Cómo crear y usar plantillas de correo electrónico en Outlook

Si trabajamos a diario enviando y recibiendo correos electrónicos, podremos utilizar un administrador de correo electrónico. Para ello Microsoft cuenta con una aplicación propia que se integra en Windows, como es Outlook. Una de las ventajas de utilizar este gestor es su capacidad para crear plantillas de correo electrónico, mediante las cuales podemos ahorrar mucho tiempo en el caso de que realicemos tareas repetitivas.

Utilizar plantillas a la hora de redactar correos electrónicos es una práctica muy común, sobre todo dentro del ámbito profesional donde es posible que tengamos que enviar correos electrónicos que tengan siempre la misma estructura o partes iguales, para lo que nos serán especialmente útiles.

Características de la plantilla

El uso de plantillas a la hora de redactar nuestros correos electrónicos puede resultar de gran utilidad ya que nos proporciona una estructura o formulario que solemos utilizar repetidamente para que podamos guardarlo y utilizarlo en cualquier contenido. Son útiles cuando los correos electrónicos salientes generalmente tienen el mismo contenido o una estructura similar. Así ahorramos tiempo con su uso ya que no será necesario tener que volver a escribir el correo desde cero cada vez.

Las principales características de una plantilla son las siguientes:

  • Te permiten previsualizar el correo electrónico que va a recibir el destinatario.
  • Puedes agregar imágenes.
  • Admite etiquetas HTML.
  • Compatible con texto enriquecido.
  • Permite adjuntar archivos en forma de enlace que permite descargarlos o visualizarlos.
  • Se puede aplicar a múltiples destinatarios.
  • Las plantillas creadas se pueden actualizar o modificar.
  • Se pueden compartir con otros usuarios o grupos.

A la hora de utilizarlos debemos tener en cuenta que sólo es posible crear una copia del cuerpo del mensaje. Toda la información adicional que queramos añadir como el destinatario, los archivos que se adjuntan, el tema a tratar… Siempre hay que añadirlo manualmente, una vez hayamos añadido la plantilla personalizada. Además, es posible agregar nueva información antes de enviar la plantilla como parte del mensaje.

Cómo crear plantillas desde Outlook

El administrador de correo electrónico de Microsoft nos permite crear una plantilla de correo electrónico de dos formas diferentes. Uno a través de una función incorporada llamada ?Elementos rápidos?, otro a través de ?Mis plantillas? plug-in, o también desde el menú ?Guardar como? opción. A continuación, veremos cómo crearlos mediante estos métodos.

Guardar como plantilla

Para comenzar abrimos Outlook y en su ventana de inicio pulsamos en el botón Nuevo correo electrónico o directamente utilizamos el atajo de teclado ?Ctrl + Shift + M?. Esto nos abrirá una nueva ventana donde escribiremos el contenido que queramos dentro del cuerpo del mensaje que incorporará la plantilla que vamos a crear.

Una vez terminado, en la ventana del mensaje, hacemos clic en el botón ?Archivo? pestaña y elija la opción? ¿Guardar como? opción. Posteriormente, dentro del cuadro de diálogo Guardar como, desplegamos la pestaña en el campo ?Tipo? sección y seleccione la opción?Plantilla de Outlook (* .oft)?. ¿En el nombre? En el apartado del archivo escribimos el nombre que le vamos a dar a nuestra plantilla y finalmente hacemos clic en el botón Guardar y elegimos la ubicación deseada.

Para usarlo debemos tenerla pestaña Desarrollador activaen la barra de herramientas de Outlook. Si no lo tenemos pulsamos en el botón ?Archivo? y ?Opciones? pestaña. En la nueva ventana hacemos clic en ?Personalizar cinta? y marcamos el ?Programador? cuadro que encontramos en el lado derecho. Finalmente pulsamos Ok.

A continuación, podemos hacer clic en la pestaña Desarrollador y luego hacer clic en?Elegir formulario?.

En la nueva ventana desplegamos el botón ?Buscar en? y colocamos la ruta donde hemos guardado la plantilla. Esto hará que aparezca en la ventana, por lo que solo queda seleccionarlo y hacer clic en el botón ?Abrir? botón.

Utilice elementos rápidos

Lo primero que vamos a hacer será abrir Outlook, y en su menú principal pulsar en ?Nuevo correo electrónico?. A continuación, escribimos el contenido de lo que queremos que sea nuestra plantilla para posteriormente resaltarla. Ahora nos dirigimos a la barra de herramientas superior y pulsamos en el?Elementos rápidos?y haga clic con el mouse para abrir su menú desplegable. Aquí seleccionamos la opción de?Guardar selección en una galería de elementos rápidos?.

Esto abrirá una nueva ventana paracrear un nuevo bloque de creación, donde debemos completar los campos que aparecen. Por un lado, en el ?Nombre? En esta sección indicamos el identificador único que utilizará la función Elementos Rápidos para cada entrada, enumerándolas en orden alfabético. ¿En la ?Galería? En el apartado nos ayudará a guardar el contenido en galerías concretas, mientras que en Categoría son como subcarpetas que pertenecen a la galería, por lo que debemos ceñirnos exclusivamente a ?General?.

Posteriormente encontramos la ?Descripción? apartado donde podemos indicar un comentario que nos ayude a describir la plantilla. En ?Guardar como?, debemos asegurarnos de que elplantillaestá disponible en NormalEmail.dotm para que podamos usarlo en futuros correos electrónicos. Finalmente, en las ?Opciones? sección, nos ayudará a determinar cómo insertar cada entrada. Una vez terminado pulsamos en Aceptar para que se guarden todos los cambios.

Una vez que tengamos nuestra nueva plantilla creada, ya podremos utilizarla. Para ello nos dirigimos a la parte del correo electrónico donde queremos que aparezca la plantilla. A continuación, haga clic en ?Elementos rápidos? pestaña yhaga clic en la plantillaque vamos a utilizar.

Realizarlo desde Mis plantillas

Otra posibilidad para realizar este proceso es utilizar el menú ?Mis Plantillas? complemento que también encontraremos por defecto en Outlook. Este complemento nos permitirá crear plantillas que se pueden agregar a los mensajes seleccionando el?Insertar plantilla? función. En él podremos incluir tanto texto como imágenes para posteriormente guardarlas en la ubicación que queramos. De esta forma será posible almacenar frases que utilicemos con frecuencia y añadirlas a nuestros correos electrónicos cuando lo consideremos necesario.

Para comenzar, abrimos Outlook y hacemos clic en el botón ?Nuevo correo electrónico? botón. En la nueva ventana, haga clic en ?Mensajes? pestaña y en la pestaña ?Mis plantillas? sección, haga clic en?Ver plantillas?. Esto hará que aparezca una nueva columna a la derecha de la pantalla donde haremos clic en el?(+) ¿Plantilla? botón.

Ahora en las casillas vacías, debemos proporcionar un nuevo título para poder diferenciarlo más adelante yun nuevo cuerpo que será el que se agregue a un correo electrónicocada vez que lo usamos. Una vez terminado, haga clic en ?Guardar? para asegurarnos de que siempre lo tengamos disponible más tarde.

Como vemos, la nueva plantilla creada se añade a las existentes, por lo que sólo será necesario pulsar sobre ella cuando necesitemos utilizarla en un correo electrónico.

Artículos Relacionados