Az együttműködési értekezleti megjegyzések használata a Microsoft Teamsben (Teljes útmutató)

Az ülések gyorsan haladnak. Döntéseket hoznak, ötleteket osztanak meg, és feladatokat osztanak ki, olykor anélkül, hogy sok időt kellene szünetelni. Ha nincs egyértelmű módja annak, hogy csapatként jegyzeteljen, elveszítheti a kontextust, vagy lemaradhat arról, ami ezután következik.

Ezért vezette be a Microsoft Teams az együttműködési értekezleti jegyzeteket. Ebből az útmutatóból megtudhatja, hogyan működik a funkció, hogyan kezdje el használni, és hogyan építsen rá AI-eszközökkel. Megosztunk egy másolható sablont és tippeket is, amelyekkel hasznosabbá teheti a jegyzetelést csapata számára.

‍

Mi az az együttműködési értekezlet-jegyzetek szolgáltatása a Microsoft Teamsben?

Az együttműködési értekezleti jegyzetek a Microsoft Teamsben egy helyet biztosítanak a résztvevőknek, ahol megírhatják a napirendet, közösen jegyzetelhetnek, és nyomon követhetik a további feladatokat. Minden az értekezlethez kapcsolódik, így a hívás befejezése után kevesebb az oda-vissza beszélgetés.

A legfontosabb jellemzők a következők:

• Közös napirend, szerkeszthető az ülés előtt és közben
• Társszerző jegyzetek, amelyeket az értekezleten bárki frissíthet
• A Microsoft Plannerrel és a Teendőkkel szinkronizált feladatok
• A Teams naptári értekezlet részleteihez kapcsolódó megjegyzések

Ezt a funkciót a Microsoft 365 tartalmazza. Nincs szükség extra költségekre vagy kiegészítőkre. De vannak határok. Ha az értekezlet megosztott postafiókból jött létre, vagy ha külső és vendég résztvevőket is tartalmaz, a jegyzetek funkció nem lesz elérhető. A helyszíni Exchange-kiszolgáló beállításai sem támogatják.

‍

Hogyan kezdjük el az együttműködési értekezleti jegyzetek használatát

Semmit sem kell telepítenie, ha együttműködő jegyzeteket szeretne használni a Microsoft Teamsben. Így kapcsolhatja be, jegyzeteket készíthet hívás közben, és folytathatja a munkát az értekezlet végén.

Kapcsolja be a Jegyzeteket

Az együttműködési jegyzetek engedélyezése az értekezlet előtt:

1. Menj aCsapatnaptár.
2. Kattintson duplán az ütemezett találkozóra.
3. KattintsonÉrtekezletjegyzetek hozzáadásaa Megjegyzések ikon mellett. Azonnal elkezdheti a szerkesztést. Adjon hozzá napirendet, jegyezze fel a kulcsfontosságú pontokat, vagy rendeljen hozzá korai teendőket.

Az Együttműködési Megbeszélés Feljegyzéseinek használata

Megjegyzés: Nem adhat hozzá együttműködési jegyzeteket a megosztott postafiókból létrehozott értekezletekhez, vagy ha az értekezlet külső és vendég résztvevőket is tartalmaz.

Hogyan készítsünk jegyzeteket a megbeszélés során

Az értekezlet megkezdése után közvetlenül az értekezlet ablakából nyithatja meg a jegyzeteket:

1. Ha nem látja a Jegyzetek ablakot, kattintson a gombraMegjegyzéseka felső sávban.

Hogyan készítsünk jegyzeteket a megbeszélés során

2. Látni fogja a napirendet (ha korábban hozzáadták), és egy helyet a jegyzetek készítésére.
3. Minden résztvevő valós időben közösen szerkesztheti a jegyzeteket.
4. @megemlíthet valakit, aki feladatot rendel hozzá. Látni fogják a Teendők és Tervező alkalmazásokban.

Hogyan működjünk együtt másokkal a találkozó után

Az értekezlet végén folytathatja a munkát a jegyzeteken:

• Az értekezlet jegyzeteinek eléréséhez lépjen vissza a naptárhoz, és nyissa meg ugyanazt az értekezletet.
• A Jegyzetek ikon mellett megjelennek az együttműködési jegyzetek.
• Adjon hozzá frissítéseket, fejtse ki a kulcsfontosságú pontokat, vagy ellenőrizze az elvégzett nyomon követési feladatokat.
• A jegyzetek az eredeti találkozóhoz kapcsolódnak, így mindig van kontextusa.

Az együttműködési jegyzetek a Teams-csevegésben és a csoportos csevegésben is megjelennek, így minden össze van kötve. Ez egy egyszerű módja annak, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon anélkül, hogy minden alkalommal új dokumentumot hozna létre.

