Nadie se presenta a trabajar con la intención de ser hackeado. Pero, desafortunadamente para las pequeñas empresas, suelen ser objetivos más fáciles para los estafadores. Sabiendo que no tienen los recursos o la mano de obra dedicada a mantener seguros sus registros digitales. Por eso es tan importante que todas las personas de su equipo piensen en la seguridad digital.

¿No sabes por dónde empezar con todo esto? Quizás se pregunte: “¿Qué es la protección de datos?” Bueno, estás en el lugar correcto. Este artículo responderá esa pregunta y le mostrará por qué la protección de datos para las pequeñas empresas es tan importante. Como beneficio adicional, describirá algunas de las mejores formas de proteger los datos comerciales en Mac.

¿Qué es la protección de datos?

Cualquier negocio que opere hoy en día recopila datos de algún tipo. A veces, es de los clientes, y otras veces, es de los empleados.

La protección de datos es exactamente lo que parece. Es el software y las políticas que implementa para proteger esa información. Se trata de tomar medidas para salvaguardar la información del acceso no autorizado a ella, ya sea por corrupción o pérdida, así como garantizar la capacidad de restaurarla en caso de necesidad.

Como dueño de un negocio, lo último por lo que quiere ser responsable es por una fuga de datos o privacidad. Tener políticas estrictas lo protege a usted, a su empresa y, a largo plazo, a todos los que interactúan con su negocio.

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Por qué necesita protección de datos para pequeñas empresas

Comencemos con la respuesta fácil. Dependiendo de dónde se encuentre su negocio, es posible que la ley le exija proteger los datos. Muchos países intentan proteger la privacidad de sus ciudadanos responsabilizando a las empresas por la información que recopilan.

Ahora, podría estar pensando: “Realmente no recopilo ninguna información de los clientes”. Y eso podría ser cierto. Pero incluso con una empresa basada en servicios como paisajistas o empresas de mudanzas, aún recopila información confidencial sobre sus empleados. Obtiene información de identificación personal, por lo general con fines impositivos y de nómina.

Entonces, la pregunta se convierte en la siguiente: ¿qué soluciones de protección de datos está utilizando actualmente y cuáles debería implementar?

4 principios para gestionar la protección de datos empresariales

Si no es la persona más técnica o incluso si es el líder tecnológico de su empresa, hay cuatro principios que pueden ayudarlo a determinar por dónde debe comenzar.

1. Analizar flujos de trabajo

El mejor lugar para comenzar es con una comprensión de los flujos de trabajo de su empresa. Realice una auditoría de todos los procesos que están realizando sus equipos. Ya sea contratando e incorporando nuevos empleados o cómo procesa las transacciones con tarjeta de crédito. Documente dónde y cómo está recopilando datos y vea cómo se pueden proteger mejor esos sistemas.

2. Guarda solo lo que necesitas

Nunca se sabe cuándo podría necesitar un documento en particular. Pero mantener siempre todo va en contra de asegurarse de que las cosas estén seguras. Necesitas recortar la grasa, por así decirlo. Quédese solo con los documentos que son absolutamente críticos.

Esto también se aplica a los procesos, los sistemas y, especialmente, al software. Mantener cualquiera de estas cosas alrededor es solo una vulnerabilidad potencial más. Otra forma de que los datos de su empresa se vean comprometidos.

3. Asegúralo

La forma más segura de almacenar datos es no almacenar nada. Pero eso no es una realidad. Incluso si conserva solo los datos más críticos, necesita mantener algunos datos para administrar su negocio. De hecho, es extremadamente importante si solo mantiene información vital. Entonces, solo se trata de qué pasos puede tomar para asegurarse de que esté lo más seguro posible.

¿Puede configurar la autenticación multifactor para permitir el acceso? ¿Hay alguna forma de cifrar los datos que recopila? ¿Es necesario almacenarlo en línea?

Todas estas preguntas son excelentes para hacerse mientras observa los datos. Otro punto de vista que deberías tener es preguntar por dónde pueden escapar las cosas. Comprender las posibles vulnerabilidades lo ayudará a detectarlas antes de que sucedan. De esta manera, puede reparar esos agujeros y evitar filtraciones de datos.

4. Planifica tu respuesta

Tan perfecto y hermético como intentas tener tu compañía, algo sucederá. De manera similar a la comprensión de sus vulnerabilidades, también debe pensar en lo que hará cuando y si hay una brecha de seguridad en su empresa. Estar preparado con un plan de respuesta solo lo ayudará a actuar más rápido para mantener sus datos seguros.

