12 suggerimenti per riunioni Zoom: dal livello base all'avanzato

Ricco di funzionalità ma sottoutilizzato. Questo descrive al meglio Zoom.

Zoom è in cima alla lista degli strumenti più utilizzati nell’era del lavoro remoto e ibrido. Sfortunatamente, solo una manciata di utenti utilizza Zoom al massimo delle sue capacità.

Ci sono molte funzionalità potenti e stimolanti che lasci sprecare. Abbiamo raccolto 12 suggerimenti per riunioni Zoom per gli host per aiutarti a metterne le mani su alcuni.

Quindi smettila di entrare e uscire da Zoom come se fosse un'app di chiamata faccia a faccia virtuale e casuale. Questi suggerimenti per le riunioni Zoom ti porteranno da principiante a utente Zoom avanzato in pochissimo tempo.

Vuoi fare di più con Zoom? Continua a leggere.

5 suggerimenti per riunioni Zoom per principianti

Puoiinizia a esplorare Zoomprovando suggerimenti adatti ai principianti per riunioni e interviste su Zoom. Eccone 5 che torneranno sempre utili.

Abbellisci il tuo viso

Hai la sensazione che il tuo viso non sia degno di essere chiamato? Zoom può darti un lifting.

Se stai uscendo da una sessione di allenamento o stai uscendo dal letto per andare a una riunione su Zoom, il tuo viso potrebbe aver bisogno di un ritocco. La funzione "ritocca il mio aspetto" di Zoom fa proprio questo.

Ecco come metterlo in pratica.

1. Apri Zoom sul tuo PC Windows o Mac.
2. Fai clic sulla tua immagine del profilo > Impostazioni > Video per aprire la scheda video.
3. Controlla il "Ritocca il mio aspetto" scatola.
4. Usa il cursore sotto di esso per regolare l'effetto.

Imposta uno sfondo virtuale

Un'altra funzionalità di Zoom che soffre di sottoutilizzo è la configurazione dello sfondo virtuale. Potresti non sapere che puoi personalizzare lo sfondo della tua riunione Zoom praticamente ovunque: spiaggia, spazio, ufficio, ecc.

Scopri come impostare uno sfondo virtuale di seguito (è disponibile unrequisito minimo di sistemaper utilizzare questa funzione):

1. Accedi al client desktop Zoom.
2. Fai clic sulla tua immagine del profilo > Impostazioni.
3. Vai aSfondo e filtri.
4. Successivamente, scegli una delle immagini o dei video preinstallati oppure carica uno sfondo personalizzato facendo clic sul segno più (+).

Prepara la sala d'attesa

Probabilmente hai sentito parlare di "Bombardamento zoom": la principale minaccia alla sicurezza generata dalla crescente adozione delle videoconferenze. Si verifica quando un ospite non invitato irrompe nella riunione, si inquadra nella telecamera e addirittura prende il controllo del controllo.

Una sala d'attesa ti aiuta a trattenere e cacciare gli ospiti indesiderati. Abilitandolo, puoi accedere a chiunque tenti di partecipare alla tua chiamata prima di consentirgli di entrare. Guarda come si fa.

1. Accedi all'app Web Zoom come amministratore.
2. Vai su Gestione account > Impostazioni account.
3. Fare clic su Riunione, quindi fare clic su "Sala D'Attesa" per abilitare l'impostazione.

È noto che gli intrusi abili possono aggirare il controllo della sala d'attesa Zoom, quindi è necessario controllare il punto successivo.

Riunione Zoom bloccata

Abilitare il blocco della sessione è uno dei suggerimenti più efficaci per le riunioni Zoom per garantire la sicurezza dei tuoi eventi. Una volta che sei sicuro che siano presenti tutti i partecipanti che desideri nella riunione, puoi bloccarla.

In questo modo si nega a chiunque (non ancora presente) l'accesso alla riunione. Anche qualcuno con l'ID della riunione e la password non può accedere. In questo modo, hai la massima tranquillità sulla sicurezza delle tue chiamate e puoi smettere di preoccuparti di "zoombombers" e irruttori.

Bloccare una riunione Zoom è facile. Basta fare clic su "Sicurezza' nella parte inferiore dello schermo e seleziona "Blocca riunione" opzione.

