Die nützlichsten Excel-Tipps und Tricks für Anfänger

Obwohl wir über mehrere Tabellenkalkulationstools und andere ähnliche Anwendungen verfügen, arbeiten wir immer noch lieber mit diesenMicrosoft Excelselbst. Dies liegt daran, dass dieses Tabellenkalkulationsprogramm Ihre Arbeit sehr praktisch macht, wenn Sie wissen, wie man es verwendet. Unabhängig davon, ob Sie ein Kleinunternehmer sind oder in einem Firmenbüro arbeiten, ist das Excel-Arbeitsblatt mittlerweile zu einer äußerst hilfreichen und unverzichtbaren Ressource für den täglichen Benutzer geworden.

Diese Anwendung wird hauptsächlich zum Aufzeichnen und Bearbeiten numerischer Daten für verschiedene Zwecke verwendet. Aufgrund seiner unkomplizierten Funktionen und benutzerfreundlichen Funktionen war es schon immer das wichtigste Hilfsmittel für jeden Unternehmensanwender. In diesem Leitfaden finden Sie 10 wichtige hilfreiche Excel-Tipps und Tricks, die Sie kennen müssen.

Tipps und Tricks zu Microsoft Excel

In diesem Beitrag behandeln wir die folgenden Excel-Tipps und Tricks, die unserer Meinung nach am nützlichsten sind:

1. Wählen Sie alle Zellen auf einmal aus
2. Spaltenbreite automatisch anpassen
3. Spalten und Zeilen vertauschen
4. Verwenden Sie den Filterbefehl, um unerwünschte Daten auszublenden
5. Doppelten Eintrag entfernen
6. Entfernen Sie die leeren Datensätze
7. Fügen Sie leere Zeilen in den Datensatz ein
8. Daten automatisch in ein anderes Blatt kopieren
9. Machen Sie einen Screenshot mit der Excel-Kamera
10. Verknüpfen Sie die Zellen mit Ihrer E-Mail-Adresse

Lassen Sie uns beginnen und jeden einzelnen im Detail kennenlernen.

1] Wählen Sie alle Zellen gleichzeitig aus

Manchmal müssen Sie möglicherweise umfangreiche Änderungen an Ihrem Excel-Arbeitsblatt vornehmen. In einem solchen Fall können Sie alle Zellen in Ihrem Arbeitsblatt auswählen, indem Sie das quadratische Feld verwenden, das in der äußersten linken oberen Ecke des Arbeitsblatts verfügbar ist.

Wenn Sie das quadratische Feld auswählen, werden alle Zellen im Arbeitsblatt hervorgehoben, auch die leeren Zellen. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg+A verwenden, um alle Zellen im Arbeitsblatt auszuwählen.

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2] Spaltenbreite automatisch anpassen

Wenn Sie in MS Excel mit einer großen Menge an Datensätzen arbeiten, wird es oft kompliziert, die Größe der einzelnen Spaltenzellen entsprechend ihrem Text zu ändern. Um die Größe der Spalten auf einfache Weise zu ändern, können Sie die in Excel integrierte Funktion „Spaltenbreite automatisch anpassen“ verwenden.

Sie müssen lediglich Ihren Mauszeiger auf die Grenze der Spalte bewegen, die Sie automatisch anpassen möchten, und dann darauf doppelklicken. Wenn Sie alle Spalten anpassen müssen, wählen Sie sie alle aus und doppelklicken Sie auf die Grenze einer beliebigen Spalte.

Alternativ können Sie die Spaltenbreite auch mithilfe von ändernSpaltenbreite automatisch anpassenOption. Wählen Sie dazu die Spalte aus, die Sie anpassen möchten, und navigieren Sie dann zur Menüleiste >HeimTab. ImZellenKlicken Sie im Abschnitt aufFormatOption und wählen Sie dann ausSpaltenbreite automatisch anpassenaus dem Dropdown-Menü.

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3] Spalten und Zeilen vertauschen

Manche Leute erstellen Excel-Tabellen, in denen die Hauptfelder horizontal in einer Reihe angeordnet sind. Andere platzieren die Daten vertikal. Manchmal führen diese Einstellungen dazu, dass Sie Excel-Daten transponieren möchten. Transpose ist eine Excel-Funktion, mit der Sie Excel-Spalten in Zeilen umwandeln können, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.

