Les réunions virtuelles ou « webinaires » connectent facilement les individus au sein d'une équipe cybernétique en une seule réunion via Internet. C'est un scénario de rêve pour les administrateurs, les directeurs et les dirigeants d'entreprise qui souhaitent connecter simultanément des individus autour d'un objectif commun.
En fait, les conférences en ligne sont un exemple de la méthode utilisée par les entreprises aujourd’hui pour gérer leurs affaires. Le télétravail étant de plus en plus répandu, le service RH d'une organisation peut facilement se retrouver à jongler avec du personnel non seulement dans différentes régions de son pays, mais également dans différentes régions du monde. Certes, nous pourrions perpétuellement vanter les vertus des réunions virtuelles, elles sont considérablement différentes, peut-être même gênantes.
Bien sûr, c'est toujours une réunion, quelle que soit la façon dont vous la regardez, mais… et c'est un énorme mais, il faut des compétences pour garder un public engagé et réciproque, même lors de réunions en face à face. Imaginez les obstacles qu'il y a à maintenir l'intérêt des participants alors qu'ils n'ont qu'un écran à regarder. Peu importe les problèmes techniques potentiels !
Sentiments d'isolement
D'après le bloglecouchmanager, « les équipes virtuelles peuvent se sentir seules sans l'avantage d'interagir avec leurs collègues et leurs superviseurs comme elles le feraient dans un bureau typique ». L'article laisse entendre que les gens pourraient manquer les plaisanteries conventionnelles sur les fontaines à eau et les célébrations occasionnelles des promotions de l'entreprise. Heureusement ou malheureusement, dans le monde des affaires de haute technologie d'aujourd'hui, l'isolement des travailleurs à distance ajoute un obstacle supplémentaire à la réussite d'un webinaire.
Selon une étude récente, rien qu'aux États-Unis, un quart du personnel travaille à distance et, d'ici 2020, le nombre de travailleurs à distance atteindra les trois quarts des travailleurs américains. Cette augmentation pourrait très bien conduire à une épidémie d’individus cloîtrés qui considèrent les réunions virtuelles comme un moyen d’évasion plutôt que comme une collaboration entre collègues partageant les mêmes idées. Pour autant, tout n’est pas perdu. Il existe des moyens de garder les participants à une conférence en ligne fiancés et de ne pas perdre de vue la confiance dans les idées et les objectifs de votre entreprise.
5 façons de maintenir l'engagement des participants à une réunion virtuelle
Attendez-vous à une participation
Vous devrez intensifier votre jeu si les réunions virtuelles précédentes ont été ternes et sans intérêt. Faites savoir ce que vous attendez, captez l’attention des participants dès le début et faites des présentations courtes et précises. Continuez à bouger. Votre public sera plus que désireux de répondre à vos attentes car vous savez capter son attention, rester concentré et ajouter un peu d'humour en plus.
Quel est le but de la réunion ?
Si les participants rêvent et se demandent « pourquoi sommes-nous ici », des problèmes pointent à l'horizon. Soyez clair sur le but de votre réunion et sur le fait qu'un webinaire est le moyen le plus rapide d'aborder votre sujet. Choisir le bon sujet est une autre étape cruciale pour entrer en contact avec les participants. Expliquez pourquoi il est dans le meilleur intérêt des participants d'assister à la réunion. Expliquer clairement les avantages de votre conférence inspirera votre public et maintiendra son intérêt. En d’autres termes, n’organisez pas de réunion virtuelle pour quelque chose qui pourrait facilement être expliqué dans un e-mail.
Se préparer à une réunion virtuelle
Comme le dit la loi de Murphy, « ce qui peut mal tourner va mal tourner » et les réunions virtuelles ne font pas exception. L’ère de la technologie n’a pas rendu les choses plus simples, mais simplement plus rapides. Si vous ne disposez pas d'une connexion de qualité supérieure, de tout l'équipement technique approprié et d'une personne à proximité en cas de problèmes techniques, vous risquez de vous retrouver dans un pétrin au lieu d'un webinaire bien pensé. Lorsque vous manipulez de nouveaux logiciels et équipements, soyez prêt au cas où cela ne fonctionnerait pas comme prévu. Assurez-vous que certains participants à la conférence résolvent tout problème technique. Divers programmes de réunions virtuelles bien conçus peuvent vous aider à organiser un webinaire sans problème. Sans oublier que vous devriez rédiger un plan fragmentaire pour répéter et avoir un plan de secours au cas où. N'oubliez pas les problèmes de fuseau horaire !
Des réunions sans fioritures
Une réunion virtuelle indécise et pleine de « peluches » ressemblera à un purgatoire aux membres de l’équipe plutôt qu’à une réunion d’affaires bien pensée. Motiver et entretenir l’enthousiasme en permettant aux participants d’orienter les discussions sur des sujets qui les concernent. Piloter ce type d’approche nécessite d’être à l’écoute de toutes les déclarations et d’observer qui a émis ou non des commentaires.
Il est temps de jouer
Oui, c'est vrai. La récréation peut être un élément essentiel lorsqu’il s’agit de réunions virtuelles. Selon un article de l'expert en réunions virtuelles Hassan Osman, auteur deInfluencer les équipes virtuelles : 17 tactiques qui font avancer les choses avec vos employés distants,la récréation vous aide à :
–établir la confiance entre les membres de l’équipe
–développer la cohésion et l’implication avec les collègues
–acquérir une connaissance des membres de l’équipe sur le plan individuel et professionnel
Les jeux de réunion virtuelle incluent des teasers d'enquête sur chaque participant, une table ronde vidéo et un baratin où les membres de l'équipe partagent deux photos sans rapport avec le travail et passent cinq minutes à converser sur les photos. Hasan poursuit en déclarant que « ces types d'activités sont particulièrement utiles pour les équipes travaillant en étroite collaboration et interagissant plusieurs fois au cours de la semaine ».
Comment savoir si vous avez réussi votre réunion virtuelle
Vous avez marché et parlé, mais avez-vous réussi votre réunion virtuelle ? Voici 3 signes que votre réunion virtuelle a été un succès selon le coach en leadership Jesse Lyn Stoner :
-Participantsse sentir responsable en tant qu'équipe et non en tant qu'individus. Les décisions communes sont une priorité, chacun bénéficiant de l’expertise de chacun.
–Communicationle flux était optimal et l'équipe a parlé entre elle et pas seulement avec l'administrateur du webinaire. Stoner souligne que « si tout le monde se concentre sur le chef d’équipe, le dynamisme de la réunion va dans la mauvaise direction ».
–Travail d'équipedépasse les périmètres individuels. Une équipe engagée réalise des objectifs en tandem qui ne pourraient pas être atteints séparément. En conséquence, l’affinité est renforcée et la confiance perdure au-delà des rencontres.
Conclusion
Il existe diverses façons de maintenir l’engagement des participants lors d’une réunion virtuelle. Que votre entreprise dispose d'une équipe internationale ou nationale répartie sur différents sites, votre entreprise devra organiser des webinaires afin de consolider les projets et d'améliorer la productivité de votre entreprise. Heureusement, la technologie d'aujourd'hui rend tout cela possible ; cependant, vous devez travailler pour vous assurer que votre réunion virtuelle se déroule aussi bien que possible.
Note: Article ci-dessus et ses informations soumises par un auteur invité.