‍

Jegyzetek készítése csapatával a Tactiq használatával

Jegyzetek készítése csapatával a Tactiq használatával

A Microsoft Teams teret biztosít az együttműködéshez, de néha többre van szüksége, például teljes átiratra, mesterséges intelligencia összefoglalóra vagy arra, hogy jegyzeteket küldjön közvetlenül a projekteszközeihez. Egy olyan eszköz, mint a Tactiq, mesterséges intelligencia jegyzetkészítőként működik a Microsoft Teams számára, hogy rögzítse és rendszerezzen mindent a beszélgetésből.

A Tactiq használata a következőképpen történik:

1. Telepítse a Tactiq-ot

Telepítse a Tactiq Chrome-bővítményt. A telepítés után csatlakoztassa a Microsoft Teams szolgáltatást az Integrációk alatt. A hívások során egy valós idejű átirat jelenik meg, így ahelyett, hogy mindent leírna, a beszélgetésre összpontosíthat.

2. Szerezd meg a teljes átiratot és összefoglalót

A Tactiq mindent rögzít, ami elhangzott, és kereshető átiratot készít belőle. Az értekezlet után összefoglalót is készít, kiemeli a műveleti elemeket, és kiemeli a legfontosabb témákat. Ez különösen akkor hasznos, ha át kell tekintenie a döntéseket, vagy követnie kell az értekezlet résztvevőit.

3. Ossza meg projektmenedzsment rendszer eszközeivel

Jegyzetek megosztása projektmenedzsment eszközökkel

Ha elkészült az átirat és az összefoglaló, közvetlenül elküldheti azokat a csapata már használt eszközökhöz.

Hogyan lehet megosztani a Notionban

Kattintson a „Megosztás” elemre a Tactiq alkalmazásban, és válassza a Fogalom lehetőséget. Az átiratot, az összefoglalót és az összes hozzárendelt feladatot közvetlenül a csapat munkaterületére küldheti, amely tökéletes a projektdokumentumok melletti feljegyzések nyomon követésére.

Hogyan lehet megosztani a Confluence-ben

Használja a Confluence-t munkájának dokumentálásához? Az értekezletek átiratait és az AI-összefoglalókat elküldheti a Tactiq alkalmazásból a munkaterület bármely oldalára. Csak kattintson a Megosztás gombra, csatlakoztassa fiókját, válassza ki a helyet és az oldalt, és tegye közzé a jegyzeteket ott, ahol csapatának szüksége van rájuk.

Hogyan lehet megosztani a Google Drive-ban

Megosztott mappára van szüksége a korábbi értekezletekhez? Válassza a Google Drive lehetőséget az átirat és az összefoglaló automatikus exportálásához. Mindent projekt, csapat vagy ügyfél szerint szervezhet.

A Tactiq jól működik az MS Teams mesterséges intelligencia jegyzetelésénél, különösen akkor, ha olyan részletes jegyzetekre van szüksége, amelyek túlmutatnak egy megosztott dokumentumon. Jó lehetőség azoknak a csapatoknak is, akik a mesterséges intelligencia jegyzetírását a Teams segítségével próbálják ki, vagy olyan eszközökkel kísérleteznek, mint a ChatGPT for MS Teams.

{{rt_cta_ai-convenience}}

Együttműködési értekezlet-jegyzetsablon létrehozása

Az ismételhető és könnyen reprodukálható szerkezet megkönnyíti az írást, az olvasást és az értekezleti jegyzetekre való visszatekintést. Az alábbiakban egy egyszerű sablon található, amelyet lemásolhat és a csapat igényeihez igazíthat.

Találkozó címe

Dátum és idő

Találkozószervező:

Találkozó a résztvevőkkel:

Az ülés napirendje és megbeszélése

Téma:Adjon hozzá egy napirendi pontot

Részletek:Írj egy rövid leírást

További olvasnivalók:AI csapattársként: Együttműködő mesterséges intelligencia munkafolyamatok építése

Megjegyzések:Hagyjon helyet a vitapontoknak

Együttműködés és struktúra

Megosztott jegyzetek

Használja ezt a helyet az értekezlet alatt, hogy csoportként leírja a legfontosabb ötleteket, frissítéseket és döntéseket.

Hozzárendelt feladatok

• 1. feladat – @Személy – Határidő
• 2. feladat – @Személy – Határidő

További funkciók (opcionális)

• Megosztott dokumentumokra vagy prezentációkra mutató hivatkozások
• A legfontosabb elvitelek összefoglalása
• Utánkövetési feladatok és határidők

Ezt a sablont közvetlenül beillesztheti a Microsoft Teamsbe, a Notionba vagy bárhová, ahol a csoport dokumentumai élnek.

