Hoe u kunt zien wie een vergadering heeft geaccepteerd in Outlook

Bijhouden wie uw vergaderingen bijwoont, kan uw productiviteit maken of breken. Wanneer u een uitnodiging voor een vergadering verzendt, moet u weten wie deze heeft geaccepteerd, wie heeft afgewezen en wie er nog over nadenkt.

Met Microsoft Outlook kunnen organisatoren van vergaderingen eenvoudig de reacties van deelnemers bekijken. U kunt de reactiestatus op verschillende platforms controleren. Outlook voor Windows, Mac of de webversie werken allemaal op dezelfde manier.

Het proces verschilt enigszins, afhankelijk van welke versie van Outlook u gebruikt. Laten we eens kijken hoe u precies kunt zien wie een vergadering in Outlook op alle platforms heeft geaccepteerd.

‍

Reacties van deelnemers controleren in Outlook

In dit gedeelte wordt beschreven hoe u antwoorden op vergaderingen kunt controleren op de desktop-, web- en mobiele platforms van Outlook.

Voor Outlook-bureaublad (Windows/Mac)

Het vinden van antwoorden op vergaderingen in Outlook voor Windows en Outlook voor Mac volgt dezelfde stappen. Zo kunt u controleren wie uw uitnodiging voor een vergadering heeft geaccepteerd:

1. Ga naarVooruitzichten, klik op het Agenda-pictogram en zoek uw vergadering.
2. Dubbelklik op de vergaderingsgebeurtenis om deze te openen.
3. U kunt Tracking aan de rechterkant van het venster controleren.

Het trackingtabblad toont de reactie van elke persoon. Je ziet wie het heeft geaccepteerd, geweigerd of nog niet heeft gereageerd. Het antwoord van de deelnemer verschijnt naast zijn of haar naam met een duidelijke statusindicator. Dit werkt samen met de planningsassistentfunctie van Outlook voor volledig vergaderbeheer.

Voor eerdere versies van Outlook kan de trackingknop er enigszins anders uitzien. Sommige versies tonen het als ‘Response Status’ in plaats van alleen ‘Tracking’. Als u regelmatig Teams-vergaderingen organiseert, zorg er dan voor dat u Microsoft Teams aan Outlook toevoegt voor een naadloze integratie en een betere tracking van reacties op beide platforms.

💡Voor een tip:Wilt u meer bijhouden dan alleen wie uw vergadering heeft geaccepteerd? Probeer Tactiq voor realtime transcriptie en AI-aangedreven samenvattingen van vergaderingen die laten zien wie daadwerkelijk heeft deelgenomen en wat zij hebben bijgedragen – gratis om aan de slag te gaan.

Voor Outlook Web App (OWA/Outlook 365)

De webversie van Microsoft Outlook werkt op dezelfde manier, maar met een andere interface:

1. Ga naar uw agenda in de webbrowser.
2. Zoek uw vergadering en dubbelklik erop.
3. U kunt Tracking aan de rechterkant van het venster controleren.

Voor Outlook mobiel (iPhone/Android)

Reacties van deelnemers controleren in Outlook Mobile

Mobiele versies hebben beperkte trackingfuncties. U kunt de basisgegevens van bezoekers bekijken, maar het gedetailleerd bijhouden van reacties werkt beter op desktop- of webversies.

Reacties op mobiel controleren:

1. Open de Outlook-app.
2. Ga naar je agenda.
3. Tik op uw vergadering.
4. Kijk voor deelnemersgegevens in de evenementinformatie.

‍

Wie kan vergaderingsreacties zien in Outlook (organisator versus deelnemer)

De zichtbaarheid van vergaderingsreacties in Outlook is verder uitgebreid dan alleen de organisator van de vergadering. Hier ziet u wie wat en wanneer kan zien.

Wat deelnemers kunnen zien

Deelnemers die Microsoft 365 binnen dezelfde organisatie gebruiken, kunnen nu de reacties van andere deelnemers bekijken. Dit betekent dat teamleden kunnen zien wie heeft geaccepteerd of geweigerd (of voorlopig geaccepteerd) voordat de vergadering begint. Deze functie werkt echter alleen voor interne deelnemers; externe gebruikers buiten uw organisatie kunnen de antwoorden op de vergadering niet zien.

Platformbeperkingen

Reactie volgen in Outlook

Het bijhouden van reacties werkt op de meeste Outlook-platforms, waaronder Outlook voor Mac, Windows, Android en internet. Als u andere vergaderplatforms gebruikt, kunt u overwegen de Zoom-plug-in aan Outlook toe te voegen om consistente tracking voor verschillende vergadertypen te behouden.

