Μπορείτε να λάβετε ένα αντίγραφο μιας συνάντησης της Microsoft Teams;

Είτε θέλετε να ελέγξετε τις σημειώσεις σας είτε θέλετε να μοιραστείτε την εκδήλωση της σύσκεψης με κάποιον που δεν μπόρεσε να παρευρεθεί, λαμβάνοντας μια μεταγραφή τουΟμάδες της Microsoftη συνάντηση είναι απίστευτα χρήσιμη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εστιάσετε στην κλήση και δεν χρειάζεται να παρακολουθήσετε την ηχογράφηση μετά τη συνάντηση.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να κάνετε μη αυτόματη λήψη της μεταγραφής της σύσκεψης στο Microsoft Teams και μια καλύτερη εναλλακτική που μεταγράφει αυτόματα τις συσκέψεις του Microsoft Teams. Αυτό μπορεί να βελτιώσει τη συνολική διαδικασία λήψης σημειώσεων για όλες τις κλήσεις σας, συμπεριλαμβανομένου του Zoom και του Google Meet.

‍

Πρώτα, βεβαιωθείτε ότιη μεταγραφή είναι ενεργοποιημένηγια όλους στον οργανισμό σας, επιτρέποντάς σας να χρησιμοποιείτε επίσης ζωντανούς μεταφρασμένους υπότιτλους. Ένας γρήγορος τρόπος για να μάθετε εάν αυτή η δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη είναι να ξεκινήσετε μια συνάντηση μόνοι σας.

Κάντε κλικ στο «Περισσότερα» και μετά στο «Εγγραφή και μεταγραφή».

Ενεργοποιήστε τη μεταγραφή με το κουμπί Περισσότερες ενέργειες στη σύσκεψη ομάδων MS

Εάν η "Έναρξη μεταγραφής" είναι γκριζαρισμένη, αυτή τη στιγμή δεν έχει ρυθμιστεί για τον οργανισμό σας.

Εάν δεν βλέπετε την επιλογή "Έναρξη μεταγραφής", ενδέχεται να μην έχετε την κατάλληλη άδεια πρόσβασης σε αυτήν τη δυνατότητα.

Δείτε επίσης:Microsoft Teams – Ο πλήρης οδηγός για μια τέλεια συνάντηση

Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ απλώς τη δωρεάν έκδοση του Office 365 και δεν ανήκω σε κανέναν οργανισμό που χρησιμοποιεί το οικοσύστημα της Microsoft. Όπως μπορείτε να δείτε από το στιγμιότυπο οθόνης, αυτές είναι όλες οι επιλογές μου στην ενότητα "Περισσότερα".

Τώρα, εάν ανήκετε σε έναν οργανισμό και έχετε πρόσβαση διαχειριστή, ακολουθούν τα βήματα για να ενεργοποιήσετε τη μεταγραφή:

Μεταβείτε στο Κέντρο διαχείρισης του Microsoft Teams και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Teams.
Κάντε κλικ στις «Πολιτικές συσκέψεων».
Στην ενότητα Εγγραφή και μεταγραφή, γυρίστε το διακόπτη στο "Ενεργό" για να ενεργοποιήσετε τη μεταγραφή.

Εάν δεν έχετε πρόσβαση διαχειριστή, μιλήστε με το τμήμα IT ή την ομάδα προγραμματιστή σας, ώστε να το ενεργοποιήσουν για εσάς. (Αργότερα, θα συζητήσουμε πώς μπορείτε να έχετε μεταγραφή ανεξάρτητα από τον τύπο του λογαριασμού σας Microsoft.)

‍

Τρόπος λήψης μεταγραφής από τις συναντήσεις ομάδων της Microsoft

Εντάξει! Τώρα, είστε έτοιμοι να συμμετάσχετε στην κλήση σας.

Ξεκινήστε την εγγραφή και κάντε κλικ στις τρεις τελείες για να ανοίξετε "Περισσότερες ενέργειες". Επιλέξτε "Έναρξη μεταγραφής". Όλοι στη συνάντηση θα ειδοποιηθούν ότι γίνεται μεταγραφή. Η ζωντανή μεταγραφή θα αναγνωρίζει κάθε ομιλητή και θα περιλαμβάνει τις χρονικές σημάνσεις.
Μετά τη συνάντηση, θα δείτε μια σύνοψη της κλήσης. Κάντε κλικ στις τρεις τελείες και, στη συνέχεια, θα έχετε την επιλογή να κάνετε λήψη της μεταγραφής.
Μπορείτε επίσης να πλοηγηθείτε στο Ημερολόγιο, να επιλέξετε τη σύσκεψη και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Εγγραφή και μεταγραφές.

