Des réunions virtuelles ou des «webinaires» connectent facilement les individus à une équipe cybernétique en une seule réunion via Internet. C'est un scénario de rêve pour les administrateurs, les administrateurs et les dirigeants de l'entreprise pour connecter les individus simultanément à un objectif commun à l'esprit.

En fait, les conférences en ligne sont exemplaires de la méthode que les entreprises utilisent pour s'occuper des affaires aujourd'hui. Le télétravail devenant de plus en plus répandu, le service RH d'une organisation peut facilement se retrouver à jongler avec le personnel non seulement dans différentes parties de leur pays, mais aussi à différentes parties du globe. Certes que nous pourrions vomir perpétuellement les vertus des réunions virtuelles, elles sont considérablement différentes, peut-être même gênantes.

Bien sûr, c'est toujours une réunion, peu importe la façon dont vous le regardez, mais… et c'est un énorme mais, il faut des compétences pour garder un public engagé et réciproque, même lors de réunions en face à face. Imaginez les obstacles de garder les participants intéressés lorsque tout ce qu'ils ont est un écran de globe oculaire. Peu importe des problèmes techniques potentiels!

Sentiments d'isolement

Selon le blogréchumoir, «Les équipes virtuelles peuvent se sentir seule sans l'avantage d'interagir avec des collègues et des superviseurs comme dans un bureau typique.» L'article laisse entendre que les gens peuvent manquer des plaisanteries plus fraîches d'eau et la célébration occasionnelle des promotions d'entreprise. Heureusement ou malheureusement, dans le monde des affaires de haute technologie d'aujourd'hui, l'isolement des travailleurs à distance ajoute un obstacle de plus à la réussite d'un webinaire à succès.

Selon des recherches récentes aux États-Unis seulement, un quart du télétravail personnel et d'ici 2020, les travailleurs à distance passeront aux trois quarts des travailleurs américains. Cette augmentation pourrait très bien conduire à une épidémie d'individus cloîtrés qui considèrent les réunions virtuelles comme un moyen d'évasion plutôt que d'une collaboration de collègues partageant les mêmes idées. Cependant, tout n'est pas perdu. Il y a des moyens et des moyens de garder les participants à la conférence en ligne fiancés et de ne pas perdre de vue la confiance dans les idées et les objectifs de votre entreprise.

5 façons de garder les participants à la réunion virtuelle engagée

Attendez-vous à la participation

Vous devrez vous mettre au niveau du jeu si les réunions virtuelles précédentes ont été ternes et sans intérêt. Qu'il sache ce que vous attendez, attirez l'attention des participants dès le début et faites des présentations courtes et précises. Continuez à bouger. Votre public sera plus que désireux de réaliser vos attentes parce que vous savez comment capturer leur attention, rester concentré et jeter un peu d'humour pour démarrer.

Quel est le but de la réunion?

Si les participants rêvaient et se demandent «pourquoi sommes-nous ici», les problèmes sont à l'horizon. Soyez clair sur l'objectif de votre réunion et qu'un webinaire est le moyen le plus opportun de couvrir votre sujet. La sélection du bon sujet est une autre étape cruciale dans la connexion avec les participants. Rundown pourquoi il est dans le meilleur intérêt des participants d'assister à la réunion. Clacer clairement les avantages de votre conférence inspirera votre public et gardera son intérêt. Pour le dire autrement, ne tiendez pas une réunion virtuelle pour quelque chose qui pourrait facilement être articulé dans un e-mail.

Se préparer à une réunion virtuelle

Comme la loi de Murphy stipule «ce qui peut aller mal se passera mal» et que les réunions virtuelles ne font pas exception. L'âge de la technologie n'a pas rendu les choses plus simples, juste plus rapidement. Si vous n'avez pas de connexion supérieure, tout le bon équipement technologique et quelqu'un à proximité pour des problèmes techniques, vous pouvez vous retrouver dans un gâchis chaud au lieu d'un webinaire bien pensé. Lorsque vous agitez avec de nouveaux logiciels et équipements, soyez préparé au cas où cela ne fonctionnerait pas comme prévu. Assurez-vous que les participants à la conférence dépannent les problèmes techniques. Divers programmes de réunion virtuelle bien conçus peuvent vous aider à réaliser un webinaire en douceur. Sans oublier, vous devez rédiger un plan fragmentaire pour répéter et avoir un plan de sauvegarde au cas où. N'oubliez pas les problèmes de fuseau horaire!

Pas de réunions de duvet

Une réunion virtuelle indécise pleine de «peluches» ressemblera au purgatoire pour les membres de l'équipe qu'une réunion d'affaires bien pensée. Motiver et maintenir l'enthousiasme en permettant aux participants de diriger des discussions sur les questions qui sont pertinentes pour eux. La direction de ce type d'approche nécessite de se connecter à toutes les déclarations et d'observer qui a et n'a pas réussi.

Temps pour jouer

Oui, c'est vrai. Le temps de jeu peut être un composant essentiel en ce qui concerne les réunions virtuelles. Selon un article de l'expert de la réunion virtuelle Hassan Osman auteur deInfluencer les équipes virtuelles: 17 tactiques qui font avancer les choses avec vos employés éloignés,Le temps de jeu vous aide à:

-établir la confiance entre les membres de l'équipe

-étendre la cohésion et la participation avec des collègues

-acquérir une connaissance des membres de l'équipe au niveau individuel et professionnel

Les jeux de réunion virtuels comprennent la recherche de faits sur chaque participant, une table ronde vidéo et un spiel où les membres de l'équipe partagent deux photos sans rapport avec le travail et passent cinq minutes à converser sur les photos. Hasan poursuit en disant que «ces types d'activités sont particulièrement utiles pour les équipes qui travaillent à proximité qui interagissent plusieurs fois au cours de la semaine.»

Comment savoir si vous avez cloué votre réunion virtuelle

Vous avez marché et parlé, mais avez-vous cloué votre réunion virtuelle? Voici 3 signes que votre réunion virtuelle était un slam-dunk selon l'entraîneur de direction Jesse Lyn Stoner:

-ParticipantsSentez-vous responsable en tant qu'équipe et non en tant qu'individus. Les décisions conjointes sont une priorité avec tous ceux qui bénéficient de l'expertise de chaque participant.

-CommunicationLe flux était optimal et l'équipe s'est entretenue non seulement avec l'administrateur du webinaire. Stoner souligne «Si tout le monde se concentre sur le chef d'équipe, le dynamisme de la réunion évolue dans la mauvaise direction.»

-Travail d'équipedépasse les périmètres individuels. Une équipe engagée réalise les objectifs en tandem qui ne seraient pas capables de réaliser séparément. En conséquence, l'affinité est renforcée et la confiance se poursuit au-delà des réunions.

Conclusion

Il existe différentes façons de garder les participants engagés lors d'une réunion virtuelle. Que votre entreprise ait une équipe internationale ou nationale répartie dans des endroits différents, votre entreprise devra organiser des webinaires afin de consolider des projets et d'améliorer la productivité de votre entreprise. Heureusement, la technologie d'aujourd'hui rend tout cela possible; Cependant, vous devez faire le travail pour vous assurer que votre réunion virtuelle est aussi fluide que possible.

Note: Article ci-dessus et ses informations soumises par un auteur invité.