Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξωπώς να δημιουργήσετε ένα φύλλο παρουσίας στο Microsoft Excel. Αυτό το σεμινάριο θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τα αρχεία συμμετοχής ψηφιακά. Χρησιμοποιώντας αυτό το αυτοματοποιημένο φύλλο Excel, μπορείτε εύκολα να υπολογίσετε το ποσοστό των σημερινών ημερών των υπαλλήλων σας, κάτι που θα σας βοηθήσει όταν πρέπει να γίνει η αξιολόγηση των υπαλλήλων σας.

Πώς να δημιουργήσετε ένα φύλλο παρακολούθησης στο Excel

Αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα φύλλο παρακολούθησης στο Excel. Είναι επωφελές τόσο για σχολεία όσο και για οργανισμούς.

Έχω δημιουργήσει ένα δείγμα φύλλου που περιέχει τα ονόματα ορισμένων υπαλλήλων. Εάν δημιουργήσετε ένα φύλλο παρακολούθησης για το σχολείο σας, μπορείτε να αντικαταστήσετε το πεδίο Ονόματα εργαζομένων με το πεδίο Ονόματα μαθητών. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τοΑναδίπλωση κειμένουκαιΣυγχώνευση & Κέντροεπιλογές για τη σωστή διάταξη του κειμένου στα κελιά.

Το πρώτο βήμα είναι να προσθέσετε τις ημερομηνίες ενός συγκεκριμένου μήνα στο φύλλο Excel. Επιλέξτε ένα κελί και πληκτρολογήστε την ημερομηνία με τη μορφή ΗΗ-ΜΜ-ΕΕΕΕ. Για παράδειγμα, για να δημιουργήσετε το φύλλο παρουσίας για τον μήνα Οκτώβριο 2024, η ημερομηνία θα είναι η 01/10/2024. Το κελί κάτω από την ημερομηνία θα πρέπει να αντιπροσωπεύει την αντίστοιχη ημέρα. Για αυτό, πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί ακριβώς κάτω από το κελί που περιέχει την ημερομηνία:

=TEXT(B1, "dddd")

Στον παραπάνω τύπο, το B1 είναι η διεύθυνση του κελιού που περιέχει την ημερομηνία. Το φύλλο Excel μπορεί να έχει διαφορετική διεύθυνση.

Το επόμενο βήμα είναι να μορφοποιήσετε την ημερομηνία μόνο σε μορφή DD. Αυτό θα κάνει το φύλλο παρουσίας σας να φαίνεται συμπαγές. Κάντε δεξί κλικ στο κελί που περιέχει την ημερομηνία και επιλέξτεΜορφοποίηση κελιών. ΕπιλέγωΕθιμοκαι επιλέξτε τοηη-μμ-εεμορφή στη δεξιά πλευρά. Διαγράψτε τομμ-εεαπό αυτήν τη μορφή και κάντε κλικ στο OK. Εάν θέλετε να αντιπροσωπεύσετε τα ονόματα των ημερών σε σύντομη μορφή, αλλάξτε τον παραπάνω τύπο σε:

=TEXT (B1, "ddd")

Επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν την ημερομηνία και την ημέρα και σύρετέ τα προς τα δεξιά χρησιμοποιώντας το Fill Handle. Αφού συμπληρώσετε όλες τις ημερομηνίες ενός μήνα, εισαγάγετε τα ακόλουθα κείμενα στα επόμενα κελιά:

• Παρόν
• Απών
• Διακοπές
• Εργάσιμες Ημέρες
• Η προσέλευση σε ποσοστό

Αντιπροσωπεύστε τις Κυριακές με το γράμμα Η, τις σημερινές ημέρες των εργαζομένων σας με το γράμμα P και τις ημέρες απουσίας των υπαλλήλων σας με το γράμμα Α.

Το επόμενο βήμα είναι να εφαρμόσετε τη Μορφοποίηση υπό όρους για τις παρούσες ημέρες, τις ημέρες που απουσιάζουν και τις αργίες. Έχω επιλέξει πράσινο για να δείξω τις σημερινές μέρες, κίτρινο για τις ημέρες που λείπουν και κόκκινο για διακοπές. Μπορείτε να επιλέξετε το χρώμα ανάλογα.

Επιλέξτε όλα τα κελιά που περιέχουν τα γράμματα P, A και H. Μετάβαση σεΑρχική > Μορφοποίηση υπό όρους > Επισήμανση κανόνων κελιών > Ισοδυναμία με. ΤύποςΠστο απαιτούμενο πεδίο και επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή στο αναπτυσσόμενο μενού. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για να εφαρμόσετε τη Μορφοποίηση υπό όρους για τα κελιά που εμφανίζουν αργίες και ημέρες απουσίας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα προσαρμοσμένο χρώμα για τα κελιά επιλέγοντας τοΠροσαρμοσμένη Μορφήεπιλογή.