Εικόνα από τη Microsoft

Κάντε λήψη των αρχικών και μεταφρασμένων μεταγραφών ως αρχείο .docx ή .vtt. Χρησιμοποιήστε το .docx για να μοιραστείτε εύκολα το αρχείο με άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη ή να το στείλετε στο Google Drive σας.

Το αρχείο .vtt χρησιμοποιείται συνήθως όταν θέλετε να επεξεργαστείτε ή να προσθέσετε λεζάντες σε ένα βίντεο.

Περιορισμοί των μεταγραφών του Microsoft Teams

Λάβετε υπόψη ότι υπάρχουν περιορισμοί σχετικά με το ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στη μεταγραφή ανάλογα με τον τύπο της σύσκεψης και τον χρήστη.

Ακολουθεί μια γρήγορη σύνοψη του ποιος μπορεί να σταματήσει, να ξεκινήσει και να κατεβάσει μια μεταγραφή για συσκέψεις του Microsoft Teams:

Με λίγα λόγια, οι διοργανωτές και οι συνδιοργανωτές της σύσκεψης θα μπορούν να δουν τη μεταγραφή σε πραγματικό χρόνο και να κατεβάσουν το αρχείο μετά την εκδήλωση της σύσκεψης. Τα άτομα από τον ίδιο οργανισμό μπορούν να δουν τη μεταγραφή, αλλά δεν μπορούν να το κατεβάσουν μετά τη συνάντηση.

Οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη ή οι προσκεκλημένοι από άλλες εταιρείες ενδέχεται να έχουν διαφορετικές δυνατότητες και ενδέχεται να μην έχουν πρόσβαση στη μεταγραφή.

Τι θα γινόταν αν η συνάντηση δεν ηχογραφήθηκε;

Για να λάβετε τη μεταγραφή, η κλήση πρέπει να ηχογραφηθεί. Τι γίνεται, όμως, αν ορισμένοι οικοδεσπότες δεν θέλουν να καταγράψουν τη συνάντηση των ομάδων λόγω της ευαίσθητης φύσης της κλήσης ή εάν είστε επισκέπτης και δεν έχετε πρόσβαση στη ρύθμιση μεταγραφής; Εδώ είναι που ένα εργαλείο τρίτου κατασκευαστή όπως το Tactiq γίνεται ανεκτίμητο.

Γιατί η επιλογή "Έναρξη μεταγραφής" είναι γκριζαρισμένη στο Microsoft Teams;

Η επιλογή "Έναρξη μεταγραφής" μπορεί να είναι γκριζαρισμένη για έναν ή περισσότερους από τους ακόλουθους λόγους:

Η μεταγραφή δεν είναι ενεργοποιημένη για τον οργανισμό σας:

Βήμα 1: Μεταβείτε στο Κέντρο διαχείρισης ομάδων.
Βήμα 2: Επιλέξτε «Χρήστες» > «Διαχείριση χρηστών».
Βήμα 3: Αναζητήστε και επιλέξτε τον λογαριασμό χρήστη σας για να ανοίξετε τις λεπτομέρειες.
Βήμα 4: Μεταβείτε στις «Πολιτικές» > «Πολιτική συνάντησης».
Βήμα 5: Κάντε κλικ στην πολιτική σύσκεψης που έχει εκχωρηθεί στον λογαριασμό σας.
Βήμα 6: Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην επιλογή "Εγγραφή και μεταγραφή" και βεβαιωθείτε ότι η μεταγραφή είναι ενεργοποιημένη. Αν όχι, ενεργοποιήστε το.
Βήμα 7: Εάν στον λογαριασμό σας έχει εκχωρηθεί η καθολική πολιτική, ο διαχειριστής μπορεί να δημιουργήσει μια νέα προσαρμοσμένη πολιτική σύσκεψης με ενεργοποιημένη τη μεταγραφή και να την εκχωρήσει στον λογαριασμό σας.

