Cea mai bună metodă pentru a lua note de întâlnire (fără a scrie)

Managerii, directorii și liderii echipelor de la distanță participă la o mulțime de întâlniri într-o zi. Dacă sunteți unul dintre ei, vă puteți confrunta cu provocarea de a conduce întâlnirea și de a lua notițe simultan.

S-ar putea să fii un expert în multi-tasking, dar atunci când vine vorba de luarea de note, trebuie să fii mai eficient. Nu-ți pierde timpul notând totul! În acest articol, vă vom arăta cele mai importante date de evidențiat și cea mai bună metodă de a lua note de întâlnire.

Cine ar trebui să ia notițe într-o întâlnire?

Dar mai întâi, să ne întrebăm: cine ar trebui să fie responsabil pentru luarea notițelor?

Nu există o regulă stabilită pentru cine ar trebui să ia notițe într-o întâlnire. Cu toate acestea, în general, se recomandă ca persoana care ia notițe să fie cineva care nu prezintă sau conduce întâlnirea.

Dacă ești CEO, director sau manager, cel mai probabil vei conduce întâlnirea și nu vei avea capacitatea deplină de a lua note detaliate. Conducerea unei întâlniri necesită multă lățime de bandă a creierului și este o provocare să iei notițe în același timp.

LEGATE:Ghidul suprem în luarea notițelor întâlnirilor AI

Puteți să vă bazați pe înregistrarea video și să o urmăriți după întâlnire, dar să recunoaștem, cine are timp să facă asta?

Persoana care ia notițe într-o întâlnire variază și în funcție de ce tip de întâlnire este și cine este prezent la întâlnire. De exemplu, este un apel retro cu mai multe echipe, cum ar fi echipele de dezvoltare, produse și marketing? Apoi, fiecare echipă ar trebui să aibă un responsabil care ia note și să ia notițe despre ceea ce este relevant pentru ea.

Iată câteva modalități de a desemna un utilizator care ia notițe:

1. Decideți cine va lua notițe în avans dacă nu este o întâlnire recurentă.
2. Dacă este o întâlnire recurentă, apelați la un responsabil oficial. Acest rol poate fi rotit din când în când.
3. Asigurați-vă că oferiți instrucțiuni clare cu privire la notițele pe care să le luați și unde le pot găsi oamenii după întâlnire.

Înainte de a încheia întâlnirea, rezumați informațiile și elementele de acțiune pe care trebuie să le executați. Acest lucru asigură că toată lumea știe pe ce să se concentreze.

Cum ar trebui să înregistrați notele întâlnirii?

Acum că este clar cine ar trebui să ia notițe, este timpul să decideți cum să vă înregistrați notele întâlnirii. Sunt atât de multe opțiuni! Dar opțiunile vin cu o mare copleșire și confuzie.

Acest lucru este valabil mai ales pentru echipele de la distanță care folosesc diverse instrumente, de laGoogle DocslaAsanala Notion.

Dar înainte de a vorbi despre instrumente, să ne concentrăm mai întâi pe principalele tipuri de date care ar trebui să ajungă în notele tale.

Iată 3 tipuri de date pe care ar trebui să le acordați prioritate:

Insight

Acesta este „a-ha!” moment. Ar putea fi o cotație interesantă de client sau o nouă campanie adusă de cineva în timpul întâlnirii.

Alte perspective ar putea include:

• O descoperire despre un nou public țintă pe baza apelului dvs. de analiză
• O idee pentru o nouă caracteristică sau produs care ar putea aduce mai mulți clienți
• Conștientizarea că strategia dvs. actuală de prețuri nu funcționează

Insight nu trebuie neapărat să fie luate măsuri. Are nevoie de niște brainstorming și puteți decide în următoarea întâlnire dacă ar trebui să fie oficial un element de acțiune.

Element de acțiune

Vorbind de elemente de acțiune... Acest lucru trebuie făcut ca rezultat al întâlnirii. Poate fi orice, de la „urmăriți-l pe John cu privire la prezentarea lui” până la „creați reclame publicitare noi”.

