Come impostare e inviare e-mail ricorrenti in Outlook

Outlook è un potente client di posta elettronica che offre un'ampia gamma di funzionalità per aiutarti a gestire le tue e-mail in modo efficiente. Una di queste caratteristiche è la capacità di farloconfigurare e inviare e-mail ricorrenti in Outlook.

Dall'invio di report settimanali sui progressi ai membri del tuo team e l'invio di newsletter mensili via email ai tuoi abbonati all'impostazione di promemoria per te stesso o promemoria di fatturazione mensile per i tuoi clienti, le email ricorrenti sono un ottimo modo per risparmiare tempo e garantire che i messaggi importanti vengano inviati regolarmente senza inviarli manualmente ogni volta.

Di seguito è riportata una guida passo passo su come impostare e inviare e-mail ricorrenti in Outlook per risparmiare tempo e semplificare le comunicazioni:

1. Tramite l'appuntamento del calendario
2. Utilizzare Boomerang per Outlook
3. Attraverso il follow-up automatico
4. Utilizzo della consegna ritardata
5. Attraverso la funzionalità Power Automate.

1] Tramite il Calendario Appuntamenti

In alternativa, puoi anche impostare promemoria e-mail ricorrenti utilizzando il Calendario. Per creare un messaggio ricorrente, in primo luogo, è necessario creare un nuovo modello di posta elettronica, semplificando la configurazione e l'invio di e-mail ricorrenti automatiche in Outlook.

• Per fare ciò, avvia Outlook e fai clic suNuova e-mail.
• Ora, fai clic suFilescheda e selezionareSalva con nome.
• Colpisci ilSalvapulsante e chiudi l'e-mail, ma assicurati di non inviarla.

Ora che hai creato correttamente il modello di email, segui i passaggi seguenti per impostare l'appuntamento per l'email ricorrente nel calendario.

Avvia Outlook e fai clic suCalendarioicona a sinistra.

All'apertura del Calendario, fare doppio clic sulla data per aprire ilEventofinestra. Qui, compila i file dell'oggetto e, se lo desideri, aggiungi i nomi dei partecipanti nel campo Invita partecipanti. È quindi possibile procedere alla selezione della data e dell'ora oppure selezionare ilRicorrenzapulsante, a seconda di quale si applica a te.

È quindi possibile impostarlo suTutto il giornose vuoi il promemoria per l'intera giornata. Ora seleziona il menu a discesa Non ripetere e seleziona se desideri ricevere il promemoriaQuotidiano,Settimanale,Mensile,Annuale, OCostumeper impostare una data specifica.

È quindi possibile impostare la posizione o aggiungere una descrizione, allegare documenti se necessari e fare clic suSalvaper salvare le modifiche.

Ora allega il modello di email che hai creato all'inizio. Per questo, fare clic suInserirescheda >Allega elemento>Elemento di Outlook> Nella nuova finestra vai aGuarda dentro>Modelli utente nel file system.

Qui, seleziona il modello salvato >Inserire. Il modello verrà ora allegato all'appuntamento del calendario.

Ora imposta un promemoria nella finestra degli appuntamenti del calendario per ricordarti quando inviare l'e-mail.

Tieni presente che questo promemoria NON invia automaticamente l'e-mail ma ti ricorderà invece di farlo.

2] Utilizza Boomerang per Outlook

Se desideri pianificare e-mail ricorrenti in Outlook,è un ottimo modo per risparmiare tempo e portare a termine le cose rapidamente. Pertanto, per impostare e inviare messaggi ricorrenti tramite Boomerang, crea una nuova email.

Una volta composta l'e-mail, fare clic suInvia più tardiopzione.

Dal menu a discesa, selezionapianificare un messaggio ricorrente.

Ora seleziona la data e l'ora di invio della prima email che desideri inviare.

Successivamente, vai aInvia ognie dal menu a discesa seleziona la frequenza dell'e-mail, ad esempio giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Allo stesso tempo, seleziona il/i giorno/i in cui desideri che venga inviata l'e-mail.

Ora seleziona una data specifica in cui desideri che le e-mail ricorrenti cessino. Ma invece di una data specifica, puoi anche interromperlo dopo l'invio di un certo numero di messaggi o consentirgli di continuare.

Una volta effettuata la selezione, rivedi il riepilogo e premi il pulsanteProgrammapulsante.

