Luo kysely Microsoft Teamsissa: Vaiheittainen opas

Luodaan kyselyä sisäänMicrosoft Teamson loistava tapa nopeasti kerätä palautetta tiimiltäsi. Olipa kyseessä projektipäätös tai yksinkertainen kysely, kyselyn tekeminen on yksinkertaista. Noudata näitä ohjeita lisätäksesi oman kyselysi Teams-kanavallesi tai chattiin. Jos haluat lisätietoja Microsoft Teamsista, tutustu näihin aiheeseen liittyviin artikkeleihin:Parhaat Microsoft Teams -vaihtoehdot vuonna 2024,ChatGPT MS Teamsille: Kuinka luoda kokousmuistiinpanoja, jaZoom vs Microsoft Teams: Hyödyt ja haitat yrityksille.

‍

Kuinka luoda kysely Microsoft Teamsissa

Vaihe 1: Teams-kanavan tai chatin käyttäminen

Avaa ensin Microsoft Teams ja siirry kanavalle tai keskusteluun, johon haluat luoda kyselyn. Tämä on tärkeää, koska kysely näkyy vain kyseisen kanavan tai chatin jäsenille.

Navigoi haluamallesi kanavalle tai chattiin: Etsi oikea tiimi ja kanava ja napsauta sitä vasemmalla sivupalkilla.
Oikean ryhmäkeskustelun valitsemisen tärkeys: Varmista, että kysely tavoittaa oikean yleisön. Jos kysely koskee esimerkiksi projektia, lähetä se projektikohtaiseen kanavaan.

Vaihe 2: Uuden kyselyn lisääminen Microsoft Formsin kautta

Microsoft Forms on työkalu, jolla luodaan reaaliaikainen kysely Teamsissa. Näin pääset siihen:

Käytä Microsoft Formsia Teams-käyttöliittymästä: Etsi Teams-ikkunan alareunasta Lomakkeet-kuvake. Jos se ei ole näkyvissä, käytä Viestilaajennuksia.

Kyselyn lisääminen Microsoft Formsin kautta

Kuva Microsoftilta

Viestilaajennusten käyttäminen, jos Lomakkeet-kuvake ei ole näkyvissä: Napsauta kolmea pistettä (…) viestiruudun alla ja valitse sitten "Forms" käytettävissä olevien sovellusten luettelosta.

Vaihe 3: Luo kyselysi kysymykset ja vaihtoehdot

Selkeiden ja tiiviiden kyselykysymysten kirjoittaminen on avain hyödyllisen palautteen saamiseksi. Noudata näitä ohjeita:

Ohjeita selkeiden ja tiiviiden kyselykysymysten kirjoittamiseen: Tee kysymyksesi täsmällinen ja helposti ymmärrettävä. Vältä ammattikieltä ja moniselitteisiä sanoja.
Useiden vastausvaihtoehtojen lisääminen ja hallinta: Tarjoa selkeät vastausvaihtoehdot. Voit lisätä enintään 10 vaihtoehtoa varmistaaksesi, että ne kattavat kaikki mahdolliset vastaukset.

Vaihe 4: Poll-asetusten mukauttaminen

Muokkaa kyselyäsi tarpeidesi mukaan tutkimalla lisää lomakeasetuksia:

Useiden vastausten ja anonyymien vastausten ottaminen käyttöön: Voit sallia monivalintavaihtoehdot tarvittaessa ja pitää vastaukset anonyymeinä rehellistä palautetta varten.
Vaihtoehdot tulosten automaattiseen jakamiseen: Päätä, jaetaanko tulokset osallistujien kanssa automaattisesti heidän äänestämisen jälkeen.

Vaihe 5: Äänestyksen tallentaminen ja lähettäminen

Varmista ennen lähettämistä, että kaikki on täydellistä:

Kyselyn esikatselu ja muokkaaminen ennen lähettämistä: Napsauta "Esikatselu" nähdäksesi miltä kyselysi näyttää. Tee tarvittavat muutokset.
Kyselyn lähettäminen kanavalle tai chatille: Kun olet tyytyväinen, napsauta "Lähetä" lähettääksesi kyselysi valitulle kanavalle tai chattiin. Vastaanottajat äänestävät suoraan.

Näiden vaiheiden noudattaminen auttaa sinua luomaan tehokkaan kyselyn Microsoft Teamsissa.

‍

Äänestystulosten seuranta ja analysointi Microsoft Teamsissa

Kun kyselysi on julkaistu, sinun on seurattava tuloksia, jotta voit tehdä tietoisia päätöksiä. Microsoft Teams tekee tämän helpoksi reaaliaikaisen seurannan ja yksityiskohtaisten tilastojen avulla.

Reaaliaikainen tulosseuranta Teams Chatissa

Heti kun osallistujat alkavat äänestää, voit nähdä tulokset välittömästi chatissa tai kanavassa, jossa kysely lähetettiin. Tämä reaaliaikainen seuranta on ratkaisevan tärkeää nopeiden päätösten tekemisessä ja tiimin tunteen ymmärtämisessä.

