Un problema común con el almacenamiento de SharePoint es que puede quedarse sin espacio de almacenamiento rápidamente. Puede comprar almacenamiento adicional, pero como sabrá, es bastante caro. Ahora la principal causa del consumo excesivo de almacenamiento es el versionado de archivos en SharePoint.
El control de versiones de archivos es una gran característica, pero el problema surge cuando se almacenan archivos grandes. Porque cada versión es una copia completa del archivo, y esto puede acumularse muy rápido. Para mitigar esto, Microsoft ha lanzado una nueva característica, Límites del historial de versiones, que le brinda más control sobre cuántas versiones se conservan.
En este artículo, veremos cómo se comparan los nuevos límites del historial de versiones con la configuración de control de versiones existente en SharePoint y cómo habilitarlo para su inquilino.
Límites del historial de versiones frente al control de versiones de SharePoint
El control de versiones de archivos está habilitado de forma predeterminada para todos los sitios de SharePoint y OneDrive. Con la configuración predeterminada, SharePoint y OneDrive conservarán 500 versiones de cada archivo. Esto es perfecto cuando hablamos de un archivo de Word de sólo 100kb de tamaño.
Pero se convierte en un problema cuando almacenamos archivos más grandes, como PDF, archivos gráficos, dibujos o formatos de archivos grandes. Eche un vistazo a la captura de pantalla a continuación. Tengo un archivo PSD (PhotoShop) que solo pesa 36 MB, pero OneDrive ha almacenado 245 versiones del mismo. ¡Entonces este archivo consume 8,5 GB!
Ahora ya teníamos la opción de controlar cuántas versiones se conservan en SharePoint y OneDrive a través de la configuración de la Biblioteca de documentos. Aquí podemos reducir el número de versiones a conservar a un mínimo de 100, que en realidad sigue siendo bastante.
El problema con este método es que necesitamos configurarlo para cada biblioteca del sitio. Por supuesto, podemos usar PowerShell para esto, pero aún así, todos los sitios nuevos también deben configurarse. Y la cantidad mínima de versión es 100. Con el ejemplo anterior, esto sigue siendo más de 3 GB para un archivo.
Límites del historial de versiones
La nueva característica, Límites del historial de versiones, le permite configurar fácilmente la cantidad de versiones que se conservarán para las nuevas bibliotecas de documentos de SharePoint y cuentas de OneDrive. No sobrescribe los sitios existentes ni las cuentas de OneDrive, pero también tenemos una solución para eso.
Además de establecer el número de versiones principales que queremos conservar, también podemos configurar una antigüedad máxima para una versión. Podemos, por ejemplo, configurar para eliminar una versión después de 3 meses o 1 año.
El verdadero punto fuerte de esta nueva característica es la configuración Automática. Cuando esté habilitado, el algoritmo inteligente almacenará las versiones según la fecha de creación. A medida que las versiones envejecen, se almacenan menos versiones antiguas, conservándose las pocas que probablemente sean necesarias.
Esta reducción de las versiones anteriores da como resultado el siguiente esquema de retención:
- Primeros 30 días– Se mantienen todas las versiones dentro del límite de 500 unidades.
- 30 a 60 días– Se almacenan versiones horarias.
- 60 a 180 días– Se almacenan versiones diarias.
- Después de 180 días– Versiones semanales hasta el límite de 500 unidades.
Si comparamos los tres métodos, el número máximo de versiones (límite de recuento), el límite de edad (vencimiento) y el límite automático, podemos ver que el número de versiones almacenadas se está deslizando gradualmente hacia abajo con los límites automáticos, en comparación con las otras opciones. :
Tenga en cuenta que cuando establece un límite de tiempo (vencimiento) para las versiones, puede terminar con una sola versión del archivo después de un tiempo determinado. Por ejemplo, configura una antigüedad máxima de 6 meses para las versiones del archivo. Se ha creado y editado un nuevo archivo solo durante el primer mes. Después de 7 meses (contados desde la creación inicial del archivo) solo queda la última versión.
Si no tiene otras copias de seguridad de sus datos de SharePoint, esto puede afectar la resiliencia de sus datos, porque no puede restaurar ni revertir a una versión anterior cuando sucede algo con ese archivo.
Cómo habilitar el control de versiones automático
Los límites del historial de versiones han estado en versión preliminar durante bastante tiempo, pero ya deberían estar implementados para todos los inquilinos. Si no ve la opción después de seguir los pasos a continuación, siga leyendo y le mostraré cómo habilitarla con PowerShell después.
