Hoe ChatGPT te gebruiken voor vergadernotities

Het beheren van meerdere vergaderingen kan lastig zijn voor professionals op afstand, vooral als het gaat om administratieve taken zoals het maken van aantekeningen, het bijhouden van beslissingen en het delen van notulen. Het handmatige proces kan tijdrovend, stressvol en foutgevoelig zijn, wat kan leiden tot miscommunicatie en mogelijke tegenslagen.

Maar wat als er een manier was om dit proces te automatiseren en efficiënter te maken? In deze blogpost onderzoeken we het gebruik van AI, met name het krachtige (en meest populaire) taalmodel ChatGPT, om vergadernotities te stroomlijnen en een nog beter alternatief: Tactiq.

Hier is een korte blik op wat we gaan behandelen:

Kan ChatGPT transcripties van vergaderingen samenvatten?
Voor- en nadelen van het gebruik van ChatGPT voor vergaderingen
Tactiq: het beste ChatGPT-alternatief voor vergadernotities

‍

Wat is ChatGPT?

Je bent er misschien al bekend meeChatGPT. Wie heeft er niet van gehoord, toch?

Maar voor het geval je het gemist hebt, hier is het overzicht:

Voor het geval je het gemist hebt

ChatGPT is een revolutionair AI-taalmodel ontwikkeld door OpenAI. Mogelijk hebt u het gebruikt om e-mails op te stellen, inhoud te maken of vragen te beantwoorden. Maar heeft u er ooit over nagedacht hoe deze krachtpatser u kan helpen met vergadernotities?

ChatGPT maakt gebruik van machinaal leren om mensachtige tekst te begrijpen, genereren en erop te reageren, waardoor het een veelzijdig hulpmiddel is in veel contexten, inclusief uw professionele leven. Stelt u zich eens voor dat u een AI-vergaderassistent heeft die nooit slaapt en nauwkeurige, beknopte samenvattingen van uw vergaderingen kan geven. De mogelijkheden zijn eindeloos!

Hier zijn de meest voorkomende manieren om ChatGPT te gebruiken voor vergaderingen:

Voorbereiding:Het kan u helpen bij het opstellen van vergaderagenda's op basis van uw doel, zodat u tijdens de vergadering georganiseerd en scherp blijft. Het gebruik van een goed gestructureerd sjabloon voor de vergaderagenda kan als leidraad dienen voor deze AI-gestuurde concepten.
Brainstormen:Het kan ideeën genereren en inzichten bieden tijdens brainstormsessies.
Minuut schrijven:Het kan helpen om direct na de sessie gedetailleerde notulen van de vergadering te schrijven.
Vervolg-e-mails:Het kan vervolg-e-mails en -berichten opstellen op basis van belangrijke beslissingen en acties uit de vergadering.
Transcriptie: Het kan uw gesproken woorden omzetten in geschreven tekst, wat ideaal is voor professionals op afstand die ideeën liever mondeling bespreken.
Samenvatting:Het belangrijkste is dat het lange transcripties van vergaderingen kan samenvatten, waardoor een verkorte en begrijpelijke versie van de discussies ontstaat.

Met ChatGPT is het nog nooit zo eenvoudig geweest om op de hoogte te blijven van vergaderingen. Laten we dieper ingaan op dat laatste punt: het samenvatten van transcripties van vergaderingen.

Kan ChatGPT transcripties van vergaderingen samenvatten?

Absoluut! ChatGPT kan transcripties van vergaderingen samenvatten, een functie die ongelooflijk nuttig kan zijn voor superlange vergaderingen. Als je ooit pagina's met transcripties hebt gevonden, is dit waar ChatGPT echt uitblinkt.

Om ChatGPT te gebruiken voor samenvattingen van vergaderingen, hoeft u alleen maar het volledige transcript te verstrekken en specifieke aanwijzingen te gebruiken om een samenvatting aan te vragen. De AI verwerkt vervolgens de inhoud, identificeert de belangrijkste punten en levert een samenvatting.