Για να υπολογίσετε τις τρέχουσες ημέρες ενός υπαλλήλου, επιλέξτε το απαιτούμενο κελί και εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο:

=COUNTIF(cell range, "P")

Στον παραπάνω τύπο, πληκτρολογήστε τη σωστή περιοχή κελιών που αντιπροσωπεύει όλες τις συνολικές ημέρες ενός μήνα για κάθε εργαζόμενο. Για παράδειγμα, εάν οι συνολικές ημέρες ενός μήνα ενός υπαλλήλου κυμαίνεται από B3 έως AF3, το εύρος κελιών θα είναι B3:AF3. Επομένως, ο τύπος θα γίνει:

=COUNTIF(B3:AF3, "P")

Συμπληρώστε τα δεδομένα σε όλα τα κενά κελιά χρησιμοποιώντας το Fill Handle. Ομοίως, μετρήστε τις ημέρες απουσίας ενός υπαλλήλου χρησιμοποιώντας τον ακόλουθο τύπο:

=COUNTIF(cell range, "A")

Εισαγάγετε τη σωστή περιοχή κελιών στον παραπάνω τύπο. Διαφορετικά, θα λάβετε σφάλμα ή λανθασμένο αποτέλεσμα.

Σε αυτό το φύλλο Excel, οι αργίες είναι ο συνολικός αριθμός των Κυριακών σε έναν συγκεκριμένο μήνα. Επομένως, επιλέξτε το εύρος κελιών που περιέχει τα ονόματα των ημερών για να μετρήσετε αργίες. Χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

=COUNTIF(cell range, "Sun")

Πληκτρολογήστε τη σωστή περιοχή κελιών. Στον παραπάνω τύπο, πρέπει επίσης να διορθώσετε το εύρος κελιών. Διαφορετικά, το Excel θα αλλάξει τις τιμές εύρους κελιών όταν γεμίζετε άλλα κενά κελιά χρησιμοποιώντας τη λαβή συμπλήρωσης. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιήστε το$λειτουργία.

Ας υποθέσουμε ότι η περιοχή κελιών που περιέχει τα ονόματα των ημερών είναι από B2 έως AF2, ο τύπος θα είναι:

=COUNTIF($B$2:$AF$2, "Sun")

Εργάσιμες ημέρες είναι το σύνολο των παρόντων και των απουσιών ημερών. Επομένως, ο τύπος για τον υπολογισμό των εργάσιμων ημερών είναι:

=SUM(cell range)

Ας υποθέσουμε ότι οι ημέρες παρουσίας και απουσίας ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου εμφανίζονται στα κελιά AG3 και AH3 αντίστοιχα, ο τύπος θα γίνει:

=SUM(AG3:AH3)

Για να υπολογίσετε το ποσοστό παρουσίας ενός εργαζομένου, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

=Present days/Working days

Αντικαταστήστε τις τρέχουσες ημέρες και εργάσιμες ημέρες στον παραπάνω τύπο με τη σωστή διεύθυνση κελιού. Θα πάρετε το αποτέλεσμα σε δεκαδικούς αριθμούς. Μετατρέψτε το σε τιμή ποσοστού κατά%στυλ κάτω από την καρτέλα Αρχική σελίδα. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τοCtrl + Shift + %συντόμευση πληκτρολογίου. Χρησιμοποιήστε το Fill Handle για να γεμίσετε τα κενά κελιά.

Το φύλλο παρακολούθησης στο Excel για έναν συγκεκριμένο μήνα έχει δημιουργηθεί. Για να δημιουργήσετε το φύλλο παρακολούθησης για τον επόμενο μήνα, αντιγράψτε όλα τα δεδομένα σε μια νέα σελίδα στο Excel και αλλάξτε τις ημερομηνίες. Τα ονόματα των αντίστοιχων ημερών θα αλλάξουν αυτόματα. Τώρα, πρέπει να εισαγάγετε τα P, A και H χειροκίνητα.

Αυτό είναι όλο. Ελπίζω αυτό να βοηθήσει.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα πλαίσιο λίστας ελέγχου στο Excel;

Η δυνατότητα λίστας ελέγχου είναι διαθέσιμη στο Microsoft Office 365 και στο Excel για το Web. Για να δημιουργήσετε ένα πλαίσιο λίστας ελέγχου στο Excel, μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή και κάντε κλικ στην επιλογή Πλαίσιο ελέγχου. Στη συνέχεια, το πλαίσιο ελέγχου θα προστεθεί στο επιλεγμένο κελί ή εύρος κελιών.

Σε εκδόσεις του Office άλλες από το Office 365, είναι διαθέσιμοι δύο διαφορετικοί τύποι πλαισίων ελέγχου: πλαίσια ελέγχου ActiveX Control και πλαίσια ελέγχου Form Control. Αυτά τα πλαίσια ελέγχου είναι διαφορετικά από αυτά που είναι διαθέσιμα στο Microsoft Office 365.

Πώς να εκτυπώσετε ένα φύλλο Excel;

Για να εκτυπώσετε ένα φύλλο Excel, ανοίξτε αυτό το φύλλο στο Excel και μετά μεταβείτε στοΑρχείο > Εκτύπωση. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τοCtrl + Pσυντόμευση πληκτρολογίου. Επιλέξτε τον εκτυπωτή σας, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης και κάντε κλικΑποτύπωμα.

Διαβάστε στη συνέχεια:.