Τα βιβλία εργασίας του Excel με εκτεταμένα δεδομένα και πολύπλοκους τύπους μπορούν να σταματήσουν, ακόμη και σε μηχανήματα υψηλής ισχύος. Όταν τα αρχεία υπερβαίνουν τις εκατοντάδες χιλιάδες σειρές ή περιέχουν μεγάλους υπολογισμούς, η κύλιση και οι βασικές ενέργειες ενδέχεται να καθυστερούν, οι τύποι υπολογίζονται ξανά αργά και η αποθήκευση διαρκεί πολύ περισσότερο από το αναμενόμενο. Αυτές οι επιβραδύνσεις δεν προκαλούνται πάντα από περιορισμούς υλικού - συχνά, η υποκείμενη δομή και το περιεχόμενο του αρχείου είναι οι κύριοι ένοχοι. Η βελτιστοποίηση του χειρισμού μεγάλων αρχείων από το Excel περιλαμβάνει στοχευμένες αλλαγές σε τύπους, μορφοποίηση, μοντέλα δεδομένων και ρυθμίσεις συστήματος.
Χρησιμοποιήστε το Power Query και το Power Pivot για μεγάλα σύνολα δεδομένων
Η φόρτωση τεράστιων συνόλων δεδομένων απευθείας σε φύλλα εργασίας του Excel μπορεί να κατακλύσει την εφαρμογή. Αντίθετα, το Power Query και το Power Pivot είναι ενσωματωμένα εργαλεία σχεδιασμένα για αποτελεσματικό χειρισμό και ανάλυση μεγάλου όγκου δεδομένων. Το Power Query σάς επιτρέπει να εισάγετε, να καθαρίζετε και να μετασχηματίζετε δεδομένα από διάφορες πηγές, ενώ το Power Pivot σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε μοντέλα δεδομένων που υποστηρίζουν προηγμένη ανάλυση χρησιμοποιώντας τη μηχανή υπολογισμού DAX. Αυτά τα εργαλεία λειτουργούν στη μνήμη και μπορούν να επεξεργαστούν εκατομμύρια σειρές με ελάχιστη καθυστέρηση.
Βήμα 1:Ανοίξτε το Excel και μεταβείτε στοDataαυτί. ΕπιλέγωGet Dataγια την εκκίνηση του Power Query. Εισαγάγετε το μεγάλο σας σύνολο δεδομένων (όπως σύνδεση CSV ή βάσης δεδομένων).
Βήμα 2:Χρησιμοποιήστε τη διεπαφή του Power Query για να καθαρίσετε και να διαμορφώσετε τα δεδομένα σας. Αφαιρέστε τις περιττές στήλες, φιλτράρετε σειρές και εφαρμόστε μετασχηματισμούς τύπων δεδομένων για βέλτιστη απόδοση.
Βήμα 3:Όταν είναι έτοιμο, επιλέξτεClose & Load To...και επιλέξτεOnly Create ConnectionήAdd this data to the Data Model. Αυτό αποφεύγει τη φόρτωση δεδομένων απευθείας στα κελιά του φύλλου εργασίας και αξιοποιεί τη μηχανή μνήμης του Excel.
Βήμα 4:Δημιουργήστε Συγκεντρωτικούς Πίνακες ή αναφορές χρησιμοποιώντας το μοντέλο δεδομένων. Οι υπολογισμοί και οι συναθροίσεις εκτελούνται πιο γρήγορα και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προηγμένους τύπους DAX για βαθύτερη ανάλυση.
Η μετάβαση σε Power Query και Power Pivot μπορεί να μειώσει το μέγεθος του αρχείου, να επιταχύνει τους υπολογισμούς και να καταστήσει εφικτή την εργασία με σύνολα δεδομένων που διαφορετικά θα επιβράδυναν το Excel σε ανίχνευση.
Βελτιστοποίηση και απλοποίηση τύπων
Οι σύνθετοι ή αναποτελεσματικοί τύποι είναι η κύρια αιτία αργών αρχείων Excel. Οι ένθετες συναρτήσεις, οι τύποι πινάκων που αντιγράφονται σε χιλιάδες σειρές και οι πτητικές συναρτήσεις (οι οποίες υπολογίζονται ξανά συχνά) μπορούν όλα να υποβαθμίσουν την απόδοση.