Hier zijn een paar aanwijzingen:

“Kun je de belangrijkste beslissingen uit dit transcript samenvatten?”
“Wat waren de belangrijkste gesprekspunten tijdens deze bijeenkomst?”
“Geef mij een kort overzicht van de besproken actiepunten.”
“Wie kregen tijdens deze bijeenkomst taken toegewezen, en wat zijn die taken?”
“Benadruk de belangrijkste uitdagingen of kwesties die tijdens deze bijeenkomst zijn besproken.”

Door beknopte samenvattingen te geven uit grote hoeveelheden tekst, kunt u zich meer concentreren op bruikbare items en minder op documentatie. Lees onze blogpost, ChatGPT Prompts-sjabloon voor vergaderingen: de ultieme gids, voor meer informatie over het gebruik van vergaderprompts.

Als contentmanager gebruik ik transcripties van vergaderingen om contentideeën te genereren. Als ik bijvoorbeeld een workshop over AI geef, identificeer ik de belangrijkste inzichten die ik heb gedeeld en zet deze vervolgens om in LinkedIn-posts.

Kan ChatGPT vergadernotities samenvatten?

Ja! ChatGPT kan vergadernotulen kort en bondig samenvatten, waarbij de nadruk ligt op de hoofdpunten, beslissingen en actiepunten. Tactiq verbetert dit proces door een ingebouwde samenvattingsfunctie aan te bieden, waardoor de workflow aanzienlijk wordt gestroomlijnd. Door Tactiq te gebruiken, kunt u automatisch samenvattingen genereren die rechtstreeks in ChatGPT worden ingevoerd voor verdere verfijning of specifieke vragen, waardoor een naadloos en efficiënt samenvattingsproces wordt gegarandeerd.

Zo kun je met Tactiq snel een AI-samenvatting en hoogtepunten uit je transcripties krijgen:

Installeer Tactiq op Chrome. Het is gratis!
Ga naar de pagina Afschriften.
Klik op ‘Upload transcript of opname’ in de rechterbovenhoek.

Sleep het bestand naar het vak of klik op ‘Kies bestand.' Nadat het bestand is geselecteerd, klikt u op'Uploaden'.

Selecteer het transcript in de lijst met transcripties.
Gebruik de AI-functie van Tactiq om te klikken‘Korte samenvatting' onder AI Meeting-tools om snel een samenvatting te genereren. Je kunt AI ook vragen om hoogtepunten van opsommingen te schrijven, actie-items te maken en meer.

U kunt ook het volledige transcript en de hoogtepunten ervan bekijken en aantekeningen toevoegen. Probeer Tactiq nu gratis.

‍

Kan ChatGPT live vergaderingen transcriberen?

ChatGPT zelf kan live vergaderingen niet rechtstreeks transcriberen. Het kan echter worden gebruikt voor realtime transcriptie en samenvatting wanneer het is geïntegreerd met tools van derden, zoals Tactiq. Tactiq maakt verbinding met videoconferentietools om live transcripties te bieden voor iedereen die ChatGPT wil gebruiken voor notulen.

‍

Voor- en nadelen van het gebruik van ChatGPT voor vergaderingen

ChatGPT biedt tal van voordelen voor uw professionele workflow, vooral als het gaat om het verwerken van vergadernotities. Toch is het, zoals elk hulpmiddel, niet zonder beperkingen. Door de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen, kunt u het potentieel ervan maximaliseren en begrijpen waar menselijke inbreng nog steeds van cruciaal belang is.

Pluspunten

Efficiëntie:ChatGPT automatiseert het proces van het maken van aantekeningen en samenvattingen, waardoor u veel tijd bespaart.
Nauwkeurigheid:Het levert nauwkeurige en consistente samenvattingen op, waardoor het risico op menselijke fouten of onoplettendheid wordt geminimaliseerd.
Beschikbaarheid:Als AI is ChatGPT 24 uur per dag beschikbaar om u te helpen, waardoor het ideaal is voor professionals die in verschillende tijdzones werken.
Veelzijdigheid:Naast het samenvatten kan het ook helpen bij het opstellen van vergaderagenda's, het schrijven van vervolg-e-mails en het transcriberen van mondelinge discussies.