Timingoverwegingen

Bij kleinere vergaderingen met minder dan 50 deelnemers worden binnen 15 minuten responsupdates weergegeven. Bij grotere vergaderingen kan het tot 24 uur duren voordat alle statuswijzigingen van de deelnemers voor iedereen zichtbaar zijn.

Tracking 'Geen antwoord verzenden'

Tracking 'Geen antwoord verzenden'

Wanneer iemand ervoor kiest geen reactie te sturen, verschilt de tracking per platform. Outlook voor Windows houdt deze stille reacties niet bij, maar andere versies zoals Outlook voor Mac, iOS/Android en de webversie vangen ze wel op. Dit betekent dat het antwoord van de deelnemer nog steeds in het systeem wordt bijgewerkt, zelfs als hij of zij ervoor kiest anderen niet op de hoogte te stellen.

Privacyopmerking

Momenteel kunnen organisatoren van vergaderingen de deelnemerslijst niet verbergen voor andere interne deelnemers. Iedereen binnen uw organisatie die aan de vergadering deelneemt, kan zien wie er nog meer zijn uitgenodigd en wat hun reactiestatus is. Deze aanvullende informatie helpt teams beter te coördineren, maar kan privacyproblemen veroorzaken bij gevoelige vergaderingen.

‍

Probleemoplossing: RSVP-tracking werkt niet in Outlook

Soms geeft Outlook de antwoorden op vergaderingen mogelijk niet correct weer. Hier vindt u de meest voorkomende problemen en hoe u deze kunt oplossen.

Selecties voor 'Geen antwoord verzenden'

Wanneer deelnemers aan de vergadering deze optie kiezen, verschijnen hun antwoorden mogelijk niet op uw trackingtabblad. Dit gebeurt omdat Outlook voor Windows geen stille reacties vastlegt, terwijl andere platforms dat wel doen. Als mensen deze instelling regelmatig gebruiken, wordt de status van een onvolledige deelnemer weergegeven.

VERWANT:Een vergadering annuleren in Outlook: korte handleiding

Het tabblad Tracking wordt niet bijgewerkt

Uw trackingknop kan verouderde informatie of ontbrekende reacties weergeven. Dit gebeurt vaak wanneer Outlook recente wijzigingen niet heeft gesynchroniseerd of wanneer deelnemers vanaf verschillende apparaten hebben gereageerd. Bij grote vergaderingen met meer dan 50 deelnemers kan het tot 24 uur duren voordat alle responsupdates worden weergegeven. Controleer of uw systeemdatum correct is, aangezien onjuiste datuminstellingen de reactiesynchronisatie kunnen beïnvloeden.

Ontbrekende reacties van deelnemers

Externe deelnemers aan vergaderingen buiten uw Microsoft-organisatie kunnen niet op dezelfde manier zien of worden gevolgd als interne gebruikers. Hun antwoorden kunnen er anders uitzien of helemaal niet in de deelnemerslijst verschijnen. Problemen met agendasynchronisatie kunnen ook ontbrekende reacties veroorzaken, vooral als u Google Agenda aan Outlook moet toevoegen voor platformonafhankelijk vergaderingsbeheer.

Oplossingen en oplossingen

• Vernieuw uw vergadering– Sluit de uitnodiging voor de vergadering en open deze opnieuw om Outlook te dwingen de nieuwste antwoorden te synchroniseren. U kunt ook proberen uw agendaweergave te vernieuwen door op F5 te drukken of op de knop Vernieuwen te klikken. Deze eenvoudige stap is vaak nuttig bij het oplossen van synchronisatieproblemen.
• Uitnodigingen voor vergaderingen opnieuw verzenden –Als er geen reacties binnenkomen, verzendt u het vergaderverzoek opnieuw naar specifieke deelnemers. Hierdoor wordt een nieuwe trackingthread gemaakt en worden vaak synchronisatieproblemen opgelost. In gevallen waarin het volgen volledig mislukt, moet u mogelijk een vergadering in Outlook annuleren en een nieuwe uitnodiging maken om het bijhouden van antwoorden opnieuw in te stellen.
• Controleer de apparaatsynchronisatie– Zorg ervoor dat uw Outlook correct synchroniseert tussen apparaten. Meld u af en weer aan bij uw Microsoft-account, of start de Outlook-toepassing opnieuw om een ​​nieuwe verbinding te forceren.

‍

Ga met Tactiq met uw Outlook-vergaderingen verder dan alleen het bijhouden van reacties

Ga met Tactiq met uw Outlook-vergaderingen verder dan alleen het bijhouden van reacties

Het bijhouden van reacties in Outlook vertelt u wie uw uitnodiging voor de vergadering heeft geaccepteerd, maar legt niet vast wat er daadwerkelijk gebeurt tijdens de vergadering. U moet nog steeds aantekeningen maken, beslissingen bijhouden en handmatig opvolgen.

