Comment utiliser les parties rapides des propriétés du document dans Microsoft Word

La mise à jour d'informations répétées dans un long document Microsoft Word peut s'avérer fastidieuse, en particulier lorsque les mêmes détails, comme le nom d'un client ou le titre d'un projet, apparaissent à plusieurs endroits. Les parties rapides des propriétés du document dans Word résolvent ce problème en reliant les champs afin que la modification d'une instance mette à jour toutes les autres instantanément, réduisant ainsi les modifications manuelles et le risque d'incohérences.

Utilisation des parties rapides des propriétés de document intégrées

Étape 1 :Ouvrez votre document Word et accédez auInsertlanguette. Dans leTextgroupe, sélectionnezQuick Parts, puis survolezDocument Property. Vous verrez une liste déroulante de propriétés intégrées telles que Titre, Auteur, Entreprise, etc.

Étape 2 :Cliquez sur la propriété que vous souhaitez utiliser (par exemple,Title). Cela insère un champ de contrôle de contenu à la position de votre curseur. Entrez la valeur souhaitée dans le champ. Toute autre instance de la même propriété dans votre document reflétera automatiquement les mises à jour de cette valeur.

Étape 3 :Pour utiliser la même propriété ailleurs, répétez l'étape 1 et sélectionnez la même propriété. Cela lie les champs, de sorte que les modifications apportées à l'un d'eux apparaîtront dans tous les champs liés dans tout le document.

Les propriétés intégrées sont particulièrement efficaces pour automatiser le contenu répété dans des modèles ou des documents standardisés, tels que des contrats ou des lettres, dans lesquels des informations telles que les noms des clients, les dates ou les numéros de référence doivent apparaître de manière cohérente.

Réutilisation et gestion des propriétés de document intégrées

Étape 1 :Si les propriétés intégrées existantes ne correspondent pas exactement à vos besoins, vous pouvez les réutiliser en les renommant dans votre document ou modèle. Insérez la propriété comme décrit ci-dessus, puis cliquez avec le bouton droit sur le contrôle de contenu et utilisez lePropertiesoption sur l’onglet Développeur pour modifier son titre ou sa balise pour plus de clarté. Cela ne modifie pas le nom de la propriété sous-jacente dans la liste déroulante, mais aide à identifier son objectif dans votre document.

Étape 2 :Pour les modèles, copiez et collez les champs de contrôle de contenu vers d'autres emplacements selon vos besoins. Toutes les instances restent liées à la même propriété, donc la mise à jour d'une instance met toutes les instances à jour.

La réutilisation est une solution de contournement pratique lorsque vous avez besoin de plus de champs que la liste intégrée par défaut n'en fournit, mais gardez à l'esprit que les noms de propriétés sous-jacentes restent inchangés dans le menu Quick Parts.

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Création de propriétés de document personnalisées

Word vous permet également de créer des propriétés de document personnalisées, qui peuvent être insérées sous forme de champs. Cependant, ceux-ci ne se comportent pas exactement comme les QuickParts de propriétés de document intégrés : les modifications apportées à un champ ne mettent pas automatiquement à jour toutes les autres instances. Au lieu de cela, vous devez mettre à jour la valeur de la propriété dans la boîte de dialogue des propriétés du document, puis actualiser les champs pour propager les modifications.

Étape 1 :Allez auFilemenu et sélectionnezInfo.

Étape 2 :CliquezProperties>Advanced Properties. Dans la boîte de dialogue, passez àCustomlanguette.

Étape 3 :Entrez un nom pour votre nouvelle propriété, sélectionnez un type (tel que Texte) et attribuez une valeur. CliquezAddet puisOKpour sauvegarder.

Étape 4 :Pour insérer la propriété personnalisée dans votre document, accédez àInsert>Quick Parts>Field.

Étape 5 :Dans la boîte de dialogue Champ, choisissezDocPropertydans la liste, puis sélectionnez votre propriété personnalisée et cliquez surOK.

Étape 6 :Pour mettre à jour tous les champs après avoir modifié la valeur d'une propriété, sélectionnez l'intégralité du document avecCtrl + Aet appuyez surF9. Cela actualise tous les champs pour afficher les valeurs de propriété actuelles.

Bien que cette méthode permette une plus grande flexibilité dans la dénomination, elle ne fournit pas l'édition et la mise à jour automatique instantanées dans le document trouvées avec les Quick Parts de propriétés de document intégrées.

Utilisation des contrôles de contenu mappé pour les scénarios avancés

Lorsque vous avez besoin de plus de champs que ce que propose la liste intégrée des propriétés du document, les contrôles de contenu mappés offrent une solution. Ces contrôles sont liés à des parties XML personnalisées dans le document, vous permettant de créer des champs supplémentaires qui se mettent à jour automatiquement dans le document, à l'instar des propriétés intégrées.

Étape 1 :Activez l'onglet Développeur dans Word en cliquant avec le bouton droit sur le ruban, en sélectionnantCustomize the Ribbon, et vérificationDeveloper.

Étape 2 :Ouvrez le volet de mappage XML (dans l'onglet Développeur, sélectionnezXML Mapping Pane). Si vous ne disposez pas d'une partie XML personnalisée, vous devrez peut-être en créer une en externe et l'ajouter au document.

Étape 3 :Dans le volet de mappage XML, cliquez avec le bouton droit sur le nœud XML souhaité et choisissezInsert Content Control>Plain Textou un autre type de contrôle approprié. Cela relie le contrôle de contenu aux données XML, permettant la mise à jour automatique de tous les contrôles mappés dans le document.

Étape 4 :Pour réutiliser le contrôle de contenu mappé, copiez-le et collez-le à d'autres emplacements de votre document. Toutes les instances refléteront les mises à jour apportées à chacune d’entre elles, correspondant au comportement des Quick Parts de propriétés de document intégrées.

Cette méthode est plus technique et peut nécessiter une configuration initiale avec des outils XML externes, mais elle supprime la limitation du nombre de propriétés liées que vous pouvez utiliser. Il est particulièrement utile pour les modèles complexes ou lors de l’automatisation de la génération de documents à grande échelle. Pour des procédures détaillées, reportez-vous à des guides tels que les didacticiels de Greg Maxey ou les démonstrations vidéo disponibles en ligne.

Limites et mises en garde

Word ne permet pas aux utilisateurs d'ajouter des propriétés personnalisées directement au menu déroulant Pièces rapides des propriétés du document ; seules les propriétés intégrées ou celles ajoutées via SharePoint ou le mappage XML avancé y apparaissent. Les propriétés de document personnalisées et les contrôles de contenu mappés peuvent être utilisés comme champs ou éléments de base, mais leur gestion et leur réutilisation peuvent nécessiter une configuration plus avancée ou des flux de travail basés sur des modèles. Si vous devez distribuer des modèles avec des contrôles mappés personnalisés, assurez-vous que tous les utilisateurs ont accès au fichier modèle, car les contrôles mappés sont liés à la structure XML du document.

L'automatisation des informations répétées dans Word avec Document Property Quick Parts permet de gagner du temps, de réduire les modifications manuelles et de garantir la cohérence des documents. Pour des besoins plus avancés, les contrôles de contenu mappés et les propriétés personnalisées offrent une flexibilité, même s'ils nécessitent un peu plus de configuration et de familiarité technique.