Alte elemente de acțiune includ:

• Trimiterea unui sondajclienților pentru a primi feedback cu privire la noul produs
• Cereți echipei de proiectare să creeze wireframes pentru noua caracteristică
• Crearea unui plan de proiect pentru trimestrul următor

Aceste acțiuni trebuie să fie atribuite unei persoane cu o dată clară. Cel mai bun mod de a face acest lucru este utilizarea unui instrument de gestionare a sarcinilor precum Asana, Trello sau Notion. Acest lucru asigură că nimic nu cade prin fisuri și că toată lumea știe ce trebuie să facă.

Deciziile

Ultimul tip de date pe care ar trebui să-l rețineți este orice decizie luată în timpul întâlnirii. De exemplu, „vom lansa noul produs la data XYZ”.

‍

O decizie vine și din deliberările anterioare, iar acum ați ajuns la un consens asupra a ceea ce trebuie să faceți.

Unele decizii ar putea include:

• Strategia de introducere pe piață a noului produs
• Ce platformă publicitară să folosiți pentru viitoarea campanie
• Cine va fi persoana principală pentru fiecare livrabil

Acum că știți de ce date să luați notă, să discutăm cel mai bun mod de a lua notițe.

{{rt_cta_ai-convenience}}

Cea mai bună metodă de a lua notițe este să nu scrieți nimic! Cum este posibil asta? Este posibil cu Tactiq.

Tactiq oferă transcriere în timp real pentru întâlnirile dvs. Zoom, Google Meet și Microsoft Teams.

În timp ce funcția sa principală este de a înregistra automat o transcriere completă a apelului, ceea ce o face perfectă ca aplicație pentru notițe de întâlnire AI este capacitatea de a evidenția orice propoziție, astfel încât să o puteți transforma în perspectivă, element de acțiune, decizie sau întrebare.

Va sugera chiar automat când o propoziție este o perspectivă, un element de acțiune, o decizie sau o întrebare bazată pe cuvintele spuse în cadrul întâlnirii.

Nici măcar nu va trebui să tastați nimic! După întâlnire, veți primi un e-mail cu un link către transcrierea dvs. și un rezumat al punctelor importante.

Acest lucru vă economisește atât de mult timp deoarece:

• Nu trebuie să tastați nimic în timpul întâlnirii. Trebuie doar să așteptați ca elementele potrivite să fie evidențiate.
• Nu trebuie să citiți întreaga transcriere după întâlnire. Trebuie doar să verificați.
• Îl puteți integra cu alte instrumente precum Confluence, Google Drive și Notion, astfel încât să puteți transforma acele elemente de acțiune în operațiunile dvs. de zi cu zi.
• Îl puteți partaja cu alți colegi de echipă ca PDF sau Google Doc.

Mi-a revoluționat procesul de luare a notițelor ca scriitor și agent de marketing independent.

Când am apeluri cu clienți, este responsabilitatea mea să iau notițe. Dar este dificil să vorbești și să scrii în același timp. Deci, caracteristica de evidențiere este incredibil de utilă!

După întâlnire, includ doar punctele evidențiate ca marcatori în e-mail și atașez PDF-ul pentru transcrierea completă.

Cum să începeți să utilizați Tactiq pentru întâlnirea dvs

Evidențierea notelor este doar una dintre caracteristicile cheie ale Tactiq. Tu și echipa ta ar trebui să începi să-l folosești la fiecare întâlnire.

Iată cum să începeți:

1. Instalați Tactiq pe Chrome.
2. Înscrieți-vă pentru un cont gratuit.
3. Conectați-vă instrumentul de videoconferință sub Integrations.

4. Asigurați-vă că activați funcțiile de transcriere în instrumentul de videoconferință respectiv.
5. Începeți întâlnirea așa cum o faceți de obicei, iar fereastra Tactiq va apărea în partea dreaptă jos a întâlnirii.

Tactiq vine cu 10 întâlniri gratuite pe lună. Dar dacă tu și echipa ta aveți mai multe apeluri în fiecare lună, puteți face upgrade la planurile Pro și Team, care vă oferă apeluri nelimitate și evidențieri automate.

Încheierea

Există multe modalități de a lua notițe. Important este să înțelegeți cine ia notițe și pe ce tipuri de date ar trebui să vă concentrați. Și, bineînțeles, vă puteți introduce notele, dar puteți utiliza instrumente precum Tactiq pentru a face mai ușor și nedureros să conduceți întâlnirea și să luați notițe în același timp.