En este artículo te mostrarécómo hacer una hoja de asistencia en Microsoft Excel. Este tutorial le ayudará a gestionar los registros de asistencia de forma digital. Al utilizar esta hoja de Excel automatizada, puede calcular fácilmente el porcentaje de días actuales de sus empleados, lo que le ayudará cuando venza la evaluación de sus empleados.
Cómo hacer una hoja de asistencia en Excel
Esta guía le ayudará a crear una hoja de asistencia en Excel. Es beneficioso tanto para escuelas como para organizaciones.
He creado una hoja de muestra que contiene los nombres de algunos empleados. Si crea una hoja de asistencia para su escuela, puede reemplazar el campo Nombres de empleados con el campo Nombres de estudiantes. También puedes utilizar elAjustar textoyFusionar y centraropciones para organizar el texto correctamente en las celdas.
El primer paso es agregar las fechas de un mes en particular a la hoja de Excel. Seleccione una celda y escriba la fecha con el formato DD-MM-AAAA. Por ejemplo, para crear la hoja de asistencia para el mes de octubre de 2024, la fecha será 10/01/2024. La celda debajo de la fecha debe representar el día respectivo. Para esto, escriba la siguiente fórmula en la celda justo debajo de la celda que contiene la fecha:
=TEXT(B1, "dddd")
En la fórmula anterior, B1 es la dirección de la celda que contiene la fecha. Es posible que su hoja de Excel tenga una dirección diferente.
El siguiente paso es formatear la fecha solo en formato DD. Esto hará que su hoja de asistencia parezca compacta. Haga clic derecho en la celda que contiene la fecha y seleccioneFormatear celdas. SeleccionarCostumbrey seleccione eldd-mm-aaformato en el lado derecho. Eliminar elmm-aadesde ese formato y haga clic en Aceptar. Si desea representar los nombres de los días en formato corto, cambie la fórmula anterior a:
=TEXT (B1, "ddd")
Seleccione las celdas que contienen la fecha y el día y arrástrelas hacia la derecha usando el controlador de relleno. Después de completar todas las fechas de un mes, ingrese los siguientes textos en las siguientes celdas:
- Presente
- Ausente
- Vacaciones
- Días laborables
- Asistencia en porcentaje
Representa los domingos con la letra H, los días presentes de tus empleados con la letra P y los días ausentes de tus empleados con la letra A.
El siguiente paso es aplicar el formato condicional para los días presentes, días de ausencia y feriados. He seleccionado el verde para mostrar los días actuales, el amarillo para los días de ausencia y el rojo para los días festivos. Puede seleccionar el color en consecuencia.
Seleccione todas las celdas que contienen las letras P, A y H. Vaya aInicio > Formato condicional > Reglas de resaltado de celdas > Igual a. TipoPAGen el campo requerido y seleccione la opción requerida en el menú desplegable. Repita este proceso para aplicar el formato condicional a las celdas que muestran días festivos y días de ausencia. También puede seleccionar un color personalizado para las celdas seleccionando elFormato personalizadoopción.
Para calcular los días actuales de un empleado, seleccione la celda requerida e ingrese la siguiente fórmula:
=COUNTIF(cell range, "P")
En la fórmula anterior, escriba el rango de celdas correcto que represente todos los días totales de un mes para cada empleado. Por ejemplo, si el total de días de un mes de un empleado oscila entre B3 y AF3, el rango de celdas será B3:AF3. Por tanto, la fórmula quedará:
=COUNTIF(B3:AF3, "P")
Complete los datos en todas las celdas vacías usando el controlador de relleno. De manera similar, cuente los días de ausencia de un empleado utilizando la siguiente fórmula:
=COUNTIF(cell range, "A")
Ingrese el rango de celdas correcto en la fórmula anterior; de lo contrario, obtendrá un error o un resultado incorrecto.
En esta hoja de Excel, los días festivos son el recuento total de domingos en un mes en particular. Por lo tanto, seleccione el rango de celdas que contiene los nombres de los días para contar los días festivos. Utilice la siguiente fórmula:
=COUNTIF(cell range, "Sun")
Escriba el rango de celdas correcto. En la fórmula anterior, también debes corregir el rango de celdas; de lo contrario, Excel cambiará los valores del rango de celdas cuando llene otras celdas vacías usando el controlador de relleno. En este caso, utilice el$función.
Supongamos que el rango de celdas que contiene los nombres de los días es de B2 a AF2, la fórmula será:
=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")
Los días laborables son el total de días presentes y ausentes. Por tanto, la fórmula para calcular los días laborables es:
=SUM(cell range)
Digamos que los días presentes y ausentes de un empleado en particular se muestran en las celdas AG3 y AH3 respectivamente, la fórmula será:
=SUM(AG3:AH3)
Para calcular el porcentaje de asistencia de un empleado, utilice la siguiente fórmula:
=Present days/Working days
Reemplace los días actuales y laborables en la fórmula anterior con la dirección de celda correcta. Obtendrás el resultado en decimales. Conviértalo en valor porcentual mediante%estilo en la pestaña Inicio. Alternativamente, puede utilizar elCtrl + Mayús + %atajo de teclado. Utilice el controlador de relleno para llenar las celdas vacías.
Se ha creado la hoja de asistencia en Excel para un mes en particular. Para crear la hoja de asistencia para el próximo mes, copie todos los datos en una nueva página en Excel y cambie las fechas. Los nombres de los días respectivos cambiarán automáticamente. Ahora debe ingresar P, A y H manualmente.
Eso es todo. Espero que esto ayude.
¿Cómo creo un cuadro de lista de verificación en Excel?
La función Lista de verificación está disponible en Microsoft Office 365 y Excel para la Web. Para crear un cuadro de lista de verificación en Excel, vaya a la pestaña Insertar y haga clic en la opción Casilla de verificación. Luego, la casilla de verificación se agregará a la celda o rango de celdas seleccionado.
En versiones de Office distintas de Office 365, hay dos tipos diferentes de casillas de verificación disponibles: casillas de verificación de control ActiveX y casillas de verificación de control de formulario. Estas casillas de verificación son diferentes de las disponibles en Microsoft Office 365.
¿Cómo imprimir una hoja de Excel?
Para imprimir una hoja de Excel, abra esa hoja en Excel, luego vaya aArchivo > Imprimir. Alternativamente, también puede utilizar elCtrl + Patajo de teclado. Seleccione su impresora, ajuste la configuración de impresión y haga clic enImprimir.
Leer siguiente:.
