Den bedste metode til at tage mødenotater (uden at skrive)

Ledere, direktører og ledere af eksterne teams deltager i mange møder på en dag. Hvis du er en af ​​dem, kan du stå over for udfordringen med at lede mødet og tage noter samtidigt.

Du er måske ekspert i multitasking, men når det kommer til notetagning, skal du være mere effektiv. Spild ikke din tid på at skrive alt ned! I denne artikel viser vi dig de vigtigste data at fremhæve og den bedste metode til at tage mødenotater.

Hvem skal tage noter i et møde?

Men lad os først spørge: hvem skal være ansvarlig for at tage noter?

Der er ingen faste regler for, hvem der skal tage notater på et møde. Det anbefales dog generelt, at den, der tager noter, er en, der ikke præsenterer eller leder mødet.

Hvis du er administrerende direktør, direktør eller leder, vil du højst sandsynligt lede mødet og vil ikke have den fulde kapacitet til at tage detaljerede noter. At lede et møde kræver meget hjernebåndbredde, og det er udfordrende at tage noter på samme tid.

RELATERET:Den ultimative guide til at tage AI-mødenoter

Du kan stole på videooptagelsen og se den efter mødet, men lad os se det i øjnene, hvem har tiden til at gøre det?

Den person, der tager noter i et møde, varierer også afhængigt af, hvilken type møde det er, og hvem der er til stede i mødet. Er det for eksempel et retro-opkald med flere teams, såsom udvikler-, produkt- og marketingteams? Derefter bør hvert hold have en tildelt notattager og tage noter om, hvad der er relevant for dem.

Her er et par måder at tildele en notetager på:

1. Beslut hvem der skal tage noter på forhånd, hvis det ikke er et tilbagevendende møde.
2. Hvis det er et tilbagevendende møde, skal du have en officiel notetager. Denne rolle kan roteres fra tid til anden.
3. Sørg for, at du giver klare instruktioner om, hvilke noter du skal tage, og hvor folk kan finde dem efter mødet.

Før du afslutter mødet, skal du opsummere de indsigter og handlingspunkter, du skal udføre. Dette sikrer, at alle ved, hvad de skal fokusere på.

Hvordan skal du optage mødenotater?

Nu hvor det er klart, hvem der skal tage noter, er det tid til at beslutte, hvordan du optager dine mødenotater. Der er så mange muligheder! Men muligheder kommer med stor overvældelse og forvirring.

Dette gælder især for fjernhold, der bruger forskellige værktøjer, fraGoogle DocstilAsanatil Begrebet.

Men før vi taler om værktøjerne, lad os først fokusere på de vigtigste typer data, der skal ende på dine noter.

Her er 3 typer data, som du bør prioritere:

Indsigt

Dette er "a-ha!" øjeblik. Det kunne være et interessant kundetilbud eller en ny kampagne, som nogen tog op under mødet.

Andre indsigter kunne omfatte:

• En opdagelse om en ny målgruppe baseret på dit analyseopkald
• En idé til en ny funktion eller et nyt produkt, der kunne tiltrække flere kunder
• En erkendelse af, at din nuværende prisstrategi ikke virker

Indsigt behøver ikke nødvendigvis at blive truffet handling. Det kræver en brainstormning, og du kan på næste møde tage stilling til, om det officielt skal være et handlingspunkt.

Handlingspunkt

Apropos handlingspunkter...Dette skal gøres som et resultat af mødet. Det kan være alt fra "opfølgning med John på hans præsentation" til "opret nyt annoncemateriale".

Andre handlingspunkter omfatter:

• Udsender en undersøgelsetil kunder for at få feedback på det nye produkt
• Beder designteamet om at skabe wireframes til den nye funktion
• Udarbejdelse af en projektplan for det kommende kvartal

Disse handlingspunkter skal tildeles en person med en klar forfaldsdato. Den bedste måde at gøre dette på er at bruge et opgavestyringsværktøj som Asana, Trello eller Notion. Dette sikrer, at intet falder gennem sprækkerne, og at alle ved, hvad de skal gøre.

Beslutninger

Den sidste type data, du bør notere dig, er eventuelle beslutninger truffet under mødet. For eksempel "vi vil lancere det nye produkt på XYZ-datoen."

‍

Der kommer også en beslutning fra tidligere overvejelser, og nu er du kommet frem til en konsensus om, hvad du skal gøre.

Nogle beslutninger kan omfatte:

• Go-to-market strategien for det nye produkt
• Hvilken annonceplatform der skal bruges til den kommende kampagne
• Hvem pointpersonen skal være for hver leverance

Nu hvor du ved, hvilke data du skal notere dig, lad os diskutere den bedste måde at tage noter på.

{{rt_cta_ai-convenience}}

Den bedste metode til at tage noter er ikke at skrive noget ned! Hvordan er det overhovedet muligt? Det er muligt med Tactiq.

Tactiq leverer transskription i realtid på dine Zoom-, Google Meet- og Microsoft Teams-møder.

Mens dens hovedfunktion er at optage en fuld transskription af opkaldet automatisk, er det, der gør den perfekt som en AI-mødenote-app, evnen til at fremhæve enhver sætning, så du kan omdanne den til indsigt, handlingspunkt, beslutning eller spørgsmål.

Det vil endda automatisk foreslå, når en sætning er en indsigt, handling, beslutning eller spørgsmål baseret på ordene sagt på mødet.

Du behøver ikke engang at skrive noget! Efter mødet får du en e-mail med et link til din transskription og et resumé af dine højdepunkter.

Dette sparer dig så meget tid, fordi:

• Du behøver ikke skrive noget under mødet. Du skal bare vente på, at de rigtige elementer fremhæves.
• Du behøver ikke læse hele teksten igennem efter mødet. Du skal bare tjekke ud.
• Du kan integrere det med andre værktøjer som Confluence, Google Drive og Notion, så du kan omdanne disse handlingspunkter til din daglige drift.
• Du kan dele det med andre holdkammerater som PDF eller Google Doc.

Det har revolutioneret min noteproces som freelanceskribent og marketingmedarbejder.

Når jeg har opkald med kunder, er det mit ansvar at tage noter. Men det er udfordrende at tale og skrive på samme tid. Så highlight-funktionen er utrolig nyttig!

Efter mødet inkluderer jeg blot højdepunkterne som punktopstillinger i e-mailen og vedhæfter PDF'en for den fulde transskription.

Sådan begynder du at bruge Tactiq til dit møde

Fremhævelse af noter er blot en af ​​nøglefunktionerne i Tactiq. Du og dit team bør begynde at bruge det i hvert møde.

Sådan kommer du i gang:

1. Installer Tactiq på Chrome.
2. Tilmeld dig en gratis konto.
3. Tilslut dit videokonferenceværktøj under Integrationer.

4. Sørg for at slå transskriptionsfunktionerne til i dit respektive videokonferenceværktøj.
5. Start dit møde, som du plejer, og Tactiq-vinduet vises nederst til højre på dit møde.

Tactiq kommer med 10 gratis møder om måneden. Men hvis du og dit team har flere opkald hver måned, kan du opgradere til Pro- og Team-planer, som giver dig ubegrænsede opkald og automatiske højdepunkter.

Indpakning

Der er mange måder at tage noter på. Det vigtige er at forstå, hvem der tager noter, og hvilke typer data du skal fokusere på. Og selvfølgelig kan du skrive dine noter, men du kan bruge værktøjer som Tactiq til at gøre det nemt og smertefrit at lede mødet og tage noter på samme tid.