusluettelo tarjoaa, yhdistetyt sisällön ohjaimet tarjoavat ratkaisun. Nämä säätimet on linkitetty dokumentin mukautettuihin XML-osiin, joten voit luoda lisäkenttiä, jotka päivittyvät automaattisesti koko asiakirjassa, kuten sisäänrakennetut ominaisuudet.

Suositeltu luettava:WordPad-asiakirjan muuntaminen Microsoft Wordiksi

Vaihe 1:Ota Kehittäjä-välilehti käyttöön Wordissa napsauttamalla nauhaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemallaCustomize the Ribbon, ja tarkistaminenDeveloper.

Vaihe 2:Avaa XML-kartoitusruutu (valitse Kehittäjä-välilehdelläXML Mapping Pane). Jos sinulla ei ole mukautettua XML-osaa, sinun on ehkä luotava sellainen ulkoisesti ja lisättävä se asiakirjaan.

Vaihe 3:Napsauta XML-kartoitusruudussa haluamaasi XML-solmua hiiren kakkospainikkeella ja valitseInsert Content Control>Plain Texttai muu sopiva ohjaustyyppi. Tämä linkittää sisällönhallinnan XML-tietoihin, mikä mahdollistaa automaattisen päivityksen kaikissa asiakirjan kohdistetuissa ohjausobjekteissa.

Vaihe 4:Voit käyttää kartoitetun sisällön ohjausobjektia uudelleen kopioimalla ja liittämällä sen dokumentin muihin paikkoihin. Kaikki ilmentymät heijastavat mihin tahansa niistä tehtyjä päivityksiä, jotka vastaavat sisäänrakennettujen dokumenttiominaisuuksien pikaosien toimintaa.

Tämä menetelmä on teknisempi ja saattaa vaatia alkuasennuksen ulkoisilla XML-työkaluilla, mutta se poistaa käytettävien linkitettyjen ominaisuuksien määrän rajoituksen. Se on erityisen hyödyllinen monimutkaisissa malleissa tai kun automatisoidaan asiakirjojen luontia mittakaavassa. Katso yksityiskohtaiset esittelyt oppaista, kuten Greg Maxeyn opetusohjelmista tai video-esittelyistä, jotka ovat saatavilla verkossa.

Rajoitukset ja varoitukset

Word ei salli käyttäjien lisätä mukautettuja ominaisuuksia suoraan Asiakirjan ominaisuus Quick Parts -pudotusvalikkoon. vain sisäänrakennetut ominaisuudet tai SharePointin tai edistyneen XML-kartoituksen kautta lisätyt ominaisuudet näkyvät siellä. Mukautettuja asiakirjan ominaisuuksia ja kartoitettuja sisällön ohjausobjekteja voidaan käyttää kenttinä tai rakennuspalikoina, mutta niiden hallinta ja uudelleenkäyttö voivat vaatia kehittyneempiä määrityksiä tai mallipohjaisia ​​työnkulkuja. Jos haluat jakaa malleja mukautetuilla kartoitetuilla ohjausobjekteilla, varmista, että kaikilla käyttäjillä on pääsy mallitiedostoon, koska yhdistetyt ohjausobjektit on sidottu asiakirjan XML-rakenteeseen.

Toistuvien tietojen automatisointi Wordissa Document Property Quick Partsilla säästää aikaa, vähentää manuaalisia muokkauksia ja pitää asiakirjat johdonmukaisina. Kehittyneempiä tarpeita varten kartoitetut sisällönhallintalaitteet ja mukautetut ominaisuudet tarjoavat joustavuutta, vaikka ne vaativatkin hieman enemmän asennusta ja teknistä perehtymistä.