Välitön palaute: Katso kuinka moni on äänestänyt ja mikä on tämänhetkinen sijoitukset.
Välittömät säädöt: Jos kysely paljastaa odottamattomia tuloksia, voit nopeasti korjata kaikki ongelmat tai väärinkäsitykset.

Tarkastelee yksityiskohtaisia vastauksia ja tilastoja

Saadaksesi syvemmin käsityksen kyselyn tuloksista, sinun on tarkasteltava yksityiskohtaisia vastauksia ja tilastoja. Microsoft Teams tarjoaa työkaluja tähän.

Yksityiskohtainen erittely: Napsauta kyselyä nähdäksesi kunkin osallistujan vastaukset. Tämä auttaa tunnistamaan trendit ja poikkeamat.
Tilastollinen analyysi: käytä toimitettuja kaavioita ja kaavioita tietojen analysointiin. Etsi malleja, jotka voivat vaikuttaa tuleviin päätöksiin.

Kuva Think Outside the Slidesta

Kyselytulosten käyttäminen tiimin päätösten tekemiseen

Kyselyistä on hyötyä vain, jos toimit tulosten mukaan. Käytä kerättyjä tietoja tehdäksesi tietoisia päätöksiä, joista on hyötyä tiimille.

Tietoihin perustuvat päätökset: Perusta valintasi kyselytietoihin oletusten sijaan. Tämä varmistaa, että joukkueen ääni kuuluu.
Toimivia oivalluksia: Tunnista tärkeimmät pohdinnat kyselyn tuloksista. Jos esimerkiksi enemmistö pitää parempana tiettyä projektilähestymistapaa, harkitse sen toteuttamista.

Tulosten jakaminen ja niistä keskusteleminen tiimin jäsenten kanssa

Viestintä on tehokkaan tiimityön avain. Jaa kyselyn tulokset tiimisi kanssa ja keskustele niistä varmistaaksesi, että kaikki ovat samalla sivulla.

Läpinäkyvä jakaminen: Lähetä kyselyn tulokset kanavalle tai chattiin, jotta kaikki voivat nähdä ne.
Avoin keskustelu: Kannusta tiimin jäseniä keskustelemaan tuloksista. Tämä voi tarjota lisänäkemyksiä ja edistää yhteistyöympäristöä.

Seuraamalla ja analysoimalla kyselyn tuloksia tehokkaasti Microsoft Teamsissa voit tehdä tietoisempia päätöksiä ja parantaa tiimiyhteistyötä.

‍

Yleisiä ongelmia ja ratkaisuja luotaessa kyselyitä Microsoft Teamsissa

Äänestysten luominen Microsoft Teamsissa voi joskus olla hankalaa. Tässä on yleisiä ongelmia ja niiden ratkaisemista.

Lomakekuvakkeen puuttumisen vianmääritys

Jos Lomakkeet-kuvake puuttuu, kyselyitä ei voi luoda helposti. Toimi seuraavasti:

Lisätietoja:Vaiheittainen opas: Luo tiimi Microsoft Teamsissa

Tarkista viestilaajennukset: Napsauta viestiruudun alla olevaa ellipsiä (…). Etsi sieltä "lomakkeet".
Hae lomakkeita: Etsi Forms-sovellus Teamsista hakupalkin avulla.
Lomakkeiden lisääminen manuaalisesti: Siirry Teams-sovelluskauppaan, etsi Lomakkeet ja lisää se sovellusluetteloosi.

Kyselyjen lähettämiseen ja vastausten keräämiseen liittyvien ongelmien ratkaiseminen

Osallistujilla saattaa olla ongelmia vastaustensa lähettämisessä. Voit ratkaista tämän seuraavasti:

Tarkista Internet-yhteys: Varmista, että osallistujilla on vakaa Internet-yhteys.
Päivitä Teams: Varmista, että kaikki käyttävät Microsoft Teamsin uusinta versiota.
Tyhjennä välimuisti: Pyydä osallistujia tyhjentämään Teamsin välimuisti, jos heillä on edelleen ongelmia.

Äänestyksen toimivuuden varmistaminen eri Microsoft Teams -ympäristöissä

Äänestykset eivät välttämättä toimi samalla tavalla kaikissa Teams-ympäristöissä. Näin varmistat toimivuuden:

GCC High- ja DoD-ympäristöt: Huomaa, että jotkin ominaisuudet, kuten tietyt kyselytyypit, eivät ehkä ole käytettävissä näissä ympäristöissä. Tarkista päivitykset virallisesta Microsoftin dokumentaatiosta.
Mobiili vs. työpöytä: Varmista, että kyselyasetukset ovat yhteensopivia Teamsin mobiili- ja työpöytäversioiden kanssa. Jotkut ominaisuudet voivat olla rajoitettuja mobiililaitteissa.
Alustojen väliset ongelmat: Jos osallistujat käyttävät eri alustoja (verkko, työpöytä, mobiili), varmista, että kyselyasetukset ovat yleisesti saatavilla.

