Reuniões virtuais ou “webinars” conectam convenientemente indivíduos a uma equipe cibernética em uma única reunião via Internet. É um cenário de sonho para administradores, diretores e executivos de empresas conectarem indivíduos simultaneamente com um objetivo comum em mente.
Na verdade, as conferências online são um exemplo do método que as empresas usam hoje para cuidar dos negócios. Com o teletrabalho se tornando cada vez mais predominante, o departamento de RH de uma organização pode facilmente encontrar-se fazendo malabarismos com pessoal não apenas em diferentes partes do seu país, mas também de diferentes partes do globo. Admitindo que poderíamos exaltar perpetuamente as virtudes das reuniões virtuais, elas são consideravelmente diferentes, talvez até estranhas.
Claro, ainda é uma reunião, não importa como você a veja, mas... e isso é um grande mas, é preciso habilidade para manter o público envolvido e recíproco, mesmo durante reuniões presenciais. Imagine os obstáculos para manter os participantes interessados quando tudo o que eles têm é uma tela para visualizar. Não importa possíveis problemas técnicos!
Sentimentos de isolamento
De acordo com o bloggerente do sofá, “as equipes virtuais podem se sentir solitárias sem a vantagem de interagir com colegas e supervisores como fariam em um escritório típico”. O artigo sugere que as pessoas podem sentir falta das brincadeiras convencionais sobre bebedouros e da celebração ocasional de promoções da empresa. Felizmente ou infelizmente, no mundo empresarial de alta tecnologia de hoje, o isolamento dos trabalhadores remotos acrescenta mais um obstáculo à realização de um webinar bem-sucedido.
De acordo com pesquisas recentes, só nos EUA, um quarto do pessoal trabalha à distância e, até 2020, os trabalhadores remotos aumentarão para três quartos dos trabalhadores americanos. Este aumento pode muito bem levar a uma epidemia de indivíduos enclausurados que vêem as reuniões virtuais como um meio de fuga, em vez de uma colaboração de colegas de trabalho com ideias semelhantes. No entanto, nem tudo está perdido. Existem maneiras de manter os participantes da conferência online noivos e não perder de vista a confiança nas ideias e objetivos da sua empresa.
5 maneiras de manter os participantes da reunião virtual envolvidos
Espere participação
Você terá que intensificar seu jogo se as reuniões virtuais anteriores tiverem sido sem brilho e pouco inspiradoras. Deixe claro o que você espera, prenda a atenção dos participantes desde o início e faça apresentações curtas e precisas. Continue em movimento. Seu público estará mais do que ansioso para cumprir suas expectativas porque você sabe como captar a atenção deles, manter o foco e ainda por cima adicionar um pouco de humor.
Qual é o objetivo da reunião?
Se os participantes sonham acordados e se perguntam “por que estamos aqui”, problemas estão no horizonte. Seja claro sobre o propósito da sua reunião e que um webinar é o meio mais conveniente de abordar o seu tema. Selecionar o assunto certo é outra etapa crucial para se conectar com os participantes. Resumo por que é do interesse dos participantes participar da reunião. Deixar claras as vantagens da sua conferência inspirará o seu público e manterá o seu interesse. Em outras palavras, não faça uma reunião virtual para algo que possa ser facilmente articulado por e-mail.
Preparando-se para uma reunião virtual
Como afirma a lei de Murphy, “o que pode dar errado, dará errado” e as reuniões virtuais não são exceção. A era da tecnologia não tornou as coisas mais simples, apenas mais rápidas. Se você não tiver uma conexão superior, todo o equipamento tecnológico certo e alguém por perto para resolver problemas técnicos, você poderá se ver em uma confusão em vez de um webinar bem planejado. Ao mexer com novos softwares e equipamentos, esteja preparado caso não funcione conforme planejado. Faça com que certos participantes da conferência solucionem quaisquer problemas técnicos. Vários programas de reuniões virtuais bem projetados podem ajudá-lo a realizar um webinar sem problemas. Sem mencionar que você deve escrever um plano fragmentado para ensaiar e ter um plano de backup, apenas para garantir. Não se esqueça dos problemas de fuso horário!
Sem reuniões fluff
Uma reunião virtual indecisa e cheia de “coisas” parecerá um purgatório para os membros da equipe do que uma reunião de negócios bem planejada. Motive e mantenha o entusiasmo, permitindo que os participantes orientem as discussões sobre assuntos que são pertinentes para eles. Conduzir este tipo de abordagem requer sintonizar todas as declarações e observar quem fez e quem não fez comentários.
Hora de brincar
Sim, está certo. A hora de brincar pode ser um componente essencial quando se trata de reuniões virtuais. De acordo com um artigo do especialista em reuniões virtuais Hassan Osman, autor deInfluenciando equipes virtuais: 17 táticas que realizam tarefas com seus funcionários remotos,O tempo de jogo ajuda você a:
–estabelecer confiança entre os membros da equipe
–expandir a coesão e o envolvimento com os colegas
–adquirir conhecimento dos membros da equipe em nível individual e profissional
Os jogos de reuniões virtuais incluem teasers de apuração de fatos sobre cada participante, uma mesa redonda de vídeo e um discurso onde os membros da equipe compartilham duas fotos não relacionadas ao trabalho e passam cinco minutos conversando sobre as fotos. Hasan prossegue afirmando que “esses tipos de atividades são especialmente úteis para equipes que trabalham juntas e interagem várias vezes durante a semana”.
Como saber se você acertou em cheio em sua reunião virtual
Você fez o mesmo e falou o que falou, mas conseguiu acertar na sua reunião virtual? Aqui estão três sinais de que sua reunião virtual foi um sucesso, de acordo com o treinador de liderança Jesse Lyn Stoner:
-Participantessinta-se responsável como uma equipe e não como indivíduos. As decisões conjuntas são uma prioridade e todos beneficiam da experiência de cada participante.
–Comunicaçãoo fluxo foi ideal e a equipe conversou entre si, não apenas com o administrador do webinar. Stoner enfatiza “se todos estiverem focados no líder da equipe, o dinamismo da reunião está indo na direção errada”.
–Trabalho em equipeultrapassa perímetros individuais. Uma equipe engajada realiza objetivos em conjunto que não seriam capazes de alcançar separadamente. Como consequência, a afinidade é fortalecida e a confiança continua além das reuniões.
Conclusão
Existem várias maneiras de manter os participantes envolvidos durante uma reunião virtual. Quer a sua empresa tenha uma equipa internacional ou nacional espalhada por diferentes localidades, a sua empresa necessitará de organizar webinars para consolidar os projetos e aumentar a produtividade da sua empresa. Felizmente, a tecnologia atual torna tudo isso possível; no entanto, você precisa trabalhar para garantir que sua reunião virtual ocorra da maneira mais tranquila possível.
Observação: Artigo acima e suas informações enviadas por um Autor Convidado.
