Riunioni virtuali o “webinar” collegano comodamente gli individui in un team cibernetico in un unico incontro via Internet. È uno scenario da sogno per amministratori, direttori e dirigenti aziendali per connettere le persone contemporaneamente con un obiettivo comune in mente.
In effetti, le conferenze online sono un esempio del metodo utilizzato oggi dalle aziende per gestire gli affari. Con il telelavoro che diventa sempre più diffuso, il dipartimento Risorse umane di un'organizzazione può facilmente trovarsi a destreggiarsi tra personale non solo in diverse parti del proprio paese ma anche da diverse parti del globo. Ammesso che potremmo continuamente esaltare le virtù degli incontri virtuali, essi sono considerevolmente diversi, forse addirittura imbarazzanti.
Certo, è pur sempre un incontro, non importa da che parte lo guardi, ma... e questo è un enorme ma, ci vuole abilità per mantenere il pubblico coinvolto e reciproco, anche durante gli incontri faccia a faccia. Immagina gli ostacoli nel mantenere vivo l'interesse dei partecipanti quando tutto ciò che hanno è uno schermo davanti al quale guardare. Non importa potenziali problemi tecnici!
Sentimenti di isolamento
Secondo il blogthecouchmanager, “i team virtuali possono sentirsi soli senza il vantaggio di interagire con colleghi e supervisori come farebbero in un tipico ufficio”. L'articolo suggerisce che alle persone potrebbero mancare le battute convenzionali sui refrigeratori d'acqua e le celebrazioni occasionali delle promozioni aziendali. Fortunatamente o sfortunatamente, nell’odierno mondo degli affari high-tech, l’isolamento dei lavoratori da remoto aggiunge un ulteriore ostacolo alla realizzazione di un webinar di successo.
Secondo una recente ricerca condotta solo negli Stati Uniti, un quarto del personale fa telelavoro ed entro il 2020 i lavoratori a distanza raggiungeranno i tre quarti dei lavoratori americani. Questo aumento potrebbe benissimo portare a un’epidemia di individui di clausura che vedono gli incontri virtuali come un mezzo di fuga piuttosto che come una collaborazione tra colleghi che la pensano allo stesso modo. Tuttavia, non tutto è perduto. Esistono modi e mezzi per mantenere fidanzati i partecipanti alla conferenza online e non perdere di vista la fiducia nelle idee e negli obiettivi della tua azienda.
5 modi per mantenere coinvolti i partecipanti alla riunione virtuale
Aspettatevi la partecipazione
Dovrai intensificare il tuo gioco se le precedenti riunioni virtuali sono state poco brillanti e poco interessanti. Fai sapere cosa ti aspetti, cattura l'attenzione dei partecipanti fin dall'inizio e fai presentazioni brevi e precise. Continua a muoverti. Il tuo pubblico sarà più che desideroso di soddisfare le tue aspettative perché sai come catturare la loro attenzione, rimanere concentrato e aggiungere un po' di umorismo per giunta.
Qual è lo scopo dell'incontro?
Se i partecipanti fantasticano e si chiedono “perché siamo qui”, i problemi sono all’orizzonte. Sii chiaro sullo scopo del tuo incontro e sul fatto che un webinar è il mezzo più conveniente per trattare il tuo argomento. Selezionare l'argomento giusto è un altro passo cruciale per entrare in contatto con i partecipanti. Spiega perché è nell'interesse dei partecipanti partecipare all'incontro. Rendere chiari i vantaggi della tua conferenza ispirerà il tuo pubblico e manterrà vivo il suo interesse. Per dirla in altro modo, non organizzare una riunione virtuale per qualcosa che potrebbe essere facilmente articolato in un'e-mail.
Preparazione per una riunione virtuale
Come afferma la legge di Murphy “ciò che può andare storto andrà storto” e le riunioni virtuali non fanno eccezione. L’era della tecnologia non ha reso le cose più semplici, ma solo più veloci. Se non disponi di una connessione superiore, di tutta l'attrezzatura tecnologica giusta e di qualcuno vicino per problemi tecnici, potresti ritrovarti in un bel pasticcio invece di un webinar ben congegnato. Quando giochi con nuovi software e attrezzature, preparati nel caso in cui non funzioni come previsto. Assicurati che alcuni partecipanti alla conferenza risolvano eventuali problemi tecnici. Vari programmi di riunioni virtuali ben progettati possono aiutarti a realizzare un webinar senza intoppi. Per non parlare del fatto che dovresti scrivere un piano frammentario per provare e avere un piano di riserva per ogni evenienza. Non dimenticare i problemi del fuso orario!
Niente riunioni fuffa
Una riunione virtuale indecisa e piena di “sciocchezze” sembrerà un purgatorio per i membri del team rispetto a un incontro di lavoro ben ponderato. Motivare e mantenere l'entusiasmo consentendo ai partecipanti di guidare le discussioni su argomenti che li riguardano. Per guidare questo tipo di approccio è necessario sintonizzarsi su tutte le dichiarazioni e osservare chi ha e chi non ha trasmesso commenti.
È tempo di giocare
Sì, è vero. Il tempo di gioco può essere una componente essenziale quando si tratta di riunioni virtuali. Secondo un articolo dell'esperto di riunioni virtuali Hassan Osman, autore diInfluenzare i team virtuali: 17 tattiche per portare a termine le cose con i dipendenti remoti,il tempo di gioco ti aiuta a:
–stabilire la fiducia tra i membri del team
–espandere la coesione e il coinvolgimento con i colleghi
–acquisire una conoscenza dei membri del team a livello individuale e professionale
I giochi di riunioni virtuali includono anticipazioni di fatti su ciascun partecipante, una tavola rotonda video e un discorso in cui i membri del team condividono due immagini non correlate al lavoro e trascorrono cinque minuti a conversare sulle foto. Hasan prosegue affermando che “questo tipo di attività sono particolarmente utili per i team che lavorano a stretto contatto e interagiscono più volte durante la settimana”.
Come sapere se hai eseguito correttamente la tua riunione virtuale
Hai camminato e parlato, ma hai centrato il tuo incontro virtuale? Ecco 3 segnali che il tuo incontro virtuale è stato un successo secondo il leadership coach Jesse Lyn Stoner:
-Partecipantisentirsi responsabili come squadra e non come individui. Le decisioni congiunte sono una priorità e tutti beneficiano delle competenze di ciascun partecipante.
–Comunicazioneil flusso è stato ottimale e i team hanno parlato tra loro non solo con l'amministratore del webinar. Stoner sottolinea che “se tutti si concentrano sul team leader, il dinamismo dell’incontro si muove nella direzione sbagliata”.
–Lavoro di squadrasupera i perimetri individuali. Un team impegnato realizza in tandem obiettivi che non sarebbe possibile raggiungere separatamente. Di conseguenza, l’affinità si rafforza e la fiducia continua anche oltre gli incontri.
Conclusione
Esistono diversi modi per mantenere coinvolti i partecipanti durante una riunione virtuale. Sia che la tua azienda abbia un team internazionale o nazionale distribuito in diverse località, la tua azienda dovrà organizzare webinar per consolidare i progetti e migliorare la produttività della tua azienda. Fortunatamente, la tecnologia odierna rende tutto ciò possibile; tuttavia, devi impegnarti per assicurarti che la tua riunione virtuale si svolga nel modo più fluido possibile.
Nota: Sopra l'articolo e le relative informazioni inviate da un autore ospite.
