Додайте плагін Zoom до Outlook простими кроками

ІнтеграціяЗбільшитиз Outlook дозволяє планувати відеодзвінки, не жонглюючи програмами. У цьому посібнику показано прості кроки для додавання плагіна Zoom Outlook, щоб ви могли ефективніше керувати зустрічами лише кількома клацаннями.

Дізнайтеся, як зберегти Zoom-чат і інтегрувати Zoom із Календарем Google, щоб отримати більше способів покращити роботу Zoom.

‍

Плагін Zoom Outlook

Покращене планування та керування нарадами

Додавання плагіна Zoom-Microsoft Outlook виводить планування зустрічей на новий рівень. Вам більше не потрібно перемикатися між програмами, щоб налаштувати відеоконференцію. Просто створіть нову подію в Outlook і додайте посилання на зустріч Zoom кількома клацаннями, щоб розпочати миттєві зустрічі Zoom. Цей спрощений процес економить ваш час і зменшує ймовірність помилок.

Налагоджене спілкування та співпраця

Коли ви інтегруєте Zoom з Outlook, спілкування стає ефективнішим. Ви можете швидко надсилати запрошення, оновлення та нагадування — усе з однієї платформи. Це означає менше пропущених зустрічей і кращу координацію між членами команди. Інтеграція також гарантує, що деталі вашої зустрічі Zoom завжди будуть актуальними у вашому календарі Outlook.

Покращена продуктивність завдяки вбудованим інструментам

Поєднання Zoom з Outlook означає, що у вас під рукою є потужні інструменти. Ви можете отримати доступ до функцій відеоконференцій Zoom безпосередньо в Outlook. Ця інтеграція допоможе вам залишатися зосередженим і організованим, оскільки вам не потрібно жонглювати кількома програмами. Все, що потрібно для успішної зустрічі, в одному місці.

Централізована платформа для всіх зустрічей

Докладніше:Ось як шукати електронні листи в Outlook | Легкі кроки

Наявність Zoom в Outlook створює централізовану платформу для всіх ваших потреб у зустрічах. Незалежно від того, чи плануєте ви нараду, приєднуєтеся до неї чи керуєте нею, ви все це робите з Outlook. Ця централізація допомагає вам мати чіткий огляд свого розкладу та гарантує, що ви ніколи не пропустите важливу зустріч.

Додавши Zoom до Outlook, ви розширите свої можливості планування, спростите спілкування, підвищите продуктивність і централізуєте керування нарадами. Ця інтеграція допоможе вам максимально використати обидва інструменти, забезпечуючи більш плавний робочий процес і краще організовані зустрічі.

‍

Як інсталювати надбудову Zoom для Outlook

Увійдіть доПортал адміністратора Office 365.
У навігаційному меню ліворуч виберітьНалаштуванняа потімІнтегровані програми.
НатиснітьОтримати програми.
У рядку пошуку введіть «Збільшити для Outlook» і виберітьОтримати зараз.

Введіть свою інформацію, погодьтеся з умовами використання та натиснітьПродовжити.
Перегляньте деталі надбудови та натиснітьДалі.
Виберіть спосіб розгортання надбудови у вашій організації:

‍Необов'язковий, увімкнено: Надбудова Zoom для Outlook буде автоматично додана для всіх користувачів, але вони можуть видалити її.‍
Необов'язковий, вимкнено: користувачі можуть самостійно додати надбудову Zoom для Outlook, але вона не буде додана за умовчанням.‍
Обов'язковий, завжди включений: надбудову Zoom для Outlook буде додано для всіх користувачів, і вони не зможуть її вимкнути.

НатиснітьДалі.
Виберіть, хто матиме доступ до цієї надбудови, шукаючи конкретні групи для додавання.
Натиснітьзберегтидля обробки файлу маніфесту.
Після завершення встановлення натиснітьЗакрити.

