Organizar los datos no sólo facilita encontrar la información específica que necesitamos, sino que también nos ayuda a tomar decisiones evitando la sobrecarga de información en diferentes situaciones. Sin embargo, la organización de los datos depende en gran medida del programa en el que estemos trabajando y, por tanto, es importante elegir el programa adecuado. Cuando se trata de organizar datos, un requisito importante es agrupar o desagrupar los campos en los programas de hojas de cálculo, que suelen utilizarse para la organización de datos.

Por ejemplo,Si tiene datos de varias sucursales bajo su supervisión, puede agrupar los registros según la ubicación de la oficina en una sola hoja y compartirlos. De esa manera, las sucursales pueden ampliar el grupo que comprende datos sobre esa oficina específica. De manera similar, existen varias situaciones en las que puede resultar útil agrupar registros en función de un criterio específico. Dicho esto, hoyHablaré sobre cómo agrupar registros en Google Sheets para que otros puedan expandir o contraer los grupos fácilmente para ver los registros según sus necesidades.

Comencemos con cómo agrupar registros según un criterio en Google Sheets.

Agrupación de registros continuos en Google Sheets

Siguiendo el ejemplo anterior, donde se registran las cifras de ventas de diferentes sucursales de una organización, tendremos que agrupar los registros por sucursales.

Entonces, el primer grupo tendrá todos los registros de la rama A, el segundo grupo de la rama B, y así sucesivamente.

Para agrupar los registros, tenemos que seleccionar las filas que contienen los registros. Por lo tanto, haga clic derecho en la selección y coloque el cursor sobre ?Ver más acciones de fila?, y por lo tanto haga clic en ?¿Grupo de filas 2? 5?. Según su selección, estos números también pueden ser diferentes.

De la misma manera, agrupe también los otros registros y los resultados serán los siguientes.

Ahora, simplemente puede hacer clic en ??? para colapsar los grupos o hacer clic en ?+? para ampliar un grupo existente.

Si nuevamente desea crear otro grupo con los grupos existentes, también puede hacerlo. Digamos, por ejemplo, que queremos crear un nuevo grupo con los gruposAyB, y otro grupo con los subgruposCyD, Tu también puedes hacer eso.

Para hacer eso, nuevamente necesitamos crear una nueva fila que calculará la suma de los valores en las ramas.AyB, yCyD, como ya hemos hecho anteriormente, como en las capturas de pantalla anteriores.

Ahora, seleccione las filas que contienen datos de las ramas A y B, luego coloque el cursor sobre ?Ver más acciones de fila?, y finalmente hacer clic en ?¿Grupo de filas 2? 9?.

Repita lo mismo con las filas que contienen detalles de ramas.CyD.

Al igual que antes, simplemente puedes usar el botón ?+? para ampliar los grupos, o ??? para colapsar los grupos.

Si por algún motivo desea excluir alguna fila del grupo, haga clic derecho en la fila seleccionada y luego haga clic en?Desagrupar fila?, en ?Ver más acciones de fila?.

Si bien es fácil crear grupos en Google Sheets utilizando el método anterior, debes dejar al menos un registro libre de cualquier grupo entre dos grupos posteriores. Esa es la razón por la que tenemos una fila independiente que calcula el total de los valores en las filas anteriores.

Sin embargo, si no tiene datos numéricos y no se puede calcular el total, simplemente puede dejar una fila vacía o usarla de otra manera según los datos de la hoja.

Otra cosa que debes tener en cuenta es que las filas que se supone que deben estar agrupadas deben estar presentes en un patrón continuo. Entonces, si en el ejemplo anterior estamos creando grupos basados en las ramas y los datos de cada rama están organizados al azar en la hoja, no es posible crear un grupo.

Entonces, así es como se crean grupos en Google Sheets según un criterio específico. ¿Tienes más preguntas sobre el tema? No dudes en comentar lo mismo a continuación.