Αποθήκευση απεσταλμένων στο Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Exchange (Microsoft 365)

Μπορείτε να επιτρέψετε στους χρήστες να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμό του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στον Exchange Server και στο Microsoft 365 (Exchange Online). Ωστόσο, ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αφού σταλεί, δεν θα αποθηκευτεί στον φάκελο Απεσταλμένα του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου (του κατόχου). Αποθηκεύεται μόνο στον φάκελο Απεσταλμένα του προσωπικού γραμματοκιβωτίου σας. Αυτό είναι πολύ άβολο όταν πολλοί χρήστες εργάζονται με ένα κοινό κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, καθώς δεν είναι σαφές ποιος απάντησε στο εισερχόμενο e-mail ή ποιος έστειλε το συγκεκριμένο μήνυμα.

Ας υποθέσουμε ότι έχει παραχωρηθεί στον λογαριασμό σας δικαιώματα Αποστολή ως και/ή Αποστολή για λογαριασμό στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του HelpDesk. Πρέπει να έχετε διαθέσιμα αντίγραφα όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εσείς (ή άλλοι εκπρόσωποι) έχετε στείλει για λογαριασμό του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στον φάκελο Απεσταλμένα.

Συνδεθείτε στον Exchange Server της εσωτερικής σας εγκατάστασης χρησιμοποιώντας το PowerShell:

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://mun-mbex1.woshub.com/PowerShell/ -Authentication Kerberos -Credential
Import-PSSession $Session

Ή συνδεθείτε στο Microsoft 365 χρησιμοποιώντας τη λειτουργική μονάδα Exchange Online PowerShell (EXOv3):

Μάθετε περισσότερα:Μετατρέψτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε γραμματοκιβώτιο χρήστη με το PowerShell

Connect-ExchangeOnline

Εκτελέστε την ακόλουθη εντολή για να αποθηκεύσετε αυτόματα στοιχεία e-mail, που αποστέλλονται μέσω Αποστολή σε φάκελο απεσταλμένων σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο:

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSentAsEnabled $True

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε μηνύματα που αποστέλλονται χρησιμοποιώντας Αποστολή εκ μέρους.

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

Ελέγξτε τις τρέχουσες ρυθμίσεις:

Get-Mailbox helpdesk | select MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Αυτό το cmdlet είναι διαθέσιμο στον Exchange Server 2013 CU9/2016/2019 και στο Exchange Online.

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτές τις επιλογές για όλα τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'SharedMailbox')} | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true

Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή χρησιμοποιώντας το Κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365:

1. Συνδεθείτε στο Κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365.
2. Μεταβείτε στις Ομάδες και Ομάδες -> Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια.
3. Επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο που θέλετε να διαμορφώσετε.
4. Εντοπίστε τοΑπεσταλμένα Αντικείμεναενότητα στις ρυθμίσεις γραμματοκιβωτίου και κάντε κλικΕκδίδω;
5. Υπάρχουν δύο διαθέσιμες επιλογές εδώ:

   Copy items sent as this mailbox
   Copy items sent on behalf of this mailbox

   

6. Ενεργοποιήστε τις επιλογές που θέλετε και αποθηκεύστε τις αλλαγές.

Είναι δυνατή η χρήση τουMessageCopyForSendOnBehalfEnabledκαιMessageCopyForSentAsEnabledπαραμέτρους για αποθήκευση μόνο αντιγραφής μηνυμάτων που αποστέλλονται για λογαριασμό του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μηνύματα που αποστέλλονται για λογαριασμό ενός γραμματοκιβωτίου κοινού χρήστη (ή για γραμματοκιβώτια του Exchange Server 2010), πρέπει να ενεργοποιήσετε την επιλογή μητρώου του OutlookDelegateSentItemsStyle(ή να μετατρέψετε ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο).

Value name: DelegateSentItemsStyle
Value Type: REG_DWORD
Value: 1

• Outlook 2016/2019/2021/365:
  HKEY_CURRENT_USERΛογισμικόMicrosoftOffice16.0OutlookPreferences
• Outlook 2013:
  HKEY_CURRENT_USERΛογισμικόMicrosoftOffice15.0OutlookPreferences
• Outlook 2010:
  HKEY_CURRENT_USERΛογισμικόMicrosoftOffice14.0OutlookPreferences

Η παράμετρος DelegateSentItemsStyle σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε μηνύματα που αποστέλλονται για λογαριασμό άλλων γραμματοκιβωτίων, αλλά ισχύει μόνο στον τρέχοντα υπολογιστή για το διαμορφωμένο προφίλ του Outlook. Μπορείτε να αναπτύξετε αυτήν την επιλογή μητρώου σε υπολογιστές τομέα με GPO.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τοSet-MailboxSentItemsConfigurationcmdlet για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις διατήρησης απεσταλμένων στοιχείων για γραμματοκιβώτια στον Exchange Server 2010 SP 2 Συνάθροιση ενημερώσεων 4:

Set-MailboxSentItemsConfiguration helpdesk -SendAsItemsCopiedTo Sender -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom

Για να λειτουργήσει αυτή η δυνατότητα, το Outlook πρέπει να βρίσκεται σε λειτουργία Online ή Cached Exchange. Η επιλογή μητρώου DelegateSentItemsStyle πρέπει να είναι απενεργοποιημένη.

Τώρα, όταν στέλνετε ένα e-mail για λογαριασμό άλλου γραμματοκιβωτίου, θα αποθηκευτεί στον φάκελο Απεσταλμένα του γραμματοκιβωτίου του κατόχου.

Εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθούν να μην εμφανίζονται στο φάκελο Απεσταλμένα του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου, ελέγξτε ότι είναι ρυθμισμένο να λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο από πιστοποιημένους χρήστες:

Get-Mailbox helpdesk | fl *auth*

RequireSenderAuthenticationEnabled : True

Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη συμπεριφορά ως εξής:

Set-Mailbox helpdesk -RequireSenderAuthenticationEnabled $false