‍Έλλειψη κατάλληλων αδειών ή άδειας: Ίσως χρειαστείτε την κατάλληλη άδεια χρήσης ή δικαιώματα διαχειριστή για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη δυνατότητα. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή IT για να ελέγξετε και να ενεργοποιήσετε τη μεταγραφή για τον λογαριασμό σας.‍
Η δυνατότητα δεν υποστηρίζεται στην έκδοσή σας: Η δυνατότητα ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη στη δωρεάν έκδοση του Office 365 ή σε άλλες περιορισμένες εκδόσεις.

Το καλύτερο εργαλείο για την αποθήκευση μεταγραφών και τη λήψη σημειώσεων στο Microsoft Teams

Το Tactiq σάς επιτρέπει να μεταγράφετε αυτόματα τις συσκέψεις του Microsoft Teams και προσφέρει νέες λειτουργίες μεταγραφής με τεχνητή νοημοσύνη για να διευκολύνετε τη λήψη σημειώσεων. Δείτε πώς μπορείτε να εγκαταστήσετε και να χρησιμοποιήσετε το Tactiq για την επόμενη συνάντηση ομάδας της Microsoft:

Εγκαταστήστε την επέκταση Tactiq Chrome. Είναι δωρεάν!
Εάν είστε νέοι στο Tacticiq, εγγραφείτε για έναν δωρεάν λογαριασμό.
Εάν διαθέτετε ήδη το Tactiq αλλά δεν έχετε ενεργοποιήσει το Microsoft Teams, επιλέξτε Λογαριασμός & Ρυθμίσεις στην αριστερή πλευρά του πίνακα εργαλείων και επιλέξτε «Ενσωματώσεις».
Κάντε κλικ στο "Σύνδεση" κάτω από το Microsoft Teams.

Συμμετάσχετε στη συνάντησή σας ως συνήθως. Μόλις πραγματοποιήσετε την κλήση, θα δείτε το Tactiq στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Σε αυτό το παράθυρο, θα δείτε τη ζωντανή μεταγραφή και μπορείτε να εκτελέσετε άλλες ενέργειες, όπως λήψη στιγμιότυπων οθόνης και προσθήκη σημειώσεων σύσκεψης.

Βασικά Χαρακτηριστικά

Άμεσες μεταγραφές και περιλήψεις AI: Το Tactiq παρέχει μεταγραφές σε πραγματικό χρόνο και δημιουργεί περιλήψεις τεχνητής νοημοσύνης κατά τη διάρκεια συναντήσεων, διασφαλίζοντας ότι καταγράφετε βασικά σημεία χωρίς μη αυτόματη λήψη σημειώσεων. Αυτό εξαλείφει επίσης τους χρόνους αναμονής, επιτρέποντας την άμεση αναθεώρηση και κοινή χρήση περιεχομένου.
Κιτ συσκέψεων και προτροπές AI: Προσφέρει κιτ συσκέψεων τεχνητής νοημοσύνης και προσαρμόσιμα μηνύματα προτροπής για τη βελτιστοποίηση των επακόλουθων εργασιών, όπως η σύνταξη εισιτηρίων ή emails Jira, κάνοντας τη ροή εργασίας σας πιο αποτελεσματική.
Παρακολούθηση μετά τη συνάντηση: Ο βοηθός της Tactiq με τεχνητή νοημοσύνη δημιουργεί λεπτομερείς περιλήψεις και επακόλουθα email, μειώνοντας τον χρόνο και την προσπάθεια που απαιτούνται για εργασίες μετά τη συνάντηση.
Απρόσκοπτη ενσωμάτωση: Το Tactiq ενσωματώνεται με το Zoom και άλλα εργαλεία παραγωγικότητας, αυτοματοποιώντας τις επακόλουθες δραστηριότητες με επαναχρησιμοποιήσιμες ενέργειες με ένα κλικ, διασφαλίζοντας τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας των συναντήσεών σας.

Μετά τη σύσκεψη, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο προς τη μεταγραφή σας και θα μοιραστείτε το αρχείο μεταγραφής σε οποιονδήποτε συμμετέχοντα στη σύσκεψη. Μπορείτε επίσης να το προβάλετε στη λίστα με τις μεταγραφές, αποκτώντας πρόσβαση σε όλες τις καλύτερες στιγμές και στιγμιότυπα οθόνης σας.

Με τις προηγμένες δυνατότητες τεχνητής νοημοσύνης του Tactiq, μην χάσετε ποτέ ξανά μια σημαντική λεπτομέρεια στις συναντήσεις σας στο Microsoft Teams.

Πραγματοποιήστε λήψη της δωρεάν επέκτασης Tactiq Chrome σήμερα.