‍

Як запланувати зустріч Zoom в Outlook

Створення та керування зустрічами

Кроки для планування нової зустрічі Zoom з Outlook

Щоб запланувати зустріч у Zoom безпосередньо з Outlook, виконайте наведені нижче дії.

Відкрийте Outlook: перейдіть до свого календаря Outlook.
Нова подія: натисніть «Нова подія» або «Нова зустріч» у вікні календаря.
Виберіть масштаб: у вікні події натисніть кнопку «…» (крапка) і виберіть «Масштаб» зі спадного меню.

Увійти: якщо буде запропоновано, увійдіть у свій обліковий запис Zoom.
Додати масштабну зустріч: натисніть «Додати масштабну зустріч», щоб автоматично вставити деталі зустрічі.

Налаштування деталей зустрічі та параметрів

Додавши посилання на зустріч Zoom, ви можете налаштувати такі деталі:

Назва: введіть змістовну назву вашої зустрічі.
Дата й час: виберіть дату й час зустрічі.
Розташування: виберіть «Зустріч у масштабі» або залиште порожнім, оскільки посилання на масштабування буде включено.
Опис: додайте будь-які відповідні примітки або пункти порядку денного в поле опису.
Параметри зустрічі: натисніть «Параметри масштабування», щоб налаштувати такі параметри зустрічі, як кімната очікування, пароль і параметри відео.

Надсилання запрошень і керування відповідями

Щоб запросити учасників і керувати відповідями, виконайте такі дії:

Додати запрошених: у полі «Запрошені» введіть електронні адреси людей, яких ви хочете запросити.
Надіслати запрошення: натисніть «Надіслати», щоб розіслати запрошення на зустріч.
Відстежуйте відповіді: перевірте подію календаря, щоб побачити, хто прийняв, відхилив чи не відповів на запрошення.

Редагування або скасування запланованих зустрічей

Якщо вам потрібно внести зміни або скасувати зустріч, ось що потрібно зробити:

Редагувати зустріч:

Відкрити подію: перейдіть до запланованої зустрічі в календарі Outlook.
Внести зміни: за потреби оновіть деталі зустрічі.
Зберегти та оновити: натисніть «Зберегти», щоб застосувати зміни та повідомити запрошених про оновлення.

Скасувати зустріч:

Відкрити наявну подію календаря: знайдіть у своєму календарі зустріч, яку потрібно скасувати.
Натисніть «Скасувати». Виберіть «Скасувати зустріч» або «Видалити подію».
Надіслати скасування: повідомте всіх запрошених, надіславши повідомлення про скасування.

Виконуючи ці дії, ви зможете ефективно планувати, керувати та коригувати свої зустрічі Zoom в Outlook.

‍

Як додати нараду Zoom до наявної зустрічі в Outlook

Запуск Outlook і доступ до календаря

Для початку запустіть програму Outlook. Переконайтеся, що ви перебуваєте в режимі перегляду календаря, щоб побачити всі заплановані зустрічі. Якщо ви користуєтеся настільною програмою Outlook, клацніть піктограму «Календар», розташовану в нижній частині лівої панелі. Для веб-користувачів Outlook виберіть «Календар» у головному меню.

Вибір потрібної зустрічі та її відкриття

Перейшовши в режим перегляду календаря, знайдіть зустріч, до якої потрібно додати нараду Zoom. Натисніть на зустріч, щоб відкрити її. Відкриється вікно подробиць про зустріч, де ви зможете переглянути та відредагувати всю інформацію, пов’язану з подією.

Додавання посилання Zoom Meeting до зустрічі

Відкривши зустріч, виконайте такі дії, щоб додати посилання на зустріч Zoom:

Натисніть кнопку «Еліпсис»: знайдіть кнопку «…» (еліпсис) у вікні зустрічі. Ця кнопка зазвичай відображається на панелі інструментів.
Виберіть «Масштаб». У спадному меню виберіть «Масштаб», а потім натисніть «Додати масштабну зустріч».