Nadelen

Vereist aanwijzingen:Hoewel krachtig, is ChatGPT niet volledig autonoom. Er zijn aanwijzingen nodig om samenvattingen te geven, wat betekent dat u moet specificeren wat u wilt.
Beperkingen op de tekstlengte:Er is een limiet aan de lengte van de transcripties die kan worden ingevoerd voor samenvatting, wat een uitdaging kan zijn bij bijzonder lange vergaderingen.
Contextueel begrip:Hoewel indrukwekkend, is het begrip van AI nog steeds niet op één lijn met het menselijk begrip, vooral als het gaat om genuanceerde gesprekken.
Taalbeperkingen: Momenteel werkt ChatGPT voornamelijk in het Engels, wat een beperking kan zijn voor meertalige vergaderingen.

Ik leid contentteams in de Filippijnen en we spreken Tagalog. ChatGPT kan tekst vertalen van Tagalog naar Engels (en vice versa). Maar de meeste transcriptietools kunnen de Tagalog-stem niet naar tekst omzetten. We hebben dus geen transcriptie in het Tagalog. Dit kan het geval zijn voor uw taal.
Maar als u in het Engels schrijft en spreekt, hoeft u zich nergens zorgen over te maken!

Ondanks deze beperkingen biedt ChatGPT nog steeds een efficiënte manier om vergadernotities te beheren. Maar wat als we nog een stap verder zouden kunnen gaan? Wat als er een manier was om een AI te hebben die naadloos zou kunnen integreren met uw vergaderingen, aantekeningen zou kunnen maken en samenvattingen zou kunnen geven zonder het transcript handmatig te hoeven kopiëren en plakken?

Hoe automatiseert u vergadernotities?

Hoewel de kracht van ChatGPT het aanzienlijk gemakkelijk maakt om aantekeningen samen te vatten, blijft het een feit dat het niet volledig autonoom is. Voor een naadloze ervaring kunnen verschillende oplossingen helpen bij het automatiseren van vergadernotities.

Gebruik ingebouwde notities in Microsoft Teams ofZoom

Deze platforms bieden ingebouwde functies voor het maken van notities, wat een goed startpunt kan zijn voor het automatiseren van uw vergadernotities. De beperking hier is dat u beperkt bent tot het platform. Deze oplossing mist mogelijk de nodige flexibiliteit als u coördineert met meerdere teams of contractanten die de voorkeur geven aan verschillende vergadertools, zoals Google Meet.

Kan ChatGPT live vergaderingen transcriberen?

ChatGPT vereist een tool van derden zoals Tactiq voor directe integratie met videoconferentietools voor realtime transcriptie en samenvatting.

Maak gebruik van de AI-functie van Notion

Notion heeft een AI-functiewaarmee u de transcripties van uw vergaderingen kunt samenvatten. Steeds meer projectmanagementtools integreren ChatGPT-tools in hun workflows, dus dit kan een alternatieve oplossing voor u zijn.

Voor dit proces moet u echter nog steeds het transcript downloaden, naar Notion uploaden en aanwijzingen voor een samenvatting geven. Dit kan omslachtig en tijdrovend zijn.

