Come utilizzare Google Documenti per i verbali delle riunioni

Google Documenti è un modo semplice per conservare i verbali delle riunioni in un unico posto. È ideale per i team che preferiscono prendere appunti manualmente e desiderano una documentazione chiara per riferimento futuro. Puoi utilizzare un documento Google esistente o iniziare da zero per aggiungere note sulla riunione, organizzare elementi dell'agenda e registrare i punti chiave della discussione.

In questa sezione imparerai come:

Crea da zero note sulla riunione in Google Documenti
Utilizza modelli di note di riunione e strumenti integrati
Personalizza un documento adeguatamente strutturato per la collaborazione
Cattura dettagli importanti e follow-up per la tua prossima riunione

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Verbali delle riunioni manuali in Google Docs

Esempio di verbale di riunione di Google Doc

Prima di approfondire i modelli o l'automazione, è utile capire come funziona Google Docs come base per i verbali delle riunioni. Fa parte degli strumenti più ampi di Google Workspace e semplifica la documentazione delle discussioni, l'assegnazione di azioni e la condivisione delle note delle riunioni all'interno del team. Con pochi semplici passaggi, puoi trasformare un documento vuoto in un record strutturato della tua riunione.

IMPARENTATO:Modello per riunione quotidiana in piedi (Word + Documenti Google)

Creazione di un documento con i verbali della riunione da zero

Avviare i verbali della riunione in un documento Google vuoto ti offre la flessibilità di formattare gli appunti della riunione esattamente come desideri. È perfetto per i team che si affidano alla presa manuale di appunti o che desiderano il pieno controllo su layout e contenuti.

Segui questi passaggi per creare da zero verbali di riunioni in Google Documenti:

Vai adocs.google.come fare clicDocumento vuoto.
Aggiungi untitolo dell'incontrocon la data, l'ora e l'argomento.
Listapartecipantiper una corretta documentazione.
Contornopunti all'ordine del giornoutilizzando i punti elenco.
Documentazionepunti chiave,decisioni, Eelementi di azionedurante l'incontro.
Riassumerefollow-upcon proprietari e scadenze amonitorare i progressi.
Salvare il file inGoogle Driveper la condivisione eriferimento futuro.

💡Suggerimento professionale:Salta la presa di appunti manuale conTattica. Acquisisce trascrizioni in tempo reale dalle tue chiamate Google Meet e le esporta come documenti Google per una facile modifica.

Utilizzo di modelli e blocchi predefiniti integrati

Se preferisci una configurazione più rapida, Google Documenti offre modelli di note sulle riunioni e elementi intelligenti che semplificano il processo di documentazione. Non è necessario iniziare da zero. Basta scegliere un modello adatto e adattarlo ai dettagli della riunione.

Per utilizzare un'opzione integrata:

Vai adocs.google.com.
Seleziona ilGalleria di modellisezione in alto a destra.

SottoLavoro, seleziona aAppunti della riunionemodello dall'elenco.

Sostituisci il testo segnaposto con il tuopunti all'ordine del giorno,punti chiave, Eelementi di azione.

Condividi il documento per collaborare in tempo reale con il tuo team.

Puoi anche inserire il blocco note della riunione direttamente all'interno di un documento Google esistente:

Tipo@appunti della riunione, quindi scegli ilEvento di Google Calendarcollegato alla riunione.
I documenti compileranno automaticamente i dettagli dell'evento come data, partecipanti e titolo, risparmiando l'inserimento manuale.

Per pianificare sessioni più collaborative, scopri come pianificare una riunione con più partecipanti.

Personalizzare il modello del verbale della riunione

Dopo aver scelto o creato un modello di verbale di riunione in Google Documenti, puoi modificarlo per adattarlo alle esigenze del tuo team.

