Kaip naudoti „ChatGPT“ kaip projekto vadovą

Kaip projektų vadovui, efektyvumas ir produktyvumas yra svarbiausi prioritetai. Tačiau, kai jūsų lėkštėje yra tiek daug užduočių, gali būti sudėtinga valdyti savo darbo krūvį. Štai kurChatGPTŠis AI įrankis gali padėti supaprastinti daugelį daug laiko užimančių užduočių – nuo susitikimų santraukų ir veiksmų elementų kūrimo iki sudėtingų temų tyrimo ir būsenos atnaujinimų perrašymo.

Prieš pradėdami: susikurkite savo OpenAI paskyrą.

Prieš pradėdami naudoti „ChatGPT“, įsitikinkite, kad turiteOpenAI paskyra.Ją sukurti yra nemokama. Galite pradėti jį naudoti užsiregistravę. Tačiau kartais serveris perkraunamas, kai juo naudojasi per daug žmonių.

Tai yra tada, kai naudinga turėti „ChatGPT Plus“ paskyrą, kuri pateikiama su atskira prisijungimo nuoroda. Tokiu būdu galite ir toliau naudoti „ChatGPT“, net jei serverio pajėgumas yra pilnas. Tačiau šiuo metu jis dar pasiekiamas ne visose šalyse. Visada galite užsiregistruoti į laukiančiųjų sąrašą.
Jei vis dar tik tyrinėjate ChatGPT, geriau pasinaudoti nemokama versija.

Kaip „ChatGPT“ gali padėti projektų vadovams?

Kaip arinkodaros projektų vadovas, didžiąją laiko dalį skiriu susitikimams, tyrimams, planavimui ir dokumentavimui. Tai ne tik užima tiek daug laiko, bet ir užima daug mano smegenų pralaidumo.
Laimei, su ChatGPT pagalba galiupaspartinti kai kurias mano darbo eigasir sumažinti mano smegenų apkrovą. Pavyzdžiui, tyrinėjimas ir apibendrinimas gali užtrukti kelias valandas, ypač pradiniame projekto etape. Tačiau duomenų rinkimas ir aiškus bei glaustas apibendrinimas yra „ChatGPT“ kompetencija. Kas man užtrunka valandas, tai užtruks kelias sekundes naudojant AI!

Akimirksniu sukurkite susitikimų santraukas ir veiksmų elementus

Kaip projektų vadovas (arba bet koks nuotolinis profesionalas), greičiausiai turite ilgus, pasikartojančius susitikimus. Priklausomai nuo jūsų projekto darbo krūvio, tai gali būti nuo 5 iki 10 valandų per savaitę. Tai neapima laiko, kurį praleidžiate ruošdamiesi susitikimui ir dokumentuodami jį po jo.
Štai kaip aš naudoju ChatGPT, kad sutaupyčiau laiko bet kokio tipo susitikimams:

Įsitikinkite, kad įrašau skambutį ir sugeneruoju visą nuorašo failą.
Nukopijuokite ir įklijuokite nuorašą į „ChatGPT“.
Ištraukite santraukas ir veiksmų elementus.

Perskaityti stenogramą rankiniu būdu ir išimti svarbiausius dalykus paprastai užtrunka 30 minučių. Tačiau naudojant ChatGPT tai užtrunka 30 sekundžių ar mažiau. Perskaitykite, kaip naudoti „ChatGPT“ su „Zoom“ arba „Google Meet“ nuorašus, kad gautumėte nuoseklų vadovą.

„ChatGPT“ veikia puikiai, tačiau, kaip matote, vis tiek tenka dirbti rankiniu būdu: kopijuoti ir įklijuoti stenogramą ir naudoti raginimus, kad išgautumėte tai, ko norite.
Lengviausias ir greičiausias būdas tai padaryti yra naudojant Tactiq. Tactiq yra realaus laiko transkripcijos įrankis, skirtas Zoom, Microsoft Teams ir Google Meet. Tačiau nuostabiausia, kad GPT3 („ChatGPT“ technologija po gaubtu) yra integruota į „Tactiq“. Tai reiškia, kad galite akimirksniu generuoti santraukas, veiksmų elementus ir darbotvarkes.
Štai kaip išbandyti Tactiq:

Įdiekite „Tactiq“ nemokamai „Google Chrome“..
Prisijunkite prie „Zoom“, „Google Meet“ arba „Teams“ skiltyje „Integracijos“.
Prisijunkite prie skambučio kaip įprastai.
Po skambučio gausite el. laišką su nuoroda į stenogramą.

Kai turėsite nuorašą, spustelėkite „Generuoti AI suvestinę“.

Tactiq ChatGPT susitikimo santrauka

Ir voila! Turėsite lengvai skaitomą ir labai tikslią santrauką. Taip pat galite generuoti veiksmo elementus su dalyvių vardais.

