Cum să utilizați categoriile de culori în Outlook

Categoriile de culori din noua aplicație Outlook și interfața web le permit utilizatorilor să grupeze vizual e-mailurile, evenimentele din calendar și activitățile asociate, facilitând identificarea și urmărirea elementelor în dosare. Atribuirea categoriilor cu culori distincte îi ajută pe utilizatori să identifice rapid mesajele cu prioritate ridicată, mementourile personale sau articolele legate de proiect, îmbunătățind direct organizarea și reducând timpul de căutare.

Atribuirea categoriilor de culori articolelor

Pasul 1:Găsiți e-mailul, evenimentul din calendar sau sarcina pe care doriți să o organizați. Faceți clic dreapta pe element pentru a afișa meniul contextual. Această acțiune funcționează atât în ​​lista de mesaje, cât și în vizualizarea calendarului.

Pasul 2:Plasați cursorul peste sau selectațiClasificațidin meniu. Va apărea o listă cu categoriile de culori disponibile. Faceți clic pe categoria dorită pentru a o atribui articolului selectat. Puteți atribui mai multe categorii aceluiași articol repetând acest proces.

Pasul 3:Dacă categoria de care aveți nevoie nu este vizibilă, selectațiGestionați categoriilesauToate categoriileîn partea de jos a listei. Aceasta vă dezvăluie setul complet de categorii, inclusiv cele personalizate.

De asemenea, este posibilă atribuirea categoriilor direct din panglică. Cu un element selectat, faceți clic pe cele trei puncte de pe panglică, accesațiClasificați,și alegeți categoria dvs. din meniul derulant.

Crearea unei noi categorii de culori

Pasul 1:Faceți clic dreapta pe orice e-mail, eveniment din calendar sau sarcină, apoi alegețiClasificațiși selectațiNoua categorie. Alternativ, accesați panglica, faceți clic pe cele trei puncte și selectațiClasificați>Noua categorie, sau navigați laSetări(pictograma roată) >Conturi>Categoriiși faceți clicCreați o categorie.

Pasul 2:Introduceți un nume descriptiv pentru categoria dvs. Selectați o culoare dintre opțiunile disponibile pentru a distinge vizual categoria.

Pasul 3:ClicSalvasau apăsațiEnterpentru a adăuga noua categorie. Va apărea acum în lista de categorii și poate fi atribuit elementelor din Outlook.

Categoriile personalizate sunt utile în special pentru personalizarea sistemului de organizare. De exemplu, puteți crea categorii precumProiectul Alpha,Finanţa, sauVoiajpentru o identificare rapidă.

Redenumirea și schimbarea culorilor categoriilor

Pasul 1:Accesați ecranul de gestionare a categoriilor făcând clicSetări>Conturi>Categorii(pentru aplicația web Outlook, accesațiSetări>Vizualizați toate setările Outlook>General>Categorii).

Pasul 2:Găsiți categoria pe care doriți să o redenumiți sau să o recolorați. Faceți clic peEditapictograma (creion) de lângă ea.

Pasul 3:Introduceți un nume nou pentru categorie și/sau selectați o culoare nouă din selectorul de culori. Această modificare actualizează eticheta categoriei și culoarea pentru toate articolele care îi sunt atribuite în prezent.

Pasul 4:ClicSalvapentru a aplica modificările dvs. Redenumirea categoriilor pentru a reflecta scopul lor (de exemplu, schimbarea „Roșu” în „Urgent”) vă ajută să clarificați sistemul organizației.

Eliminarea sau ștergerea categoriilor din articole

Pasul 1:Faceți clic dreapta pe elementul (e-mail, eveniment sau sarcină) din care doriți să eliminați categoriile.

Pasul 2:SelectaClasificațipentru a vizualiza categoriile atribuite. Categoriile cu bifă sunt aplicate în prezent.