Ecco alcuni semplici modi per personalizzare le note della riunione in Google Documenti:

Aggiungi sezioni perpartecipanti,punti all'ordine del giorno,punti chiave, Eprossimo incontrodettagli.
Includere una tabella condecisioniOfollow-upper tenere traccia delle responsabilità.
Utilizzopunti elencoperdettagli importantie scansione rapida.
Fare domanda aintestazioniper separare argomenti di discussione o progetti.
Inserisci una casella di riepilogo perinformazioni chiaveo risultati finali.

💡Suggerimento professionale:Codifica le sezioni con colori o evidenzia le informazioni critiche in modo che sia più facile per i membri del team trovare i momenti chiave in seguito.

Per le discussioni individuali, scopri come conservare gli appunti delle riunioni individuali per un approccio strutturato.

Integrazione di Google Calendar e note delle riunioni

Se sei un utente di Google Workspace, puoi creare un file di note sulla riunione di Documenti Google direttamente da un evento di Calendario. Il documento include automaticamente i dettagli dell'evento come il titolo della riunione, la data e i partecipanti e viene allegato all'evento affinché tutti possano accedervi.

Nota:Questa funzionalità è disponibile solo per gli account Google Workspace e G Suite nella versione web di Calendar.

Ecco come aggiungere note sulla riunione da Google Calendar:

Sul tuo computer, apriCalendario di Google.
Crea un nuovo evento.
(Facoltativo) Aggiungi il tuotitolo dell'incontro,tempo,ospitie altrodettagli dell'evento.
ClicAggiungi descrizione o allegati, selezionaCrea appunti sulla riunione, quindi fare clic suSalva.

Il tuo nuovo file delle note della riunione di Google Documenti si aprirà con le informazioni sull'evento precompilate. Una volta salvato, viene automaticamente allegato all'evento del calendario e condiviso con tutti gli invitati, anche quelli esterni alla tua organizzazione.

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Limitazioni di Google Docs per i verbali delle riunioni (e come superarli)

Sebbene Google Docs renda la presa di appunti semplice e collaborativa, presenta ancora alcuni inconvenienti per quanto riguarda i verbali delle riunioni. I team che si affidano solo all'inserimento manuale potrebbero avere difficoltà a cogliere i punti chiave o a tenere il passo con le discussioni in rapido movimento durante le riunioni virtuali.

Le sfide comuni includono:

Inserimento manuale:Devi digitare ogni dettaglio, il che può rallentarti e portare a perdere punti importanti.
Nessun supporto per la trascrizione:Documenti non registra né trascrive automaticamente le chiamate di Google Meet.
Formattazione incoerente:Se non utilizzi un modello di verbale di riunione chiaro, i documenti possono diventare non strutturati nel tempo.
Contesto mancato:È facile trascurare i punti salienti o le azioni da intraprendere se nessuno rivede o aggiorna le note.

Il modo migliore per superare questi limiti è utilizzare un assistente per riunioni AI come Tactiq che si integra con Google Meet.

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Utilizzo di Tactiq per i verbali delle riunioni di Google Docs

Tactiq è uno strumento basato sull'intelligenza artificiale che acquisisce, trascrive e riassume automaticamente le discussioni di Google Meet. Ti aiuta a documentare i punti chiave, le decisioni e le azioni da intraprendere in modo da poter rimanere concentrato sulla riunione invece di digitare appunti.

Tactiq può essere utilizzato in due modi:

Genera automaticamente verbali di riunione senza Google Docs:Dopo ogni riunione, Tactiq crea una trascrizione completa e un riepilogo AI che puoi rivedere, modificare e condividere direttamente nella dashboard Tactiq. Non è necessario aprire un documento separato. I verbali della tua riunione vengono generati istantaneamente.
Connettiti con Google Documenti:Se preferisci conservare i tuoi appunti in Google Workspace, Tactiq si connette a Google Drive e crea un documento Google contenente la trascrizione e il riepilogo della riunione generato dall'intelligenza artificiale. Ciò semplifica l'archiviazione, la condivisione e la collaborazione sugli appunti della riunione all'interno del tuo team.