Tactiq is speciaal gebouwd voor het vastleggen en omzetten van vergaderinzichten in acties, waardoor het de perfecte aanvulling is op de basistrackingfuncties van Outlook. Tactiq transcribeert uw vergaderingen in realtime via Google Meet, Zoom en Microsoft Teams zonder audio op te nemen of bots aan uw gesprekken toe te voegen.

Van daaruit doet de AI het zware werk:

Geautomatiseerde bezoekersregistratie in Tactiq

• Geautomatiseerd volgen van bezoekers: Volledige deelnemerslijsten extraheren waaruit blijkt wie daadwerkelijk heeft deelgenomen, en niet alleen wie de uitnodiging heeft geaccepteerd. Ontvang nauwkeurige gegevens over de deelname aan vergaderingen op alle platforms.
• Live transcriptie: ontvang sprekerspecifieke transcripties die precies laten zien wie wat heeft gezegd.
• Door AI gegenereerde samenvattingen: Maak automatisch uitgebreide samenvattingen van vergaderingen met de belangrijkste beslissingen, discussiepunten en resultaten zonder handmatig aantekeningen te maken.
• Slimme vervolgautomatisering: Zet de inhoud van de vergadering om in gepersonaliseerde samenvattings-e-mails en actie-items voor elke deelnemer op basis van hun daadwerkelijke bijdragen, niet alleen hun RSVP-status.

Met de AI-workflows van Tactiq vloeien vergaderinzichten automatisch over in de tools die uw team al gebruikt. Dit scheelt uren aan repetitief administratief werk dat de responstracking van Outlook niet aankan. Terwijl Outlook u aanwezigheidsplannen toont, biedt Tactiq u een compleet workflowverbeterend systeem voor teamproductiviteit op afstand.

Download vandaag nog de gratis Tactiq Chrome-extensie.

{{rt_cta_ai-gemak}}

Inpakken

Door de reacties op vergaderingen in Outlook bij te houden, kunt u beter plannen en georganiseerd blijven. Via het tabblad 'Tracking' kunt u zien wie het heeft geaccepteerd, geweigerd of niet heeft gereageerd op desktop-, web- en mobiele platforms.

Houd er rekening mee dat de zichtbaarheid van reacties afhangt van de opzet en platformkeuze van uw organisatie. Wanneer de basistracking van Outlook niet voldoende is, kunnen tools als Tactiq volledige vergaderdocumentatie en geautomatiseerde follow-ups bieden op basis van daadwerkelijke deelname.

Bent u er klaar voor om uw vergaderingen verder te brengen dan alleen het bijhouden van de basisreacties?Meld u vandaag nog aan voor Tactiq.

‍

Veelgestelde vragen over wie een Outlook-vergadering heeft geaccepteerd

Hoe kan ik zien wie een vergadering heeft geaccepteerd in Outlook als ik niet de organisator ben?

U kunt alleen antwoorden zien als u de organisator of een interne deelnemer bent in dezelfde Microsoft 365-organisatie. Externe gebruikers kunnen de antwoorddetails niet zien. Als u dit antwoord nodig heeft, vraagt ​​u de organisator van de vergadering om de deelnemerslijst met u te delen.

Hoe krijg ik de deelnemerslijst van een Outlook-vergadering?

Open uw vergadering en u ziet aan de rechterkant het tabblad ‘Tracking’. Hier worden alle uitgenodigde deelnemers en hun reacties weergegeven. U heeft ook de mogelijkheid om de namen van deelnemers te kopiëren, alle trackinginformatie te kopiëren of het aanwezigheidsrapport als CSV te downloaden.

Hoe RSVP volgen in Outlook?

Gebruik de trackingfunctie door uw vergaderevenement te openen en het gedeelte 'Tracking' aan de rechterkant te vinden. Hier wordt de reactiestatus weergegeven voor alle genodigden op desktop-, web- en mobiele platforms.

Waarom houdt Outlook de antwoorden op vergaderingen niet bij?

Veelvoorkomende oorzaken zijn onder meer deelnemers die 'Geen antwoord verzenden' kiezen, synchronisatieproblemen, externe deelnemers of vertragingen bij grote vergaderingen. Probeer uw vergadering te vernieuwen, uw agenda opnieuw te synchroniseren of uitnodigingen opnieuw te verzenden.

Kan ik de responslijst van deelnemers vanuit Outlook exporteren?

Ja, u kunt de namen van deelnemers kopiëren, alle trackinginformatie kopiëren of het aanwezigheidsrapport downloaden als CSV-bestand. Deze opties zijn beschikbaar door op het pictogram met de drie stippen op het tabblad Bijhouden te klikken voor organisatoren van vergaderingen.