Las mejores soluciones de protección de datos

Muy bien, ahora que tiene una comprensión básica de la protección de datos, ¿cómo comienza a implementarlos en la vida real?

Bueno, hay más que su parte justa de software de protección de datos disponible. Los dividiré por categoría para usted y lo ayudaré a orientarlo en la dirección correcta para cada uno. Estos están destinados a servir más como una guía a medida que busca soluciones de software y decide cuál sería la mejor para su empresa.

Cifrado

Todos los datos y la información deben almacenarse en algún lugar. Por lo general, en las computadoras, se almacena en un disco duro. Eso significa que, en teoría, cualquiera puede comprometer esos datos si tiene acceso a ese disco duro.

Lo que hace el cifrado es convertir esos datos en un código. Por lo tanto, si alguien conectara un disco duro con datos confidenciales en su máquina, no podría ver los datos sin las claves de cifrado.

Eso, por supuesto, es una explicación demasiado simplificada de cómo funciona el cifrado. No se trata solo de almacenar sus archivos, sino también de enviarlos. Si está compartiendo archivos entre estaciones de trabajo o incluso en varias ubicaciones de oficina, es probable que también desee considerar una herramienta de transferencia que cifre los datos en tránsito.

Cifrar los discos duros y las transferencias de archivos puede ayudar a proteger la información de su empresa en caso de pérdida o robo de una computadora. También puede ser útil si un pirata informático obtiene acceso a una de sus computadoras.

Borrado de datos

Si alguna vez eliminó accidentalmente un archivo importante, entonces probablemente sepa que los archivos rara vez desaparecen para siempre. Incluso cuando vacía la papelera, los archivos todavía están en un espacio temporal en su disco duro. Lo que significa que todavía se pueden recuperar con herramientas especiales.

Es por eso que incluso cuando elimina datos confidenciales, debe tomar precauciones adicionales para asegurarse de que realmente se eliminen. El simple hecho de arrastrar un archivo a la papelera no garantiza que se elimine de forma segura.

Busque software especializado y métodos para reformatear unidades, de modo que no se pueda recuperar su información. Incluso es posible que desee ir tan lejos como para destruir los discos duros viejos cuando termine de usarlos o la computadora en la que vivían.

Gestión de Acceso

Esto podría ser un artículo completo en sí mismo. La gestión de acceso es un tema tan amplio para repasar y considerar. Obviamente, se trata de acceder a diferentes tipos de información que su organización recopila y almacena. Definitivamente recomendaría tomarse un tiempo para buscar este tema con mayor detalle. Pero, por el bien de este artículo, me limitaré a dos aspectos para que los consideres.

Mientras observa los flujos de trabajo y los procesos, también tenga en cuenta quién necesita realmente acceder a cada uno de ellos. Es una buena idea limitar cada sistema o estación de trabajo solo a las personas que necesitan usarlos. Esto reduce la cantidad de vulnerabilidades que tendrá dentro de su red. Especialmente, para empleados de mayor rango que podrían tener más acceso a nivel de administrador a las cosas.

Otro aspecto de la administración de acceso en el que querrá pensar se compone de sus políticas de contraseña y autenticación de múltiples factores. Hacer cumplir cada uno de estos de varias maneras puede ayudar a reforzar su seguridad y prevenir un ataque de phishing en el futuro.

Puesto final de Seguridad

Esto suena un poco más complejo de lo que realmente es, pero en realidad, este es el que probablemente hayas oído hablar. La seguridad de los endpoints se trata simplemente de las políticas de seguridad y el software que tiene en sus dispositivos individuales. Sin embargo, es importante tener en cuenta que debe cubrir todos los dispositivos que usan sus empleados que potencialmente pueden recopilar y almacenar información confidencial. Estos pueden incluir computadoras, computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y tabletas.

Cada pieza de hardware de su empresa debe tener algún tipo de software antivirus, encriptación y administración de contraseñas. Esto mantendrá las cosas bloqueadas y escaneará periódicamente en busca de nuevas amenazas.

La seguridad de los datos es increíblemente importante. Ya sea que almacene información personal de sus empleados o reciba datos de tarjetas de crédito de sus clientes, es su responsabilidad mantenerla segura.

Sin embargo, la protección de datos no tiene por qué dar miedo. Espero que después de leer este artículo sientas que tienes una mejor comprensión de por dónde empezar con todo. Y recuerde consultar las leyes locales para ver cuáles pueden ser sus responsabilidades cuando se trata de mantener la privacidad de los datos confidenciales.