Cambia il tuo nome visualizzato per ogni riunione

Per impostazione predefinita, il nome del tuo profilo appare in tutte le tue riunioni Zoom. Per qualche ragione, potresti non essere d'accordo con questo. Se desideri utilizzare nomi diversi per diverse riunioni Zoom, è possibile.

Saperne di più:Come estendere il tempo della riunione Zoom (guida completa)

1. Fare clic su "Partecipanti" nella parte inferiore dello schermo per visualizzare la barra dei partecipanti.
2. Passa il mouse sopra il tuo nome, quindi fai clic sull'icona Altro >Rinominare.
3. Inserisci il nuovo nome visualizzato e fai clic suModifica.

7 suggerimenti avanzati sullo zoom che un professionista deve conoscere

Se sei un utente avanzato alla ricerca di suggerimenti su come registrare le riunioni, creare trascrizioni delle riunioni e navigare rapidamente in Zoom con le scorciatoie da tastiera, questi suggerimenti avanzati per le riunioni Zoom fanno al caso tuo.

Registra e trascrivi automaticamente le riunioni Zoom

Vale la pena registrare alcuni incontri per riferimento futuro. E non hai bisogno di nessuno dei vecchi e noiosi modi per farlo.Aerogrammacon caratteristiche interessanti è un potente assistente per riunioni su cui puoi fare affidamento. Ti consente di:

• Registra la tua riunione in alta risoluzione ininterrottamente per 5 ore.
• Trascrive automaticamente la tua chiamata Zoom in tempo reale. La funzione di identificazione dell'oratore consente di individuare rapidamente segmenti specifici.
• Le registrazioni e le trascrizioni possono essere modificate e condivise con altri per mantenere tutti allineati.

Passaggi per registrare riunioni Zoom utilizzando Airgram:

1. Accedi ad Airgram e collega il tuo calendario Google o Outlook.
2. Apri il calendario Airgram e trova le riunioni Zoom che desideri registrare e trascrivere. Quindi fare clic suPrendi appunti.
3. Fare clic suAvvia la chiamata Zoompulsante per avviare la registrazione con la trascrizione dal vivo.

Airgram può anche partecipare automaticamente alle riunioni Zoom senza la tua presenza e avviare la registrazione, non devi preoccuparti di perdere nessuna riunione.

In breve, Airgram fa risparmiare tempo e fatica nelle riunioni e migliora notevolmente l’efficienza, soprattutto se si adottano modelli di lavoro ibridi o da remoto.

Utilizza le scorciatoie da tastiera

Se esegui Zoom più di due volte a settimana, sei un utente accanito. Imparare alcune scorciatoie da tastiera essenziali può farti risparmiare una ragionevole quantità di tempo. Di seguito è riportato unelenco delle scorciatoie da tastieraper Mac e Windows.

PC Windows

• Disattiva e riattiva l'audio: Alt+A
• Avvia o interrompi il video: Alt+V
• Avvia o interrompi la registrazione locale: Alt+R
• Avviare o interrompere la registrazione nel cloud: Alt+C
• Alzare o abbassare la mano: Alt+Y
• Entra o esci dallo schermo intero: Alt+F
• Avvia o interrompi la condivisione dello schermo: Alt+S
• Apri la finestra di invito: Alt+I
• Per terminare o abbandonare la riunione: Alt+Q

macOS

• Disattiva e riattiva l'audio: Comando+Maiusc+A
• Avvia o interrompi il video: Comando+Maiusc+V
• Avvia o interrompi la registrazione locale: Comando+Maiusc+R
• Avvia o interrompi la registrazione sul cloud: Comando+Maiusc+C
• Alzare o abbassare la mano: Opzione+Y
• Entra o esci dallo schermo intero: Comando+Maiusc+F
• Avvia o interrompi la condivisione dello schermo: Comando+Maiusc+S
• Apri la finestra di invito: Comando+I
• Termina o abbandona la riunione: Comando+W

Utilizza le stanze per sottogruppi di lavoro

Con le stanze per sottogruppi di lavoro, puoi dividere i tuoi grandi eventi Zoom in riunioni di gruppo più piccole. La funzione sottogruppo di lavoro consente all'ospitante di raggruppare i partecipanti in varie sale riunioni denominate stanze sottogruppo di lavoro.