O jei reikia planuoti kitą susitikimą, Tactiq pasiūlo kitus darbotvarkės punktus. Galite lengvai ištrinti tuos, kurių jums nereikia.

Šis metodas puikiai tinka skambučiams, tokiems kaip…

1-1 susitikimai
Pradiniai skambučiai
Planuoti skambučius
Kasdieniniai stovėjimai

…ir daugiau. Kai turėsite nuorašą, galėsite jį paversti kitu turiniu naudodami „ChatGPT“. Pavyzdžiui, galite jį paversti planavimo dokumentu arba pradėti savo tyrimą.

Paspartinkite minčių šturmo ir tyrimų procesą

Kita daug laiko atimanti projektų vadovų užduotis – smegenų šturmas ir tyrimai. Priklausomai nuo projekto apimties, tai gali trukti nuo 30 minučių iki 3 valandų. Pavyzdžiui, planuoti turinio kalendorių 3 mėnesiams užtrunka kelias dienas.

Štai kaip aš naudoju ChatGPT smegenų šturmui ir tyrimams:

Skaityti daugiau:Koks yra „ChatGPT 3.5“ ir „ChatGPT 4“ prieigos raktų limitas?

Kiekvienam užsiėmimui išsikeliu konkretų tikslą.
Klausimus užduodu pagal tikslą.
Naudoju pradinius atsakymus, kad atlikčiau daugiau tyrimų.

Pavyzdžiui, mano naujausias rinkodaros projektas apima pagrindinę tikslinę auditoriją, į kurią reikia sutelkti dėmesį. Klientas nori sutelkti dėmesį į dideles pajamas gaunančius miestus, esančius arčiau jos laiko juostos.
Taigi, aš paprašiau „ChatGPT“ išvardyti geriausius miestus, kuriems reikia gyvenimo instruktavimo ir kurie yra arčiau Danijos laiko juostos. Štai atsakymas:

Kaip matote, jis pateikė tikrai konkretų atsakymą pagal tai, ko man reikėjo. Tai taip pat susiaurina miestus, kuriuos man reikia daugiau tyrinėti.

Padėkite kurti ir dokumentuoti procedūras

Norint užtikrinti projekto sėkmę, labai svarbu sukurti ir dokumentuoti procedūras. Tačiau procesas gali užimti daug laiko ir būti didžiulis, ypač kai vienu metu valdote kelis projektus. Čia praverčia „ChatGPT“.

Jis gali:

Supaprastinkite procedūrų kūrimą naudodami siūlomą formatą, toną, struktūrą, šablonus ir pavyzdžius.
Užtikrinti procedūros formato ir tono nuoseklumą.
Supaprastinkite kalbą, kad geriau suprastumėte.

Procedūrų kūrimas puikiai veikia, jei jau turite pradinį turinį. Pavyzdžiui, viename projekte, prie kurio dirbu, tiesioginės transliacijos stenogramą paverčiame tinklaraščio įrašu. Sukūriau procedūrą, kuri trunka 30 minučių. Atlikta rankiniu būdu, tai užtrunka daugiau nei 3 valandas!
Štai vienas iš raginimų, kuriuos naudojau:

ChatGPT naudojimas gali pagreitinti procedūrų užrašymo procesą. Kartais viskas, ko jums reikia, yra jūsų idėjų taškai. „ChatGPT“ atliks likusį rašymą.

Perrašyti būsenos atnaujinimus

Galiausiai projektų vadovai praleidžia savo laiką informuodami suinteresuotąsias šalis apie projektų būklę. Atnaujinimų rašymas nuo nulio gali būti nervingas. Arba rašote labai ilgą atnaujinimą!

Būsenos atnaujinimai turi būti aiškūs ir tikslūs.

Naudodami ChatGPT galite:

Paprašykite perrašyti ilgą atnaujinimą į trumpus fragmentus.
Parašykite atnaujinimus kitu tonu arba rašymo stiliumi.
Apibendrinkite ilgą ataskaitą ir paverskite ją trumpu būsenos atnaujinimu.

Galite beveik perrašyti viską, ko norite, nuo el. laiškų iki socialinių tinklų įrašų iki vartotojų istorijų.

„ChatGPT“ naudojimo atvejų yra neribota

Šios darbo eigos gali suteikti daugiau idėjų jūsų, kaip projekto vadovo, naudojimo atvejams ir darbo eigoms. Nors naudodami „ChatGPT“ galite pasiekti bet ką, visada galite pasikliauti tokiais įrankiais kaip „Tactiq“ su integruotu „ChatGPT“ integravimu. Naudodami šiuos įrankius galite supaprastinti, supaprastinti ir pagreitinti darbo eigą. Tokiu būdu galite sutelkti dėmesį į aukšto lygio užduotis ir atlaisvinti daugiau laiko savo darbo dienai.