Βήμα 1:Αντικαταστήστε τους μεγάλους, ένθετους τύπους με βοηθητικές στήλες. Ο διαχωρισμός των υπολογισμών σε μικρότερα βήματα μειώνει το υπολογιστικό φορτίο.
Βήμα 2:Αποφύγετε την αναφορά ολόκληρων στηλών (π.χ=SUM(A:A)). Αντίθετα, καθορίστε ακριβή εύρη, όπως=SUM(A1:A10000), για περιορισμό του εύρους επανυπολογισμού.
Βήμα 3:Ελαχιστοποιήστε τη χρήση πτητικών συναρτήσεων όπωςNOW,TODAY,OFFSET,INDIRECT, καιRAND. Αυτά υπολογίζονται εκ νέου κάθε φορά που γίνεται οποιαδήποτε αλλαγή στο βιβλίο εργασίας.
Βήμα 4:Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικές λειτουργίες και επωφεληθείτε από τις νέες δυνατότητες του Excel, όπως δυναμικούς πίνακες και βελτιστοποιημένες λειτουργίες αναζήτησης. Για παράδειγμα, αντικαταστήστε πολλαπλάIFδηλώσεις μεINDEX/MATCHήSUMIFSόπου ισχύει.
Βήμα 5:Αφού εκτελέσετε τους υπολογισμούς, αντιγράψτε τα αποτελέσματα και χρησιμοποιήστεPaste Special > Valuesγια να αφαιρέσετε περιττούς τύπους από μεγάλες σειρές δεδομένων, διατηρώντας μόνο τα στατικά αποτελέσματα.
Η βελτιστοποίηση των τύπων μπορεί να μειώσει δραματικά το χρόνο επανυπολογισμού και να αποτρέψει την καθυστέρηση κατά την εισαγωγή και την επεξεργασία δεδομένων.
Μειώστε το μέγεθος του αρχείου και αφαιρέστε την περιττή μορφοποίηση
Τα μεγάλα αρχεία Excel δεν αφορούν μόνο τον όγκο δεδομένων. Η μορφοποίηση, τα αχρησιμοποίητα στυλ και το υπερβολικό περιεχόμενο μπορεί να διογκώσουν το μέγεθος του αρχείου και να επιβραδύνουν την απόδοση. Ο καθαρισμός αυτών των στοιχείων αποκαθιστά την ταχύτητα και την απόκριση.
Βήμα 1:Διαχωρίστε τα ακατέργαστα δεδομένα από τα φύλλα ανάλυσης και σύνοψης. Αποθηκεύστε τα ακατέργαστα δεδομένα στο δικό τους φύλλο ή, ακόμα καλύτερα, σε εξωτερικά αρχεία όπως CSV, εάν δεν απαιτούνται τύποι.
Βήμα 2:Αφαιρέστε τις αχρησιμοποίητες γραμμές και στήλες. ΤύποςCTRL+ENDσε κάθε φύλλο για να ελέγξετε το τελευταίο κελί που χρησιμοποιήθηκε. Εάν αυτό είναι πολύ πέρα από τα πραγματικά δεδομένα σας, επιλέξτε και διαγράψτε όλες τις κενές γραμμές και στήλες πέρα από το εύρος δεδομένων σας και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε και ανοίξτε ξανά το αρχείο για να επαναφέρετε το εύρος που χρησιμοποιείται.
ΣΥΓΓΕΝΕΥΩΝ:Πώς να διορθώσετε το πάγωμα του Excel κατά την αντιγραφή ή επικόλληση μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων
Βήμα 3:Διαγράψτε περιττά φύλλα, προσωρινά δεδομένα και παλιούς υπολογισμούς. Κάθε επιπλέον φύλλο μπορεί να καταναλώνει μνήμη και να επιβραδύνει τις λειτουργίες του βιβλίου εργασίας.
Βήμα 4:Συμπίεση εικόνων και πολυμέσων. Επιλέξτε κάθε εικόνα, μεταβείτε στοPicture Formatκαρτέλα και χρησιμοποιήστεCompress Picturesγια να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου.