Ymmärtämällä nämä yleiset ongelmat ja käsittelemällä niitä, voit luoda tehokkaampia ja helppokäyttöisempiä kyselyitä Microsoft Teamsissa.

Kuinka Tactiq parantaa Microsoft Teams -kokouksiasi

Tactiq on tekoälyllä toimiva työkalu, joka parantaa Microsoft Teams -kokemustasi tarjoamalla reaaliaikaisia transkriptioita, tekoälyyhteenvetoja ja muokattavia kehotteita. Näin se auttaa virtuaalikokouksissasi:

Reaaliaikainen transkriptio: Tactiq litteroi kokoukset suorana, jolloin voit keskittyä keskusteluun ja laatia vaivattomasti tärkeitä kyselykysymyksiä.
Yhteenveto kyselyn tiedoista: Tactiq luo tekoälypohjaisia yhteenvetoja, joiden avulla on helppo tarkastella ja analysoida kyselyn tuloksia kokouksen jälkeen.
Tekoälykokouspaketit ja kehotteet: Käytä tekoälykokoussarjoja ja mukautettuja kehotteita automatisoidaksesi kyselyjen luomisen, seurantatoimet ja kokoustiedot.
Järjestäytyneen kyselyn tulokset: Se järjestää kyselytiedot siististi, jotta voit jakaa ja keskustella tiimin kanssa helposti.

Tactiqin avulla voit virtaviivaistaa Microsoft Teamsin kokousprosessin jokaista vaihetta asennuksesta käyttökelpoisiin oivalluksiin.Lataa ilmainen Tactiq Chrome -laajennus jo tänään!

‍

Parhaat käytännöt tehokkaiden kyselyjen luomiseen Microsoft Teamsissa

Tehokkaiden kyselyjen luominen Microsoft Teamsissa sisältää useita tärkeitä vaiheita. Noudata näitä parhaita käytäntöjä varmistaaksesi, että kyselysi ovat selkeitä, kiinnostavia ja hyödyllisiä.

Selkeiden ja tarkoituksenmukaisten kyselykysymysten laatiminen

1. Ole täsmällinen ja suora: Kirjoita kysymyksiä, jotka ovat yksinkertaisia ja helppoja ymmärtää. Vältä ammattikieltä tai monimutkaista kieltä. Esimerkiksi sen sijaan, että kysyisit "Mitä mieltä olet uudesta projektinhallintaohjelmistosta?" kysy: "Onko uusi projektinhallintaohjelmisto mielestäsi helppokäyttöinen?"

2. Keskity yhteen aiheeseen: Jokaisen kyselyn tulee käsitellä yhtä aihetta. Tämä pitää sen keskittyneenä ja varmistaa, että vastaukset ovat asianmukaisia. Useiden aiheiden sekoittaminen yhteen kyselyyn voi hämmentää osallistujia.

Tiimin jäsenten sitouttaminen asiaankuuluvilla ja ajankohtaisilla kyselyillä

1. Valitse oikea ajoitus: Lähetä kyselyt silloin, kun tiimin jäsenet todennäköisimmin vastaavat. Vältä kiireisiä aikoja, kuten päivän päätteeksi tai raskaan työmäärän aikana. Lounasaika tai aamupäivä voivat olla ihanteellisia.

2. Tee kyselyistä relevantteja: Varmista, että kyselyn kysymykset liittyvät meneillään oleviin projekteihin tai keskusteluihin. Tämä lisää todennäköisyyttä, että tiimin jäsenet näkevät osallistumisen arvon.

Anonymiteetin ja luottamuksellisuuden varmistaminen tarvittaessa

1. Käytä nimettömyyttä arkaluontoisissa aiheissa: Jos kyselyyn liittyy arkaluonteisia aiheita, ota käyttöön anonyymien vastausten vaihtoehto. Tämä kannustaa rehelliseen palautteeseen ilman kostoa.

2. Tietosuojakäytännöt: Kerro tiimin jäsenille, kuinka heidän vastauksiaan käytetään ja suojataan. Avoimuus lisää luottamusta ja kannustaa osallistumaan.

Analysoi kyselyn tuloksia ja toimi niiden perusteella tiimiyhteistyön parantamiseksi

1. Tarkista tulokset välittömästi: Analysoi kyselyn tulokset mahdollisimman pian, jotta vauhti pysyy käynnissä. Viivästykset voivat saada osallistujat menettämään kiinnostuksensa.

2. Jaa näkemyksiä tiimin kanssa: Esitä havainnot ryhmälle ja keskustele seurauksista. Tämä varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla ja ymmärtävät panoksensa vaikutuksen.

3. Toimi palautteen perusteella: Toteuta muutoksia tai tee päätöksiä kyselyn tulosten perusteella. Sen osoittaminen, että vastaukset johtavat konkreettisiin toimiin, lisää tulevaa sitoutumista.

Näiden parhaiden käytäntöjen noudattaminen auttaa sinua luomaan tehokkaita ja merkityksellisiä kyselyitä Microsoft Teamsissa, mikä edistää parempaa viestintää ja päätöksentekoa tiimissäsi.