Увійдіть у Zoom: якщо буде запропоновано, увійдіть у свій обліковий запис Zoom, щоб підтвердити дію.
Вставити посилання Zoom: посилання Zoom зустрічі автоматично заповниться в розділі розташування або приміток зустрічі.

Збереження змін і сповіщення учасників

Після додавання посилання на зустріч Zoom вам потрібно зберегти зміни та повідомити всіх учасників:

Зберегти та закрити: натисніть «Зберегти та закрити», щоб оновити зустріч за допомогою нового посилання на зустріч Zoom.
Надіслати оновлення: з’явиться запит із запитом, чи хочете ви надіслати оновлення всім учасникам. Натисніть «Надіслати оновлення», щоб усі отримали деталі нової зустрічі.

Виконуючи ці кроки, ви можете легко додати нараду Zoom до будь-якої наявної зустрічі в Outlook, гарантуючи, що всі учасники матимуть необхідні відомості.

‍

Усунення проблем із надбудовою Zoom в Outlook

Поширені проблеми та рішення

Використання надбудови Zoom з Outlook іноді може призвести до проблем. Ось як вирішити типові проблеми:

Вирішення проблем із непрацюючою надбудовою

Надбудова не відображається: якщо ви не бачите надбудову Zoom у своєму Outlook, перевірте, чи її вимкнено:

Перейдіть до файлу: натисніть «Файл» у верхньому лівому куті Outlook.
Параметри: виберіть «Параметри» в меню.
Надбудови: у вікні параметрів Outlook виберіть «Надбудови».
Керування: внизу є спадне меню «Керувати». Виберіть «COM Add-ins» і натисніть «Go».
Увімкнути надбудову: якщо Zoom указано в розділі «Вимкнені надбудови програми», поставте прапорець поруч із нею та натисніть «ОК».

Переконайтеся, що параметри веб-переглядача налаштовані правильно

Іноді налаштування веб-переглядача можуть заважати надбудові Zoom, особливо якщо ви використовуєте веб-програму Outlook:

Очистити кеш і файли cookie: перейдіть до налаштувань браузера та очистіть кеш і файли cookie. Це може вирішити багато незначних проблем.
Блокувальники спливаючих вікон: переконайтеся, що ваш браузер дозволяє спливаючі вікна, оскільки інтеграція Zoom може потребувати відкриття нових вікон.
Дозволи: переконайтеся, що дозволи вашого веб-переглядача дозволяють доступ до мікрофона та камери, які потрібні Zoom для зустрічей.

Перевірка оновлень і проблем із сумісністю

Застаріле програмне забезпечення може викликати проблеми сумісності:

Оновіть Outlook: переконайтеся, що у вас остання версія Outlook. Перейдіть до «Файл», потім «Обліковий запис Office» і натисніть «Оновити параметри».
Оновити Zoom: відкрийте програму Zoom, клацніть зображення свого профілю та виберіть «Перевірити наявність оновлень».
Системні вимоги: переконайтеся, що ваша операційна система відповідає вимогам як для надбудови Zoom, так і для Outlook. Наприклад, користувачам Windows потрібен принаймні Outlook 2010 або Office 365.

Виконання цих кроків з усунення несправностей може допомогти вам вирішити більшість проблем із надбудовою Zoom в Outlook, забезпечуючи плавну та безпроблемну інтеграцію.

Як Tactiq покращує ваші враження від Zoom

Навіщо використовувати Tactiq?

Tactiq — це інструмент на основі штучного інтелекту, призначений для покращення ваших зустрічей у Zoom шляхом автоматизації ключових аспектів керування зустрічами та підвищення продуктивності. Ось як:

Спрощене керування зустрічами

Tactiq автоматично записує ваші зустрічі Zoom і генерує стенограми в реальному часі, які зберігаються в одному централізованому місці для легкого доступу та перегляду.

‍Автоматизоване конспектування та конспектування

Штучний інтелект Tactiq фіксує важливі моменти під час зустрічей, створює стислі підсумки та виділяє ключові висновки, звільняючи вас від ручного конспектування, щоб ви могли зосередитися на обговоренні.

