Ця порада про те, як ефективно використовувати та впорядковувати Gmail. Тож прочитайте цей безкоштовний посібник «Як ефективно використовувати та впорядковувати Gmail крок за кроком». Якщо у вас є запит щодо тієї ж статті, ви можете зв’язатися з нами.
Середньостатистичний працівник витрачає на електронну пошту 1/3 свого офісного часу. Із заробітною платою 142 000 доларів (середня заробітна плата техніка в районі затоки) ми платимо нашим співробітникам 47 000 доларів на рік за керування їхніми вхідними скриньками! Це навіть не найгірше. Кожного разу, коли ви перериваєте роботу, щоб перевірити електронну пошту, потрібно приблизно 23 хвилини, щоб відновити концентрацію.
Відверта правда полягає в тому, що люди будуть перевіряти вас, подобається вам це чи ні. І не так легко ігнорувати цю не-лідуапову поп-музику. Ви витрачаєте години на перегляд електронних листів, вирішуючи, що з ними робити, і, нарешті, розбираєтеся з ними – фактично витрачаєте набагато більше часу на папку «Вхідні», ніж спочатку планувалося.
Якщо ви не можете повністю уникнути цього, але все одно хочете зберегти душевний спокій, краще організуйте ситуацію. У цій публікації ви дізнаєтесь, як упорядкувати свою поштову скриньку Gmail, щоб вона була радше інструментом для продуктивності та співпраці, ніж відволіканням.
Як ефективно використовувати та впорядковувати Gmail
Виберіть макет, щоб упорядкувати Gmail
Стандартний: це стандартний формат, який упорядковує ваш Gmail за датою отримання електронного листа. У цьому режимі перегляду ви можете вибрати різні категорії, до яких будуть розміщені ваші електронні листи. Вони відображаються у вигляді вкладок у верхній частині екрана та можуть допомогти визначити, які з ваших електронних листів є найважливішими.Спочатку важливо: у цьому режимі Gmail намагається передбачити, які електронні листи є для вас найважливішими (позначено жовтим маркером), і відображає ці повідомлення у верхній папці "Вхідні". Ваші найменш важливі повідомлення відображаються в нижній папці "Вхідні" внизу екрана.Спершу непрочитані: цей режим перегляду схожий на параметр «Спочатку важливі», однак у верхній папці «Вхідні» містяться повідомлення, які ви ще не відкривали, а в нижній — усе інше.Спершу позначено зірочкою. Ваш перегляд із позначкою «Спочатку зірочкою» також розділяє папку «Вхідні» на два поля та відображає лише електронні листи, які ви позначили зірочкою у верхній частині екрана. Усе інше відображається у другому поданні нижче.Пріоритетне поле: це як комбінація всіх переглядів. Gmail використовує прогнозну аналітику, щоб визначити, з якими електронними листами ви, найімовірніше, взаємодієте на основі попередніх дій. Потім він розміщує ці електронні листи у вигляді зверху.Додайте панель попереднього перегляду, щоб упорядкувати Gmail
Попередній перегляд Gmail за замовчуванням показує лише відправника, рядок теми та деякий текст попереднього перегляду до того, як у рядку закінчиться місце. У більшості випадків вам доведеться відкрити електронний лист, щоб визначити, чи варто його прочитати.Ви можете заощадити час і впорядкувати свій Gmail, додавши панель попереднього перегляду. Клацніть на символ шестірні та натисніть «Налаштування» у спадному меню. Потім виберіть «Лабораторії» на вкладках, що з’являться. Прокрутіть вниз до «Панелі попереднього перегляду» та натисніть «Активувати». Збережіть зміни, і ви матимете можливість попередньо переглядати кожен отриманий електронний лист.Створюйте спеціальні мітки та папки для впорядкування Gmail
Ліворуч у папці «Вхідні» ви побачите список закладок, до яких можна додавати електронні листи, щоб упорядкувати папку «Вхідні». Але чи знаєте ви, що в цій області також можна створювати спеціальні мітки?Якщо ви виберете одне або кілька повідомлень, ви можете натиснути кнопку у верхній частині папки "Вхідні", яка виглядає як тег для покупок. Це дає змогу призначати ці повідомлення до попередньо визначених закладок, які Gmail використовує для впорядкування вашої папки "Вхідні".Ви також можете створити спеціальні мітки в цій області, вибравши «Створити новий». У вас навіть є можливість вкладати мітки в інші мітки, подібно до створення вкладених папок під час збереження файлів на жорсткому диску.У вас навіть є можливість кодувати етикетки кольором, щоб розрізняти пріоритети. Наприклад, ви можете вибрати червоний колір для тегу під назвою VIP, де ви архівуєте всі повідомлення від свого боса.Створивши закладку, ви помітите, що вона додає папку до списку ліворуч від папки «Вхідні» та додає назву закладки поряд із рядком теми. Тепер, коли ви заархівуєте це повідомлення, воно буде переміщено до конкретної папки.Налаштувавши параметри, легше впорядковувати папки Gmail і підтримувати чистоту папки "Вхідні".Створіть фільтри для впорядкування Gmail
Створивши власні мітки, ви можете застосувати фільтри до повідомлень, щоб надсилати певні електронні листи безпосередньо у ваші папки та не потрапляти в загальну папку «Вхідні».Наприклад, якщо ви знаєте, що щоп’ятниці ви отримуватимете внутрішній інформаційний бюлетень, який у вас дійсно немає часу читати, ви можете використовувати фільтри, щоб надіслати це повідомлення до певної папки, де ви можете перевірити його – або видалити – пізніше.Вибравши електронні листи, які потрібно відфільтрувати, натисніть кнопку «Більше» у верхній частині папки «Вхідні» та виберіть «Фільтрувати такі повідомлення» зі спадного меню. Звідти ви можете фільтрувати повідомлення за відправником, темою, ключовими словами та вкладеннями тощо. Вибравши критерії, натисніть «Створити фільтр із цим пошуком» і виберіть дію, яку має виконати цей фільтр, наприклад призначити його користувацькій папці чи закладці та ігнорувати папку «Вхідні». Після завершення натисніть «Створити фільтр».Важливо зауважити, що ви також можете застосувати цей фільтр до всіх бесід, які відповідають критеріям, тому вам не доведеться створювати окремі фільтри для кожного.Використовуйте функцію надсилання та архівування, щоб упорядкувати Gmail
Тепер, коли ви організували свою папку вхідних повідомлень Gmail для автоматичного архівування певних електронних листів у спеціальні папки, ви можете справді очистити свою папку вхідних повідомлень, архівуючи повідомлення одночасно з надсиланням відповідей.Щоб активувати цю функцію, клацніть значок шестірні та виберіть у спадному меню «Налаштування». Прокрутіть униз і виберіть «Показати кнопку «Надіслати та архівувати» у відповідь». Збережіть зміни.Тепер, відповідаючи на повідомлення, у вас буде два варіанти відправки. Один — це традиційне надсилання, а інший надсилатиме повідомлення та автоматично надсилатиме рядок електронної пошти до файлу All Email. Якщо ви позначили повідомлення, воно переміститься до цієї папки. Якщо хтось відповість на вашу вихідну електронну пошту, розмова автоматично повернеться до вашої папки "Вхідні".увімкнення цієї функції – це швидкий і ефективний спосіб очистити папку "Вхідні" від непотрібних речей і підтримувати порядок у Gmail.Заключна нота
Сподіваюся, вам сподобався посібник «Як ефективно використовувати та впорядковувати Gmail». Якщо у вас є запитання щодо цієї статті, ви можете запитати нас. Також поділіться своєю любов'ю, поділившись цією статтею з друзями.
Детальніше:Як використовувати маркери вартості для ефективної роботи з даними Excel