Die Transpose-Funktion ist eine großartige Funktion in MS Excel-Tabellen. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie die Datenspalten von horizontal auf vertikal umstellen müssen, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.

Im obigen Bild sind die Daten tabellarisch angeordnet, wobei die Figuren der Probanden vertikal dargestellt sind. Die horizontale Neuanordnung der Daten wäre ziemlich schwierig, aber mit Hilfe der Transponierungsfunktion können Sie dies in wenigen Sekunden tun.

Sie müssen also zunächst die Daten aus der Tabelle auswählen und kopieren. Platzieren Sie nun Ihren Mauszeiger an der Stelle, an der Sie die Daten transponieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie sie ausSpezial einfügenOption aus dem Kontextmenü. Wenn das Fenster „Inhalte einfügen“ geöffnet wird, aktivieren Sie die Funktion „Transponieren“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

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4] Verwenden Sie den Filterbefehl, um unerwünschte Daten auszublenden

Mit der Excel-Filterfunktion können Sie unerwünschte Daten ausblenden und nur bestimmte wichtige Daten in der Tabelle anzeigen. Mit dieser Funktion können Sie ganz einfach Namen, Daten und Zahlen aus dem riesigen Datensatz oder der Tabelle filtern. Die Originaldaten werden jedoch nicht entfernt oder geändert. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie sich nur auf eine bestimmte Art von Informationen konzentrieren.

Im obigen Datensatz können Sie sehen, dass es eine Liste von Studenten gibt, deren Noten und Adressen unterschiedlich sind. Die Liste kann sogar noch größer sein. Wenn Sie also bestimmte Daten filtern müssen, kann dies recht schwierig sein.

Sie können den Filterbefehl verwenden, um es einfacher zu machen. Wählen Sie dazu den Tabellenkopf aus und navigieren Sie dann zum Abschnitt Bearbeiten. Wählen Sie im entsprechenden Abschnitt ausSortieren und filternund wählen Sie dann dieFilterWerkzeug.

Klicken Sie auf die Option mit dem Abwärtspfeil, die neben der Kopfzeile jeder Spalte angezeigt wird. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Daten in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren oder die Zahlen vom kleinsten zum größten zu ordnen. Darüber hinaus können Sie den Textfilter verwenden, um die Daten nach Ihren Anforderungen zu filtern.

5] Doppelten Eintrag entfernen

Mit einem kleinen Datensatz ist es recht einfach, doppelte Einträge in einer Tabelle zu finden und zu entfernen. Wenn dies jedoch mit einem großen Datensatz mit Hunderten von Spalten und Zeilen durchgeführt werden muss, wäre dies tatsächlich eine anspruchsvolle Aufgabe.

In der obigen Tabelle gibt es zehn Datensätze, in denen zwei Einträge völlig ähnlich sind und in drei Zeilen ein gemeinsamer Name verwendet wurde. Um die doppelten Einträge herauszufinden, müssen Sie also die Tabelle auswählen. Navigieren Sie anschließend zum Menü „Daten“ und wählen Sie „DatentoolsKategorie aus und klicken Sie dann aufDuplikate entfernen.

Aktivieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen neben „Meine Daten haben Kopfzeilen“. Und entfernen Sie im Abschnitt „Spalten“ die Markierung der Seriennummer, da diese für jeden Eintrag unterschiedlich ist. Klicken Sie abschließend aufOKKlicken Sie auf die Schaltfläche und Sie werden sehen, dass der doppelte Eintrag aus der Tabelle entfernt wird.

6] Entfernen Sie die leeren Datensätze

Manchmal sind Ihnen vielleicht die leeren Zellen oder Zeilen in Ihrer Tabelle aufgefallen, die größtenteils unerwünscht sind. Normalerweise klicken Benutzer mit der rechten Maustaste auf die angegebene Zeile und löschen sie einzeln. Aber was werden Sie tun, wenn ihre Zahl in die Hunderte geht? In dieser Situation wäre es eine mühsame Aufgabe, sie einzeln zu löschen.

Um sie auf einmal zu löschen, drücken Sie daher die Tastenkombination Strg+G und wenn dieGehe zuWenn das Dialogfeld angezeigt wird, wählen Sie das ausBesondersTaste. Markieren Sie auf der folgenden Seite dasLeerzeichenKlicken Sie auf das Optionsfeld und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Sie werden feststellen, dass alle leeren Zellen ausgewählt werden.