Βήμα 5:Χρησιμοποιήστε το ενσωματωμένο ExcelCheck Performanceεργαλείο (Microsoft 365) ή το Πρόσθετο Ερευνών (Εταιρικό Excel) για την κατάργηση της υπερβολικής μορφοποίησης από κενά κελιά και τη διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους. Η υπερβολική μορφοποίηση μπορεί να επιβραδύνει ακόμη και μικρά αρχεία.
Ο τακτικός καθαρισμός του βιβλίου εργασίας σας διατηρεί τα αρχεία διαχειρίσιμα και διασφαλίζει ότι το Excel παραμένει ανταποκρινόμενο ακόμη και όταν μεγαλώνουν τα σύνολα δεδομένων σας.
Αλλάξτε τη λειτουργία υπολογισμού σε χειροκίνητη
Από προεπιλογή, το Excel υπολογίζει ξανά τους τύπους αυτόματα κάθε φορά που γίνεται μια αλλαγή. Με μεγάλα αρχεία, αυτό μπορεί να προκαλέσει επαναλαμβανόμενες καθυστερήσεις. Η μετάβαση στη λειτουργία χειροκίνητου υπολογισμού σάς δίνει τον έλεγχο του πότε πραγματοποιούνται εκ νέου υπολογισμοί.
Βήμα 1:Πηγαίνετε στοFormulasκαρτέλα, κάντε κλικCalculation Optionsκαι επιλέξτεManual.
Βήμα 2:Εργαστείτε όπως απαιτείται χωρίς να περιμένετε τον επανυπολογισμό του Excel μετά από κάθε επεξεργασία. Όταν χρειάζεστε ενημερωμένα αποτελέσματα, πατήστεF9για να ενεργοποιήσετε τον υπολογισμό με μη αυτόματο τρόπο.
Βήμα 3:Προαιρετικά, ενεργοποιήστεRecalculate Before SavingσεFile > Options > Formulasεάν θέλετε ενημερωμένες τιμές πριν κλείσετε το αρχείο.
Η λειτουργία χειροκίνητου υπολογισμού βοηθά στην αποφυγή περιττών διακοπών, ειδικά κατά την επεξεργασία ή την εισαγωγή μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων.
Κάντε αναβάθμιση σε Excel 64-bit και ενεργοποιήστε τους υπολογισμούς πολλαπλών νημάτων
Η έκδοση 32-bit του Excel περιορίζεται στα 2 GB μνήμης RAM, η οποία μπορεί γρήγορα να γίνει εμπόδιο με μεγάλα αρχεία. Η έκδοση 64-bit χρησιμοποιεί όλη τη διαθέσιμη μνήμη συστήματος, επιτρέποντας πολύ μεγαλύτερα σύνολα δεδομένων και ταχύτερη επεξεργασία. Οι υπολογισμοί πολλαπλών νημάτων επιτρέπουν στο Excel να χρησιμοποιεί πολλαπλούς πυρήνες CPU για ταχύτερη αξιολόγηση τύπων.
Βήμα 1:Ελέγξτε την έκδοση του Excel μεταβαίνοντας στοFile > Account > About Excel. Εάν βλέπετε "32-bit", εξετάστε το ενδεχόμενο αναβάθμισης στην έκδοση 64-bit, εάν το σύστημά σας το υποστηρίζει.
Βήμα 2:Ενεργοποιήστε τους υπολογισμούς πολλαπλών νημάτων με πλοήγηση στοFile > Options > Advanced > Formulasκαι εξασφαλίστεEnable multi-threaded calculationελέγχεται.
Η αναβάθμιση και η ενεργοποίηση αυτών των ρυθμίσεων μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την ικανότητα του Excel να επεξεργάζεται γρήγορα μεγάλα και πολύπλοκα αρχεία.
Αφαιρέστε αχρησιμοποίητα ονόματα, στυλ και συνδέσμους
Τα βιβλία εργασίας ενδέχεται να συγκεντρώνουν κρυφές επώνυμες περιοχές, αχρησιμοποίητα στυλ και εξωτερικές συνδέσεις με την πάροδο του χρόνου, καθένα από τα οποία μπορεί να επιβραδύνει την απόδοση και να αυξήσει το μέγεθος του αρχείου.