Questa funzionalità è utile per le organizzazioni remote in cui diversi team all'interno della stessa organizzazione devono lavorare insieme in remoto.

Abilitare una stanza per sottogruppi di lavoro è semplice:

1. Avvia Zoom, vai su Gestione account> Impostazioni account
2. Vai aIncontroscheda.
3. In "In riunione (avanzato)", attiva l'interruttore accanto a "Sala riunioni“.

Imposta un sondaggio su Zoom

Questo suggerimento è per un evento di gruppo numeroso. La funzione di sondaggio Zoom è molto efficace nel raccogliere le opinioni dei partecipanti. Puoi configurarlo per facilitare il feedback immediato da parte del tuo pubblico.

Tuttavia, è necessario configurarlo prima della riunione, il che potrebbe richiedere del tempo.

1. Andare al menu di navigazione Zoom e fare clic suIncontri.
2. Scorri verso il basso per individuare ilSondaggi/quizscheda.
3. Clic+ Creaper iniziare a creare un nuovo sondaggio.
4. Seleziona la casella "Aggiungi alla libreria sondaggi/quiz" (facoltativo) e fai clic su Avanti.
5. Inizia ad aggiungere domande al tuo sondaggio utilizzando il pulsante "Aggiungi un pulsante di domanda.”

Raccogliere informazioni sui partecipanti

Desideri raccogliere le credenziali dei partecipanti prima che si uniscano alla riunione? Stai pensando a uno strumento separato da utilizzare? Non. Configurare la registrazione alla riunione Zoom è tutto ciò di cui hai bisogno.

È necessario abilitare "Registrazione" nella "Scheda La mia riunione" nell'applicazione Web Zoom. Successivamente, puoi creare un modulo da compilare per i partecipanti.

Zoom ha alcuni campi standard come nome, cognome e indirizzo email che puoi aggiungere utilizzando le caselle di controllo. Se ciò non bastasse, puoi aggiungere i tuoi campi preferiti facendo clic sul pulsante “Scheda delle domande personalizzate“.

Esplora la funzione di condivisione dello schermo avanzata Zoom

Se c'è una cosa che Zoom fa meglio di altre app di videoconferenza, è la condivisione dello schermo. Ha un impatto serio. Che tu sia interessato a condividere una sezione del tuo schermo, l'intero o anche un video, bastano pochi clic.

Puoi consentire a due o più partecipanti di condividere gli schermi contemporaneamente come host. Ciò consente una sessione più collaborativa. Lo strumento di annotazione è un'altra aggiunta rivoluzionaria alla condivisione dello schermo virtuale. Gli utenti possono evidenziare e commentare ciò che è presente sugli schermi condivisi degli altri partecipanti.

Usare la condivisione dello schermo in Zoom è molto semplice. Giocaci e ne prenderai la mano in pochissimo tempo.

Configurare una telecamera per documenti

Questo suggerimento per la chiamata Zoom è rivolto a coach, insegnanti e formatori online che desiderano che gli occhi degli studenti siano su una lavagna, una scrivania o qualsiasi altro documento.

Sembra te? Puoi avere una seconda webcam puntata sulla lavagna che vuoi che i tuoi partecipanti vedano. Quindi vai al "Condivisione dello schermo avanzata" nella parte superiore dello schermo e utilizza l'opzione "contenuto dalla seconda fotocamera" per condividerlo.

In alternativa, partecipa alla riunione con un altro dispositivo e imposta la fotocamera in modo che punti nella direzione del documento.

Esercitati, prova e gioca

Non aspettare fino alla prossima riunione Zoom prima di provare i suggerimenti per riunioni sopra riportati per Zoom. Gioca con loro il più possibile. Perfezionarli ti renderà un host e un collaboratore più efficiente negli eventi Zoom. E non dimenticare di condividere con gli altri. Rendiamo il mondo delle videoconferenze un posto migliore.

IMPARENTATO: disattiva le notifiche mentre utilizzi Zoom su Mac