Il messaggio ricorrente che crei verrà salvato nel fileBoomerang-ricorrentesottocartella e verrà inviato automaticamente ai destinatari da te impostati. Ciò non richiede nemmeno che tu abbia effettuato l'accesso a Outlook o a qualsiasi connessione Internet.

3] Attraverso il follow-up automatico

Hai ilFollow-up automaticofunzionalità sulla tua versione di Outlook? Se sì, questa è un'altra chiave per creare e-mail ricorrenti.

Per questo, fare clic suFollow-up automaticoscheda accanto aAiutonella barra degli strumenti e selezionaMessaggi ricorrenti.

Si aprirà ilGestore dei messaggi ricorrentifinestra. Qui, clicca suAggiungerepulsante.

Ora scrivi il tuo messaggio email ricorrente e compila i campi A e Oggetto.

Una volta terminato, dal pannello laterale, seleziona la frequenza, ad esempio,quotidiano,settimanale,mensile,trimestrale,annuale, Ocostume. È inoltre possibile selezionare il giorno della settimana e/o l'ora del giorno in cui inviare l'e-mail.

Vuoi aggiungere allegati all'e-mail ricorrente? Fare clic suOrigini dei file allegatipulsante per inviare gli allegati insieme all'e-mail.

4] Utilizzo della consegna ritardata

• Se utilizzi Outlook 365, fai clic suCasascheda e fare clic suNuova postaper creare un nuovo messaggio e-mail.
• Seleziona ilOpzionischeda nella barra degli strumenti e premi il pulsanteRitardo Consegnapulsante.
• Si aprirà ilProprietàfinestra. Ecco, seleziona la casella accanto aNon consegnare prima.
• Ora imposta la data e l'ora accanto per quando desideri che le e-mail vengano inviate.
• Puoi selezionare la casella per il fileRicorrenteopzione o seleziona la casella che diceScade dopoe impostare la data e l'ora.
• Premere ilVicinopulsante e quindi fare clicInviare.

Leggere:

5] Tramite l'app Power Automate

Ma se desideri una soluzione con un solo pulsante, utilizzare l'app Power Automate è il modo migliore per configurare e inviare e-mail ricorrenti in Outlook. Ecco come utilizzare l'app:

Accedi all'app Outlook, fai clic sul pulsante di avvio delle app nell'angolo in alto a sinistra, fai clic su Tutte le app per espandere la sezione e selezionaPotenza automatizzata.

Successivamente, nelPotenza automatizzatafinestra, fare clic suCrearepulsante.

Nella schermata successiva, seleziona ilFlusso cloud pianificatoriquadro per definire quando e con quale frequenza inviare un'e-mail.

Ora, nelCostruisci un flusso cloud di pianificazionefinestra, assegnare un nome nel fileNome del flussocampo.

Successivamente, sotto ilEsegui questo flussosezione impostare la data, l'ora e la frequenza nella sezioneRipeti ognicampo. Fare clic sul menu a discesa per selezionareMese,Settimana,Giorno,Ora,Minuto, ESecondo. Una volta terminato, premere il tastoCrearepulsante.

Una volta cheRicorrenzaè impostato, fare clic suNuovo passoper aprire ilScegli un'operazionerichiesta.

Ora, fai clic suOffice 365 Outlookicona. Successivamente, dall'elenco diAzioni, selezionaInvia un'e-mail (V2).

Quando si apre la finestra dell'e-mail, inserisci i dettagli per creare l'e-mail ricorrente. Fare clic su Mostra opzioni avanzate per aggiungere cc, bc o allegati. Fare clic su Salva per completare la configurazione dell'e-mail ricorrente.

Nota:Assicurati di riattivare le impostazioni una volta terminata l'attività e ora desideri interrompere l'invio dell'e-mail ricorrente.

Come posso impostare le e-mail pianificate automatiche in Outlook?

Per impostare le e-mail pianificate automaticamente in Outlook, crea il tuo messaggio e fai clic suInvia più tardiopzione. Quindi, selezionaPianifica messaggio ricorrente, imposta la data e l'ora di invio per la prima email e seleziona la frequenza di ricorrenza (quotidiano,settimanale,mensile, Oannuale) dal menu a discesa. Fare clic suSalvaper attivare.

Come posso automatizzare più e-mail in Outlook?

Per automatizzare più e-mail in Outlook, utilizza la funzionalità Stampa unione che ti consente di inviare e-mail personalizzate a un ampio elenco di destinatari in modo efficiente. Per questo, crea un modello in Word, collegalo al tuo elenco di contatti e seleziona Termina e unisci. Questo invierà automaticamente le tue email.