‍Набори та підказки для нарад AI

Завдяки наборам для зустрічей зі штучним інтелектом Tactiq і настроюваним підказкам ви можете оптимізувати завдання після зустрічі, як-от написання електронних листів або заявок Jira, що зробить ваш робочий процес ефективнішим.

‍Покращена співпраця та доступність‍

Tactiq дозволяє легко ділитися нотатками зустрічі, записами та підсумками з членами команди, гарантуючи, що всі залишаються узгодженими. Інструмент легко інтегрується з Zoom, централізуючи весь вміст вашої зустрічі.

Ключові переваги:

Автоматизоване діловодство: Економить час і зменшує ризик втрати важливих деталей.
Розширена співпраця: Покращує командну комунікацію та ефективність.
Централізований доступ: спрощує пошук вмісту наради.

Використовуючи Tactiq, ви перетворюєте свої зустрічі Zoom на добре організовані продуктивні сесії, гарантуючи, що ви зосередитеся на ефективному спілкуванні та співпраці. Завантажте безкоштовне розширення Tactiq Chrome сьогодні!

‍

Додаткові поради щодо використання Zoom з Outlook

Найкращі методи планування та організації зустрічей

Плануйте завчасно: завжди плануйте зустрічі заздалегідь. Це дає учасникам достатньо часу для підготовки та участі.
Чіткий порядок денний: додайте чіткий порядок денний до запрошення на зустріч. Це допомагає учасникам знати, чого очікувати, і бути готовими.
Часові пояси: пам’ятайте про учасників у різних часових поясах. Використовуйте функцію часового поясу Outlook, щоб планувати зустрічі на зручний для всіх час.
Повторювані зустрічі: для регулярних зустрічей налаштуйте повторювані події. Це економить час і забезпечує послідовність.

Використання додаткових функцій масштабування в Outlook

Інтеграція Zoom: переконайтеся, що надбудову Zoom правильно встановлено в Outlook. Це дозволяє планувати зустрічі Zoom безпосередньо з календаря Outlook.
Налаштування зустрічі: налаштуйте налаштування зустрічі Zoom відповідно до ваших потреб. Наприклад, увімкніть кімнати очікування для додаткової безпеки або налаштуйте початок зустрічі з вимкненим звуком учасників.
Опитування та запитання та відповіді: використовуйте функції опитування та запитань Zoom, щоб залучити учасників. Їх можна запланувати та керувати ними безпосередньо в інтерфейсі Zoom.

Забезпечення плавного та ефективного робочого процесу зустрічі

Перевірки перед зустріччю: переконайтеся, що все ваше обладнання (камера, мікрофон, Інтернет) працює перед початком зустрічі.
Нагадування: налаштуйте автоматичні нагадування електронною поштою в Outlook, щоб учасники не забули про зустріч.
Подальші дії: надсилайте подальші електронні листи з протоколами зустрічей або обговорюваними ключовими моментами. Це підкріплює те, що було охоплено, і окреслює наступні кроки.

Поради щодо максимальної співпраці та продуктивності

Спільні документи: використовуйте спільні документи або хмарне сховище для розповсюдження матеріалів зустрічі перед зустріччю. Це дозволяє учасникам переглядати та додавати коментарі.
Кімнати підгруп: використовуйте кімнати підгруп Zoom для обговорень у менших групах. Це може бути дуже ефективним для мозкового штурму або детального обговорення проекту.
Співпраця в режимі реального часу: використовуйте такі інструменти, як спільні дошки або спільні нотатки під час зустрічі. Це залучає всіх і дозволяє вводити дані в реальному часі.
Підсумки після зустрічі: створюйте та розповсюджуйте підсумки після зустрічі. Це гарантує, що всі вирівнюються та усвідомлюють свої обов’язки.

Дотримуючись цих порад, ви зможете отримати максимальну віддачу від інтеграції Zoom з Outlook, гарантуючи, що ваші зустрічі будуть добре організованими, продуктивними та спільними.