Come connettere Tactiq a Google Drive

Installa l'estensione Tactiq Chromee registrati per un account gratuito.
Apri il tuoCruscotto Tactiqe vai aImpostazioni dell'account>Integrazioni.
TrovareGoogle Drive, quindi fare clic suCollegare.
Accedi con il tuoaccount Google, fare clicContinuare, poiPermettereper concedere l'accesso.
Ritorna alIntegrazionipagina e abilitare:

Salva automaticamente le trascrizioni su Google Drive dopo la riunione- salva automaticamente ogni trascrizione come documento Google.
Utilizza il Drive condiviso- ti consente di archiviare le trascrizioni in un Drive aziendale condiviso anziché in uno personale.

Una volta connesso, Tactiq creerà una cartella nel tuoGoogle DrivechiamatoTrascrizione Tactiqdove sono archiviati gli appunti della riunioneDocumenti Google.
Per visualizzare i tuoi file in qualsiasi momento, vai aImpostazioni dell'account>Integrazioni>Google Drive, quindi fare clic suVisualizza cartella.

Con Tactiq puoi generare automaticamente verbali di riunione all'interno dell'app o connettere il tuo spazio di lavoro a Google Drive per mantenere tutto organizzato in un'unica posizione centrale.

Scarica oggi stesso l'estensione gratuita Tactiq per Chrome!

Concludendo

L'utilizzo di Google Documenti per i verbali delle riunioni è un modo affidabile per mantenere gli appunti della riunione organizzati e accessibili. Funziona bene per i team che preferiscono prendere appunti manualmente e desiderano rimanere negli strumenti familiari di Google Workspace come Google Calendar e Google Drive.

Ma se vuoi risparmiare tempo e acquisire automaticamente ogni dettaglio, Tactiq aggiunge un livello più intelligente al processo. Registra i punti chiave del tuo Google Meet, utilizza l'intelligenza artificiale per riassumere le discussioni e crea un documento Google nel tuo Drive in modo che tu possa rivederlo, modificarlo o condividerlo immediatamente.

Con entrambi gli strumenti, puoi scegliere tra l'input manuale e il supporto basato sull'intelligenza artificiale, a seconda di quale dei due aiuti il tuo team a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda e a far sì che ogni riunione conti.

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Come posso prendere i verbali delle riunioni in Google Documenti?

Inizia con un documento Google vuoto o utilizza un modello di note di riunione. Aggiungi sezioni per punti dell'agenda, punti chiave e azioni. Condividilo con il tuo team in modo che tutti possano collaborare e aggiornare le note in tempo reale.

Come posso utilizzare Google Documenti per le riunioni?

Utilizza Google Documenti per acquisire i dettagli della riunione, aggiungere note in tempo reale e assegnare follow-up. Puoi anche collegare Documenti a Google Calendar per allegare note ai tuoi eventi, rendendoli più facili da trovare in seguito.

Come posso creare verbali di riunione in Google Meet?

Utilizza Tactiq per registrare e riassumere automaticamente le tue discussioni su Google Meet. Si collega a Google Drive, crea un documento Google con note generate dall'intelligenza artificiale ed evidenzia i punti chiave per una rapida revisione.

Quale strumento di intelligenza artificiale posso utilizzare al posto di Google Docs per i verbali delle riunioni?

Tactiq è un assistente alle riunioni AI che trascrive le tue riunioni, identifica i punti chiave ed esporta note strutturate sulle riunioni in Google Docs. Puoi anche utilizzare ChatGPT per i verbali delle riunioni per perfezionare o espandere i tuoi riepiloghi.

Come posso creare un documento verbale di riunione?

Apri Google Documenti, assegna al file un titolo per la riunione e aggiungi sezioni per partecipanti, elementi dell'ordine del giorno e decisioni. Salvalo su Google Drive per riferimento futuro e facile condivisione con tutto il tuo team.