Met de vervolgkeuzemenu's van Google Spreadsheets kunt u de inhoud van een cel beperken tot slechts een paar vermeldingen, zodat niemand in de cel kan typen wat hij of zij wil. Dit kan handig zijn als u weet wat de inhoud van een cel kan zijn.
Werken met financiële of andere soorten gegevens is gemakkelijk in spreadsheets, en de meesten van ons gebruiken het bijna elke dag voor verschillende doeleinden. Hoewel we allemaal spreadsheets alleen gebruiken voor het invoeren van gegevens en enkele basisberekeningen uitvoeren, is dit niet alleen daartoe beperkt. We kunnen feitelijk veel andere activiteiten uitvoeren met spreadsheetprogramma's, en sommige van de onbekende functies kunnen onder verschillende omstandigheden zelfs nuttig voor ons blijken te zijn. Hoewel de meeste mensen het gemakkelijk vinden om met Microsoft Excel te werken, kan Google Spreadsheets ook net zo krachtig zijn als het gaat om het omgaan met spreadsheets. Het wordt geleverd met alles wat u nodig heeft.
Een van de meest voorkomende taken, die de meeste mensen niet kennen van Google Spreadsheets en de meeste andere spreadsheetprogramma's, is de mogelijkheid om vervolgkeuzemenu's te maken en ermee om te gaan. Een cel bevat bijvoorbeeld waar of onwaar, credit of debet, een getal tussen 1 en 10, of een andere beperkte reeks waarden. Het maken van vervolgkeuzemenu's in Google Spreadsheets is vrij eenvoudig, en ik zal hier bespreken hoe u dat kunt doen.
Laten we dus zonder verdere vertraging aan de slag gaan met de tutorial.
De te volgen stappen
Open een nieuw spreadsheet inGoogle Spreadsheets, waar u een vervolgkeuzemenu wilt maken, of uw bestaande blad, afhankelijk van wat u het beste uitkomt, en een lijst met items in cellen wilt maken die beschikbaar zijn in het vervolgkeuzemenu.
Daarom heb ik een lijst gemaakt met de 12 maanden. Selecteer nu de cel waar het vervolgkeuzemenu zal worden gegenereerd.
Klik nu op 'Gegevens' in de menubalk en klik op 'Gegevensvalidatie'.
In de 'Gegevensvalidatie'venster, selecteer'Lijst uit een bereik' als criteria en tik op 'Selecteer gegevensbereik'-pictogram, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.
Selecteer nu het celbereik waarin de lijst aanwezig is. Voor mij is het de lijst van 12 maanden die ik heb ingevoerd. Als alternatief kunt u handmatig het celbereik invoeren waarin de lijst aanwezig is. Nadat u het bereik heeft geselecteerd, klikt u op'OK'.
Markeer nu 'Toon vervolgkeuzelijst in cel', wat echter standaard gemarkeerd zou moeten zijn.
Afhankelijk van het type gegevens kunt u zelfs ongeldige gegevens weigeren of hiervoor een waarschuwing tonen. Klik ten slotte op'Redden'.
Klik nu op de kleine pijl-omlaag naast de cel om de lijst met geldige items voor die specifieke cel te bekijken.
Als u twijfelt, kan iemand de inhoud van de lijst wijzigen. Er is ook een andere methode.
Kies gewoon de cel waar het vervolgkeuzemenu zal worden gegenereerd en open 'Gegevensvalidatie' op dezelfde manier.
Selecteer 'Lijst met artikelen' als het criterium en voer de lijst met items in die aanwezig zullen zijn in het vervolgkeuzemenu, in het corresponderende tekstvak, elk gescheiden door een komma. Als u klaar bent, wijzigt u de andere noodzakelijke instellingen en klikt u ten slotte op'Redden'.
Klik nu op de pijl-omlaag die overeenkomt met de cel om de lijst met geldige items voor de cel te vinden.
Als u de gegevensvalidatie wilt verwijderen en wilt terugkeren naar de oorspronkelijke staat van de cel, selecteert u gewoon de cel en opent u 'Gegevensvalidatie' nogmaals, op de gebruikelijke manier, en klik op 'Validatie verwijderen'.
De cel is terug in de oorspronkelijke staat. Naast de twee gegevensvalidatiecriteria die ik hier heb besproken, zijn er nog andere criteria. Maar de twee criteria voor gegevensvalidatie die ik hier heb genoemd, zijn de meest gebruikte, en de kans is groot dat u deze regelmatig zult gebruiken om uw dagelijkse taken een stuk eenvoudiger te maken.
De gegevensvalidatiefunctie is niet alleen beperkt tot Google Spreadsheets. Dezelfde functie is ook beschikbaar in Microsoft Excel, LibreOffice en andere populaire Office-productiviteitsapps.
Dus dat allemaal in deze tutorial. Heeft u vragen in gedachten? Schrijf het gerust in de commentaarsectie hieronder.
Andere artikelen om te lezen:
