Spolupráce na dokumentech v reálném čase ve Wordu umožňuje více lidem pracovat na stejném souboru, okamžitě vidět vzájemné změny a zefektivnit zpětnou vazbu bez zmatku ve více verzích nebo nekonečných e-mailových přílohách. Tento přístup řeší potíže se slučováním úprav a sledováním příspěvků, zejména pro týmy pracující na dálku nebo na různých místech. Níže naleznete podrobné pokyny pro nejúčinnější způsob spolupráce a sdílení dokumentů ve Wordu spolu s alternativními metodami pro konkrétní potřeby nebo omezení.
Spolupráce a sdílení dokumentů pomocí Wordu a OneDrive
Uložení dokumentu aplikace Word na OneDrive nebo SharePoint a používání integrovaných funkcí sdílení aplikace Word umožňuje spoluvytváření v reálném čase a robustní ovládání dokumentů. Tato metoda je nejspolehlivější a nejbohatší pro spolupráci.
Krok 1:Uložte dokument na OneDrive nebo SharePoint. Otevřete dokument aplikace Word a vyberteFile > Save Asa poté jako umístění úložiště vyberte OneDrive nebo SharePoint. Toto cloudové úložiště je nezbytné pro umožnění sdílení a funkcí spolupráce v reálném čase.
Krok 2:Sdílejte dokument. Klikněte naSharetlačítko v pravém horním rohu okna aplikace Word. Pokud soubor ještě není na OneDrivu nebo SharePointu, Word vás vyzve k jeho nahrání.
Krok 3:Nastavte oprávnění a pozvěte spolupracovníky. V dialogovém okně sdílení zadejte e-mailové adresy těch, se kterými chcete spolupracovat. Vyberte příslušná oprávnění – buď povolte úpravy, nebo omezte pouze na zobrazení. Před odesláním pozvánky můžete přidat volitelnou zprávu. KlikněteSendk distribuci odkazu.
Krok 4:Začněte spoluvytvářet v reálném čase. Jakmile spolupracovníci otevřou dokument prostřednictvím sdíleného odkazu, uvidíte barevné vlajky nebo indikátory přítomnosti, které ukazují, kde ostatní provádějí změny. Úpravy se zobrazují v reálném čase, takže každý vidí aktualizace, jak k nim dochází. Pokud potřebujete někoho zmínit přímo, napište@a jejich jméno v komentáři.
Krok 5:Sledujte změny a přidávejte komentáře. Chcete-li si ponechat záznam o úpravách, přejděte na stránkuReviewkartu a vyberteTrack Changes. Všechna vložení, smazání a změny formátování budou označeny ke kontrole. PoužitíNew Commentzanechat zpětnou vazbu nebo návrhy pro ostatní, které se zobrazí na okraji dokumentu.
Další čtení:Jak spolupracovat na dokumentu aplikace Word
Krok 6:Přijměte nebo odmítněte změny. Stále vReviewkartu, použijteAcceptneboRejecttlačítka pro schválení nebo zamítnutí sledovaných změn. Změny můžete zpracovat jednotlivě nebo přijmout/odmítnout všechny najednou, abyste získali čistý konečný návrh.
Krok 7:V případě potřeby obnovte předchozí verze. Pokud dojde k chybě nebo se uloží nechtěné změny, vyberteFile > Info > Version History. Procházejte předchozí verze dokumentů a obnovte tu, kterou potřebujete, abyste mohli obnovit ztracený obsah nebo vrátit chyby.
Spolupráce ve Wordu pro web
Word pro web nabízí možnosti úprav v prohlížeči, které podporují spolupráci v reálném čase, i když někteří uživatelé nemají aplikaci pro stolní počítače. To je užitečné zejména pro týmy se smíšenými zařízeními nebo pro ty, kteří nemají všechny předplatné Microsoft 365.
Krok 1:Otevřete odkaz na sdílený dokument v prohlížeči. Když obdržíte odkaz na sdílený dokument aplikace Word, kliknutím na něj se spustí Word pro web. S úpravami můžete začít okamžitě, aniž byste museli instalovat jakýkoli software.
Krok 2:Upravujte a komentujte v reálném čase. Na dokumentu může pracovat více uživatelů současně, přičemž změny každého uživatele se objeví okamžitě. Komentáře lze přidávat prostřednictvímReviewa sledované změny jsou k dispozici pro společné úpravy a kontrolu.
Krok 3:V případě potřeby přepněte na desktopovou aplikaci. Pokud dáváte přednost plné funkčnosti desktopové aplikace Word, vyberteOpen in Desktop Appz panelu nástrojů.
Poznámka:Spolupráce v reálném čase vyžaduje, aby všichni účastníci byli přihlášeni k účtu Microsoft v aplikaci pro stolní počítače.
Sdílení dokumentů odesíláním kopií nebo příloh
Když spolupráce v reálném čase není možná – například když příjemci nemají přístup k OneDrivu, SharePointu nebo účtu Microsoft – můžete dokumenty Word sdílet odesláním kopií jako příloh e-mailu. Tato metoda nepodporuje živé spoluvytváření, takže úpravy musí být sloučeny ručně.
Krok 1:Uložte dokument lokálně. VybratFile > Save Asa uložte dokument do svého zařízení.
Krok 2:Přiložte dokument k e-mailu. Otevřete e-mailového klienta a vytvořte novou zprávu. Přiložte soubor dokumentu aplikace Word nebo jej odešlete jako PDF nebo HTML, pokud je to nutné z důvodu kompatibility.
Krok 3:Příjemci si soubor stáhnou a upraví. Každý spolupracovník bude pracovat na své vlastní kopii a poté zašle revize zpět e-mailem. Chcete-li sloučit změny, použijte WordCompareaCombinefunkce nebo ručně zkontrolovat a začlenit úpravy.
Důležité tipy a upozornění
- Pro spoluvytváření v reálném čase v desktopové aplikaci Word musí být všichni spolupracovníci přihlášeni k účtu Microsoft a dokument musí být uložen na OneDrive nebo SharePoint.
- Anonymní úpravy jsou možné ve Wordu pro web pomocí odkazu pro úpravy, ale aplikace pro stolní počítače vyžadují ke spolupráci přihlášení.
- Změny sledování a komentáře jsou uloženy jako metadata. Před externím sdílením dokumentů odstraňte citlivé komentáře a přijměte nebo odmítněte všechny sledované změny, abyste předešli prozrazení interních poznámek nebo privilegovaných informací.
- Pokud omylem přijmete nebo odmítnete změny nebo potřebujete obnovit starší obsah, použijte funkci historie verzí na OneDrivu nebo SharePointu.
- Pro pokročilou spolupráci integrujte dokumenty se schůzkami Microsoft Teams, abyste mohli společně diskutovat a upravovat soubory v reálném čase.
Spolupráce a sdílení dokumentů ve Wordu je mnohem efektivnější při použití cloudového úložiště a vestavěných nástrojů pro sdílení. Dodržování těchto kroků snižuje zmatek, zjednodušuje týmovou práci a udržuje všechny na stejné stránce.