Βήμα 1:Ανοίξτε τοName Managerαπό τοFormulasαυτί. Διαγράψτε τυχόν επώνυμες περιοχές που αναφέρονται σε ανύπαρκτα κελιά ή εξωτερικά βιβλία εργασίας που δεν χρησιμοποιείτε πλέον.
Βήμα 2:Διαχειριστείτε τα στυλ κάνοντας δεξί κλικ στα αχρησιμοποίητα στυλ στοStylesπαράθυρο και επιλογήDelete. Για μεγάλο αριθμό στυλ που δεν χρησιμοποιούνται, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα βοηθητικό πρόγραμμα τρίτου κατασκευαστή ή ένα πρόσθετο Excel για να τα καθαρίσετε μαζικά.
Βήμα 3:Σπάστε τους εξωτερικούς συνδέσμους μεταβαίνοντας στοDataκαρτέλα και επιλέγονταςEdit Links(ήWorkbook Linksστο Microsoft 365). Ενημερώστε ή αφαιρέστε συνδέσμους σε αρχεία που δεν χρειάζεστε πλέον.
Η αφαίρεση αυτών των αχρησιμοποίητων στοιχείων μειώνει την ακαταστασία και μπορεί να επιλύσει ανεξήγητες επιβραδύνσεις.
Απενεργοποιήστε την επιτάχυνση γραφικών υλικού και προσαρμόστε τις ρυθμίσεις οθόνης
Σε ορισμένες περιπτώσεις, η χρήση της επιτάχυνσης γραφικών υλικού από το Excel μπορεί να προκαλέσει καθυστέρηση, ειδικά σε ορισμένες διαμορφώσεις υλικού ή με εγκατεστημένα πακέτα πολλαπλών γλωσσών.
Βήμα 1:Μεταβείτε στοFile > Options > Advanced. Κάντε κύλιση στοDisplayενότητα και έλεγχοςDisable hardware graphics acceleration.
Βήμα 2:Εάν χρησιμοποιείτε πολλά πακέτα γλωσσών, δοκιμάστε να αφαιρέσετε ένα εάν παρατηρήσετε επίμονη καθυστέρηση, καθώς ορισμένοι χρήστες έχουν αναφέρει διενέξεις με τρεις ή περισσότερες εγκατεστημένες γλώσσες.
Αυτή η προσαρμογή μπορεί να επιλύσει την καθυστέρηση που παραμένει ακόμη και σε συστήματα προηγμένης τεχνολογίας και με διαφορετικά βελτιστοποιημένα αρχεία.
- Κλείστε τις περιττές εφαρμογές παρασκηνίου για να ελευθερώσετε πόρους μνήμης και CPU.
- Διατηρήστε το Excel και το Office ενημερωμένα για τις πιο πρόσφατες βελτιώσεις απόδοσης και διορθώσεις σφαλμάτων.
- Απενεργοποιήστε τα περιττά πρόσθετα, καθώς αυτά μπορούν να φορτωθούν με το Excel και να καταναλώσουν πόρους ακόμα και όταν δεν χρησιμοποιούνται.
- Αποθήκευση αρχείων σε δυαδική μορφή (
.xlsb) για ταχύτερο άνοιγμα και αποθήκευση, ειδικά για μεγάλα βιβλία εργασίας. - Περιορίστε τη χρήση γραφημάτων και γραφικών μέσα στο βιβλίο εργασίας ή τοποθετήστε τα σε ξεχωριστά φύλλα.
Η βελτιστοποίηση μεγάλων αρχείων Excel είναι κάτι περισσότερο από το υλικό - έχει να κάνει με τη δομή των δεδομένων, των τύπων και τη μορφοποίηση για ταχύτητα. Με αυτές τις στοχευμένες στρατηγικές, μπορείτε να μετατρέψετε τα αργά βιβλία εργασίας σε γρήγορα, αξιόπιστα εργαλεία για ανάλυση δεδομένων και αναφορά.