Pasul 3:Pentru a elimina o singură categorie, faceți clic pe numele acesteia pentru a debifa bifa. Pentru a elimina toate categoriile din articol, selectațiȘtergeți toate categoriile.

Acest proces vă ajută să vă mențineți sistemul organizațional actualizat pe măsură ce prioritățile și proiectele se schimbă.

Ștergerea totală a categoriilor

Pasul 1:Deschideți ecranul de gestionare a categoriilor prinSetări>Conturi>Categorii.

Pasul 2:Faceți clic peŞtergepictograma (coș de gunoi) de lângă categoria pe care doriți să o eliminați.

Pasul 3:Confirmați ștergerea dacă vi se solicită. Categoria va fi eliminată din listă și nealocată din toate articolele.

Ștergerea categoriilor neutilizate menține lista dvs. gestionabilă și previne confuzia.

Sortare și filtrare după categorii

Pasul 1:Navigați la dvsInboxsau orice folder de e-mail dorit.

Pasul 2:Faceți clic peSortabutonul din colțul din dreapta sus. SelectaCategoriedin meniul drop-down. E-mailurile dvs. vor fi acum grupate în funcție de categoriile de culoare atribuite, ceea ce face mai ușor să vă concentrați pe proiecte sau priorități specifice.

Pasul 3:Pentru a filtra e-mailurile după categorie, faceți clic pe eticheta de categorie atașată oricărui e-mail. Aceasta afișează toate articolele cu acea categorie în dosare. Pentru a limita vizualizarea la un anumit folder, faceți clic pe numele folderului afișat lângă linia de subiect. Ieșiți din vizualizarea filtrată făcând clic pe săgeata spre stânga din caseta de căutare.

Categoriile preferate pentru acces rapid

Pasul 1:În ecranul de gestionare a categoriilor, faceți clic pesteapictograma de lângă orice categorie pe care doriți să o adăugați la Favorite.

Vezi și:Cum să utilizați sau să dezactivați noua funcție de categorii a iOS Apple Mail

Pasul 2:Categoria preferată apare acum în panoul folderului de subFavorite. Selectarea acestuia afișează instantaneu toate e-mailurile cu acea categorie, simplificând accesul la mesaje sau proiecte importante.

Căutare după categorie

Dacă utilizațiOutlook clasic,puteți folosi categorii cuCăutare în dosar.

Pasul 1:În panoul de navigare, faceți clic dreaptaCăutați folderulși selectațiCreați un nou folder de căutare.

Pasul 2:În fereastra de dialog, alegețiMail categorizatdin opțiunile disponibile.

Pasul 3:Atribuiți un nume folderului de căutare și selectați categoriile pe care doriți să le includeți. ClicCreaa termina. Noul folder de căutare se va actualiza automat pe măsură ce articolele sunt clasificate sau neclasificate, oferind o vizualizare dinamică a tuturor articolelor cu anumite categorii.

Cele mai bune practici pentru gestionarea categoriilor

• Redenumiți categoriile generice pentru a reflecta fluxul de lucru, cum ar fi schimbareaAlbastrulaClientul AsauVerdelaFinanţa.
• Atribuiți mai multe categorii articolelor care acoperă mai multe proiecte sau contexte pentru o referință încrucișată îmbunătățită.
• Stabiliți reguli pentru a clasifica automat mesajele primite în funcție de expeditor, subiect sau cuvinte cheie, reducând sortarea manuală.
• Sincronizați categoriile pe dispozitive utilizând noul Outlook, asigurând consecvența indiferent dacă lucrați pe desktop, web sau mobil.
• Rețineți că culorile și numele categoriilor sunt specifice contului și dispozitivului dvs.; alții nu vor vedea categoriile tale în articolele partajate.

Utilizarea categoriilor de culori în noul Outlook simplifică organizarea și preluarea e-mailurilor, evenimentelor și sarcinilor. Cu acești pași, puteți construi rapid un sistem care se adaptează fluxului dvs. de lucru și vă menține eficient spațiul de lucru digital.