‍

Tippek a produktív közös jegyzetkészítéshez

A nyílt együttműködési jegyzetek akkor működnek a legjobban, ha csapata tudja, mire számítson és mit tegyen. Ezek a tippek segítenek olyan jegyzetek létrehozásában, amelyeket az emberek valóban elolvasnak, szerkesztenek és nyomon követnek.

Kijelölt jegyzetelők

Míg az együttműködés azt jelenti, hogy mindenki hozzá tud járulni, az segít, ha egy személy felelős a dolgok elindításáért. Ez a személy elindíthatja a napirendet, formázhatja az oldalt, és megkezdheti a vitapontok naplózását. A szerepkört elforgathatja vagy hozzárendelheti az értekezlet témája alapján.

Tipp: Ha Ön az értekezlet szervezője, válassza ki a jegyzetkészítőt, amikor elküldi az értekezlet-meghívót, hogy előre felkészülhessen.

Következetes formátum

Használja ugyanazt a szerkezetet minden találkozóhoz. Kezdje a dátummal és a témával, sorolja fel egyértelműen a napirendi pontokat, és hagyjon helyet a jegyzeteknek és a nyomon követési feladatoknak. Ez mindenkinek ismerős elrendezést biztosít a munkához, és csökkenti a zavart, különösen az ismétlődő csatornatalálkozókon.

Megosztott szerkesztés

Mindenkit bátorítson a közreműködésre, ne csak a jegyzetelőt. A megbeszélés során valaki tisztázhat egy pontot, hozzáadhat kontextust vagy rögzíthet egy nyomon követést. A Microsoft ciklusösszetevői ezt megkönnyítik a Teamsben, lehetővé téve a szerkeszthető szövegblokkokat, amelyek az értekezlet-jegyzetekben vagy a Teams-csevegésben találhatók.

A legjobb eredményeket akkor érheti el, ha csapata közös felelősségnek tekinti a jegyzeteket.

Törölje a műveletelemeket

Az olyan homályos megjegyzések, mint a „Megvitatott marketingterv”, később nem sokat segítenek. Legyen konkrét. Mit döntöttek? Ki a felelős? Mikor esedékes?

Például:

• Véglegesítse a harmadik negyedéves kampányvázlatot – @Morgan – pénteken
• Ossza meg a tervezetet a tervezőcsapattal – @Chris – jövő kedd előtt

A nyomon követési feladatok közvetlenül a jegyzetekben történő követése, majd a Microsoft Plannerrel vagy más eszközzel való szinkronizálása biztosítja, hogy ne maradjon le semmi fontosról.

‍

GYIK

Mik azok az együttműködési jegyzetek?

Az együttműködési jegyzetek megosztott dokumentumok, amelyek egy Microsoft Teams értekezlethez kapcsolódnak. Mindenki szerkesztheti őket napirend hozzáadásához, jegyzetek készítéséhez és feladatok hozzárendeléséhez.

Hogyan hozz létre egy együttműködési jegyzetet?

Nyissa meg a Teams naptárát, kattintson az értekezletre, és keresse meg a Megjegyzések ikont alul. A napirend vagy a jegyzetek szerkesztését az ülés kezdete előtt megkezdheti.

Miért nem férek hozzá az együttműködési értekezleti jegyzetekhez a Teamsben?

Előfordulhat, hogy nem látja ezt a funkciót, ha az értekezletet megosztott postafiókból hozták létre, vagy ha vendég résztvevők is vannak. A helyszíni Exchange-kiszolgáló felhasználói számára sem érhető el.

Milyen egyéb eszközök használhatók az együttműködési értekezlet-jegyzetekhez?

A Tactiq egy erős lehetőség. Átiratokat, mesterséges intelligencia-összefoglalókat ad, és megbeszéléseket küldhet olyan eszközöknek, mint a Notion és a Google Drive. Jól működik virtuális értekezletekkel és Teams chatekkel.

‍

Becsomagolás

A Microsoft Teamsben található együttműködési értekezlet-jegyzetek megkönnyítik a fókuszálást, a döntések dokumentálását és a nyomon követést anélkül, hogy egy lépést is kihagynának. Ha egy világos szerkezettel és olyan eszközökkel párosítják, mint a Tactiq, csapata gyorsabban léphet át az értekezletről a cselekvésre anélkül, hogy átírná a már elhangzottakat.

Ha még nem próbálta ki, adjon hozzá napirendet a következő Teams-találkozóhoz. Használja a jegyzetterületet a beszélgetés irányításához, és onnan építsen. Minél többet használja a csapata, annál természetesebb lesz ugyanazon az oldalon dolgozni.