Virtuella möten eller "webbseminarier" förbinder bekvämt individer till ett cybernetiskt team i ett enda möte via internet. Det är ett drömscenario för administratörer, styrelseledamöter och företagsledare att ansluta individer samtidigt med ett gemensamt mål i åtanke.

Faktum är att onlinekonferenser är exemplifierande av de metod som företag använder för att ta hand om affärer idag. När telekommunikationen blir mer och mer utbredd kan en organisations HR -avdelning enkelt hitta sig jonglera personal inte bara i olika delar av sitt land utan också från olika delar av världen. Visst att vi ständigt kan utrota dygderna i virtuella möten, de är betydligt olika, kanske till och med besvärliga.

Visst, det är fortfarande ett möte oavsett vilket sätt du tittar på det, men ... och det är en enorm men det krävs skicklighet att hålla en publik engagerad och ömsesidig, även under möten ansikte mot ansikte. Föreställ dig hinder för att hålla deltagarna intresserade när allt de har är en skärm till ögongloben. Tänk inte på potentiella tekniska problem!

Känslor av isolering

Enligt bloggenthecouchmanager, "Virtuella team kan känna sig ensamma utan fördelen att interagera med kollegor och handledare som de skulle göra på ett typiskt kontor." Artikeln antyder att människor kan missa konventionell vattenkylare och enstaka firande av företagskampanjer. Lyckligtvis eller tyvärr, i dagens högteknologiska affärsvärld, lägger isoleringen av avlägsna arbetare ytterligare ett hinder för att dra av ett framgångsrikt webinar.

Enligt den senaste forskningen i USA ensam, en fjärdedel av personalets telekommunikation och år 2020 kommer avlägsna arbetare att öka till tre fjärdedelar av amerikanska arbetare. Denna ökning kan mycket väl leda till en epidemi av klosterade individer som ser virtuella möten som ett medel för flykt snarare än ett samarbete av likasinnade medarbetare. Men allt är inte förlorat. Det finns sätt och medel för att hålla deltagarna på online-konferensen förlovade och inte tappa förtroendet för ditt företags idéer och mål.

5 sätt att hålla virtuella mötesdeltagare engagerade

Förvänta dig deltagande

Du måste step-up-your-game om tidigare virtuella möten har varit olyckliga och oinspirerande. Låt det vara känt vad du förväntar dig, fånga deltagarna uppmärksamhet från början och göra introduktioner korta och exakta. Håll det i rörelse. Din publik kommer att vara mer än angelägen om att genomföra dina förväntningar eftersom du vet hur du fångar deras uppmärksamhet, förblir fokuserad och kastar lite humor för att starta.

Vad är syftet med mötet?

Om deltagarna dagdrömmer och undrar "Varför är vi här", är problem i horisonten. Var tydlig om syftet med ditt möte och att ett webinar är det mest lämpliga sättet att täcka ditt ämne. Att välja rätt ämne är ytterligare ett avgörande steg för att ansluta till deltagarna. Rundown varför det är i deltagarnas bästa att delta i mötet. Att klargöra fördelarna med din konferens kommer att inspirera din publik och hålla deras intresse. För att uttrycka det på ett annat sätt, håll inte ett virtuellt möte för något som lätt kan formuleras i ett e -postmeddelande.

Förbereda sig för ett virtuellt möte

Som Murphys lag säger "vad som kan gå fel kommer att gå fel" och virtuella möten är inget undantag. Teknologins ålder har inte gjort saker enklare, bara snabbare. Om du inte har en överlägsen anslutning, all rätt teknisk utrustning och någon i närheten för tekniska problem, kan du hitta dig själv i en het röra istället för ett väl genomtänkt webinar. När du fidgeting med ny programvara och utrustning ska förberedas om det inte fungerar som planerat. Gör vissa konferensdeltagare att felsöka alla tekniska problem. Olika väl utformade virtuella mötesprogram kan hjälpa dig att uppnå ett smidigt webinar. För att inte tala, bör du skriva ut en delvis plan för att öva och ha en säkerhetsplan för fall. Glöm inte om problem med tidszonen!

Inga fluffmöten

Ett obeslutet virtuellt möte fullt av ”fluff” kommer att känna sig som skjärsimedlemmar än ett väl genomtänkt affärsmöte. Motivera och upprätthålla entusiasm genom att låta deltagarna styra diskussioner om frågor som är tyska för dem. Att styra den här typen av strategi kräver inställning till alla deklarationer och observerar vem som har och inte har gått kommentarer.

Tid för spel

Ja, det stämmer. Speltid kan vara en viktig komponent när det gäller virtuella möten. Enligt en artikel av virtuell mötesexpert Hassan Osman författare tillPåverka virtuella team: 17 taktiker som får saker gjort med dina avlägsna anställda,Speltid hjälper dig att:

-upprätta förtroende bland teammedlemmarna

-utöka sammanhållning och engagemang med kollegor

-förvärva kunskap om teammedlemmar på en individuell och yrkesnivå

Virtuella mötesspel inkluderar fakta om att hitta teasers om varje deltagare, en videoklipp och en spiel där teammedlemmar delar två bilder som inte är relaterade till att arbeta och spendera fem minuters samtal om bilderna. Hasan fortsätter med att säga att "dessa typer av aktiviteter är särskilt användbara för team som arbetar nära tillsammans som interagerar flera gånger under veckan."

Hur man vet om du har spikat ditt virtuella möte

Du har gått med vandringen och pratat med prat, men har du spikat ditt virtuella möte? Här är tre tecken på att ditt virtuella möte var en slam-dunk enligt ledartränaren Jesse Lyn Stoner:

-DeltagareKänns ansvarig som ett team inte som individer. Gemensamma beslut är en prioritering med alla som drar nytta av varje deltagares expertis.

-KommunikationFlödet var optimalt och teamet talade med varandra inte bara med webinaradministratören. Stoner betonar "Om alla är fokuserade på teamledaren rör sig dynamiken i mötet i fel riktning."

-Grupparbeteöverträffar enskilda perimetrar. Ett engagerat team inser mål i tandem som inte skulle kunna uppnå separat. Som en följd av detta stärks affinitet och förtroende fortsätter utöver möten.

Slutsats

Det finns olika sätt att hålla deltagarna engagerade under ett virtuellt möte. Oavsett om ditt företag har ett internationellt eller landslag som är utspridd på olika platser, kommer ditt företag att behöva ordna webbseminarier för att konsolidera projekt och förbättra ditt företags produktivitet. Lyckligtvis gör dagens teknik allt möjligt; Du måste dock lägga in arbetet för att se till att ditt virtuella möte går så smidigt som möjligt.

Notera: Ovanför artikel och dess information som lämnats in av en gästförfattare.