¿Qué son las notas de la reunión? Cómo usarlos correctamente

¿Alguna vez terminó una reunión completa y se dio cuenta de que olvidó quién hace qué y cuándo? Las buenas notas de las reuniones mantienen a todos alineados y capturan claramente los puntos clave y los próximos pasos. Sin embargo, muchos equipos confunden las notas de las reuniones con las actas formales o tienen dificultades para que sean útiles para referencia futura.

En esta guía, aprenderá qué son las notas de la reunión, en qué se diferencian de la documentación oficial y algunas formas sencillas de mejorar su proceso de toma de notas.

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Notas de la reunión

Las notas de la reunión son resúmenes prácticos que capturan los puntos clave y los detalles importantes de una reunión. Ayudan a mantener a todos en sintonía sobre decisiones, discusiones y elementos de acción. A diferencia de los documentos legales o formales, las notas de las reuniones sirven como una instantánea informal y fácil de consultar de lo que sucedió, ideal para controles rápidos o reuniones recurrentes.

Por lo general, una persona designada para tomar notas se encarga de escribir las notas de la reunión durante o inmediatamente después de la sesión. Podría ser el organizador de la reunión o cualquier otro miembro del equipo que se sienta cómodo tomando notas. Luego, las notas se comparten de inmediato con todos los participantes de la reunión, para que todos puedan mantenerse informados y responsables.

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Notas de la reunión frente a actas: ¿cuál es la diferencia?

Los equipos a menudo confunden lo que son las actas y las notas de las reuniones, pero cada una tiene un propósito distinto. A diferencia de las notas de las reuniones, las actas de las reuniones son un registro formal que captura discusiones detalladas para reuniones de negocios o decisiones críticas de la empresa. Están estructurados, archivados y, en ocasiones, tratados como documentación oficial o incluso como documento legal.

Por otro lado, las notas de las reuniones son informales y prácticas. Por lo general, no se archivan formalmente ni sirven como registro oficial. Al comparar minutos con notas, la diferencia clave radica enformalidad,nivel de detalle, ycómo se utiliza la información más adelante.

Si está manejando discusiones reguladas o de alto riesgo, se necesitan actas. Pero si necesita algo rápido y claro para los flujos de trabajo diarios de su equipo, las notas de la reunión son el camino a seguir.

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Cómo tomar notas de las reuniones de forma eficaz

Analicemos cómo hacer que tomar notas sea más efectivo.

Toma de notas manual versus IA

Hoy en día, hay dos formas principales en que los equipos manejan las notas: manual y con tecnología de inteligencia artificial.

Toma de notas manualsignifica que alguien registra los puntos clave a mano o los escribe directamente en un documento durante la reunión. Requiere fuertes habilidades para tomar notas y buena concentración. ¿La ventaja? Tú controlas exactamente lo que se captura. ¿La desventaja? Puede distraer y es fácil pasar por alto detalles.

UnToma de notas con IA herramientatranscribe automáticamente conversaciones y resalta elementos de acción. Esto permite que su equipo se mantenga concentrado en la discusión sin perder puntos críticos.

Qué incluir en las notas de la reunión

Las notas de las reuniones eficaces deben ser claras, centradas y cubrir la información correcta. Deben reflejar el flujo de la conversación, a menudo guiada por la agenda de la reunión. Asegúrese de incluir estos elementos clave:

Fecha y asistentes a la reunión
- Registre siempre la fecha de la reunión y enumere a todos los participantes de la misma. Esto proporciona un contexto para referencia futura y facilita el seguimiento de quién participó en la conversación. Es especialmente útil para reuniones recurrentes o para realizar un seguimiento posterior.
Temas clave discutidos
- Resuma los principales puntos de discusión sin escribir todo palabra por palabra. Utilice frases cortas o viñetas para capturar el corazón de cada tema. Esto ayuda al equipo a mantenerse alineado y revisar rápidamente la discusión si es necesario.
Decisiones tomadas
- Documentar las decisiones es crucial. Estos son los resultados que hacen avanzar los proyectos. Ya sea que se trate de elegir un proveedor, actualizar un cronograma o aprobar una propuesta, tomar nota de las decisiones brinda a todos una comprensión compartida de lo que se ha acordado.
Elementos de acción con propietarios y fechas de vencimiento
- Una de las partes más valiosas a la hora de redactar excelentes notas para una reunión es asignar claramente los siguientes pasos. Cada elemento de acción debe incluir lo que se debe hacer, la persona responsable y cuándo es necesario. Esta responsabilidad ayuda a los equipos a seguir adelante.