Drücken Sie nun die Strg+Minus-Taste. Wenn ein Popup-Menü angezeigt wird, wählen Sie ausZellen nach oben verschiebenund klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Sie werden sehen, dass alle leeren Zellen entfernt und der Datensatz entsprechend angeordnet werden.

7] Fügen Sie leere Zeilen in den Datensatz ein

Wie ich bereits erwähnt habe, sind leere Zeilen meist unerwünscht, aber manchmal funktionieren sie auch. Wenn Sie sie also einfügen müssen, können Sie mit der rechten Maustaste auf die angegebene Zeile klicken und sie einzeln hinzufügen, wie ich beim Entfernen leerer Zeilen angegeben habe.

Um also die leeren Zeilen in jeden einzelnen Datensatz einzufügen, erstellen Sie eine Reihe der genannten Seriennummern. Wählen Sie anschließend den gesamten Datensatz aus und klicken Sie dann auf das Sortierwerkzeug auf der Registerkarte „Daten“.

Klicken Sie im folgenden Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Sortieren nach und ordnen Sie die Artikel nach Seriennummer.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „OK“ klicken, wird zwischen jeder einzelnen Zeile eine leere Zeile eingefügt.

8] Daten automatisch in ein anderes Blatt kopieren

Manchmal kommt es vor, dass Sie die Daten in einem anderen Blatt verwenden müssen, die Sie im ersten Blatt eingegeben haben. Hierzu verwenden Sie üblicherweise die herkömmliche Kopier- und Einfügemethode. Wenn Sie jedoch einige Daten in einem Blatt ändern müssen, müssen diese auch auf dem anderen Blatt geändert werden. Etwas kompliziert wird es, wenn man auf beiden Blättern nacheinander die gleichen Daten ändern muss.

In Excel gibt es eine Option, die die Daten des ersten Blattes automatisch in Echtzeit in andere Blätter kopiert. Um die Daten jedoch automatisch in andere Blätter zu kopieren, müssen Sie zunächst eine Verbindung zwischen ihnen herstellen.

Gehen Sie dazu in die Statusleiste des ersten Blattes. Halten Sie danach weiterhin die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Blätter, auf denen Sie die Daten automatisch kopieren müssen. Das ist es.
Unabhängig davon, welche Daten Sie nun auf dem ersten Blatt eingeben, werden sie automatisch auf die anderen Blätter kopiert.

9] Machen Sie einen Screenshot mit der Excel-Kamera

„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“, heißt es schon immer. Daher kann es manchmal erforderlich sein, einen Screenshot in Ihr Excel-Arbeitsblatt einzufügen, damit Sie die Dinge besser erklären können.

Sie müssen jedoch keine Drittanbieteranwendung verwenden, um einen Screenshot aufzunehmen. Excel verfügt über einen integrierten Kamerabefehl, mit dem Sie mit einem einzigen Klick einen Screenshot erstellen können.

Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zunächst den Kamerabefehl aktivieren. Sie müssen also nur zur Symbolleiste für den Schnellzugriff navigieren und auf klickenPassen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an. Klicken Sie anschließend auf das Dropdown-Menü vonWählen Sie Befehle aus>Alle Befehle > Kamera.Wählen Sie nun die Schaltfläche „Hinzufügen“ und klicken Sie auf „OK“.

Nachdem Sie das oben beschriebene Verfahren ausgeführt haben, werden Sie feststellen, dass ein Kamerasymbol zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt wurde. Wählen Sie die Zellen oder Daten aus, für die Sie ein Bild benötigen. Klicken Sie dann auf das Kamerasymbol und irgendwo auf dem Arbeitsblatt. Sie können das Bild auch ziehen und seine Größe ändern, um es Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen.

10] Verknüpfen Sie die Zellen mit Ihrer E-Mail-Adresse

Im Excel-Arbeitsblatt können Sie ganz einfach einen Hyperlink zu Ihrer Gmail-Adresse erstellen.

Dazu müssen Sie die Zelle auswählen, in die Sie den Link einfügen möchten. Drücken Sie anschließend die Tastenkombination Strg+K. Wenn das Dialogfeld auf dem Bildschirm dazu aufgefordert wird, wählen Sie das ausE-Mail-Adresseaus dem linken Bereich. Fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse hinzu und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.

Das ist es. Ich hoffe, dass diese Tipps und Tricks Ihnen bei der Verwendung von Excel-Arbeitsblättern auf Ihrem Computer helfen werden.

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