Integreer een AI-tool met ingebouwde ChatGPT

Het automatiseren van notulen stroomlijnt het proces van het maken van notities en zorgt ervoor dat belangrijke informatie nauwkeurig en efficiënt wordt vastgelegd. Door ChatGPT met Tactiq te gebruiken, kunt u de manier waarop vergaderinzichten worden verzameld, geanalyseerd en gebruikt, vereenvoudigen. Deze integratie maakt een overgang mogelijk van transcriptie naar bruikbare inzichten. Hier ziet u hoe ChatGPT zich verhoudt tot het proces van het automatiseren van vergadernotities:

Realtime transcriptie:Door Tactiq te integreren met uw vergaderplatforms, kunt u realtime transcripties van uw vergaderingen verkrijgen. Dit transcript dient als basis voor verdere analyse door ChatGPT, waardoor de informatie nauwkeurig kan worden verwerkt.
AI-samenvatting:Als het transcript gereed is, kan ChatGPT vervolgens samenvattingen van de vergaderingen genereren. De ingebouwde samenvattingsfunctie van Tactiq vult dit aan door een eerste samenvattingslaag te bieden, die ChatGPT kan verfijnen op basis van specifieke aanwijzingen of vragen voor diepere inzichten.
Agendagenerator:Vergaderagenda's kunnen ook automatisch worden opgesteld met behulp van ChatGPT om agenda's op te stellen op basis van de interessante onderwerpen of samenvattingen van eerdere vergaderingen. Deze automatische agenda zorgt ervoor dat vergaderingen gefocust en productief zijn, waarbij ChatGPT helpt om de discussie in lijn te houden met vooraf bepaalde doelstellingen.

Dankzij het vermogen van ChatGPT om tekst te verwerken en te analyseren, kan het belangrijke punten, beslissingen en actiepunten uit het transcript van de vergadering halen, wat een uitgebreide oplossing biedt voor het automatiseren van vergadernotities.

‍

De juiste aanpak maakt het maken van gedetailleerde en bruikbare vergadernotities eenvoudiger dan ooit. Hier is een stapsgewijze handleiding voor het gebruik van ChatGPT voor dit doel:

Stap 1: Verkrijg het transcript

Lees meer:Hoe u één-op-één vergadernotities kunt bewaren (Google Docs-sjablonen)

Als je nog geen transcriptie van de vergadering hebt, gebruik dan Tactiq om er een te genereren. Upload eenvoudig uw opname naar Tactiq, waarna u een gedetailleerd transcript ontvangt.

Stap 2: Bereid uw aanwijzingen voor

Bepaal wat u uit uw vergadernotities wilt halen. Voorbeeldprompts kunnen zijn:

Vat de belangrijkste besproken punten samen.
Maak een lijst van de beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen.
Identificeer actiepunten en toegewezen personen.
Geef een kort overzicht van de discussie over [specifiek onderwerp].

Stap 3: plak uw vergadernotities in een Google-document

Zorg ervoor dat u uw transcript en aanwijzingen gereed heeft en kopieer de notulen van de vergadering naar een Google-document. Vervolgens kunt u uw aanwijzingen in ChatGPT invoeren om de inhoud naar behoefte te structureren en analyseren.

‍

Tactiq: het beste ChatGPT-alternatief voor vergadernotities

Als u op zoek bent naar een uitgebreide oplossing om uw vergadernotities te automatiseren, dan is Tactiq de perfecte keuze. Als geavanceerde AI-tool heeft Tactiq ChatGPT in zijn functionaliteit geïntegreerd, waardoor het beste van twee werelden wordt gecombineerd om u een autonome notitie-ervaring te bieden.

Hier zijn de voordelen van het gebruik van een AI-vergadernotitie zoals Tactiq:

Platformonafhankelijkheid: U kunt Tactiq gebruiken met elk hulpmiddel voor videoconferenties, waardoor flexibiliteit en gemak wordt gegarandeerd, ongeacht met wie u vergadert.
Geen behoefte aan aanwijzingen: Dankzij de ingebouwde AI-mogelijkheden van Tactiq hoeft u zich geen zorgen te maken over het bedenken van de juiste aanwijzingen voor samenvattingen.
Aangepaste aanwijzingen metAI-vergaderkits: Als je aangepaste prompts wilt maken, kun je dat met Tactiq doen met de AI Meeting Kits-functie.