Juntos, estos elementos hacen de sus notas una pieza práctica de documentación de la reunión: no solo un registro de lo que se dijo, sino una herramienta para guiar lo que sucede a continuación.

Mejores prácticas para notas limpias

Incluso la mejor información puede perderse si queda enterrada en párrafos largos o detalles dispersos. Utilice estos consejos para que sus notas sean fáciles de leer y actuar:

Utilice viñetas:Las listas facilitan la búsqueda de puntos clave y evitan largos bloques de texto.
Mantenlo simple:No intentes capturar cada palabra. Concéntrese en detalles, resultados y responsabilidades importantes. Las oraciones cortas y directas funcionan mejor.
Tome notas en tiempo real o inmediatamente después de la reunión:Cuanto antes los escribas, más actualizada será la información. Si espera demasiado, es posible que se olviden puntos pequeños pero críticos.
Comparta notas con prontitud:Envíe notas poco después de la reunión para que los miembros del equipo puedan tomar medidas antes de la próxima reunión. Las notas tardías a menudo son ignoradas o enterradas en las bandejas de entrada.

Las buenas notas de las reuniones no tienen por qué ser perfectas; sólo necesitan ser útiles. El objetivo es crear un punto de referencia compartido que sea claro, procesable y fácil de entender para todos. Cuando te concentras en la claridad sobre los detalles, tu equipo realmente usará las notas, y eso es lo que las hace efectivas.

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Cómo Tactiq hace que tomar notas sea más inteligente

Si ya utiliza la IA para tomar notas, sabrá lo útil que puede resultar durante las reuniones de ritmo rápido. Tactiq es una herramienta de inteligencia artificial que captura conversaciones durante reuniones virtuales, extrae elementos de acción y decisiones y facilita el seguimiento de lo que discutió su equipo sin perder el enfoque durante la llamada.

Transcribe y resume en tiempo real.
- Tactiq proporciona transcripciones en vivo y resúmenes durante las reuniones en Microsoft Teams, Google Meet y Zoom para que pueda mantenerse involucrado sin tener que escribirlo todo.
Obtenga elementos de acción y decisiones con indicaciones.
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Busque notas por palabra clave o orador.
- Encuentre rápidamente conversaciones pasadas o detalles simplemente escribiendo palabras clave o el nombre de un miembro del equipo.
Integre con otras herramientas como Notion.
- Sincronice las notas de la reunión automáticamente con sus aplicaciones de productividad favoritas, manteniendo todas las notas y tareas de su equipo organizadas en un solo lugar.

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Preguntas frecuentes

¿Qué son las notas de las reuniones?

Las notas de las reuniones son resúmenes informales de discusiones, decisiones y próximos pasos importantes. Ayudan a los miembros del equipo a mantenerse alineados y son útiles para referencia futura.

¿En qué se diferencian las notas de las reuniones de las actas?

Las actas de las reuniones son documentación formal que se utiliza en entornos como las reuniones de la junta directiva. Las notas están menos estructuradas y son más prácticas para el uso diario en equipo.

¿Cuáles son los beneficios de las notas de reuniones?

Mantienen a los miembros del equipo en sintonía, aclaran responsabilidades y facilitan la revisión de detalles importantes después de una reunión.

¿Cuál es otro nombre para las notas de las reuniones?

Es posible que los escuche llamar resúmenes de reuniones, resúmenes o notas de discusión, especialmente en reuniones informales o recurrentes.

¿Qué es un resumen de nota de reunión?

Es una breve descripción general de las principales conclusiones, decisiones y acciones capturadas durante el proceso de toma de notas.

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Concluyendo

Las notas de las reuniones son esenciales para capturar discusiones importantes, aclarar decisiones y mantener a su equipo alineado entre reuniones. Ya sea que las anotes manualmente o utilices IA para aligerar la carga, unas buenas notas de reunión convierten las conversaciones en acción.

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Ver también:ChatGPT para MS Teams: cómo generar notas de reuniones