Configurar un mensaje Fuera de la oficina en Outlook garantiza que sus contactos sepan que no está disponible y ayuda a gestionar las expectativas con respecto a su tiempo de respuesta. Ya sea que esté de vacaciones, asistiendo a una conferencia o simplemente lejos de su bandeja de entrada, Outlook ofrece formas sencillas de configurar respuestas automáticas. Siga los pasos a continuación según la versión de Outlook que esté utilizando.
Método 1: configurar el mensaje Fuera de la oficina en Outlook Classic (escritorio)
Paso 1:Abra Outlook y haga clic en el"Archivo"pestaña ubicada en la esquina superior izquierda de la ventana. Esto abrirá el menú de configuración e información de la cuenta.
Paso 2:En el"Información"sección, haga clic en"Respuestas automáticas (fuera de la oficina)". Si no ve esta opción, es posible que su tipo de cuenta de Outlook no admita respuestas automáticas. En ese caso, puede utilizar reglas (consulte el Método 3).
Paso 3:Seleccione la opción"Enviar respuestas automáticas". Puede especificar un rango de tiempo marcando la casilla etiquetada"Enviar sólo durante este rango de tiempo"y luego establecer las fechas y horas de inicio y finalización. Si deja esta opción sin marcar, deberá desactivar manualmente las respuestas automáticas más adelante.
Paso 4:En el cuadro de texto debajo del"Dentro de mi organización", escriba el mensaje que desea que reciban sus colegas. Indique claramente sus fechas de ausencia y proporcione información de contacto alternativa para consultas urgentes.
Paso 5:Si desea enviar respuestas automáticas a personas ajenas a su organización, haga clic en el"Fuera de mi organización"pestaña. Marcar la casilla"Respuesta automática a personas ajenas a mi organización". Puede especificar además si desea enviar respuestas solo a sus contactos o a todos los que le envían correos electrónicos. Escribe un mensaje breve y profesional adecuado para contactos externos.
Paso 6:Una vez que haya configurado sus mensajes, haga clic en"DE ACUERDO"para activar tus respuestas automáticas.
Método 2: configurar el mensaje Fuera de la oficina en el nuevo Outlook para Windows
Paso 1:Inicie la aplicación Nuevo Outlook en su computadora con Windows. Haga clic en la forma de engranaje"Ajustes"icono ubicado en la esquina superior derecha de la ventana.
Paso 2:En el menú de configuración, seleccione"Respuestas automáticas". Mueva el interruptor al lado de"Activar respuestas automáticas"a la posición ON.
Paso 3:Escriba su mensaje personalizado en el cuadro de texto proporcionado. También puede especificar el período de tiempo exacto marcando la casilla"Enviar respuestas sólo durante un período de tiempo"y establecer sus fechas y horas preferidas.
Paso 4:Para evitar enviar su respuesta a remitentes desconocidos, marque la casilla etiquetada"Enviar respuestas sólo a contactos". Esto garantiza que su respuesta automática llegue sólo a las personas de su lista de contactos.
Paso 5:Después de configurar sus preferencias, haga clic en"Ahorrar"en la parte inferior de la ventana de configuración. Tus respuestas automáticas ya están activas.
Si su cuenta de Outlook no admite respuestas automáticas, puede usar las reglas de Outlook clásico para lograr un efecto similar.
Paso 1:Comience creando un nuevo mensaje de correo electrónico. Hacer clic"Nuevo correo electrónico"y escriba el mensaje Fuera de la oficina que desee en el cuerpo. Incluya información sobre su ausencia y contactos alternativos.
Paso 2:Hacer clic en"Archivo"y seleccione"Guardar como". Alternativamente, haga clic en los tres puntos a la derecha y seleccione "Guardar como".Elegir"Plantilla de Outlook (*.oft)"como tipo de archivo y guarde esta plantilla en su computadora.
Paso 3:A continuación, vaya a"Archivo"nuevamente y seleccione"Administrar reglas y alertas". Hacer clic"Nueva regla", luego seleccione"Aplicar reglas sobre los mensajes que recibo"y haga clic"Próximo".
Paso 4:Sin seleccionar ninguna condición, haga clic en"Próximo"de nuevo. Outlook le advertirá que esta regla se aplica a todos los mensajes; haga clic en"Sí"para confirmar.
Paso 5:Marque la casilla etiquetada"responder usando una plantilla específica". Haga clic en el enlace etiquetado"una plantilla específica"ubicado en el panel inferior. Seleccionar"Plantillas de usuario en el sistema de archivos", elija la plantilla que acaba de crear y haga clic en"Abierto".
Paso 6:Hacer clic"Próximo"para establecer excepciones si es necesario, o simplemente haga clic en"Próximo"nuevamente para saltar. Finalmente, asigne un nombre a su regla (por ejemplo, "Fuera de la oficina") y habilítela marcando"Activa esta regla". Hacer clic"Finalizar"y tus respuestas de Fuera de la oficina estarán activas.
Recuerde que Outlook debe permanecer ejecutándose para que funcione este método basado en reglas. Mantenga su computadora y la aplicación Outlook funcionando durante su ausencia.
Paso 1:Inicie sesión en su cuenta de Outlook a través de su navegador web en. Haga clic en la forma de engranaje"Ajustes"icono en la esquina superior derecha.
Paso 2:Seleccionar"Cuenta"y luego haga clic"Respuestas automáticas".
Paso 3:Activar el"Respuestas automáticas en"cambiar. Ingrese el contenido de su mensaje y especifique el período de tiempo si lo desea marcando"Enviar respuestas sólo durante un período de tiempo".
Paso 4:Si su cuenta lo permite, también puede optar por bloquear su calendario o rechazar reuniones automáticamente durante este período. Seleccionar"Enviar respuestas fuera de tu organización"si necesita respuestas enviadas externamente.
Paso 5:Hacer clic"Ahorrar"para finalizar la configuración. Sus respuestas automáticas ahora están configuradas y se activarán según lo configurado.
Configurar respuestas automáticas en Outlook es una forma sencilla de mantener informados a tus contactos cuando no estás disponible. Asegúrate de desactivar las respuestas automáticas cuando regreses si no has establecido una fecha de finalización específica.