- Abre elCentro de administración de SharePoint
- Ir aAjustes
- Abre elLímites del historial de versiones
- Configúrelo enAutomáticamente
Si no desea utilizar la opción Automático, puede dejarla en Manualmente y configurar la cantidad máxima de versiones principales que desea conservar.
Uso de PowerShell para habilitar los límites automáticos del historial de versiones
También podemos usar PowerShell para habilitar los límites automáticos del historial de versiones. Esta opción también se puede utilizar cuando aún no ve la función en el Centro de administración de SharePoint.
Para habilitar la función con PowerShell necesitamos la administración en línea de SharePoint o el módulo PnP PowerShell. Asegúrese de que los módulos estén actualizados a la última versión antes de continuar.
# Option import the SPO module for PowerShell 7 Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell # Connect to SharePoint Online Connect-SPOService -url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/' # Enable Version History Limits Set-SPOTenant -EnableVersionExpirationSetting $true
Si desea utilizar el módulo PnP PowerShell, utilice el siguiente comando para habilitar la configuración:
# Connect to PnP Online Connect-PnPOnline -Url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/' -Interactive # Enable Version History Limits Set-PnPTenant -EnableVersionExpirationSetting $true
También podemos usar PowerShell para configurar los límites del historial de versiones. Para configurar el historial de versiones en automático, debe habilitar la siguiente configuración:
# SPO Module: Set-SPOTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true # PnP MOdule: Set-PnPTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true
Si prefiere la configuración manual, puede utilizar las siguientes opciones para configurarla:
# Don't expire, and 100 file version max Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 0 -MajorVersionLimit 100 # Expire versions after 180 days, and 500 file version max Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 180 -MajorVersionLimit 500
Limpiar bibliotecas existentes
La configuración de Límites del historial de versiones solo se aplica a las bibliotecas de documentos nuevas, pero probablemente también desee limpiar las bibliotecas existentes. Para ello podemos utilizar el nuevoNew-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobcmdlet.
Este cmdlet le permite crear trabajos de limpieza por lotes para bibliotecas de documentos existentes. Podemos especificar si queremos utilizar el método de recorte automático o configurar las opciones manuales de las bibliotecas.
Nota
¡Las versiones de archivos que se eliminan mediante el trabajo de eliminación por lotes no son recuperables! No irán a la papelera de reciclaje y, por lo tanto, no se podrán restaurar. En caso de duda, ejecute unAnalizar qué pasaría si primero!
Los trabajos de limpieza se pueden crear para un sitio completo de SharePoint o puede crear un trabajo para una biblioteca específica:
# Apply automatic logic to trim existing versions from a Site New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic # Config count limits (Major versions) for a library New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit 100
Al utilizar PowerShell, por supuesto, no es necesario crear manualmente un nuevo trabajo en segundo plano para cada sitio. Puede utilizar el siguiente script para habilitar los límites del historial de versiones para cada sitio y recortar las versiones según la lógica automática:
# Check if script is running in PowerShell 7
if ($psversionTable.PSVersion.major -eq 7) {
Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell
}
# Connect to SharePoint Online
$spAdminUrl = "https://<your-tenant>-admin.sharepoint.com"
Connect-SPOService -Url $spAdminUrl
# Get all SharePoint Sites
$spoSites = Get-SPOSite -Limit All
# Process each site
$spoSites | ForEach-Object{
$site = $_
Write-Host "Creating cleanup job for site: $($site.Url)"
# Check if Version History Limits is enabled for each site
if ($null -eq (Get-SPOSite -Identity $site.Url).EnableAutoExpirationVersionTrim)
{
# Enable Version History Limits
Set-SPOSite -Identity $site.Url -EnableAutoExpirationVersionTrim:$true -Confirm:$false
# Create a batch to trim versions based on the automatic logic
try {
New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $site.Url -Automatic -Confirm:$false
Write-Host "Batch trim job created for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Green
} catch {
Write-Host "Unable to create job for site: $($site.Url)"
Write-Host $_.Exception.Message
}
}else{
Write-Host "Version History Limits already enabled for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Cyan
}
}
# Disconnect from SharePoint Online
Disconnect-SPOServiceConcluyendo
Los límites del historial de versiones hacen que sea mucho más fácil configurar la cantidad máxima de versiones de archivos para sus sitios de SharePoint, pero la mejor parte de esta nueva característica es, por supuesto, la opción de recorte automático.
Es una excelente manera de recuperar gran parte de su espacio de almacenamiento de SharePoint y al mismo tiempo asegurarse de que haya suficientes versiones disponibles de sus archivos.
Si te gustó este artículo, asegúrate de suscribirte al boletín o seguirme en una de las plataformas de redes sociales. Y si tiene alguna pregunta, simplemente deje un comentario a continuación.