El mejor método para tomar notas de reuniones (sin escribir)

Los gerentes, directores y líderes de equipos remotos asisten a muchas reuniones en un día. Si eres uno de ellos, es posible que te enfrentes al desafío de dirigir la reunión y tomar notas simultáneamente.

Puede que seas un experto en tareas múltiples, pero cuando se trata de tomar notas, debes ser más eficiente. ¡No pierdas el tiempo anotándolo todo! En este artículo, le mostraremos los datos más importantes a destacar y el mejor método para tomar notas de las reuniones.

¿Quién debería tomar notas en una reunión?

Pero primero preguntémonos: ¿quién debería ser responsable de tomar notas?

No existe una regla establecida sobre quién debe tomar notas en una reunión. Sin embargo, generalmente se recomienda que la persona que tome notas sea alguien que no presente ni dirija la reunión.

Si es el director ejecutivo, director o gerente, lo más probable es que dirija la reunión y no tenga la capacidad total para tomar notas detalladas. Dirigir una reunión requiere mucho ancho de banda cerebral y es un desafío tomar notas al mismo tiempo.

Puede confiar en la grabación de vídeo y verla después de la reunión, pero seamos realistas, ¿quién tiene tiempo para hacerlo?

La persona que toma notas en una reunión también varía según el tipo de reunión y quién está presente en la reunión. Por ejemplo, ¿es una llamada retrospectiva con varios equipos, como los equipos de desarrollo, producto y marketing? Luego, cada equipo debe tener una persona asignada para tomar notas y tomar notas de lo que es relevante para ellos.

A continuación se muestran algunas formas de asignar una persona que toma notas:

1. Decida quién tomará notas con anticipación si no se trata de una reunión recurrente.
2. Si es una reunión recurrente, tenga una persona que tome notas oficialmente. Este rol se puede rotar de vez en cuando.
3. Asegúrese de proporcionar instrucciones claras sobre qué notas tomar y dónde las personas pueden encontrarlas después de la reunión.

Antes de finalizar la reunión, resuma las ideas y las acciones que necesita ejecutar. Esto asegura que todos sepan en qué concentrarse.

¿Cómo se deben grabar las notas de las reuniones?

Ahora que está claro quién debe tomar notas, es hora de decidir cómo registrar las notas de la reunión. ¡Hay tantas opciones! Pero las opciones conllevan gran abrumador y confusión.

Esto es especialmente cierto para los equipos remotos que utilizan diversas herramientas, desdeDocumentos de GoogleaAsanaa Noción.

Pero antes de hablar de las herramientas, centrémonos primero en los principales tipos de datos que deberían aparecer en tus notas.

Aquí hay 3 tipos de datos que debes priorizar:

Conocimiento

Este es el "¡ajá!" momento. Podría ser una cotización interesante de un cliente o una nueva campaña que alguien mencionó durante la reunión.

Otras ideas podrían incluir:

• Un descubrimiento sobre un nuevo público objetivo basado en su llamada de análisis
• Una idea para una nueva característica o producto que podría atraer más clientes.
• Darse cuenta de que su estrategia de precios actual no está funcionando

El conocimiento no necesariamente implica acción. Necesita una lluvia de ideas y usted podrá decidir en la próxima reunión si debería ser oficialmente un elemento de acción.

Elemento de acción

Hablando de elementos de acción… Esto debe hacerse como resultado de la reunión. Podría ser cualquier cosa, desde "hacer un seguimiento de John en su presentación" hasta "crear nuevas creatividades publicitarias".

Otros elementos de acción incluyen:

• Enviar una encuestaa los clientes para obtener comentarios sobre el nuevo producto
• Pedirle al equipo de diseño que cree estructuras alámbricas para la nueva función.
• Crear un plan de proyecto para el próximo trimestre.

Estos elementos de acción deben asignarse a alguien con una fecha de vencimiento clara. La mejor manera de hacerlo es utilizar una herramienta de gestión de tareas como Asana, Trello o Notion. Esto garantiza que nada se pierda y que todos sepan lo que deben hacer.

Decisiones

El último tipo de datos que debes tener en cuenta son las decisiones tomadas durante la reunión. Por ejemplo, "lanzaremos el nuevo producto en la fecha XYZ".

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También surge una decisión de deliberaciones anteriores y ahora se ha llegado a un consenso sobre qué hacer.

Algunas decisiones podrían incluir:

Lectura recomendada:Diez herramientas automatizadas para tomar notas en reuniones para facilitar la toma de notas

• La estrategia de comercialización del nuevo producto.
• Qué plataforma publicitaria utilizar para la próxima campaña
• Quién será la persona clave para cada entregable

Ahora que sabe qué datos tomar nota, analicemos la mejor manera de tomar notas.

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¡El mejor método para tomar notas es no escribir nada! ¿Cómo es eso posible? Es posible con Tactiq.

Tactiq proporciona transcripción en tiempo real en sus reuniones de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.

Si bien su función principal es grabar automáticamente una transcripción completa de la llamada, lo que la hace perfecta como aplicación de notas de reuniones con IA es la capacidad de resaltar cualquier oración para que pueda convertirla en información, elemento de acción, decisión o pregunta.

Incluso sugerirá automáticamente cuándo una oración es una idea, un elemento de acción, una decisión o una pregunta en función de las palabras dichas en la reunión.

¡Ni siquiera tendrás que escribir nada! Después de la reunión, recibirá un correo electrónico con un enlace a su transcripción y un resumen de sus aspectos más destacados.

Esto le ahorra mucho tiempo porque:

• No es necesario que escriba nada durante la reunión. Sólo tienes que esperar a que se destaquen los elementos correctos.
• No es necesario leer toda la transcripción después de la reunión. Sólo necesitas comprobarlo.
• Puede integrarlo con otras herramientas como Confluence, Google Drive y Notion, para poder convertir esas acciones en sus operaciones diarias.
• Puedes compartirlo con otros compañeros de equipo como PDF o Google Doc.

Ha revolucionado mi proceso de toma de notas como escritor y especialista en marketing independiente.

Cuando tengo llamadas con clientes, es mi responsabilidad tomar notas. Pero es un desafío hablar y escribir al mismo tiempo. Entonces, ¡la función de resaltado es increíblemente útil!

Después de la reunión, simplemente incluyo los aspectos más destacados como viñetas en el correo electrónico y adjunto el PDF para la transcripción completa.

Cómo empezar a utilizar Tactiq para su reunión

El resaltado de notas es sólo una de las características clave de Tactiq. Usted y su equipo deberían comenzar a usarlo en cada reunión.

A continuación le indicamos cómo empezar:

1. Instale Tactiq en Chrome.
2. Regístrese para obtener una cuenta gratuita.
3. Conecte su herramienta de videoconferencia en Integraciones.

4. Asegúrese de activar las funciones de transcripción en su respectiva herramienta de videoconferencia.
5. Inicie su reunión como lo hace habitualmente y la ventana de Tactiq aparecerá en la parte inferior derecha de su reunión.

Tactiq viene con 10 reuniones gratuitas por mes. Pero si usted y su equipo tienen más llamadas cada mes, pueden actualizar a los planes Pro y Team, que les brindan llamadas ilimitadas y resaltado automático.

Resumiendo

Hay muchas maneras de tomar notas. Lo importante es comprender quién toma notas y en qué tipos de datos debe centrarse. Y, por supuesto, puede escribir sus notas, pero puede usar herramientas como Tactiq para que sea fácil y sencillo dirigir la reunión y tomar notas al mismo tiempo.