AI Meeting Kits bieden een unieke manier om uw notitieproces verder te stroomlijnen. Met deze kits kunt u aangepaste prompts maken en opslaan op basis van uw gebruikelijke vergaderpatronen.

Als u bijvoorbeeld regelmatig projectupdatevergaderingen houdt, kunt u een AI Meeting Kit maken die automatisch vraagt om ‘belangrijke projectupdates’, ‘geïdentificeerde risico’s’ en ‘volgende stappen’. Op deze manier kunt u dezelfde kit hergebruiken voor alle soortgelijke vergaderingen, wat zorgt voor consistentie en gemak.

‍

Hoe u Tactiq kunt gebruiken om uw volgende vergadering te transcriberen en aantekeningen te maken

Installeer Tactiq in uw Google Chrome-browser.
Sluit uw favoriete videoconferentietool aan.
Zodra u deelneemt aan uw volgende gesprek, ziet u het Tactiq-venster aan de rechterkant van het scherm.

Hier ziet u het realtime transcript. Er zullen automatische markeringen zijn, maar u kunt ook handmatig zinnen markeren en aantekeningen maken. Ze worden na het gesprek allemaal opgenomen en maken deel uit van uw transcript.

Als projectmanager is Tactiq mijn absolute favoriete tool. Bovendien heb ik angst. Het gebruik van Tactiq heeft mij geholpen mijn angst beter onder controle te houden, omdat ik weet dat ik alles heb geregistreerd.

‍

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT worden geïntegreerd met mijn huidige vergaderplatforms voor het in realtime maken van aantekeningen?

Hoewel er geen ingebouwde integratie is, is Tactiq een brug waarmee ChatGPT kan werken met transcripties van uw vergaderingen op verschillende platforms (Zoom, Google Meet, MS Teams, enz.). Dit vergemakkelijkt indirect het maken van aantekeningen in realtime.

Kan ChatGPT verschillende sprekers in een vergadering identificeren?

ChatGPT kan transcripties verwerken die al verschillende sprekers labelen, maar het in realtime identificeren van sprekers vereist integratie met transcriptiediensten zoals Tactiq die sprekeridentificatie ondersteunen.

Kan ChatGPT lange vergaderingen samenvatten zonder cruciale informatie te verliezen?

Ja! ChatGPT kan lange vergaderingen effectief samenvatten, waarbij de nadruk wordt gelegd op belangrijke punten, beslissingen en actiepunten, maar de duidelijkheid hangt af van de kwaliteit van het ingevoerde transcript.

Kan ChatGPT actiepunten genereren uit vergaderdiscussies?

Absoluut! ChatGPT kan tijdens de vergadering besproken actiepunten detecteren en vermelden door het transcript te analyseren. Het gebruik van Tactiq’s AI Note-Taker kan dit proces stroomlijnen voor onmiddellijke resultaten.

Kan ChatGPT gegevens uit eerdere vergaderingen gebruiken voor betere samenvattingen?

ChatGPT heeft niet automatisch toegang tot gegevens uit eerdere vergaderingen, maar u kunt gegevens uit een eerdere vergadering kopiëren en plakken in ChatGPT, en deze zal deze in die context gebruiken.

‍

De toekomst ziet er rooskleurig uit voor AI-aangedreven vergadernotities

ChatGPT en Tactiq hebben een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we vergadernotities benaderen. Van transcriberen tot samenvatten: het maken van aantekeningen op basis van AI bespaart tijd en zorgt voor nauwkeurigheid. Maar het is niet zonder uitdagingen.

Dat is de reden waarom het vermogen van Tactiq om de sterke punten van ChatGPT te integreren en extra functies toe te voegen, zoals aangepaste prompts, het transformatieve potentieel van AI in ons professionele leven laat zien. Ondanks de huidige beperkingen kunnen we uitkijken naar een toekomst waarin AI-tools vergaderingen gestroomlijnder en efficiënter maken. De reis van AI in vergaderingen is nog maar net begonnen en de weg die voor ons ligt is veelbelovend.